A gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) é o processo automatizado e disciplinado de supervisionar todos os aspectos de um contrato, desde o início até a renovação ou expiração. Ela garante acompanhamento, gestão e conformidade eficientes, atenuando riscos e melhorando o desempenho de acordos cruciais.
Seja qual for o setor ou o público-alvo, quando você remove o que se relaciona ao negócio, tudo se resume a interações entre as pessoas. Muitas vezes, essas interações são complexas, abrangendo várias fases e descrevendo obrigações mútuas. Os contratos juridicamente vinculativos que ajudam a formalizar esses acordos e especificam claramente o que cada parte pode esperar receber (e se espera que faça) são fundamentais para estabelecer a estrutura para as operações organizacionais. É claro que, à medida que as empresas navegam em um cenário jurídico e regulatório cada vez mais complexo, gerenciar e manter contratos de forma eficaz se torna cada vez mais difícil.
A gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) existe para simplificar esses processos, orientando os contratos essenciais durante todo o ciclo de vida, desde a concepção e a negociação até a execução, a conformidade contínua e a eventual renovação ou conclusão.
Para entender a importância da gestão do ciclo de vida dos contratos, vale a pena analisar mais detalhadamente os processos que definem como os contratos são desenvolvidos, executados e seguidos. Cada um dos estágios a seguir representa uma etapa crucial na jornada do contrato, desde a concepção até a conclusão:
O processo começa com uma necessidade de negócio para uma transação com outra parte. Isso pode ser para comprar bens ou serviços, fechar uma venda, formalizar uma parceria ou outras transações. A solicitação pode ser enviada por qualquer funcionário em uma organização. As solicitações podem ser para um novo contrato ou revisão do contrato de terceiros. Para um novo contrato, a solicitação incluiria a finalidade do contrato, o tipo de parte (cliente, parceiro, fornecedor), o nome das partes e outras informações necessárias para o tipo de contrato específico. Uma solicitação de revisão de contrato de terceiros incluiria o contrato, como um MSA (contrato de serviço mestre) e quaisquer documentos de suporte, como um NDA (contrato de não divulgação) ou SOW (declaração de trabalho).
O processo detalha os termos, condições e obrigações básicas do contrato. Esta fase define as bases para um acordo claro e inequívoco, estabelecendo expectativas para todas as partes envolvidas. Os contratos, por definição, incluem mais do que apenas uma única parte. A negociação permite que os tomadores de decisão de ambos os lados da mesa refinem os termos do contrato, garantindo acordo e satisfação mútuos. A negociação eficaz reúne e suaviza interesses conflitantes e abre o caminho para uma solução mutuamente benéfica. A revisão pela equipe jurídica e partes interessadas relevantes ajuda a identificar (e resolver) quaisquer possíveis armadilhas no contrato. Em empresas de médio e grande porte, vários departamentos podem ser chamados para analisar seções específicas. Isso garante que o contrato se alinhe aos requisitos legais e às políticas organizacionais, fornecendo uma avaliação abrangente antes de avançar.
A assinatura formal e a ativação do contrato dão vida a ele. Esse estágio envolve a obtenção de assinaturas de todas as partes envolvidas, sinalização de compromisso e início das obrigações contratuais. As tecnologias de eSignatures são mais usadas, embora às vezes seja necessária uma assinatura manuscrita.
Os contratos assinados devem permanecer disponíveis e recuperáveis para que possam ser referenciados a qualquer momento. Um repositório centralizado garante a acessibilidade, facilitando o monitoramento da conformidade e respostas rápidas a consultas ou disputas. Isso pode estar no local ou usando um sistema de armazenamento em nuvem de terceiros.
Os contratos não param quando são armazenados. As organizações precisam gerenciar obrigações contínuas, acompanhar os principais marcos e datas de expiração. Os fluxos de trabalho podem ser usados para cumprir as obrigações.
O emprego de análises permite que as organizações obtenham informações sobre a eficácia do contrato e outras áreas para melhoria, fornecendo uma base para a tomada de decisões orientada por dados. O monitoramento da conformidade, do desempenho e dos riscos ao longo da vida útil do contrato permite um maior controle na gestão e otimização das relações contratuais.
