O que é SAM (Software Asset Management, gerenciamento de ativos de software)?

O SAM inclui custos, orçamento, estratégia e processos de tomada de decisões na aquisição, no uso e no descarte de recursos de software, sejam internos ou externos, no local ou na nuvem.

O SAM tem uma natureza mais tática, pois se concentra no balanceamento e na contabilidade de licenças de software e contratos adquiridos, além do software que está sendo usado. Os ativos de software são gerenciados para garantir que o uso de todo o software esteja de acordo com os termos e condições do software e outras condições do fornecedor. O SAM é um processo contínuo com objetivos estratégicos que:

• Negociam contratos por volume para eliminar ou realocar licenças de software que não foram utilizadas o suficiente.
• Trabalham com práticas corporativas de segurança e risco para garantir que a organização e o software estejam em conformidade com o licenciamento e a segurança, e não estejam vulneráveis a ataques.
• Melhoram a produtividade e os fluxos de trabalho.
• Limitam o custo das despesas gerais simplificando os processos de TI por meio de automação ou de gerenciamento, inclusive a implantação de patches e o rastreamento de problemas.
• Estabelecem e mantêm processos associados a objetivos de SAM de longo prazo, inclusive aquisição, documentação, implantação e uso de software.

Os processos do SAM são apoiados por várias tecnologias:

• Gerenciamento de licenças: um repositório inteligente para a reconciliação de licenças em relação aos dados apresentados pelas ferramentas de inventário. Isso oferece à organização uma posição de licença efetiva ou uma visão geral dos locais onde a organização está com licenças em excesso ou insuficientes.
• Gerenciamento de patches: automatiza a implantação de patches de software. O objetivo é garantir que todos os computadores e softwares estejam atualizados e em conformidade com os padrões de segurança organizacionais.
• Inventário de software: contabiliza softwares em toda a rede de computadores, inclusive informações sobre arquivos de software, título, tamanho, data, versão, caminho e ID do produto.
• Medição de software: uma medição da utilização de softwares e se o software está ou não em conformidade.
• Controle de aplicativos: gerenciamento de quem e o que pode acessar determinados softwares ou determinadas áreas de software.

A ISO (International Organization for Standardization, Organização internacional para padronização) tem vários padrões categorizados sob a família de padrões ISO/IEC 19770 que ajudam as equipes de TI a gerenciar ativos, inclusive ativos de software.

Uma visão geral completa das necessidades de software de uma organização e do uso atual proporciona uma compreensão detalhada dos custos. Uma vez que haja uma compreensão, o licenciamento de software poderá ser adaptado e negociado para atender às necessidades de uma organização.

As organizações gastam uma quantidade desnecessária de tempo contabilizando ativos de software sem um sistema de SAM envolvido. Um sistema automatizado de SAM ajuda os funcionários a considerar todas as informações necessárias sobre ativos de software, o que libera mais tempo para tarefas mais importantes.

Existem processos de SAM automatizados, o que libera tempo individual para se concentrar em tarefas mais complexas relacionadas a software. Uma ferramenta de SAM detecta não conformidade, encontra configurações de alto risco, sugere opções de otimização e preenche solicitações de software de uma licença atual.

Um bom relacionamento com o fornecedor pode durar anos, supondo-se que haja um bom relacionamento e inovação constante do produto do fornecedor. É fundamental manter um diálogo aberto e consistente com os fornecedores para garantir que eles compreendam as necessidades e os objetivos do gerenciamento de ativos de software.

Muitas vezes, o uso de software exige auditorias para garantir a conformidade com leis, normas e contratos e acordos de licenciamento. Uma auditoria não planejada cria perda financeira para uma organização, além de perda de confiança na organização e em seus produtos ou serviços. É importante saber com antecedência se uma organização está ou não em conformidade, algo que o SAM ajuda a garantir com gerenciamento e comunicação constantes com os fornecedores de software.

O SAM diminui a necessidade de intervenção da TI na instalação do software, pois pode ser facilmente baixado e instalado de um fornecedor ou da Internet. O uso de ferramentas de SAM ajuda no controle total dos gastos com software de nuvem. Ele também oferece transparência sobre quais produtos de software de nuvem estão sendo usados pela organização e em quais dispositivos. As licenças de uma organização podem ser contabilizadas, inclusive os termos e condições, o acordo de manutenção e os direitos de uso.

As licenças de software fazem parte do software que precisa ser gerenciado e contabilizado. Cada licença contém padrões e informações sobre como o software deve ser instalado e usado, e é função da organização garantir que a empresa esteja em conformidade com os termos e condições do acordo de licença.

Muitas vezes, os fornecedores realizarão auditorias para garantir que você esteja em conformidade com os acordos de licenciamento, inclusive termos e condições. Há dois resultados possíveis: em conformidade ou fora de conformidade. Não há um aspecto intermediário. Realize auditorias internas regularmente para garantir que uma organização esteja em conformidade com um acordo de licença, pois as auditorias feitas pelos fornecedores podem ser caras e demoradas.

A conformidade é extremamente importante, mas também é importante garantir que uma organização não esteja pagando demais por licenças devido ao medo de não estar em conformidade. Em longo prazo, as licenças desnecessárias podem ser mais caras que uma auditoria ou que estar fora de conformidade em alguns casos, por isso, é essencial dedicar um tempo para garantir que uma organização esteja usando apenas as licenças necessárias e permanecendo em conformidade ao mesmo tempo.

O SAM oferece a uma organização a capacidade de ter informações consistentes sobre as necessidades de software, atuais e futuras. Em seguida, as equipes poderão se planejar com antecedência para as necessidades de software ou criar uma nova estratégia com base nas atuais mudanças ou habilidades de software, o que proporciona uma abordagem estratégica proativa. Isso também inclui a realização de auditorias proativas para garantir que tudo esteja em conformidade.