A gestão de ausências é o processo de rastrear e minimizar as ausências dos funcionários no intuito de manter a produtividade. Isso envolve o uso de políticas e ferramentas para rastrear tipos de licença de funcionários, como licença médica, férias e outros horários de folga, para ajudar a minimizar a interrupção no local de trabalho e manter a produtividade.
Os funcionários são mais do que apenas ativos: são pessoas. E, seja devido a doenças, emergências, compromissos ou simplesmente um tempo de folga merecido, todo funcionário pode (e deve) ocasionalmente ser dispensado do trabalho. Mas, embora o tempo de folga seja uma necessidade, as ausências não planejadas têm suas consequências. Quando funcionários importantes faltam inesperadamente, a produtividade da equipe pode ser paralisada, interrompendo processos e afetando os resultados financeiros da empresa. Até mesmo a licença planejada pode criar possíveis problemas quando gerenciada incorretamente. Para combater esses perigos e se preparar melhor para e gerenciar ausências de funcionários, as organizações dependem de soluções de gestão de ausências.
A gestão de ausências é o processo estratégico de rastreamento, compreensão e dimensionamento correto das ausências dos funcionários. Por meio de uma combinação de políticas, programas e ferramentas, as empresas podem garantir que a licença do funcionário, seja planejada ou não, não interrompa as operações diárias. Isso não só ajuda a manter a produtividade da equipe, mas também ajuda no bem-estar dos funcionários, graças ao reconhecimento e ao atendimento da necessidade de folga pessoal deles. É um equilíbrio delicado, que precisa considerar a diferença entre uma ausência legítima e ausências irresponsáveis, excessivas ou enganosas. Dito isso, quando gerenciada de forma eficaz, a ausência pode levar a um local de trabalho mais saudável e produtivo.
As empresas existem para gerar dinheiro, portanto, provavelmente não é novidade que, essencialmente, tudo o que ocorre em um ambiente de negócios tem uma consequência financeira associada. Treinar e equipar funcionários, pagar pelo espaço do escritório e por serviços públicos, fornecer seguros e etc: cada elemento representa despesas que devem ser constantemente compensadas pelo trabalho que está sendo concluído pelas equipes internas. As ausências retiram temporariamente os membros da equipe da equação, levando a perda de produtividade e ao desperdício de custos operacionais.
Esse é um problema significativo; estima-se que o absenteísmo dos funcionários seja responsável por uma perda de produtividade avaliada em bilhões de dólares nos EUA todos os anos. Mais especificamente, os perigos da má gestão da ausência de funcionários se enquadram em pelo menos uma destas duas categorias:
- Problemas financeiros
As ausências, mesmo aquelas que duram apenas um curto período, podem afetar diretamente os resultados financeiros de uma organização. Os custos associados a encontrar uma substituição e o impacto sobre a produtividade potencialmente reduzida do substituto aumentam rapidamente. Sem a gestão de ausências, a empresa é frequentemente forçada a reagir, em vez de antecipar e planejar proativamente esses cenários, levando a interrupções e contratempos financeiros. - Questões culturais
O dinheiro pode ser uma grande preocupação quando se trata de ausências de funcionários, mas não é a única área afetada. Quando os funcionários faltam no trabalho, muitas vezes os outros precisam cobri-los, trabalhando horas extras e assumindo responsabilidades adicionais, o que leva à redução da eficiência e do engajamento dos funcionários. Se não forem controladas, essas ausências podem até mesmo passar a definir a cultura da empresa, criando ressentimento e descontentamento entre os funcionários. Ao longo do tempo, isso pode abrandar o engajamento dos funcionários e causar maior esgotamento. Ausências longas ou recorrentes podem até sinalizar problemas organizacionais subjacentes, como bullying no local de trabalho ou baixo moral.
Felizmente, a implementação do software de gestão de ausências para rastrear e monitorar os dados dos funcionários pode ajudar a reduzir o número de ausências não planejadas e, ao mesmo tempo, ajudar as organizações a gerenciar melhor as licenças planejadas e não planejadas, de maneiras que beneficiem os funcionários, protejam a cultura da empresa e garantam a produtividade contínua da força de trabalho.
