Aperfeiçoamento do desempenho e da produtividade
Os semicondutores estão cada vez mais envolvidos em todos os aspectos de nossas vidas atuais, desde nossos smartphones e dispositivos vestíveis até os veículos autônomos, nossos dispositivos de IoT para smart home que regulam termostatos e eletrodomésticos, as câmeras que tornam nossas ruas mais seguras e os dispositivos médicos que monitoram nossa saúde. As empresas e os setores dependem cada vez mais de dados e eletrônicos avançados. A MKS Instruments é fundamental para o ecossistema de semicondutores e habilita tecnologias que transformam nosso mundo. Basicamente, todos os chips de semicondutores fabricados no mundo são produzidos com produtos MKS.
A empresa tem um longo histórico de excelência e de solução dos problemas mais complexos de seus clientes. Mas, com o rápido crescimento, veio o desafio de gerenciar centenas de projetos que eram realizados ao mesmo tempo para vários clientes. O sistema de gestão de projetos da empresa estava desatualizado, e o processo de gestão de portfólios continuava aumentando em complexidade. Havia chegado a hora de a empresa atualizar o desempenho e a produtividade de seus processos.
De horas de trabalho para minutos
A MKS foi apresentada ao valor das habilidades da ServiceNow quando uma empresa que ela adquiriu já estava usando a ServiceNow. A MKS continuou expandindo seu uso da ServiceNow, mas ainda não tinha uma solução confiável de gestão de projetos. Quando Lori Krikorian ingressou na MKS como diretora do PMO (Project Management Office, escritório de gestão de projetos), se deparou, imediatamente, com uma incapacidade de rastrear e gerar relatórios de projetos.
Ela comenta: "Nós usávamos PowerPoint, documentos do Word e planilhas do Excel. Eu não conseguia olhar todo o portfólio e relatar com eficiência a integridade dos projetos". Lori incentivou a implementação do ServiceNow SPM (Strategic Portfolio Management) para ajudar a melhorar os processos no PMO de TI, mas também sabendo que isso afetaria positivamente o restante da empresa.
Como parte da mudança para a ServiceNow, a MKS conseguiu substituir vários produtos preexistentes por uma só plataforma. As planilhas do Microsoft Office Excel, as apresentações do PowerPoint e o Liquid Planner foram substituídos pela ServiceNow, oferecendo acesso simplificado à gestão de projetos e aos dados dos projetos.
Agora, o trabalho ficou mais fácil para ela. "Antes do SPM, sempre que eu apresentava informações de portfólio aos executivos da MKS, levava aproximadamente um dia para criar uma apresentação de 90 páginas com um relatório de status de cada projeto. Agora, acesso o Roadmap Planning do Alignment Planner Workspace, mostro o roadmap e nós o analisamos como uma organização de TI. Então, posso fazer download dessas informações e compartilhá-las com as partes interessadas".
O departamento de TI tem usado o Alignment Planner Workspace para criar roadmaps não apenas para projetos por portfólio para as apresentações a partes interessadas, mas também roadmaps por divisão e de programas.
Criação de melhores processos internos
O SPM torna os projetos e os dados claramente visíveis, incluindo o valor que cada projeto entrega à organização, não apenas no nível de PMO de TI, mas no nível de EPMO (Enterprise Project Management Office, escritório de gestão de projetos empresariais). O Alignment Planner Workspace e o PPM (Project and Portfolio Management) apresentam uma visão imediata e permitem discussões embasadas sobre projetos, além de alinhar o trabalho às metas e à estratégia. Considerando-se todos esses projetos variados, o alinhamento do trabalho à estratégia é crucial para gerar resultados estratégicos.
Lori explica: "Nós usamos o SPM para qualquer coisa que passa pelo pipeline de demandas. Projetos de aplicativos, projetos de infraestrutura. Eu até mesmo rastreio as atualizações. Ele faz praticamente tudo. E eu gosto de ver todo o trabalho".
