Seus funcionários são componentes da máquina da sua empresa que devem conseguir operar de maneira colaborativa.O RH, portanto, assume a função do engenheiro, identificando e abordando questões pessoais e interpessoais do sistema que se relacionam às funções de gestão de recursos humanos.Um aspecto importante dessa responsabilidade é oferecer os serviços certos aos funcionários.
A gestão de casos de RH existe para aprimorar a qualidade desses serviços e, ao mesmo tempo, permitir que as equipes de RH e os centros de serviços realizem muito mais e com mais eficácia.
O software de gestão de casos de RH (também chamado de software de investigação de relações de RH e com funcionários) é uma classe de ferramentas digitais que ajuda o pessoal de RH a organizar, gerenciar e resolver casos de relações com funcionários.Ele faz isso padronizando e automatizando processos complexos de RH por meio da introdução de fluxos de trabalho personalizados de RH.
Além disso, o software de gestão de casos de RH oferece um painel centralizado para profissionais de RH, bem como portais de autoatendimento que os funcionários podem usar para encontrar soluções e rastrear o andamento de seus casos abertos.
Mais especificamente, a funcionalidade do software de gestão de casos de RH inclui:
- Suporte à gerência para casos que envolvem queixas de funcionários, ações disciplinares e licenças médicas de longo prazo.
- Auxílio à criação de fluxos de trabalho automatizados de clientes.
- Apresentação de relatórios detalhados e outros recursos analíticos.
- Consolidação do controle em um só painel centralizado.
- Oferta de opções intuitivas de autoatendimento aos funcionários.
- Conversão de arquivos e formulários analógicos (impressos) de RH em versões digitais.
- Auxílio, sempre que possível, nas tarefas associadas ao envio, à análise e à resposta às solicitações do funcionário.
Na maioria das empresas, a ordem geral de cada departamento é oferecer uma experiência satisfatória para os clientes.O RH adota uma abordagem indireta para esse objetivo, concentrando-se em apoiar os funcionários.Infelizmente, as relações com os funcionários podem ser tão complicadas quanto as relações com os clientes.A gestão de casos de RH ajuda as organizações a gerenciar melhor as tarefas de suporte a funcionários, resultando nos benefícios abaixo.
Às vezes, o maior obstáculo para resolver os problemas dos funcionários é a transferência.Nem todos os casos podem ser gerenciados pelo mesmo indivíduo, mas a transferência de casos entre equipes ou gerentes leva tempo.A gestão de casos de RH cria uma fonte única e centralizada de verdade para detalhes do caso e informações dos funcionários.Isso ajuda a garantir que o profissional de RH que atende o caso tenha tudo o que precisa para resolvê-lo de forma rápida e amigável.
A resolução de um caso exige entender o contexto e os detalhes por trás dele.A gestão de casos de RH oferece um local onde os responsáveis podem reunir, armazenar e analisar detalhes dos casos, descobrindo todas as informações necessárias para ajudá-los a tomar uma decisão informada.
Quando os funcionários optam por envolver o RH, muitas vezes, isso ocorre porque eles estão lidando com alguns problemas muito urgentes.Assim, criar um caso e enviá-lo sem fazer qualquer ideia de seu status pode ser algo estressante.Os sistemas de gestão de casos de RH que incorporam as opções de autoatendimento oferecem aos funcionários seus próprios portais para acompanhar e verificar todos os casos atuais.As opções de autoatendimento também costumam incluir uma base de conhecimento ou outros recursos educacionais, de modo que os funcionários não precisam esperar pelo RH para obter respostas a perguntas comuns.
Mesmo o caso mais básico pode incluir várias etapas diferentes que devem ser concluídas antes de serem resolvidas.Muitas vezes, isso envolve tarefas manuais e demoradas.A automação avançada de fluxos de trabalho por meio da gestão de casos de RH se encarrega dessas etapas importantes, porém tediosas, permitindo que os profissionais de RH realizem mais e concentrem mais sua atenção na força de trabalho.
Além de garantir que os casos individuais sejam gerenciados corretamente e em tempo hábil, a gestão eficaz de casos de RH apresenta uma visão completa e abrangente do estado do local de trabalho e dos funcionários.O RH pode usar essa melhor visibilidade para desenvolver uma compreensão mais completa do estado da empresa e dos problemas que a força de trabalho enfrenta.Em seguida, ele pode criar uma estratégia proativa para aprimorar a experiência do funcionário.
