O que é gerenciamento de licenças de SaaS?

Cada usuário que usa o SaaS recebe sua própria licença.

Uma empresa paga pelo uso de um aplicativo de SaaS, independentemente de usá-lo ou não.

Normalmente, uma taxa fixa é cobrada de modo recorrente, geralmente mensal ou anualmente.

O preço aumenta à medida que mais recursos são adicionados.

As empresas podem acabar com licenças extras caso elas não sejam mais usadas. Isso pode resultar de aquisições pontuais que levam a compras em excesso. As licenças também poderão se tornar excessivas se as empresas não utilizarem os contratos empresariais e não rastrearem o uso e a instalação de aplicativos de SaaS.

Às vezes, há licenças adquiridas que nunca são usadas, mesmo que haja intenção de usá-las. A falta de gerenciamento de usuários pode resultar em usuários demais caso alguns precisem ser desprovisionados, o que poderá sair caro se o aplicativo for pago por usuário.

Os usuários que se desligam das empresas também precisam ter o acesso ao aplicativo revogado, pois isso pode representar um risco de segurança quando pessoas fora da organização ainda têm acesso a aplicativos destinados apenas aos funcionários.

Há alguns aplicativos que cobram mais por recursos premium. Considere se todos os indivíduos que usam o aplicativo precisam de acesso a determinados recursos, caso não precisem deles para realizar o trabalho.

Nem todos os aplicativos de SaaS são adquiridos ao mesmo tempo, o que pode gerar problemas de renovação caso elas não sejam organizadas devidamente. A maioria dos aplicativos avisará você sobre uma renovação futura, mas nem todos fazem isso. É importante rastrear as renovações, independentemente das datas. A desorganização também pode resultar em custos desnecessários caso uma licença não seja mais necessária ou caso seja possível fazer negociações de preços.

Alguns aplicativos oferecem recursos em níveis, e nem todos os usuários precisam acessar todos os recursos. Por motivos de segurança, é aconselhável conceder a menor quantidade de acesso a um aplicativo de que um usuário precisa para realizar o trabalho. Também é importante deixar a TI examinar um produto antes de comprá-lo para garantir que ele siga os protocolos adequados de segurança.

Há práticas recomendadas importantes que devem ser consideradas ao gerenciar licenças de SaaS.

Toda estratégia de SaaS dependerá de sua capacidade de identificar e catalogar com precisão os ativos existentes de SaaS. Dessa forma, antes de desenvolver sua estratégia, você precisa entender o estado do licenciamento de SaaS em sua organização. Procure todas as licenças atualmente em uso e determine quem está licenciado para usá-las, se há licenças duplicadas, se ocorre shadow IT e quais custos de compra, taxas de serviço e contratos de manutenção associados podem ser incluídos.

Nem todas as organizações têm conhecimentos para rastrear e gerenciar os custos de SaaS, e pode haver falta de visibilidade sobre qual software está sendo usado em quais dispositivos. Reserve um tempo para fazer o detalhamento disso tudo e entender melhor os custos passados, atuais e possíveis custos futuros do uso de aplicativos de SaaS. O uso futuro é particularmente importante de rastrear, pois pode ajudar uma organização a fazer o planejamento e o orçamento para quaisquer necessidades de futuros aplicativos de SaaS.

Basicamente, o gerenciamento de licenças de SaaS muda a postura da TI e do departamento de aquisições de uma abordagem centralizada e reativa para um gerenciamento capacitador e orientado por informações da pilha em constante evolução de fornecedores de SaaS. Para implementar da forma mais eficaz possível, o tipo e a qualidade dos dados são importantes. Abaixo estão os quatro fluxos de dados de SaaS necessários para uma imagem mais precisa de sua pilha de SaaS.

Quatro fluxos de dados de SaaS:

