O que é integração de funcionários?

A integração de funcionários descreve os processos de integração de novos contratados em uma empresa e sua cultura, incluindo treinamento, ferramentas e documentação.

Entre os processos de negócios, a integração de funcionários é, ao mesmo tempo, única e quase universal. Quase todos os negócios de todos os setores incorporam alguma forma de procedimento de integração. No entanto, as especificidades do processo de integração serão naturalmente diferentes entre as organizações. O que continua consistente é a importância de ter um processo eficaz de integração que possa preparar os novos contratados rapidamente, não só em termos de produtividade, mas também em relação à cultura e aos valores da empresa.

Com exceção dos processos de entrevista e contratação, a integração é basicamente o primeiro contato que um novo contratado tem com sua empresa. Mais do que isso, ela é a primeira interação que ele tem como funcionário em período integral.

Essa primeira impressão é essencial; se a experiência não corresponder às expectativas dele ou se o processo de integração for confuso, desorganizado ou não apresentar uma programação ou um processo formal, isso poderá estabelecer um tom negativo por toda a vigência da contratação. Por outro lado, um processo eficaz de integração ajudará o novo funcionário a se estabelecer no trabalho, entender e adotar a cultura da empresa, criar relacionamentos benéficos e esclarecer seus objetivos e suas expectativas.

Por fim, um processo simplificado de integração pode ajudar a reduzir a carga do RH relacionada à integração de novos funcionários, liberando esse departamento essencial para concentrar mais tempo em outras tarefas.

Não há um processo único e padronizado usado por empresas de todos os setores e mercados. Em vez disso, os negócios são encarregados de desenvolver um processo de integração que atenda às suas próprias necessidades específicas e às necessidades dos novos contratados. Dito isso, muitas vezes, o processo segue um caminho generalizado. Esse caminho inclui as seguintes fases:

Aceitação da oferta

O processo de integração começa exatamente onde termina o processo de contratação, com o contratado em potencial aceitando formalmente a oferta de emprego. Com o novo funcionário comprometido em ingressar em sua equipe, agora é responsabilidade do gerente de contratação notificar o departamento de RH sobre a contratação, trabalhar com o funcionário para definir uma data de início e garantir uma carta de oferta para que o funcionário a assine e devolva.

Em seguida, o RH é responsável por garantir que o novo funcionário receba todos os formulários e documentos relevantes que explicam os termos do emprego.

Gráfico que mostra o processo de integração de funcionários.

Pré-integração: preparação para a integração

Muitas vezes, as organizações enfrentam vários obstáculos ao integrar novos funcionários. Especificamente, o desejo dos funcionários de se sentir acolhidos e confiantes e de estar preparados rapidamente em termos de produtividade pode ser prejudicado por uma experiência de integração inconsistente. Para garantir uma integração eficaz, o RH deve trabalhar com as equipes de Aprendizado e Desenvolvimento, diretores de departamento e outras partes interessadas para criar modelos baseados em funções. Em seguida, os gerentes podem usar esses modelos para criar planos de integração específicos para os funcionários.

1º dia: boas-vindas e orientação para novos funcionários

Quando o funcionário chega para o primeiro dia, é sua responsabilidade garantir que ele tenha acesso aos equipamentos, ferramentas e recursos para começar a realizar o trabalho. Prepare um espaço de trabalho para ele, solicite qualquer hardware necessário e autorize-o a usar o software essencial da empresa. Da mesma forma, os funcionários remotos que não precisam comparecer pessoalmente a um local de trabalho físico precisarão ter acesso e disponibilidade de software para que comecem a trabalhar.

O supervisor ou gerente direto do funcionário deve enviar um e-mail para toda a organização, apresentando e dando as boas-vindas ao novo funcionário, e alguém deve ser designado para encontrar o funcionário quando ele chegar ao escritório, oferecer um tour pelas instalações e apresentá-lo aos membros da equipe e aos líderes organizacionais. Cumprimentar e apresentar o novo funcionário às instalações, aos membros da equipe e aos recursos são ações importantes, mesmo em ambientes de trabalho híbrido e remoto. Um treinamento em vídeo, um tutorial on-line guiado ou, até mesmo, uma simples chamada de vídeo de apresentação pode ajudar muito os funcionários remotos a se sentirem bem-vindos e incluídos.

O departamento de RH deve realizar uma reunião de orientação, descrevendo os valores e as metas da empresa e abordando políticas importantes. Inscreva o contratado em todos os programas de treinamento necessários e inclua-o nas reuniões recorrentes. Agende um horário para fazer o acompanhamento do funcionário após três meses.

1ª semana: introdução à empresa, às pessoas e à função

Como a maioria das tarefas importantes de manutenção é coberta no primeiro ou no segundo dia, a gerência pode concentrar a maior parte do restante da primeira semana em ajudar o recém-contratado a se adaptar à sua função e à empresa. Depois de aproximadamente uma semana de trabalho, o gerente do funcionário deve agendar uma reunião com o contratado perguntando se ele tem ideias, feedback ou dúvidas.