Cada uma das fases descritas acima representa áreas de risco potencial em que um único erro ou responsabilidade negligenciada pode rapidamente sair do controle, interrompendo os contratos que definem interações de negócios. Uma estrutura de CLM bem definida simplifica todo esse processo, oferecendo uma série de vantagens:
A transparência serve como base para relacionamentos comerciais frutíferos. Com a CLM, as partes interessadas podem acessar, entender e agir rapidamente sobre dados de contratos, promovendo uma comunicação clara e direta. Essa transparência se estende ao desempenho do acompanhamento e da geração de relatórios, garantindo que todas as partes envolvidas estejam bem informadas e colaborando para criar um ambiente propício aos relacionamentos de trabalho.
A CLM oferece recursos aprimorados para monitorar e gerenciar riscos associados à interação com outras partes. Ao fornecer acesso rápido aos dados e facilitar auditorias regulares, a CLM protege contra erros potencialmente dispendiosos e, ao mesmo tempo, garante a adesão às políticas de conformidade e às regras regulatórias.
Se a eficiência é a moeda dos negócios modernos, a CLM é uma verdadeira máquina de impressão de dinheiro. Os fluxos de trabalho estabelecidos e o controle administrativo nos sistemas de CLM identificam e abordam problemas imediatamente, acelerando processos e otimizando o tempo e o valor de cada contrato. O resultado é um ambiente de negócios mais ágil e produtivo.
O processo simplificado de gestão de contratos faz mais do que atenuar o risco de perda de receita. Por meio da eficiência aprimorada mencionada acima, também contribui para a redução de custos. Com transparência, tomada de decisões orientada por dados e valores otimizados do ciclo de vida dos contratos, a CLM pode ser fundamental para aumentar a receita geral e garantir o sucesso financeiro da organização.
Além das vantagens identificadas na seção anterior, a gestão do ciclo de vida de contratos oferece suporte ainda mais às organizações, fornecendo:
Ciclos de vida de contratos mais rápidos
A CLM agiliza todo o processo do contrato - da criação à execução e além. Fluxos de trabalho automatizados e processos simplificados reduzem significativamente o tempo necessário para levar um contrato do início à conclusão.
Autoria mais fácil de contratos
Modelos padronizados, linguagem clara e ferramentas colaborativas são fundamentais para a maioria das soluções de CLM. Elas representam oportunidades para simplificar o processo de autoria de contratos e, ao mesmo tempo, manter tudo consistente e preciso.
Negociação clara de contratos
Por meio de ferramentas colaborativas de CLM, todas as partes interessadas podem participar de discussões em tempo real, acompanhar mudanças e alcançar consenso rapidamente, levando a termos contratuais mais claros e satisfatórios.
Processos simples de assinatura
Os recursos integrados de eSignature têm a capacidade de acelerar a execução de contratos e, ao mesmo tempo, reduzir a necessidade de documentos difíceis de rastrear.
Gestão de obrigações sem esforço
A CLM garante que as obrigações contratuais sejam claramente definidas, rastreadas de perto e gerenciadas completamente. Alertas e lembretes automatizados ajudam as organizações a se manterem no controle dos compromissos, reduzindo o risco de supervisão e não conformidade.
Análises detalhadas
Com capacidade de lidar com grandes volumes de informações, as soluções de CLM oferecem análises detalhadas de dados, revelando informações sobre as principais métricas, riscos e oportunidades. Essa abordagem orientada por dados capacita a tomada de decisões bem fundamentadas e a melhoria contínua.
Gestão de mudanças ideal
A CLM acomoda as mudanças nos contratos sem problemas. Quer se trate de alterações, renovações ou modificações, o sistema garante que as mudanças sejam documentadas, comunicadas e executadas com precisão.