Embora a gestão de ausências possa proporcionar benefícios para qualquer organização que trabalhe com funcionários, algumas empresas precisam mais de uma política de gestão de ausências dedicada do que outras. Aqui estão vários indicadores que você deve conhecer ao considerar se vale a pena buscar a gestão de ausências:
- Queda na produtividade
Muitas ausências não planejadas podem resultar em uma diminuição significativa da produtividade, enquanto pouquíssimas ausências ou pouquíssimas licenças planejadas resultam em funcionários sobrecarregados que se tornam improdutivos. Ambas as situações são marcadas pela diminuição da produtividade e são sinais claros de que a empresa pode se beneficiar da gestão de ausências.
- Baixa qualidade do trabalho
Assim como a produtividade, a qualidade do trabalho diminui quando as ausências se tornam muito frequentes ou muito raras. Se as tarefas estiverem sendo mal executadas, isso pode estar relacionado ao estresse emocional ou à falta do funcionário em seus compromissos pessoais. A gestão de ausências pode ajudar a identificar esses problemas.
- Aumento da rotatividade de funcionários
Uma abordagem rígida sobre ausências e folgas pode levar à insatisfação e altas taxas de rotatividade de funcionários. Se não for abordado, esse problema pode criar uma cultura negativa na empresa, resultando em falta de recursos e em uma reputação manchada, o que, por sua vez, pode prejudicar as taxas de recrutamento. Se uma organização estiver tendo dificuldade para encontrar e manter contratações de alta qualidade, isso pode ser resultado de uma abordagem ineficaz de gestão de ausências.
Para que uma organização estabeleça uma abordagem eficaz para a gestão de ausências, ela deve primeiro criar uma política de gestão de ausências. Trata-se de um conjunto estruturado de diretrizes que descreve como uma empresa lidará com ausências planejadas e não planejadas de funcionários. Essa política não só garante consistência e imparcialidade, mas também ajuda a organização a cumprir requisitos legais. Uma política de gestão de ausências bem elaborada envolve a compreensão de várias complexidades e a execução de etapas específicas. Abaixo, exploramos as etapas fundamentais para criar uma política de gestão de ausências eficaz:
Definição clara sobre ausências
Definir e comunicar claramente as expectativas em relação à presença é fundamental. Os funcionários precisam saber quando devem estar no trabalho para que possam operar totalmente como parte da equipe. A política também deve estabelecer quanto tempo de folga é disponibilizado para os funcionários ao longo do ano, oferecendo clareza e ajudando a evitar o uso indevido dessas folgas. Seja claro na quantificação de licenças e na identificação do que conta como ausências planejadas e não planejadas.Determinação do modo de controle das ausências
O controle eficiente e preciso das ausências é crucial. Embora alguns empregadores ainda possam depender de processos manuais (como planilhas), a maioria começou a adotar soluções automatizadas para simplificar a tarefa e, ao mesmo tempo, melhorar a precisão dela. A escolha das ferramentas certas para uma organização pode aliviar as sobrecargas administrativas e facilitar a eficiência da gestão de ausências.Entendimento das leis trabalhistas
Os direitos dos funcionários são protegidos por lei, e o direito à licença não é exceção. Dito isso, cada estado aborda esse direito de forma diferente, estabelecendo leis regulatórias e requisitos de conformidade para ausências remuneradas, não remuneradas e prolongadas. Essas leis podem ter penalidades rigorosas, portanto, é sempre recomendável que a empresa esteja familiarizada com os requisitos legais ao estabelecer uma política de gestão de ausências.Estabelecimento de procedimentos
A política de gestão de ausências deve descrever explicitamente os procedimentos relacionados a ausências. Quem os funcionários devem notificar quando estarão ausentes, e quando? Como a gestão abordará os padrões de atraso injustificado? Qual é o processo para aprovar ou negar solicitações de folga? Procedimentos claros ajudam a manter a ordem e garantir que todas as partes envolvidas saibam o que esperar.
