A gestão de escritório descreve as estratégias e os processos envolvidos na otimização da produtividade, da eficiência e das condições de trabalho em um local de trabalho.
O objetivo da gestão de escritório é simples: criar e viabilizar uma atmosfera de trabalho positiva e eficaz nos escritórios e em outros espaços de trabalho da empresa. A gerência do escritório assume a responsabilidade pelo ambiente de trabalho garantindo que as políticas, ferramentas e sistemas corretos estejam presentes para que todos os funcionários possam realizar seus trabalhos de forma eficiente e segura. Um espaço de escritório organizado com funções de trabalho claramente definidas ajuda os funcionários a ver como a função deles se encaixa no panorama geral da organização, garantindo melhores resultados em todo o quadro.
Espera-se que os gerentes de escritório modernos desempenhem um papel mais significativo na geração de receita. Foi-se o tempo em que a gerência do escritório lidava basicamente com suprimentos e termostatos. Os gerentes de escritório de hoje estão envolvidos de maneira estratégica em iniciativas empresariais de amplo alcance e, muitas vezes, são responsáveis por realizar os próprios projetos desenvolvidos para expandir os negócios.
Como afirmado anteriormente, existem muitos aspectos distintos da gestão de escritórios, e nem todas as organizações incluem as mesmas responsabilidades sob o título de gerente de escritório. Mas, mesmo entre setores altamente especializados, as principais funções tendem a permanecer as mesmas. Essas funções incluem:
A responsabilidade mais tradicional associada à gestão de escritório é a otimização do espaço. Isso inclui estabelecer um ambiente de trabalho propício ao alto desempenho dos funcionários e também pode envolver a incorporação de um papel ativo na definição e promoção de uma cultura de escritório positiva.
Os gerentes de escritório estão envolvidos na definição de metas e resultados para as atividades de escritório e de planejamento. O gerente do escritório trabalha com outros líderes para mapear iniciativas e determinar quais etapas são necessárias para alcançar os objetivos da empresa e como o sucesso deve ser medido. Os gerentes de escritório também podem lidar com a organização de viagem para os funcionários.
Intimamente ligada ao planejamento, a gestão de recursos do escritório é responsável por garantir que materiais, equipamentos, pessoal e finanças sejam aplicados de forma eficaz para atingir as metas da empresa. Otimizar o uso de recursos significa manter um inventário detalhado e preciso dos recursos disponíveis e, em seguida, aplicá-los para funções e fluxos de trabalho mais produtivos.
A gestão de escritório tem a responsabilidade de atuar como um intermediário entre a liderança corporativa e os funcionários do escritório, facilitando a comunicação eficaz e articulando necessidades e expectativas em ambas as direções.
Contratação, integração, retenção e até demissão são todos aspectos da alocação de pessoal na gestão de escritório. Isso se estende além dos funcionários da empresa. Os gerentes de escritório também podem estar envolvidos na gestão de prestadores de serviços externos e membros da equipe das instalações e são os principais pontos de contato para proprietários e gerentes de imóveis de espaços de escritório alugados. Embora isso seja especialmente verdadeiro para as pequenas empresas, as empresas de nível corporativo também podem incluir alguns elementos da alocação de pessoal na gestão de escritórios.
Embora a TI seja geralmente um departamento próprio, a gestão de escritório é frequentemente responsável por trabalhar com a TI para garantir que o ambiente do escritório tenha acesso à tecnologia correta em funcionamento para operar de forma eficaz. Isso inclui coordenar com a TI o uso de software e equipamentos e a otimização da tecnologia de suporte (como Wi-Fi, acesso à rede, videoconferência etc.) no espaço do escritório.
Por fim, os gerentes de escritório devem trabalhar para garantir que o escritório seja um ambiente de trabalho seguro e que as medidas corretas tenham sido tomadas para proteger os funcionários e a empresa contra ameaças externas. Isso inclui estabelecer e regular políticas de proteção do escritório, gerenciar equipes de segurança, lidar com a organização do estacionamento, resolver conflitos de funcionários, lidar com assédio e discriminação, aprovar materiais e ferramentas, gerenciar sistemas de identificação e trabalhar com a TI para estabelecer procedimentos adequados de segurança de dados.
Com tantas responsabilidades diferentes sob o domínio da "gestão de escritórios", a posição exige naturalmente uma gama de competências técnicas e interpessoais importantes. Alguns deles são:
- Organização
- Multitarefa
- Gestão de tempo
- Capacidade de comunicação
- Mediação de conflitos
- Desenvolvimento de estratégias
- Coordenação de funcionários
- Habilidades de negociação
- Liderança
Cada empresa é única, e cada ambiente de trabalho vem com suas próprias vantagens, desafios e peculiaridades. Como tal, o papel da gestão de escritório dentro de uma empresa e as posições envolvidas no cumprimento de várias responsabilidades da gestão de escritório abrangem um território amplo e podem até mesmo se sobrepor a outros departamentos (tais como recursos humanos). Para tornar as questões mais complexas, a gestão de escritório moderna também deve ser capaz de lidar com as muitas tarefas administrativas associadas a escritórios remotos e híbridos.
