A Gestão da força de trabalho descreve os processos usados para alocar funcionários e recursos para otimizar a produtividade, reduzir os riscos e manter a conformidade.
As pessoas tendem a ver o sucesso de uma empresa em função do modo como ela gerencia as interações externas, especificamente, criando produtos eficazes, oferecendo serviços valiosos e mantendo relacionamentos positivos com os clientes. Mas, embora esses processos de front-end sejam de vital importância, eles não representam toda a equação para o sucesso dos negócios. Os processos internos, as interações e as estratégias desempenham papéis essenciais na determinação da eficácia com que uma organização pode atender às demandas dos clientes e, ao mesmo tempo, se articular para lidar com mercados em constante mudança e outras circunstâncias. E desses processos internos essenciais, muitas vezes os que têm o maior impacto potencial são aqueles que envolvem o recurso mais crucial da empresa: seus funcionários.
Os funcionários trazem consigo as habilidades e experiências nas quais confiam para realizar as tarefas atribuídas a eles, mas antes de serem utilizadas da maneira ideal, elas exigem orientação. A WFM (Workforce management, gestão da força de trabalho) permite que as organizações adotem uma abordagem estratégica para alocar os funcionários, juntamente com os recursos essenciais dos quais eles dependem. Implementada corretamente, a WFM capacita as organizações com uma abordagem mais intencional e alinhada a metas para a distribuição de recursos (e recursos humanos).
O software eficaz de gestão da força de trabalho abrange aquisição de talentos, desenvolvimento de habilidades, gestão de desempenho, programação, acompanhamento de tempo, previsão de mão de obra e conformidade com as regulamentações trabalhistas. Também aborda os desafios de gerenciar equipes distribuídas e facilitar o trabalho remoto. Ao integrar esses componentes, as organizações podem criar uma força de trabalho ágil e adaptável capaz de atender às demandas do mercado e alcançar objetivos organizacionais. Esses benefícios vão além da eficiência operacional, afetando a satisfação dos funcionários, as taxas de retenção e a otimização dos custos.
Mais especificamente, uma abordagem eficaz de WFM pode oferecer:
O software eficaz de WFM permite que as organizações obtenham informações valiosas sobre métricas essenciais de negócios. Ao utilizar as ferramentas e as tecnologias avançadas de WFM, as organizações podem determinar com precisão o número exato de funcionários necessários para concluir tarefas ou projetos específicos. Essa abordagem orientada por dados garante níveis ideais de recursos humanos, evitando cenários de excesso ou falta de pessoal que podem afetar negativamente a produtividade e a eficiência econômica.
Além disso, os sistemas de WFM oferecem visibilidade em tempo real do desempenho diário dos funcionários. Por meio de recursos automatizados de acompanhamento e relatórios, as organizações podem monitorar e medir a produtividade individual e de equipe, identificar áreas para melhoria e tomar decisões fundamentadas para otimizar a alocação de recursos. Essa abordagem orientada por dados ajuda as organizações a identificar os melhores profissionais, recompensar as contribuições excepcionais e resolver problemas de desempenho imediatamente, promovendo uma cultura de melhoria contínua.
A gestão da força de trabalho desempenha um papel fundamental no alinhamento das políticas em toda a organização. Ao estabelecer políticas e procedimentos consistentes, a WFM elimina inconsistências que podem levar a custos maiores, escassez de pessoal, incidentes de segurança no local de trabalho e ineficiências de produção. Além disso, a gestão da força de trabalho permite que as organizações se mantenham atualizadas com mais eficiência sobre as leis de trabalho e emprego em evolução, garantindo a conformidade regulatória.
Uma estratégia de gestão da força de trabalho bem implementada garante que todos os funcionários sigam as regulamentações trabalhistas, as normas do setor e as políticas da empresa. Ela promove práticas equitativas relacionadas à programação, ao acompanhamento do tempo, à gestão de licenças e a outros processos relacionados à força de trabalho. Esse alinhamento de políticas não apenas atenua os riscos de conformidade, mas também cria um ambiente de trabalho harmonioso, aumentando a satisfação dos funcionários e reduzindo a probabilidade de conflitos potencialmente disruptivos.