A eficaz gestão de ausências não trata apenas de ter políticas em vigor; trata-se de implementar essas políticas de uma maneira que atenda aos melhores interesses da empresa e dos funcionários. Alcançar esse equilíbrio requer a adesão às práticas recomendadas que incentivam a comunicação, a flexibilidade e a empatia. Confira aqui algumas das práticas recomendadas para gestão de ausências que podem resultar em um local de trabalho mais harmonioso e produtivo:
Um funcionário consegue vir ao escritório e trabalhar um dia inteiro enquanto combate um resfriado? Com certeza ele consegue… mas não deveria. O mesmo pode ser dito para funcionários que estão sofrendo de burnout ou que ocasionalmente precisam de meio período de folga para cumprir responsabilidades pessoais. Funcionários doentes ou exaustos produzem menos, entregam trabalho de qualidade inferior e alguns podem até mesmo transmitir resfriados para seus colegas de trabalho. Dessa forma, incentivar os funcionários a evitar tirar dias de folga é contraproducente.
Os funcionários precisam saber que sua saúde física e mental é importante e que as políticas de licença de funcionários existem para oferecer a eles a opção de faltar do trabalho quando precisarem. Ao abordar positivamente a licença do funcionário, a liderança também pode demonstrar seu compromisso com o bem-estar do funcionário, o que resulta em uma força de trabalho mais saudável, feliz e engajada.
Pode haver muitas causas por trás do absenteísmo e da licença não planejada do funcionário, e nem todas elas são funcionários tentando abusar da generosidade do empregador. Mal-entendidos simples relacionados às políticas de licença de funcionários podem aumentar a dificuldade da gestão de ausências; por isso, é tão importante comunicar eficientemente as expectativas.
Ao mesmo tempo, recomenda-se que gerentes e funcionários recebam total treinamento sobre as políticas de gestão de ausências da empresa. Isso cria uma força de trabalho em que todos entendem como sua presença ou ausência afeta as finanças e a cultura da empresa e como as licenças de funcionários são monitoradas.
Às vezes, o problema não é o trabalho em si; é a entrada em um horário específico que pode ser problemática. Alguns funcionários que não conseguem se deslocar até o escritório podem ser perfeitamente capazes de trabalhar à distância, e aqueles que têm problemas de agenda ainda podem estar dispostos a cumprir a jornada completa de oito horas, desde que não estejam restritas ao tradicional horário de 9h às 17h. Felizmente, a tecnologia moderna permite mais flexibilidade no trabalho do que nunca.
A flexibilidade dos arranjos de trabalho reconhece as diversas necessidades e estilos de vida dos funcionários. Ao oferecer a opção de trabalho remoto e horários flexíveis, as empresas podem reduzir o estresse e melhorar o equilíbrio geral entre a vida pessoal e profissional dos funcionários. Isso não só aumenta a motivação, mas também muitas vezes eleva a produtividade e a criatividade, sem contar a redução do absenteísmo.
As políticas e os programas são tão eficazes quanto as pessoas responsáveis por implementá-los, e isso é particularmente verdade em termos de gestão de ausências. A gestão eficaz de ausências depende de uma equipe de gestão qualificada que entende como aplicar essas políticas de forma consistente, precisa e empática, ao mesmo tempo em que mantém a firme conformidade com as normas federais e estaduais.
A oferta de treinamento direcionado equipa gerentes com as ferramentas necessárias para lidar com vários cenários de ausência, reconhecer padrões problemáticos e oferecer suporte aos funcionários. Esse treinamento melhora a empatia, a consistência e a eficiência no tratamento de ausências, criando uma experiência mais positiva no local de trabalho para todos os envolvidos.
Ao retornar após uma ausência prolongada, pode ser difícil para os funcionários reajustar a mentalidade e voltar ao fluxo de trabalho diário. Eles podem não estar totalmente atualizados sobre os objetivos atuais ou outros desenvolvimentos. Já aqueles que recentemente se recuperaram de uma doença podem ainda não estar saudáveis o suficiente para o retorno total às tarefas anteriores. Estabelecer uma política de entrevista de retorno ao trabalho pode ajudar a garantir que tudo esteja em ordem antes do funcionário voltar à sua função.
