No atual clima volátil dos negócios, as organizações precisam acompanhar de perto seus recursos de TI para garantir que cada ativo seja contabilizado, econômico e colocado em uso adequado. Agora, mais do que nunca, é essencial que os tomadores de decisões de TI tenham uma imagem clara e precisa do próprio ecossistema de TI. No entanto, à medida que o exército de soluções valiosas de TI continua a crescer, muitas organizações estão descobrindo que simplesmente rastrear seus ativos de TI, sem falar em sua otimização, é mais do que os departamentos de TI tradicionais podem fazer por conta própria.
Para ajudar a visualizar, organizar e coordenar ativos de TI, as empresas de todo o mundo usam o ciclo de vida do ativo de TI..
O ciclo de vida dos ativos de TI normalmente segue um processo formalizado e é muitas vezes monitorado e sustentado por ferramentas de software. Embora diferentes organizações em diferentes setores possam ter suas próprias versões do ciclo de vida de ativos de TI, a maioria segue o mesmo formato básico. Aqui, exploramos as seis fases do ciclo de vida dos ativos de TI:
A primeira etapa do ciclo de vida de ativos de TI ocorre antes de qualquer ativo ser adquirido ou implantado. A fase de solicitação também pode ser considerada como a de idealização ou de planejamento, na qual as partes interessadas se reúnem, discutem seus objetivos e determinam quais ativos são necessários e por quê. O resultado dessa fase é uma solicitação formal de um ativo de TI.
Uma vez feita uma solicitação, ela deve passar pelos canais de aprovação adequados. Aqueles com a responsabilidade de aprovar solicitações de TI devem primeiro comparar os ativos disponíveis em estoque para ver se algum deles é capaz de atender à solicitação. Caso contrário, o ativo de TI precisará ser adquirido.
Com o ativo ou ativos de TI corretos selecionados e disponibilizados, eles devem ser implantados no serviço. O provisionamento de ativos de TI pode usar a automação do fluxo de trabalho, permitindo que as organizações forneçam automaticamente aplicativos, recursos de nuvem, hardware, etc.
A fase de monitoramento concentra-se em aumentar a visibilidade, garantir o uso ideal e eficiente dos ativos e identificar e atenuar riscos. Nessa fase, os dados relevantes podem ser capturados para análise, informando a futura estratégia de ativos de TI.
Durante toda a vida útil do ativo, ele exigirá várias formas de serviço para permanecer funcionando de maneira ideal. Isso pode incluir manutenção contínua, atualizações ocasionais ou até mesmo reparos de emergência. Os membros da equipe precisam ter um tempo programado dedicado regularmente para garantir que essas medidas sejam tomadas para cada ativo individual da empresa, a fim de assegurar que funcione da forma mais eficiente possível.
Por último, quando um ativo chega ao fim de seu ciclo de vida, é hora de descartá-lo e substituí-lo por um novo. A equipe de TI deve entender e seguir as etapas estabelecidas para garantir que o descarte de ativos não leve a futuros riscos de segurança.
A gestão do ciclo de vida de ativos de TI capacita as empresas com as ferramentas e estratégias necessárias para garantir um ciclo de vida ideal dos ativos de TI. Mais especificamente, a gestão do ciclo de vida de ativos de TI pode fornecer às organizações os seguintes recursos:
A gestão do ciclo de vida de ativos de TI existe para dar às organizações uma visão precisa e abrangente de todos os ativos de TI existentes. Essas informações podem ser usadas para analisar os ativos de TI existentes e otimizar todo o ciclo de vida deles para dar suporte a ativos essenciais, aumentar a eficiência e planejar para melhorar a eficácia futura. Na verdade, o planejamento eficaz informado pelo sistema de gestão do ciclo de vida de ativos de TI correto pode ajudar a criar melhorias em toda a empresa, desde o planejamento e a compra, passando pelos ciclos de atualização e indo até a desativação de ativos.
A gestão do ciclo de vida de ativos de TI ajuda a viabilizar a aquisição inteligente. Ela faz isso identificando oportunidades de consolidação. Os sistemas de gestão do ciclo de vida de ativos de TI também podem rastrear futuras rescisões de garantias, bem como datas de fim de vida útil para vários ativos da empresa.
O provisionamento também pode ser melhorado por meio da gestão do ciclo de vida de ativos de TI. Os recursos automatizados podem preencher diretamente as informações relevantes sobre os ativos nos bancos de dados ITAM e se conectar aos sistemas de gestão de identidades e aos registros de RH, tudo com um mínimo de entradas manuais.
A gestão do ciclo de vida de ativos de TI pode ajudar a fornecer uma visão mais abrangente dos portfólios de ativos. Isso permite que as organizações mapeiem tendências de uso e otimizem a utilização de ativos existentes. Alguns sistemas de gestão do ciclo de vida de ativos de TI também podem trabalhar com ERP e outros sistemas de planejamento e análise para tornar mais perfeita a identificação de tendências em pilhas de tecnologia específicas.