As soluções de gestão de casos de RH são um grande benefício para qualquer organização que precise ser capaz de gerenciar os serviços dos funcionários com precisão e eficiência.Mas isso não ocorre sem desafios.Eles incluem:
A gestão de casos de RH não serve apenas para profissionais de RH.Como esses sistemas de gestão de casos também são voltados para os funcionários (na forma de portais e opções de autoatendimento), é imprescindível que todos na empresa sejam totalmente capacitados a usá-los.Isso pode exigir uma mudança dos processos atuais e treinamento de toda a empresa para ajudar a deixar todos aptos.
As ferramentas e os sistemas modernos não funcionam em um vácuo. Eles fazem parte de um conjunto de tecnologias e interagem com as outras soluções digitais nas quais as empresas confiam.Qualquer sistema de gestão de casos de RH que você trouxer para a organização deve conseguir se integrar perfeitamente ao restante do seu ambiente de TI e se incorporar tranquilamente ao seu fluxo de trabalho.
Existem poucos tipos de informações que são mais confidenciais que as informações dos funcionários.Tudo, desde relatórios de incidentes até dados pessoais, deve ser mantido no seu sistema de gestão de casos de RH.Isso o torna um alvo tentador para os agentes de ameaça.Ao considerar várias opções de gestão de casos de RH, certifique-se de que a segurança seja uma de suas principais prioridades.
Para enfrentar os desafios listados acima e garantir que sua solução de gestão de casos de RH valha a pena o investimento, considere as seguintes práticas recomendadas:
Não há escassez de soluções e opções de gestão de casos de RH disponíveis no mercado. Infelizmente, nem todas essas soluções são criadas da mesma forma. As demonstrações e as avaliações gratuitas podem ajudar você a ter uma ideia do que uma opção específica pode oferecer. Ainda assim, se você quiser garantia adicional, pode ser aconselhável considerar primeiramente as soluções que já foram comprovadas entre os usuários. Confira as avaliações on-line e preste atenção especial à facilidade de uso e escalabilidade.
Até mesmo o melhor sistema de gestão de casos pode acabar não apresentando benefícios notáveis se os seus funcionários não souberem como usá-lo corretamente.Torne a educação e o treinamento suas principais preocupações ao distribuir sua solução de gestão de casos de RH.Certifique-se de que os funcionários e a equipe de RH estejam cientes do que o sistema pode fazer, quais são suas responsabilidades e seus privilégios e como utilizar melhor a funcionalidade disponível para realizar suas tarefas
Os casos confidenciais de RH podem trazer consigo determinados elementos jurídicos ou regulatórios e, portanto, exigir uma documentação clara que garanta a transparência e a conformidade.Certifique-se de que seus processos de gestão de casos de RH estejam totalmente alinhados a todas as normas e políticas governamentais estabelecidas e que a documentação de comprovação esteja acessível quando necessário.
Os sistemas de RH trabalham com dados extremamente confidenciais e, se você não tiver cuidado, poderá se encontrar em uma situação em que os usuários acabam obtendo acesso a informações confidenciais que não precisam acessar.Reserve um tempo para estabelecer claramente quais usuários têm quais níveis de acesso, mesmo entre seu departamento de RH.
Como mencionado anteriormente, uma grande vantagem da gestão de casos de RH é que ela permite que você veja o panorama completo.À medida que você rastreia tendências e identifica padrões nos tipos e na frequência de casos, provavelmente encontrará problemas recorrentes.Não deixe que essas informações passem despercebidas.Faça o acompanhamento das possíveis causas e comprometa-se a usar sua solução de gestão de casos de RH para otimizar as interações do seu local de trabalho.
Seus funcionários são componentes essenciais da máquina que é sua empresa.Mas eles também são muito mais.A gestão de casos de RH existe para fornecer a esses funcionários opções de suporte simplificadas e resoluções de casos confiáveis, para que eles possam aplicar suas percepções exclusivas ao seu sucesso compartilhado.Mas, para possibilitar tudo isso, empresas de todos os setores precisam de ferramentas e soluções avançadas de RH.O HR Service Delivery da ServiceNow é a resposta.
Integrado à ServiceNow AI Platform (a solução definitiva para gestão de serviços e de TI), o HR Service Delivery aplica soluções avançadas de automação e orientadas por IA para ajudar você a dar aos seus funcionários o suporte de que eles precisam para se sobressair.Crie fluxos de trabalho detalhados e automatizados.Ofereça comunicações e recursos direcionados e personalizados para funcionários individuais.Personalize as jornadas dos funcionários com recomendações de IA.Escale as soluções de entrega de serviço em todos os departamentos relevantes.E, em meio a tudo isso, mantenha uma visão única de cada caso e interação com o funcionário.A ServiceNow possibilita tudo isso.
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