A gestão da força de trabalho afeta diretamente o compromisso com os funcionários e as taxas de retenção. Ao utilizar as práticas de WFM, as organizações podem criar processos de programação transparentes e justos, permitindo que os funcionários desfrutem da previsibilidade e do equilíbrio entre a vida pessoal e o trabalho. Os funcionários que têm controle sobre as próprias programações e podem facilmente solicitar folgas ou trocas de turnos experimentam maior satisfação no trabalho e são mais propensos a permanecer comprometidos com a organização.
A gestão da força de trabalho também permite que as organizações identifiquem lacunas de habilidades e ofereçam oportunidades direcionadas de treinamento e desenvolvimento. Ao investir no crescimento profissional dos funcionários e alinhar as habilidades deles às necessidades organizacionais, as organizações podem promover uma cultura de aprendizado contínuo e avanço de carreira, levando a uma maior retenção e compromisso dos funcionários.
A otimização dos custos de mão de obra é um benefício significativo da gestão da força de trabalho. Os sistemas de WFM oferecem recursos precisos de previsão de mão de obra, permitindo que as organizações alinhem os níveis de pessoal à demanda e evitem despesas desnecessárias com mão de obra. Ao programar os funcionários de forma eficiente com base na carga de trabalho e nos padrões de demanda, as organizações reduzem os custos de horas extras e minimizam a necessidade de trabalho temporário ou contratado.
Além disso, as ferramentas de WFM ajudam a identificar oportunidades de eficiências operacionais, como otimização de padrões de turnos, melhoria de alocação de tarefas e redução de roubo de tempo ou "marcação de ponto pelos colegas". Essas medidas de economia de custos contribuem para a lucratividade e a competitividade gerais.
Embora todas as opções de software de gestão da força de trabalho tenham uma missão semelhante de otimizar a orquestração de funcionários e recursos, nem todas as soluções de WFM têm o mesmo calibre. Os principais softwares de WFM oferecem uma variedade de funcionalidades e geralmente incluem:
Gestão de ausências
Uma solução eficaz de WFM inclui recursos robustos de gestão de ausências para lidar com vários tipos de licença de funcionários, como férias, licenças médicas e outras solicitações de folga. Ela permite que as organizações gerenciem e acompanhem as ausências dos funcionários com eficiência, garantindo níveis de pessoal adequados e minimizando a interrupção das operações.Análise
As funcionalidades avançadas de análise são cruciais em uma solução eficaz de WFM, oferecendo às organizações informações úteis e recursos para tomada de decisões orientadas por dados por meio de relatórios, painéis e visualizações abrangentes. Essas análises da força de trabalho ajudam as organizações a identificar tendências, otimizar a alocação dos recursos e melhorar continuamente as estratégias de gestão da força de trabalho.Orçamento de mão de obra
Os recursos de orçamento de mão de obra no software de gestão da força de trabalho ajudam as organizações a prever e alocar com precisão os custos de mão de obra. Isso permite que as empresas alinhem as despesas de mão de obra às necessidades, otimizem os níveis de pessoal e garantam uma alocação de recursos econômica.Acessibilidade móvel
O trabalho não está mais vinculado ao escritório (ou ao desktop); a força de trabalho atual está desvinculada e espera poder executar funções vitais por meio dos dispositivos móveis inteligentes autorizados. A acessibilidade móvel permite que funcionários e gerentes acessem o sistema de qualquer lugar, a qualquer momento, para visualizar programações, solicitar folgas e turnos de troca, enquanto os gerentes podem aprovar solicitações, monitorar dados da força de trabalho e fazer ajustes em tempo real durante o deslocamento.Gestão de horas extras
Uma solução eficaz de WFM deve incluir recursos para gerenciar com eficiência as horas extras, ajudando as organizações a monitorar e controlar as horas extras, garantir a conformidade com as normas trabalhistas e otimizar a programação da força de trabalho para minimizar os custos.Gestão de desempenho
Acompanhar e avaliar o desempenho dos funcionários é um fator importante na gestão da força de trabalho. As ferramentas de gestão de desempenho da WFM permitem que as organizações definam metas e realizem avaliações regulares de desempenho, além de oferecer feedback oportuno, a fim de melhorar o compromisso com o funcionário e a produtividade.Conformidade regulatória
Dadas as possíveis penalidades por não conformidade, as soluções eficazes de WFM devem ser capazes de garantir que os negócios em questão estejam operando de acordo com as leis trabalhistas e os regulamentos do setor. Isso ajuda as organizações a automatizar processos relacionados à conformidade, como gestão de restrições de horas de trabalho, pausas e períodos de descanso, reduzindo o risco de violações de conformidade.Programações
Recursos robustos de agendamento permitem que as organizações criem programações otimizadas baseadas em demanda, disponibilidade dos funcionários, habilidades e em uma variedade de outros fatores. A programação eficiente ajuda a minimizar o excesso de pessoal, a falta de pessoal e os conflitos e garante que os funcionários certos sejam atribuídos às tarefas certas.Acompanhamento de tempo
Por fim, o acompanhamento de tempo preciso é um recurso fundamental das soluções eficientes de WFM. O acompanhamento de tempo possibilita que as organizações capturem e registrem as horas de trabalho, os intervalos e as ausências dos funcionários, facilitando o processamento preciso da folha de pagamento, apresentando informações sobre os custos de mão de obra e garantindo a conformidade com as normas trabalhistas.