Acessibilidade móvel
Os contratos podem ser extremamente sensíveis ao tempo e nem sempre esperam que revisores ou signatários se acomodem em um desktop. A acessibilidade móvel permite que as partes interessadas acessem e gerenciem contratos de qualquer lugar. Isso promove a flexibilidade, especialmente em um ambiente de negócios dinâmico em que a colaboração remota está se tornando cada vez mais vital.
Colaboração aprimorada de fluxo de trabalho
Por fim, a CLM aprimora a colaboração entre os membros da equipe envolvidos no ciclo de vida do contrato. O acesso centralizado, as atualizações em tempo real e os recursos colaborativos proporcionam um fluxo de trabalho coeso, promovendo a eficiência e reduzindo as lacunas de comunicação.
As vantagens associadas à CLM não devem ser ignoradas. Infelizmente, a gestão do ciclo de vida de contratos também traz consigo vários desafios que as organizações devem superar para que possam aproveitar toda a extensão dos benefícios que ela proporciona. Reconhecer e lidar com esses obstáculos é fundamental para as organizações que visam maximizar a eficácia de suas estratégias de CLM:
Os contratos geralmente contêm linguagem jurídica complexa, levando a ambiguidade e possíveis erros de interpretação. Resolva esse problema padronizando modelos de contrato com linguagem clara e concisa. Envolva especialistas jurídicos para garantir a clareza e alinhar contratos com os padrões do setor. Implemente programas de treinamento para aprimorar a compreensão entre as partes interessadas.
Sem um conjunto padronizado de processos, as organizações provavelmente terão atrasos, erros e ineficiências em seus ciclos de vida de contratos. A resposta aqui é implementar um fluxo de trabalho de CLM consistente. Defina claramente funções e responsabilidades e estabeleça hierarquias de aprovação. Automatize tarefas simples e repetitivas. Revise e otimize regularmente o processo para melhoria contínua.
Um único contrato pode ser fácil de acompanhar, mas à medida que esse número cresce, a complexidade da CLM também aumenta. Gerenciar um alto volume de contratos pode resultar em problemas de desorganização e acessibilidade. Repositórios de contratos centralizados e sistemas de gestão de documentos ajudam a combater problemas associados ao armazenamento e à organização. Use essas ferramentas para implementar sistemas detalhados de categorização e marcação para facilitar a recuperação de contratos. Audite e arquive regularmente contratos desatualizados para desocupar o sistema.
Acompanhar o status e o desempenho dos contratos manualmente pode ser demorado e propenso a erros. Este é um problema relativamente simples de resolver: Implemente um sistema de CLM com recursos de acompanhamento e relatórios e utilize os principais indicadores de desempenho para monitorar marcos de contratos, prazos e conformidade. Leve as coisas ainda mais longe aproveitando a automação para fornecer atualizações em tempo real.
Nem todos os envolvidos em um contrato necessariamente têm as mesmas ideias sobre como ele deve progredir, e a ausência de alinhamento entre as partes interessadas pode levar a prioridades conflitantes. Para criar um ambiente de colaboração e objetivos comuns entre os tomadores de decisão, estabeleça canais de comunicação claros e realize reuniões regulares com o objetivo de alinhar objetivos e expectativas. Certifique-se de que todas as partes relevantes estejam envolvidas nos processos de criação e aprovação de contratos desde o início.
Como sempre, a transparência é fundamental. Sem visibilidade clara de dados, objetivos e contratos relevantes, as partes interessadas podem entender mal determinadas especificidades ou se encontrar trabalhando em objetivos cruzados. Os mecanismos de relatórios de acessibilidade podem aumentar a transparência, e as ferramentas de CLM criam trilhas de auditoria e rastreiam mudanças de documentos para que todos possam ver onde está o contrato e onde ele esteve.
A gestão eficaz do ciclo de vida de contratos é baseada em um conjunto comprovado de práticas recomendadas associadas a três áreas principais: planejamento, implementação e utilização:
Comece entendendo os processos de contrato existentes. Visualize o estado futuro desejado, identificando áreas para melhorias e ganhos de eficiência.