Os principais sistemas de gestão do ciclo de vida de ativos de TI podem se integrar aos sistemas de registro de tíquete e help desk. Isso permite que as equipes de TI gerem automaticamente as intervenções necessárias para manutenção do ciclo de vida. A partir daí, as organizações podem analisar tendências de manutenção e identificar problemas recorrentes comuns com tipos específicos de ativos, fornecedores ou modelos de ativos. Os responsáveis pela estratégia podem aplicar essas informações para melhorar futuras decisões de compra e garantia para ajudar a reduzir os custos de manutenção.
A gestão correta do ciclo de vida dos ativos de TI também funciona como um gerenciador de segurança, garantindo que todos os ativos quebrados ou obsoletos sejam descartados com segurança, deixando as empresas menos abertas a uma variedade de riscos, vulnerabilidades e responsabilidades.
Os recursos fornecidos pela gestão do ciclo de vida dos ativos de TI trazem consigo uma série de vantagens claras. Entre esses benefícios importantes estão os seguintes:
A gestão do ciclo de vida de ativos de TI fornece visibilidade completa e transparência dos inventários de TI. Isso significa que as organizações poderão tomar decisões fundamentadas em números concretos, em vez de estimativas ou aproximações.
Empregada corretamente, a gestão do ciclo de vida de ativos de TI pode reduzir significativamente o tempo e o esforço que muitas organizações precisariam investir na gestão manual de seus ativos de TI. Isso não só permite que as empresas economizem dinheiro em custos de tecnologia e horas de trabalho, mas também promove uma utilização mais eficaz e eficiente dos recursos. Além disso, a gestão do ciclo de vida de ativos de TI fornece uma compreensão mais clara do custo total de propriedade de um determinado ativo, para que os líderes possam tomar decisões conscientes em relação a ferramentas e outros recursos.
A gestão do ciclo de vida dos ativos de TI é uma ferramenta eficaz para rastrear e aplicar políticas de ativos e requisitos normativos, ajudando a identificar e eliminar riscos antes que eles possam se tornar problemas reais.
Por fim, ao garantir que os ativos de TI sejam mais bem cuidados, atualizados regularmente e disponíveis quando necessário, a gestão de ativos de TI pode eliminar efetivamente um ponto de estresse importante para os funcionários de TI.
Aproveitar ao máximo os ciclos de vida dos ativos de TI significa adotar a abordagem certa para a gestão do ciclo de vida dos ativos de TI. Aqui destacamos várias práticas recomendadas para se levar em conta:
Departamentos diferentes têm necessidades diferentes. E essas necessidades devem ser levadas em consideração ao fazer qualquer alteração na infraestrutura de ativos de TI. É importante garantir que todos os que serão afetados pela mudança estejam incluídos e que as necessidades deles sejam consideradas.
Ativos diferentes têm ciclos de vida diferentes. Os departamentos de TI devem ter esses ciclos de vida e os processos que estão envolvidos totalmente mapeados para que possam ver onde a tecnologia atual pode deixar a desejar.
Os KPIs devem ser estabelecidos, medidos e relatados em relação a essas mudanças na gestão do ciclo de vida dos ativos de TI, para que todas as partes interessadas e tomadores de decisão possam determinar se as mudanças na política de ativos afetaram positivamente o fluxo de trabalho da empresa.
A automação na gestão do ciclo de vida de ativos de TI não só aumenta a eficiência e diminui o erro humano, como ajuda a maximizar o número de recursos humanos que as organizações podem dedicar a tarefas que não podem ser automatizadas.
O crescimento dos negócios pode acontecer aumentando a base de clientes ou diminuindo as ineficiências encontradas nos fluxos de trabalho da empresa. Melhorar os ativos de TI permite que as organizações eliminem as ineficiências para ajudar a tornar os fluxos de trabalho em toda a empresa mais econômicos.
Para se beneficiar totalmente de um ciclo de vida de ativos de TI nítido, as organizações precisam de ferramentas capazes de gerenciar e administrar esses ciclos de vida e, ao mesmo tempo, permanecer adaptáveis às necessidades dinâmicas dos negócios. A ServiceNow, líder em gestão de TI empresarial, tem a solução, com o IT Asset Management.
Desenvolvido com base na premiada ServiceNow AI Platform, o IT Asset Management permite que as empresas automatizem fluxos de trabalho por todo o ciclo de vida de ativos: compras, inventário, implantações, monitoramento, manutenção e desativação de ativos. O IT Asset Management rastreia os ativos entre e dentro de cada fase da gestão do ciclo de vida deles, fornecendo controle e flexibilidade incomparáveis na gestão dos ativos dos quais muitos dependem.
Veja até onde seus ativos de TI podem levá-lo com o IT Asset Management.