Mas, embora cada empresa possa ter sua própria abordagem, os deveres básicos e os objetivos das posições na gestão de escritório são semelhantes. Essas funções incluem manter um ambiente de trabalho de escritório produtivo, supervisionar e organizar o trabalho da equipe administrativa, adequar os funcionários aos equipamentos certos, preparar e enviar relatórios, gerenciar orçamentos do escritório, e também podem envolver contratação, treinamento e promoção de funcionários.
As variações nas posições tradicionais da gestão de escritório incluem:
Nem todas as empresas têm os recursos para investir na contratação de um gerente de escritório em tempo integral. Nesses casos, a empresa pode optar por terceirizar um gerente de escritório em meio período. Esses gerentes de escritório "virtuais" geralmente operam remotamente e podem cumprir as responsabilidades da gestão de escritórios de vários clientes. Ao mesmo tempo, o termo "gestão de escritório virtual" às vezes se refere a um gerente de escritório em ambientes de escritório remotos e híbridos, em que os funcionários de uma empresa não trabalham todos no mesmo local.
Um gerente de escritório corporativo trabalha no escritório central de uma empresa que tem vários outros escritórios. Essa pessoa, que muitas vezes recebe o cargo de "Gerente regional", coordena com os "gerentes de filial" os escritórios satélite. Os gerentes de escritórios corporativos são responsáveis pela coordenação com a liderança desses outros escritórios. Embora algumas das tarefas possam ser como as de um gerente de escritório que trabalha diretamente para os clientes da empresa, o gerente de escritório corporativo tende a trabalhar nos bastidores para ajudar as filiais a atingir seus objetivos. Isso pode envolver viagens regulares para supervisionar os gerentes de filiais.
Cada recurso tem um custo e um valor. Do equipamento às finanças e aos próprios funcionários, aproveitar ao máximo esses recursos significa entender o que está disponível e como aplicá-los da melhor forma para garantir que o valor deles para a empresa supere seus custos.
Na rotina de processos e fluxos de trabalho, pode ser fácil perder de vista os objetivos gerais. Os gerentes de escritório são responsáveis por manter o foco no que importa, conhecendo o propósito por trás do trabalho e comunicando esse propósito de tal forma que os funcionários possam entender e apreciar.
A ineficiência é inimiga da produtividade. A gestão de escritório deve estar sempre ciente dos processos atuais que ocorrem dentro do escritório e pronta para identificar e refinar ineficiências para garantir uma forma mais simplificada de fazer as coisas.
A gestão de escritório é um conceito extremamente importante, afetando tudo, desde a eficácia do planejamento estratégico até a segurança e o conforto dos próprios funcionários. Para garantir que a gestão de escritório esteja apoiando corretamente os objetivos de negócios, considere as seguintes dicas:
Todas as decisões da gestão de escritório devem ser apoiadas por dados confiáveis. Determine quais perguntas precisam ser respondidas e quais métricas podem ser avaliadas para fornecer informações práticas sobre processos, produtividade e outros fatores. Com os dados certos, os gerentes de escritório terão a vantagem de tomar decisões com base em fatos, em vez de opiniões de suposições.
Todas as decisões da gestão de escritório devem ser apoiadas por dados confiáveis. Determine quais perguntas precisam ser respondidas e quais métricas podem ser avaliadas para fornecer informações práticas sobre processos, produtividade e outros fatores. Com os dados certos, os gerentes de escritório terão a vantagem de tomar decisões com base em fatos, em vez de opiniões de suposições.
Sem comunicação eficaz, a colaboração não é possível. Os funcionários precisam saber o que se espera deles, como eles serão avaliados e quais recursos estão disponíveis. Os empregadores precisam saber quais são as dificuldades que seus funcionários estão enfrentando e quais sugestões eles podem ter para melhorar os negócios. Finalmente, indivíduos, equipes e departamentos devem ter comunicação irrestrita para que possam coordenar o próprio trabalho em projetos compartilhados, discutir soluções e resolver problemas rapidamente e sem duplicar esforços. Em poucas palavras, é responsabilidade do gerente de escritório garantir que a voz de todos seja ouvida.
As ferramentas digitais expandiram os recursos dos escritórios modernos. Mas nem todas as soluções digitais são adequadas para todas as circunstâncias ou empresas. Os gerentes de escritório devem ser capazes de pesquisar, comparar, avaliar e tomar decisões sobre quais soluções digitais valem a pena investir para ajudar seus funcionários a ter um melhor desempenho. Normalmente, isso significa trabalhar em estreita colaboração com os departamentos de TI, embora possa haver casos em que o gerente de escritório assume total responsabilidade.
Em sua essência, a gestão de escritório tem a ver com a análise de dados, coordenação da comunicação com os funcionários e simplificação de processos de negócios essenciais para fluxos de trabalho mais eficientes e ambientes de trabalho melhores. A ServiceNow, líder em gestão de TI, fornece as soluções que as empresas modernas precisam para aproveitar melhor as estratégias de gestão de escritório, como o WSD (Workplace Service Delivery).
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