O gerenciamento de fornecedores descreve os processos usados no gerenciamento de fornecedores, incluindo pesquisa e seleção de fornecedores, negociação de contratos e muito mais.
O gerenciamento de fornecedores é uma faixa ampla e abrange basicamente todas as atividades nas quais uma organização pode se envolver ao interagir com seus fornecedores. Essas atividades podem incluir seleção e avaliação de fornecedores, criação e definição de contratos, estabelecimento de KPIs e metas, monitoramento, geração de relatórios, análises, testes de segurança, redução de riscos e resolução de controvérsias.
Dependendo da sua base de clientes, foco e setor específicos, a organização moderna pode trabalhar com potencialmente centenas de fornecedores em uma ampla variedade de mercados. Cada um desses fornecedores deve ser tratado como uma entidade exclusiva, com suas próprias taxas de pagamento, termos contratuais e pontos de contato. Dessa forma, gerenciar o relacionamento com esses fornecedores pode ser uma tarefa extremamente complexa.
Para organizar esses relacionamentos, o gerenciamento de fornecedores disponibiliza às empresas ferramentas e outros recursos destinados a selecionar e trabalhar com fornecedores a fim de atender às necessidades comerciais exclusivas. Embora o gerenciamento de fornecedores esteja claramente focado em melhorar a seleção de fornecedores e garantir a consistência e a confiabilidade da cadeia de suprimentos, quando utilizado corretamente, ele também pode levar a muitas outras vantagens.
Há uma série de benefícios para melhorar e gerenciar relacionamentos com fornecedores. Neste documento, exploramos mais profundamente diversas vantagens importantes da incorporação de uma solução de gerenciamento de fornecedores eficaz.
Ao incorporar critérios comerciais claros e oferecer um local centralizado no qual comparar informações de fornecedores, o gerenciamento de fornecedores disponibiliza às organizações os dados confiáveis necessários para selecionar os melhores fornecedores possíveis a fim de atender às suas necessidades.
O gerenciamento manual de cada fornecedor pode ser extremamente demorado e trabalhoso. O gerenciamento de fornecedores não apenas simplifica todo o processo, permitindo que as empresas reduzam o tempo gasto em ciclos de vida de transações de fornecedores individuais, como também rastreia o desempenho do fornecedor em relação a Acordos de nível de serviço (ANSs) estabelecidos. Por fim, o gerenciamento de fornecedores pode ajudar a reduzir os custos adicionais de recrutamento e treinamento e, ao mesmo tempo, eliminar gastos não autorizados. Juntas, essas vantagens significam maior produtividade em ambos os lados e menos custos.
Se não for realizada corretamente, a integração de fornecedores pode afetar negativamente a produtividade e aumentar os custos operacionais. O gerenciamento de fornecedores acelera todo o processo de integração, ajudando as empresas a capturar e organizar informações relevantes do fornecedor para obter aprovação mais rápida e precisa do fornecedor.
Aplicado corretamente, o gerenciamento de fornecedores reúne todos os dados relevantes do fornecedor em uma única plataforma. Isso não só ajuda na organização e no gerenciamento de fornecedores, como também disponibiliza dados operacionais e de processos que são valiosos para fins de análise. Com opções avançadas de análise e geração de relatórios, as organizações podem detectar e antecipar mais facilmente necessidades, oportunidades e possíveis problemas.
Infelizmente, às vezes os fornecedores simplesmente não atendem às expectativas em termos de desempenho ou conformidade, criando ineficiências, atrasos e problemas legais potencialmente prejudiciais. O gerenciamento de fornecedores oferece um recurso com o qual as empresas podem armazenar e analisar automaticamente o desempenho do fornecedor, o que permite cortar laços com fornecedores que possam representar riscos futuros. Do lado da empresa, o gerenciamento de fornecedores pode ajudar a garantir que toda a documentação vital seja preenchida, as aprovações adequadas sejam detalhadas e monitoradas, as alterações relevantes e os requisitos de licenciamento sejam encaminhados às pessoas certas e uma trilha de auditoria clara esteja sempre disponível.