O SPM está aumentando a produtividade, pois as horas que anteriormente eram desperdiçadas em processos manuais agora são usadas de outras maneiras. Por exemplo, os gestores de projeto no PMO de TI estão economizando aproximadamente quatro horas por semana por não ter que criar apresentações de PowerPoint para os status de projetos. Em vez disso, esses gestores usam o Alignment Planner Workspace do SPM, o Portal de investimentos e o próprio registro do projeto para realizar suas reuniões e enviar informações do projeto às partes interessadas. A solução também afeta positivamente a experiência do usuário final, graças a uma solução reprojetada de gestão de demandas.
Ryan Healey, analista principal de sistemas de negócios e responsável pelos produtos ServiceNow da MKS, explica: "Antes dessa implantação, o acesso era isolado e você precisava ser colocado em um grupo de atribuição para poder enviar uma demanda ou uma ideia ao nosso processo de demanda. Agora, nós consolidamos todas as contribuições para avaliar, priorizar e entregar o trabalho. Qualquer pessoa pode ver o processo, ele é mais fácil de usar e eu acho que estamos avançando mais".
Agilidade com a gestão híbrida de projetos
A organização tem mais transparência sobre as demandas, os projetos ativos e os projetos do pipeline em suas três divisões com o Demand Management, o Project Portfolio Management, o Roadmap Planning do Alignment Planner Workspace, além de outras ferramentas do SPM.
Também fez uma grande diferença o aproveitamento do Portal de investimentos, dos relatórios e dos painéis para compartilhar informações em tempo real, em vez de apresentações off-line com dados estáticos. "Posso dividir e analisar os dados de maneira fácil e interativa e criar um entendimento compartilhado entre as partes interessadas para gerar o planejamento e a entrega eficientes de todo o portfólio de projetos", comenta Lori, conforme espera aperfeiçoar o uso de todos os aplicativos do SPM.
Outro benefício da plataforma é a capacidade de usar a gestão híbrida de projetos, em que algumas equipes usam a metodologia de cascata com o PPM e outras usam a metodologia ágil, aplicando aprimoramentos e outros trabalhos aos quadros de triagem, o que otimiza a entrega.
"Nós estamos dividindo nossos projetos em iterações para mostrar valor ao cliente mais cedo", comenta Lori. "Nós realmente desfrutamos de todos os benefícios da metodologia ágil: velocidade de entrega, transparência e flexibilidade. Posso organizar o trabalho, todos da minha equipe veem isso, e tudo fica claramente definido".
Mais clareza quanto às solicitações de clientes
O impacto do SPM também se estende aos clientes, que têm uma visão mais clara de seus projetos e seus aprimoramentos com a MKS. Por exemplo: "Nós enviamos informações sobre aprimoramentos a nossos clientes e eles podem ver nossa velocidade", diz Lori. "Eles veem quantas histórias nós conseguimos concluir para eles, em comparação com o que conseguíamos anteriormente".
Ryan acrescenta: "As informações não estão apenas em uma planilha do Excel em algum lugar. Elas estão no sistema e em tempo real. Antes, eles enviariam uma solicitação de aprimoramento e perderiam visibilidade. Ela entrava em um buraco negro até sair na outra extremidade, pronta para teste. Esse novo sistema facilitou mais a vida de todos".
Desejo de ter sempre mais
Lori já trabalhou com a ServiceNow anteriormente e a vem promovendo na MKS. Com benefícios claros para a empresa e os clientes, a equipe deseja se basear no sucesso do SPM.
Há ferramentas que a equipe espera começar a usar em breve, como relatórios de status e análises de desempenho. "Nós vamos melhorar continuamente", diz Lori. "Queremos implementar mais e ativar mais funcionalidades".
"Quanto mais pessoas utilizam a plataforma, mais interessadas elas ficam", diz Ryan. "Elas perguntam o que é possível e o que pode ser feito. Muitos funcionários nos perguntam: 'A ServiceNow pode fazer isso?' E a resposta é sempre: 'Sim, pode'".
Com o crescimento contínuo da empresa, a capacidade de simplificar as aquisições para a integração de TI será muito útil. De fato, a MKS acaba de adquirir a Atotech, uma grande empresa de produtos químicos da Alemanha que tem mais de 4 mil funcionários no mundo todo e, sem surpresa alguma, decidiu mudar para a ServiceNow.