1. Dados de pagamentos financeiros: uma limpeza saudável das despesas do razão geral e dos dados de despesas é necessária para criar uma imagem da presença total do fornecedor com o qual o negócio está envolvido no momento. Os valores reais são interessantes, mas as informações orçadas também podem ser elencadas para criar uma exibição do orçamento em relação aos valores reais.
2. Dados do contrato do fornecedor: as negociações podem variar de acordos empresariais, SOWs, ANSs e avaliações de segurança a um simples recibo por e-mail na caixa de entrada de alguém. Saber sua posição com os fornecedores é fundamental para navegar nesse relacionamento e mitigar os riscos, aumentar o valor e controlar os custos.
3. Dados de consumo e licenças de fornecedores: os acionadores de preços estão em constante mudança no setor de software, avançando de baseados em licenças para baseados em consumo e para uma combinação de vários acionadores na maioria dos contratos atuais. O entendimento do uso está correlacionado ao valor comercial: você está recebendo o que pagou?
4. Conhecimento tribal (planilha): a maioria das empresas tem alguma forma de planilha ou banco de dados de informações. Das datas de renovação à propriedade, às licenças e custo aproximado, todos os tipos de elementos acabam nessa planilha. Se existe uma coluna, ela deve ser valiosa o suficiente para ser rastreada. Por isso, é importante compilar esses dados em uma só plataforma.

O gerenciamento de licenças de SaaS sugere que, depois de combinar todos os fluxos de dados de SaaS em uma plataforma integrada, todas as partes interessadas de negócios, desde a TI, o departamento de aquisições, os proprietários de software e os responsáveis pelo orçamento devem estar envolvidas.

Pode ser difícil lembrar-se de quando é necessário renovar as licenças ou quando elas expiram. Defina lembretes para tudo, desde datas de renovação de licença até horas de manutenção para manter tudo em conformidade, atualizado e seguro.

Todas as partes necessárias precisam estar cientes da importância do gerenciamento de licenças de SaaS e por que ele deve ser cuidadosamente rastreado e monitorado. Descrever o processo por si só não é adequado. As equipes de TI precisam assumir as rédeas do gerenciamento de aplicativos de SaaS descrevendo processos e procedimentos, explicá-los às partes necessárias e garantir que tudo esteja em conformidade.

Isso pode ocorrer como resultado da falta de comunicação entre o administrador de um aplicativo de SaaS e o departamento de faturamento, que pode continuar pagando por um aplicativo sem o conhecimento de seu cancelamento. Existe também a possibilidade de um líder de equipe assinar uma avaliação gratuita de um aplicativo e inserir informações de cartão de crédito e, depois, esquecer-se da avaliação.

Uma equipe pode ter assinado um aplicativo, mas talvez não esteja usando o conjunto completo de recursos dele. Isso oferece a oportunidade de fazer um downgrade da assinatura ou de limitar as funções dos usuários caso determinados membros da equipe não estejam usando o aplicativo. Também pode haver outros aplicativos que são uma melhor opção em termos financeiros e de recursos.

Existe a possibilidade de que as equipes estejam usando aplicativos diferentes com recursos e funcionalidades sobrepostos. As equipes de TI devem avaliar regularmente os aplicativos de SaaS usados pelas equipes, sejam gratuitos ou pagos, eliminar redundâncias e selecionar um aplicativo que atenda aos objetivos necessários para cada equipe.

O indivíduo que tem direitos administrativos sobre o aplicativo de SaaS. Ele adiciona usuários, remove usuários ou muda permissões em toda a organização.

O comprador ou o tomador de decisões primário que escolhe o aplicativo de SaaS. Geralmente, um líder de equipe.

A pessoa que tem o contrato do aplicativo de SaaS.

Qualquer membro da equipe que usa o aplicativo. O nível de acesso de cada usuário normalmente é definido pelo administrador de TI. Geralmente, isso é concedido na integração ou quando há uma mudança no status do funcionário.

Supervisiona o gerenciamento, a implantação, a manutenção e a utilização dos ativos de software.

Monitora aplicativos de SaaS na nuvem conforme eles são implantados, usados e encerrados.

Os funcionários devem ser integrados efetivamente assim que entram na organização. É possível lidar com o processo de integração de modo pontual, o que pode ser difícil de gerenciar. O acesso deve ser concedido no primeiro dia para ajudá-los a serem produtivos e evitar qualquer tempo de inatividade desnecessário.

Sempre há a chance de um funcionário progredir em uma organização e de mudar de departamento ou de função. Os funcionários precisarão de diferentes acessos e responsabilidades, o que significa que eles devem receber determinados acessos privilegiados. Também há alguns que podem não necessitar mais do status de administrador, o que significa que o status precisa ser revogado.

Quando um funcionário se desliga de uma organização ou é demitido, é fundamental desativar imediatamente todo o acesso dele às licenças de SaaS. O acesso a uma licença de SaaS pode expor dados confidenciais da empresa a alguém, o que torna essencial revogar instantaneamente todo o acesso.