Nesse ponto, o RH deve verificar se o funcionário recebeu e preencheu todos os formulários e documentos necessários e se tem acesso a todos os recursos necessários para ser produtivo.

1º mês: instrução e treinamentos contínuos

Como, agora, o funcionário está se estabelecendo em sua função na empresa e desenvolvendo uma rotina de trabalho, a gerência deve conseguir avaliar a qualidade do trabalho do contratado. Agende uma reunião com o funcionário para tratar de métricas de desempenho relevantes, dar feedback, resolver quaisquer problemas e responder a quaisquer dúvidas que o funcionário possa ter.

Nessa fase, é importante estabelecer um hábito de melhoria contínua. Em vez de permitir que o funcionário se sinta confortável demais com sua tarefa agora familiar, incentive-o a crescer ainda mais. Inscreva-o em cursos de treinamento mais avançados sempre que possível e adequado e ofereça apoio à medida que ele busca opções de treinamento relevantes ao trabalho.

3º mês: acompanhamento e feedback

Depois de três meses, o funcionário deve estar relativamente confortável com suas tarefas, entender suas métricas de desempenho, estar familiarizado com a cultura e os valores da empresa e saber como trabalhar com seus gerentes e membros imediatos da equipe. Nesse ponto, muitas organizações sentem que o processo de integração terminou.

Para marcar essa data importante, agende uma reunião com o funcionário para verificar o progresso e obter mais feedback. Depois de passar pelo processo de integração, esses funcionários provavelmente terão informações valiosas que podem ajudar você a refinar e melhorar o processo para contratações futuras. Algumas organizações podem querer agendar uma recapitulação e revisão após seis meses como uma conclusão do processo de integração.

Trabalhando de casa

Também vale a pena observar que a integração é tão importante para os funcionários remotos quanto para os funcionários internos. Ao contratar pessoas que talvez não trabalhem no escritório, certifique-se de que esses funcionários tenham recebido o hardware necessário e agende videoconferências para tratar de políticas importantes, alinhar metas e realizar apresentações com a liderança e os membros da equipe. Durante os primeiros dias do contratado na empresa, certifique-se de que alguém esteja on-line e disponível para responder às dúvidas do novo funcionário conforme elas surgirem.

O trabalho remoto cria vários possíveis obstáculos, especialmente quando os aspectos sociais e interpessoais da cultura da empresa estão envolvidos. A liderança, o RH e os membros da equipe provavelmente terão que fazer um esforço extra para garantir que o novo contratado sinta que faz parte da equipe.

Basicamente, uma integração eficaz não é nada mais nem menos que uma estratégia para preparar o cenário para uma experiência positiva, benéfica e de longo prazo para o funcionário. Mas, embora essa descrição possa parecer simples, na verdade, é um processo complexo e integrado que depende da colaboração total da empresa. Mais especificamente, os departamentos de TI e RH devem trabalhar juntos para garantir que a integração dos funcionários ofereça a todos os novos contratados tudo de que eles precisam para fazer a transição para ser um membro da equipe estabelecido e produtivo.

Estas são as cinco etapas para promover parcerias positivas de TI e RH na integração de funcionários:

Estruturar novas equipes de trabalho

Estratégias bem-sucedidas de local de trabalho precisam de uma mudança cultural entre a TI, o RH e as instalações. O ideal é que você defina novas habilidades e talentos em conjunto com as equipes de estruturação para incentivar a geração de ideias e melhores fluxos de trabalho entre as equipes.

Você precisará aprimorar seus processos, seus talentos e suas responsabilidades em serviços compartilhados. As organizações estão reformulando modelos descentralizados de prestação de serviços para promover melhores relações de trabalho e criar alinhamento com as metas de experiência. O escopo da "capacitação de pessoas" também está evoluindo para além das atividades de transações rotineiras.

A transformação do local de trabalho é uma combinação de tecnologia, talento e mudança. As empresas devem treinar e capacitar uma equipe que supervisiona a tecnologia para implementar novas tecnologias com sucesso. As equipes de ciência de dados e outras equipes com habilidades mais profundas estão sendo cada vez mais adicionadas à TI para se concentrar não apenas na interface do usuário, mas na maneira como a tecnologia faz com que as pessoas se sintam. O foco em arquitetura, software de RH para dispositivos móveis, aplicativos e sistemas cria um componente de conexão no local de trabalho e, portanto, aprimora a experiência de integração de funcionários.

Faça investimentos em tecnologia juntos desde o início

As empresas estão cada vez mais adotando soluções baseadas na nuvem, em conjunto com outras tecnologias, para oferecer sistemas digitais de nível empresarial. A TI e o RH terão uma prioridade cada vez maior de garantir que as tecnologias não apenas solucionem problemas de negócios, mas também atendam às expectativas dos funcionários durante o processo de integração.