Uma entrevista de retorno ao trabalho não precisa ser excessivamente formal, mas deve ser estruturada o suficiente para permitir uma discussão sobre a causa da ausência, como o funcionário se sente ao retornar ao trabalho, e sobre a possível necessidade de ajustes razoáveis ou suporte adicional para facilitar uma transição saudável e tranquila. Essa entrevista deve ajudar a estabelecer expectativas para o funcionário e para a gestão daqui em diante.
O aproveitamento da tecnologia para gestão de ausências, com recursos aprimorados de monitoramento e ferramentas de autoatendimento, cria um ambiente eficiente e capacitador. Ferramentas modernas de monitoramento minimizam erros humanos, aliviam a sobrecarga administrativa e trazem informações para lidar com muitos dos problemas subjacentes que podem levar ao absenteísmo.
Esses recursos permitem decisões orientadas por dados e contribuem para uma abordagem mais simplificada da gestão de ausências. Ao mesmo tempo, as ferramentas de autoatendimento promovem um senso de autonomia e responsabilidade entre os funcionários, permitindo que eles solicitem e gerenciem suas licenças sem precisar depender de outras pessoas. Isso não só reduz a sobrecarga administrativa, mas também aumenta a transparência e o alinhamento entre o tempo de folga dos funcionários e as necessidades da empresa. A combinação dessas ferramentas cria uma abordagem abrangente e orientada por tecnologia que atende às metas organizacionais e ao bem-estar dos funcionários.
Sem as ferramentas certas, as complexidades de monitorar ausências não planejadas, históricos de licenças, conformidade regulatória e padrões de atraso podem ser impressionantes. Ainda assim, as soluções de software de gestão de ausências não se destinam apenas a aliviar a sobrecarga administrativa, mas também a oferecer informações valiosas para melhorar a produtividade organizacional geral e o bem-estar dos funcionários.
Os principais recursos do software de gestão de ausências incluem:
- Visualização de históricos de ausências e licenças
Essa funcionalidade traz uma visão abrangente do histórico de ausências e licenças de cada funcionário, permitindo uma compreensão de padrões individuais que podem ser fundamentais na personalização de estratégias de gestão. - Geração de relatórios
A conformidade com regulamentos como as leis de direitos trabalhistas é essencial. O software de gestão de ausências pode gerar relatórios detalhados para garantir que as licenças planejadas e não planejadas estejam de acordo com os requisitos legais. - Comparação das taxas de absenteísmo aos benchmarks do setor
Entender como as taxas de absenteísmo de uma organização se comparam aos padrões do setor é vital para avaliar a eficiência e a competitividade gerais. O software de gestão de ausências pode trazer informações comparativas que facilitam a tomada de decisões informadas e o planejamento estratégico. - Automação e simplificação dos processos de solicitação de licença
As ferramentas modernas de gestão de ausências muitas vezes oferecem opções de autoatendimento, permitindo que os funcionários solicitem e gerenciem suas licenças por conta própria. Isso promove um senso de responsabilidade e autonomia entre os funcionários, ao mesmo tempo em que reduz a sobrecarga administrativa. - Integração com outras ferramentas de RH
Muitos sistemas de gestão de ausências são projetados para se integrar perfeitamente a outras ferramentas de RH. Isso garante que todas as informações relacionadas à folga de um funcionário sejam facilmente acessíveis e alinhadas a outras funções de RH, criando uma abordagem de gestão mais coesa.
A gestão eficaz de ausências de funcionários requer uma abordagem estratégica e ponderada que equilibre conformidade, engajamento e produtividade. Mas como as organizações podem simplificar esse processo complexo e, ao mesmo tempo, garantir a melhor experiência para o funcionário? O Employee Journey Management da ServiceNow oferece uma solução abrangente.
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