Gerenciamento de conformidade é o processo de planejar, monitorar, controlar e avaliar os sistemas de TI para garantir o alinhamento aos padrões normativos.
As regras regem basicamente todos os aspectos dos negócios, desde os padrões de qualidade que garantem que os produtos sejam seguros de usar, até as diretrizes sociais que ditam o comportamento adequado no escritório. E, embora algumas regras sejam pouco mais que sugestões ou diretrizes, outras se baseiam em políticas estabelecidas ou, até mesmo, em normas de sindicatos de funcionários ou legislações aplicadas pelo governo. Nesses casos, o não cumprimento pode ter consequências significativas.
O gerenciamento de conformidade existe para garantir que um negócio, seus funcionários e todos os sistemas de TI relevantes estejam mantendo esses padrões.
Os padrões normativos existem por vários motivos diferentes. Em muitos casos, essas normas estão em vigor para impedir que os negócios ajam de forma contrária à segurança e felicidade contínuas da comunidade. As organizações são responsáveis por oferecer produtos e serviços de qualidade e por operar de uma maneira que não engane nem coloque seus clientes ou outras pessoas em risco. A conformidade também pode ajudar a promover a "concorrência leal" no mercado, estabelecendo diretrizes para as empresas seguirem ao lidar com concorrentes.
Muitas vezes, as questões éticas estão no centro das ordens federais, estaduais e locais. A falha em operar conforme essas leis pode resultar em penalidades severas para as empresas, inclusive multas, prisão dos executivos ou, até mesmo, fechamento forçado ou reorganização do próprio negócio.
Naturalmente, as preocupações éticas não são a única motivação por trás da regulamentação dos negócios. Estabelecer padrões, leis e práticas recomendadas pode criar uma vantagem competitiva. Por um lado, é provável que os clientes estejam mais dispostos a trabalhar com uma empresa que adere a processos e procedimentos vitais. Ao mesmo tempo, muitos desses procedimentos existem para promover um melhor gerenciamento do próprio negócio, e as organizações podem ver melhorias de modo geral quando cumprem leis, práticas recomendadas e padrões estabelecidos. Isso é particularmente evidente em relação aos sistemas de TI da empresa.
- O gerenciamento da conformidade em TI oferece os seguintes benefícios para os negócios:
- Garantir que as aprovações essenciais sejam coletadas antes que ações específicas possam ser realizadas (como atualizações de TI ou patches de emergência).
- Garantir que as finanças sejam relatadas de modo preciso e consistente.
- Impedir riscos a dados confidenciais de clientes, fornecedores, funcionários e empresas.
- Estabelecer ANSs (Service Level Agreements, acordos de nível de serviço) para garantir que as vulnerabilidades sejam descobertas e abordadas em tempo hábil.
- Identificar caminhos de escalação ou cadeias de notificação.
O gerenciamento bem-sucedido da conformidade exige que as organizações desenvolvam uma compreensão clara de sua infraestrutura e de todos os sistemas associados. Isso exige que as empresas realizem as seguintes ações:
A avaliação envolve identificar sistemas, processos, fornecedores ou aplicativos que não estejam em conformidade. Isso pode incluir sistemas vulneráveis ou sem aplicação de patches ou, simplesmente, os que não atendem aos requisitos normativos de outras maneiras. Para avaliar os sistemas, primeiramente, importe todas as normas relevantes em uma estrutura e uma taxonomia normativas. Em seguida, crie controles e harmonize-os para que não haja duplicatas; muitas normas têm requisitos semelhantes. Esses controles podem ser usados para avaliar sistemas, e os testes de controle devem ser programados regularmente para monitoramento contínuo.
Todos os problemas de conformidade detectados por meio de testes de controle, bem como aqueles identificados em um registro de auditoria, devem ser priorizados com base no esforço necessário, no possível impacto sobre o negócio e na gravidade do problema. Ao classificar os problemas de conformidade com base no risco envolvido para o negócio e nos recursos necessários para corrigi-los, as organizações podem trabalhar para resolver primeiro os problemas mais fáceis de acessar, antes de avançar para outros que podem não ser tão urgentes ou tão simples.
A conformidade se concentra em monitorar, priorizar e relatar problemas, em vez de corrigi-los. Quando os problemas de conformidade são detectados, a equipe de gerenciamento de conformidade deve analisar os detalhes e decidir se deve transferi-los para a TI ou para outra equipe para fins de correção ou, simplesmente, aceitar o risco associado e deixar o problema de conformidade não resolvido. No caso de exceção a uma política, a realização de avaliações de risco dará à equipe de riscos as informações necessárias para determinar se deve mitigar, aceitar, transferir ou evitar o risco. Apenas um pequeno número de exceções às políticas deve ser permitido, e todas as exceções às políticas devem incluir uma data final e lembretes para informar aos usuários quando a exceção está prestes a expirar.
Quando todas as mudanças tiverem sido feitas e os sistemas tiverem sido reavaliados, crie um relatório que confirma que as mudanças foram efetivadas e que o sistema agora está em conformidade. Além disso, deve haver monitoramento e relatórios em cada fase. O monitoramento contínuo ajudará a identificar tendências, reconhecer problemas de não conformidade mais rapidamente e apresentar atualizações em tempo real de resoluções e exceções.