Grande parte do gerenciamento de fornecedores é construir relações de trabalho produtivas. O gerenciamento de fornecedores mantém todos os aspectos de cada relacionamento com o fornecedor totalmente organizados e facilmente disponíveis para indivíduos autorizados dentro da organização. Como resultado, cada fornecedor pode ser gerenciado em um nível mais pessoal, com a devida atenção dada a detalhes essenciais, independentemente do número de fornecedores com os quais a organização trabalha de modo geral. Ao melhorar os relacionamentos com fornecedores, as empresas podem realizar negociações frequentes para obter melhores taxas.
Para ajudar a alcançar excelência junto ao fornecedor, há várias métricas vitais que devem ser cuidadosamente monitoradas. Isso inclui o seguinte:
Quanto dinheiro uma organização gasta anualmente com cada fornecedor? A visibilidade aprimorada dos gastos pode ajudar as empresas a identificar áreas em que estejam aplicando recursos sem constatar os retornos associados.
Muitas vezes, as organizações classificarão os fornecedores nos seguintes grupos: principais fornecedores (alto valor; fonte única), fornecedores importantes (valor médio; várias fontes) e fornecedores táticos (baixo valor; muitas fontes). Segmentar e quantificar cada fornecedor ajuda a oferecer uma ideia mais clara de quais fornecedores são essenciais e quais não são.
Quanto mais próximos os fornecedores estiverem dispostos a trabalhar com seus clientes, melhores serão os resultados. Embora a colaboração seja, às vezes, uma métrica difícil de quantificar, as organizações podem optar por levar em conta o número de contatos com fornecedores, juntamente com a frequência com que as análises de negócios são realizadas.
Os materiais estão sendo produzidos e entregues em conformidade com as normas estabelecidas e os padrões do setor? Manter o controle de problemas de não conformidade pode proporcionar uma visão mais aprofundada do risco representado por determinado fornecedor.
Um processo eficaz de gerenciamento de fornecedores consiste em sete etapas individuais.
Antes de firmar qualquer acordo formal com os fornecedores, a primeira etapa do gerenciamento de fornecedores é determinar as necessidades e metas comerciais. A definição de metas claras possibilita o estabelecimento de requisitos de unidades de negócios relevantes e possivelmente incluir a criação de uma equipe de gerenciamento de fornecedores dedicada. Isso ajudará a garantir uma adoção total e eliminar o risco de esforços em duplicidade.
Após o firme estabelecimento das necessidades e responsabilidades das empresas, a próxima etapa é começar a avaliar os fornecedores. Estabeleça critérios de seleção para avaliar fornecedores em potencial, incluindo fatores relacionados ou não a custos. Avalie todas as propostas apresentadas e leve em conta o escopo do trabalho, os preços, as datas de renovação e quaisquer outros fatores importantes. O processo de avaliação deve ser o mais abrangente possível a fim de garantir a melhor chance possível de trabalhar apenas com fornecedores de alta qualidade.
Tradicionalmente, é responsabilidade das equipes jurídicas, financeiras e de vendas cuidar da negociação de contratos. Por sua vez, o envolvimento das unidades de negócios acontece apenas após a finalização dos acordos. Diferentemente do método tradicional, o gerenciamento eficaz de fornecedores conduz essas unidades ao processo de negociação bem mais cedo e inclui todas as partes interessadas relevantes nos processos iniciais de tomada de decisão. A negociação de contratos definirá os bens e serviços a serem fornecidos, bem como as datas de início e término.
Uma vez negociados os contratos, os fornecedores selecionados deverão ser configurados como fornecedores aprovados nos sistemas da empresa. Isso inclui a coleta de documentação, aprovações e outros detalhes, como licenças relevantes, dados de seguros e informações fiscais. A integração adequada ajuda a manter os padrões de conformidade e garante que o fornecedor seja legalmente pago por seus serviços.