Use uma só plataforma de experiência digital

A integração pode ser um processo difícil e confuso para os novos funcionários. Ao mesmo tempo, esses novos contratados não querem parecer necessitados ou pessoas com dificuldade de compreensão e, portanto, às vezes, hesitam em fazer perguntas aos gerentes ou membros da equipe.

As opções de autoatendimento do funcionário, na forma de uma plataforma unificada de experiência digital, podem oferecer soluções consistentes e de fácil acesso às perguntas comuns dos funcionários. Isso proporciona várias vantagens em relação aos diferentes sites, linhas diretas, portais e outros canais que, tradicionalmente, têm auxiliado os novos funcionários, oferecendo uma experiência de RH mais uniforme e apresentando aos funcionários um só local para encontrar soluções para suas necessidades.

Vá além da automação de tarefas e do design da experiência do usuário final

A automação é uma parte essencial do aprimoramento da experiência de integração, da melhoria da precisão dos dados, do aumento da eficiência e do estabelecimento de fluxos de trabalho vitais, ao mesmo tempo em que reduz erros. No entanto, automatizar tarefas e lidar com dúvidas individuais não são as únicas partes da transformação da experiência de integração de funcionários.

Talvez mais do que em qualquer outro momento, o período de integração tem o potencial para definir o tom do período de contratação do funcionário em sua empresa. O RH e a TI podem fazer uma parceria para redefinir esses momentos de alto impacto sobre a integração, a fim de proporcionar um processo positivo e centrado na experiência do funcionário e apoiado pela automação e por outras tecnologias relevantes.

Melhore conforme você avança

No primeiro dia, os novos funcionários não entendem totalmente todos os aspectos de seu cargo ou de suas responsabilidades. Eles aprendem com o passar do tempo e melhoram enquanto aprendem. Da mesma forma, a colaboração entre o RH e a TI para aprimorar a integração de funcionários deve ser um processo contínuo e iterativo.

Para garantir uma tendência ascendente, estabeleça canais de feedback nos quais os funcionários novos e antigos possam compartilhar preocupações e apresentar sugestões. De avaliações do clima empresarial a fóruns ativos, essas opções ajudam a garantir que você tenha as informações necessárias para otimizar a experiência de integração.

A integração não precisa ser um processo difícil. Aqui estão várias empresas que criaram soluções de integração eficazes:

Asurion

A Asurion desbloqueia um potencial tecnológico para mais de 300 milhões de pessoas no mundo todo por meio de vários serviços altamente conceituados. Ela opera em um mercado de trabalho incrivelmente competitivo. Para atrair e reter talentos, ela deve investir em excelentes equipes de recrutamento e trabalhar para enfatizar a importância de oferecer experiências excepcionais para novos contratados por meio do processo de integração.

A Asurion escolheu o Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow para atender a essas necessidades. Nós oferecemos a ela um Employee Service Center centralizado que apresenta aos gerentes de contratação listas de verificação intuitivas de integração, ajuda a gerenciar e atribuir tarefas e distribui conteúdo direcionado aos novos contratados. Os novos funcionários podem acessar as opções de autoatendimento do funcionário para encontrar soluções para problemas comuns.

Schneider Electric

Líder em gerenciamento de energia, a Schneider Electric se deparou com o problema de ter planejado diferentes iniciativas para transformar a entrega inicial de atendimento ao consumidor. O RH estava realizando uma experiência diferente da TI, usando diferentes números de telefone de suporte ao consumidor e um sistema desatualizado de emissão de tíquetes com opções limitadas de atualização.

Trabalhando com a ServiceNow, a Schneider Electric agora desfruta de uma gestão modernizada dos serviços de TI, proporcionando uma experiência semelhante à do cliente para os 133 mil funcionários da empresa. Com uma plataforma única e unificada de experiência do funcionário, os novos contratados de todos os departamentos têm acesso instantâneo aos recursos vitais necessários para realizar bem seu trabalho.

ServiceNow

Nossa própria equipe de RH usa a solução HR Service Delivery da ServiceNow. Queremos oferecer aos nossos funcionários uma excelente experiência, pois sabemos que a integração positiva cria um forte vínculo entre nossos funcionários e nossa empresa. Mudamos do trabalho manual para sistemas automatizados com o Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow, o que nos permitiu acelerar e simplificar nossos processos de integração.

Agora, a integração não é apenas mais eficiente, ela é mais rápida. A nova experiência de contratação foi reduzida de três dias para algumas horas, o que dá aos novos funcionários o que eles precisam imediatamente, para que possam fazer a transição mais rapidamente dos funcionários ansiosos do primeiro dia para colaboradores confiantes e experientes.

O Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow é um avançado plano gráfico para trazer novos contratados para sua organização. Os benefícios do Enterprise Onboarding são:

  1. Aprimore a experiência do funcionário
  2. Aumente a produtividade em toda a empresa
  3. Design para os momentos que importam
  4. Conteúdo direcionado

Saiba mais sobre o Enterprise Onboarding and Transitions da ServiceNow aqui e ajude seus funcionários mais novos a começarem a trabalhar.

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