O que é ITAM (IT Asset Management, gerenciamento de ativos de TI)?

Os ativos têm um tempo limitado de uso, e uma organização pode maximizar o valor deles com o ITAM e gerenciamento proativo. Geralmente, as fases do ciclo de vida incluem planejamento, compras, implantação, manutenção, desativação e descarte.

O ITAM engloba o gerenciamento de ativos de hardware e o gerenciamento de ativos de software, mas ambos são conceitualmente diferentes. O gerenciamento de hardware gira em torno do gerenciamento de ativos físicos, como servidores, notebooks, computadores, dispositivos móveis, impressoras etc. Os ativos de software incluem qualquer coisa, como software baixado diretamente em um computador, licenças para uso do software e serviços em nuvem. 

A ISO (International Organization for Standardization) tem uma família oficial de padrões para ITAM: ISO 19770, que consiste em cinco partes:

1.  ISO/IEC 19770-1: descreve as práticas recomendadas para ITAM de uma empresa. As organizações têm a oportunidade de provar que estão realizando procedimentos de ITAM de acordo com os padrões para atender aos requisitos de governança e dar suporte às atividades de TI.
2. ISO/IEC 19770-2: ajuda as empresas a identificar programas de software em determinado dispositivo; um padrão para tags de ID de software.
3. ISO/IEC 19770-3: detalha as atribuições associadas a um software e o método de medição do consumo.
4. ISO/IEC 19770-4: permite a geração de relatórios padronizados sobre o uso de recursos. Isso é particularmente importante ao gerenciar licenças mais complexas e software e hardware baseados na nuvem.
5. ISO/IEC 19770-5: uma visão geral dos padrões e do vocabulário da ISO para ITAM.

O rastreamento e o gerenciamento de equipamentos vitais ajudam a garantir que os ativos sejam gerenciados com eficiência. É necessário ter um local detalhado e centralizado onde os usuários autorizados podem solicitar ativos de empréstimo; ele deve incluir campos que identificam para quem o ativo está sendo solicitado, o local onde o ativo solicitado precisa ser fornecido, o modelo do ativo solicitado, o intervalo de datas que informa por quanto tempo o ativo estará em uso e o motivo ou a justificativa para a necessidade do ativo.

Dados eficazes de empréstimo de equipamentos podem ajudar a garantir que todos os ativos sejam contabilizados e que um negócio sempre tenha uma ideia clara de quem está usando o quê e por quanto tempo. Dito isso, a detecção de ativos pode apresentar informações adicionais sobre quais dispositivos você tem (possivelmente, além do que você acha que tem), como esses dispositivos são configurados e quem os está usando. A detecção e o gerenciamento de inventário devem ser feitos em conjunto. Implemente a automação para que, à medida que você detectar ativos, todas as informações relevantes possam ser inseridas automaticamente em um banco de dados para facilitar a revisão. 

Saber quem deve estar com os ativos, quem realmente está com eles e exatamente quais ativos estão disponíveis são informações extremamente importantes. Mas não é menos importante saber exatamente onde estão os ativos. O rastreamento da localização dos ativos, geralmente usando RFID, GPS ou leitura de códigos de barras, pode ajudar a verificar se os ativos estão onde deveriam estar. E, caso se verifique que um ativo está desaparecido, esses rastreadores de localização são inestimáveis na localização e na proteção do ativo em questão. 

O repositório de ITAM é o banco de dados central para armazenar e manter dados financeiros, físicos e contratuais essenciais. Mas, mais do que simplesmente servir como um local para esses dados, um repositório eficaz de ITAM deve poder executar tarefas relacionadas de gerenciamento de ativos de TI. Os repositórios devem ser estreitamente integrados a conjuntos de ferramentas adjacentes, incluindo inventário, uso de software, gerenciamento de suporte de serviço de TI, gerenciamento de mudanças e gerenciamento de configurações e compras. 

O gerenciamento eficaz de ativos de TI depende da sua capacidade de rastrear métricas relevantes. Para fazer isso, você deve identificar quais KPIs valem a pena priorizar. O rastreamento das métricas corretas ajuda a garantir o desempenho aprimorado dos ativos, reduzir os custos de reparo e manutenção e garantir o uso e a eficácia ideais. Estas são as métricas comuns de rastreamento:

• Custos
  
• Número de ativos
• Software licenciado/não licenciado
• Licenças utilizadas de modo insuficiente/em excesso
• Garantias expiradas

O ITAM bem-sucedido depende muito de dados precisos e atualizados sobre ativos, que podem vir de várias fontes, como bancos de dados, servidores, plataformas e soluções. Importar dados para um local centralizado é uma etapa crucial para apresentar uma imagem precisa do patrimônio de ativos.

O gerenciamento de ativos cria uma ordem. Os ativos tendem a ser rastreados em muitos lugares diferentes por muitas pessoas diferentes; não há um só proprietário dos ativos nem uma só ferramenta que centraliza as informações sobre os ativos. O ITAM oferece consolidação de dados, proporcionando sistemas que fazem o trabalho sem a necessidade de rastrear artefatos, monitorar o uso e interpretar dependências infinitamente. 

As informações permanecem atualizadas, o que ajuda as equipes a eliminar o desperdício e aumentar a utilização. O controle também força a segurança e a conformidade em relação às políticas legais, reduzindo os seus riscos associados a penalidades regulatórias. 

As ferramentas de gerenciamento de ativos são extremamente úteis à medida que as equipes adotam os princípios de DevOps e SRE. Há uma maior dependência dos serviços de infraestrutura e plataforma, e o gerenciamento eficaz de ativos permite o gerenciamento do consumo.

O gerenciamento de ativos dá suporte a processos de ITSM e ITIL, como gerenciamento de mudanças, incidentes e problemas. Com as informações certas prontamente disponíveis, as equipes podem se mover mais rapidamente e prever melhor os impactos antes que eles aconteçam. Além disso, isso dá suporte ao departamento de RH (integração e desligamento), de finanças para rastreamento de ativos, de segurança para correção de vulnerabilidades e de gerenciamento de operações, ajudando a descobrir e mapear determinados ativos essenciais e as dependências deles.

Às vezes, você pode ter várias licenças, instâncias ou recursos que estão sendo usados em excesso ou que nem são usados. Consolidar e analisar constantemente os ativos pode apresentar informações sobre todos os recursos e se eles estão consumindo mais dinheiro que o necessário.

Há vários motivos pelos quais o ITAM pode ajudar sua organização a prosperar.

Uma das principais estratégias de redução de custos é otimizar os gastos com software, infraestrutura e serviços de plataforma. As organizações podem reduzir os gastos em até 30% quando usam as práticas recomendadas para otimizar as licenças de software e o uso de ativos. 

As empresas ainda rastreiam seus ativos usando planilhas, mas há uma grande chance de que suas planilhas nem sempre sejam precisas. Além disso, as planilhas criam silos de dados, dificultando o acesso de todos os usuários autorizados às mesmas informações atualizadas.

Os ativos estão sempre em movimento, e o rastreamento manual pode se tornar sufocante. Lidar com problemas como roubo, substituição e desativação de ativos de TI, novas remessas etc. pode criar um ambiente caótico de TI que exige mais atenção aos detalhes.

Shadow IT se refere a aplicativos, licenças e outros ativos de TI que estão sendo adquiridos e usados sem o conhecimento da equipe de TI. O software centralizado de ITAM mantém a TI a par de tudo e evita gastos excessivos, riscos e não conformidade. A shadow IT é uma realidade que quase todas as empresas modernas enfrentam. Como você a gerencia fará diferença no nível de controle necessário para reduzir riscos e gastos.