Ao começar a realizar negócios com o fornecedor, a organização deve ficar atenta aos resultados. Comparar o desempenho do fornecedor com os KPIs estabelecidos e identificar e solucionar possíveis problemas antes que se transformem em problemas reais ajudará a garantir a consistência e a confiabilidade nas cadeias de suprimentos.
Em conjunto com a etapa anterior, o monitoramento do desempenho ajuda as organizações a identificar riscos potencialmente prejudiciais aos fornecedores, como vulnerabilidades na segurança dos dados, processos judiciais e problemas de conformidade. O desempenho do fornecedor pode interromper operações vitais e prejudicar a reputação de uma empresa, tornando essa etapa uma parte importante do gerenciamento adequado de fornecedores.
À medida que os contratos atuais atingem suas datas finais, o gerenciamento eficaz de fornecedores fornece um caminho claro e processos comprovados para encerrar ou renovar contratos. Esses processos devem ser seguidos para garantir uma conformidade rígida e proteger a empresa e o fornecedor contra repercussões legais subsequentes.
Como “gerenciamento de fornecedores” é um termo bastante amplo, a variedade de sistemas de gerenciamento de fornecedores disponíveis (e suas habilidades) também é extensa. Ao escolher um sistema de gerenciamento de fornecedores, leve em consideração aqueles que fornecem as seguintes habilidades:
Uma das principais vantagens do gerenciamento de fornecedores é um maior controle de custos. Isso pode ser estabelecido por meio de uma melhor capacidade de identificar oportunidades, eliminar despesas redundantes ou desnecessárias, restringir opções de fornecedores e negociar melhores taxas.
O objetivo do relacionamento com o fornecedor é gerar resultados. Portanto, para que as organizações continuem a estimular seus fornecedores a honrar suas promessas, é importante considerar seriamente os termos do contrato do fornecedor. Ao mesmo tempo, a funcionalidade de gerenciamento de fornecedores, criada para simplificar os processos internos, ajuda as empresas a atingir suas metas de forma mais rápida e consistente.
Interrupções inesperadas na cadeia de suprimentos podem criar problemas significativos para organizações e fornecedores. As soluções de resiliência da cadeia de suprimentos ajudam a manter um diálogo contínuo com os fornecedores, permitindo que ambas as partes trabalhem juntas na identificação e avaliação dos riscos e no planejamento de contingências.
Existem normas regulamentares para garantir que a forma de atuação dos negócios promova a satisfação e a segurança contínuas da sua comunidade. Isso inclui oferecer serviços e produtos de qualidade, ser honesto com os clientes e os públicos e promover o “fair play” no contexto do mercado. O gerenciamento da conformidade ajuda a garantir que a organização fique atualizada e em total conformidade com todos os regimes federais, estaduais e locais relevantes.
O gerenciamento de riscos disponibiliza às organizações as informações necessárias para identificar e priorizar possíveis eventos futuros com poder de afetar seus negócios. A partir daí, elas poderão tomar medidas para mitigar e controlar quaisquer resultados negativos previstos.
No ambiente empresarial moderno, o correto gerenciamento de terceiros é mais do que uma simples vantagem; é o segredo para o sucesso. Porém, as inúmeras vantagens de se firmar parcerias com outras organizações são acompanhadas por uma maior incidência de riscos. O Risk Management da ServiceNow, criado a partir da premiada ServiceNow AI Platform, ajuda a reduzir esses riscos, fornecendo contexto essencial, monitoramento e geração de relatórios em tempo real, além de processos confiáveis de gerenciamento de riscos, todos com o suporte de habilidades avançadas de automação. Ao reunir todas as informações relevantes sobre fornecedores e riscos em um único banco de dados, o Risk Management oferece transparência e controle inigualáveis em todo o ecossistema de fornecedores, tudo isso gerenciado a partir de painéis personalizáveis e intuitivos.
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