Cumprir normas, leis, padrões e políticas é um aspecto necessário dos negócios modernos. Infelizmente, o gerenciamento correto da conformidade pode, às vezes, ser uma tarefa difícil. Aqui, nós exploramos brevemente vários desafios que podem estar no caminho:
Novas leis e padrões estão sempre sendo criados para garantir que os sistemas de TI das empresas estejam operando com segurança e de forma a não arriscar a exposição de dados confidenciais do cliente. Isso significa que as soluções de gerenciamento de conformidade das organizações devem ser extremamente adaptáveis, algo que muitas opções atuais não são.
As ameaças à segurança estão evoluindo ainda mais rapidamente que os padrões normativos. Um sistema aparentemente seguro hoje pode se tornar facilmente vulnerável amanhã a novas ameaças e não contabilizado para métodos de ataque.
A maioria dos sistemas de TI das empresas não são contidos centralmente e estão espalhados por ambientes distribuídos em várias plataformas locais e baseadas na nuvem. Sem relatórios integrados ou visibilidade em toda a empresa, pode ser muito difícil ter uma visão completa do estado de conformidade atual, bem como das vulnerabilidades e riscos associados.
Os complexos ambientes de TI, combinados com grandes equipes, podem dificultar a coordenação, retardando as avaliações de conformidade e criando inconsistências ou mal-entendidos no estabelecimento de responsabilidades.
As empresas que trabalham com prestadores de serviços, fornecedores ou outros terceiros podem ser responsáveis pela forma como esses parceiros gerenciam quaisquer dados confidenciais de clientes ou negócios aos quais tenham acesso. Isso pode ser problemático, pois nem sempre é possível fazer o monitoramento eficaz da conformidade de prestadores de serviços terceirizados e que não trabalham em período integral.
Assim como muitos dos obstáculos que atrapalham o gerenciamento eficaz da conformidade evoluíram nos últimos anos, as principais organizações estão expandindo sua abordagem. Hoje, garantir a conformidade normativa geralmente requer uma abordagem versátil que possa monitorar, analisar e gerar relatórios de todos os ambientes relevantes. Ter as ferramentas certas é um grande passo em direção a esse objetivo.
Outras práticas recomendadas de conformidade são:
Quando se trata de um monitoramento abrangente da conformidade, algo "recente o suficiente" pode não ser recente o suficiente. Os problemas de conformidade podem se acumular de maneira rápida e inesperada. Dessa forma, a realização de verificações diárias do sistema pode ajudar a garantir que, quando os problemas ou as vulnerabilidades se manifestem, as empresas possam agir antes que esses problemas comecem a afetar as operações.
As políticas da empresa não são (e não devem ser) estáticas, elas precisam ser dinâmicas e flexíveis o suficiente para se adaptar a quaisquer novos avanços, leis e ameaças à segurança que possam surgir. Programe datas regulares para analisar as políticas de TI e esteja preparado para atualizá-las quando necessário.
É responsabilidade da empresa manter-se atualizada sobre toda a legislação de normas e conformidade de TI. Os feeds de RSS e outros serviços podem dar às organizações o aviso de que elas precisam para se planejar para as mudanças que ocorrerem.
O gerenciamento manual de conformidade é inexato, ineficiente e incrivelmente demorado. E, à medida que uma organização cresce, pode ser difícil para os processos manuais de conformidade acompanharem o ritmo. A automação permite passar certas tarefas essenciais e repetitivas em programas de computador. Isso possibilita que as empresas simplifiquem o gerenciamento de conformidade para melhorar a precisão, a consistência e a produtividade, dimensionando-se para corresponder até mesmo ao crescimento mais repentino dos negócios.
Possivelmente, a etapa mais fácil e eficaz que as empresas podem seguir para garantir a conformidade é manter todos os sistemas de TI atualizados e com patches aplicados. Em muitos casos, a aplicação de patches pode ser quase totalmente automatizada. Todos os sistemas com patches devem ser testados para garantir a viabilidade antes que possam retomar suas funções.
Em muitos casos, a conformidade é um requisito jurídico. E, mesmo quando não for exigida por lei, a conformidade com as principais políticas e padrões de TI ou de negócios pode proporcionar benefícios significativos. Para dar os primeiros passos no gerenciamento de conformidade, siga estas etapas:
- Obtenha o comprometimento de todos os líderes e principais tomadores de decisões da organização.
- Crie um programa formalizado que identifique normas e padrões vitais, conceitue políticas e crie controles.
- Identifique os sistemas, os ativos, os processos e os fornecedores críticos em relação aos quais a conformidade deve ser gerenciada.
- Identifique as pessoas que devem ser responsáveis pela conformidade de sistemas, ativos, processos e fornecedores críticos.
- Crie um repositório centralizado para identificar a não conformidade de dados, registros de auditoria, informações de ativos (como o CMDB).
- Quando necessário, implante partes externas para auxiliar com conhecimento especializado.
- Ofereça e exija treinamento de conformidade em todos os departamentos relevantes.
- Automatize testes de controle para o monitoramento contínuo da conformidade.
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