Como a gestão da força de trabalho engloba uma variedade de funções e responsabilidades, não é nenhuma surpresa que a criação de uma solução abrangente adaptada às necessidades específicas de negócio possa ser uma grande tarefa em termos de tempo e esforço. Ainda assim, as vantagens tornam o investimento mais do que vantajoso. Ao estabelecer uma base para a gestão ideal da força de trabalho, as organizações devem considerar as seguintes etapas:
Na primeira fase, a liderança define objetivos de curto e longo prazo, determinando os resultados desejados de uma solução de WFM e como a força de trabalho precisará ser alinhada para atender a essas metas. Estabelecer uma direção estratégica proporciona uma visão clara e um propósito para os esforços de gestão da força de trabalho, permitindo que a organização priorize e aloque recursos de forma eficaz.
Por meio da coleta e da auditoria de dados da força de trabalho atual, as organizações podem identificar sobreposições, lacunas e ineficiências nos processos de força de trabalho existentes. A análise completa ajuda a identificar áreas para melhoria, como lacunas de habilidades, escassez de pessoal ou gargalos de processos, e permite que as organizações tomem decisões orientadas por dados na otimização da força de trabalho.
Existem várias ferramentas e software para aplicar os princípios de gestão da força de trabalho, e a escolha dos mais adequados depende da força de trabalho atual da organização e dos objetivos futuros. A identificação das soluções certas permite que as organizações simplifiquem os processos e maximizem a eficiência sem perder de vista seus objetivos.
Depois que as soluções de WFM apropriadas estiverem implementadas, é importante criar procedimentos padronizados para uso em toda a organização e garantir a consistência do processo, eliminar a ambiguidade e permitir uma comunicação eficaz entre as equipes. Procedimentos claros promovem transparência, minimizam erros e melhoram a eficiência operacional geral.
Ao aproveitar as ferramentas de tecnologia e automação, as organizações podem reduzir tarefas administrativas manuais, simplificar a entrada de dados e geração de relatórios e minimizar o risco de erros. A implementação da automação reduz as demandas de tempo e esforço associadas a tarefas específicas, liberando tempo valioso para que os funcionários possam se concentrar em responsabilidades estrategicamente mais relevantes.
A gestão da força de trabalho é um processo contínuo que requer monitoramento e avaliação. À medida que os objetivos mudam ou surgem novos desafios, as organizações precisam adaptar os sistemas de WFM adequadamente. O monitoramento de progresso, a avaliação de desempenho e os ajustes feitos conforme necessário garantem que a força de trabalho permaneça alinhada com as metas organizacionais e crescentes necessidades de negócios, mesmo durante períodos instáveis.
A gestão eficaz da força de trabalho é essencial para as organizações criarem uma força de trabalho produtiva e engajada. No entanto, muitas organizações têm dificuldades para lidar com tecnologias isoladas de RH e jornadas de funcionários excessivamente complexas. É aí que as Integrações ServiceNow do HR Service Delivery entram em ação. A ServiceNow está comprometida em tornar o mundo do trabalho melhor para as pessoas, entregando fluxos de trabalho digitais e integrações perfeitas que melhoram as experiências dos funcionários e liberam produtividade.
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