Defina claramente as métricas de sucesso para a implementação da CLM, alinhando-as aos objetivos organizacionais. Isso fornece um roadmap para medir a eficácia da estratégia de CLM.
Facilite a implementação da CLM gradualmente. Começar com um projeto-piloto permite melhorias iterativas e minimiza as disrupções nas operações contínuas.
Garanta o suporte executivo e a adesão às iniciativas de CLM. Um compromisso no nível de liderança promove o alinhamento organizacional e prioriza o sucesso da implementação da CLM.
Implemente uma estrutura de governança saudável para CLM. Defina funções, responsabilidades e processos de tomada de decisões para garantir uma implementação tranquila e uma gestão contínua.
Ofereça treinamento abrangente aos membros da equipe envolvidos em CLM. Equipes capacitadas e bem-sucedidas contribuem para a adoção bem-sucedida de ferramentas e processos de CLM.
Priorize contratos com base na criticidade e na urgência de migração. Uma abordagem em fases permite a migração sistemática, minimizando disrupções e garantindo a integridade dos dados.
Realize testes rigorosos de sistemas de CLM antes da implantação em larga escala. Identifique e resolva quaisquer problemas, garantindo que o sistema funcione perfeitamente e atenda às necessidades organizacionais.
Opte por um repositório centralizado baseado na nuvem para acompanhar e gerenciar contratos. Isso melhora a acessibilidade e a colaboração e garante atualizações em tempo real.
Incorpore eSignatures para simplificar os processos de aprovação. Isso acelera a execução de contratos, reduzindo atrasos e aumentando a eficiência geral.
Implemente notificações automatizadas para os principais marcos e obrigações do contrato. Isso garante ações oportunas e minimiza o risco de supervisão.
Realize auditorias regulares para avaliar o desempenho do contrato e analisar a conformidade. Essa abordagem proativa atenua os riscos e garante a adesão às obrigações contratuais.
Priorize a segurança aproveitando os recursos de logon único (SSO), criptografia de dados e permissões. Proteja informações confidenciais de contratos e restrinja o acesso a pessoal autorizado.
Monitore consistentemente os dados financeiros associados aos contratos. Essa prática facilita o planejamento financeiro, a redução de riscos e a identificação de oportunidades de otimização.
Avalie regularmente as tendências de contratos para identificar padrões, oportunidades e possíveis áreas de melhoria. As informações orientadas por dados contribuem para a tomada de decisões informadas e a melhoria contínua.
O termo gestão do ciclo de vida do contrato descreve o processo geral de governança dos ciclos de vida do contrato. Normalmente, as ferramentas que as organizações usam para otimizar esse processo assumem a forma de soluções de software de gestão do ciclo de vida dos contratos. O software de CLM foi projetado para otimizar e automatizar todo o fluxo de trabalho do contrato dentro das organizações. Ele engloba uma variedade abrangente de funcionalidades, desde as fases iniciais da criação de contratos até o acompanhamento e relatórios contínuos, fornecendo uma abordagem integrada à gestão de contratos.
O software de CLM se destaca das soluções pontuais (como negociação de contratos ou software de lembrete), oferecendo recursos que atendem a todas as fases do ciclo de vida do contrato. Em vez de se concentrar em aspectos isolados, as plataformas de CLM oferecem um espaço unificado que permite que as equipes supervisionem com eficiência o início da conclusão dos contratos. Essa abordagem holística garante um processo de gestão contínuo e consolidado, melhorando a colaboração e a eficácia em toda a organização.
Nem todas as soluções de software de CLM são as mesmas, mas as opções mais eficazes compartilham muitos recursos comuns. Entre os mais significativos estão:
Um aspecto integral da gestão eficaz de contratos é a capacidade de receber alertas e notificações sobre os principais marcos. Eles podem incluir alertas para pontos de escalações, datas de renovação e datas de vencimento. Os alertas proativos permitem ações oportunas, reduzindo o risco de prazos perdidos e facilitando a supervisão eficaz dos contratos durante todo o ciclo de vida.
A pesquisa indexada permite que os usuários encontrem rapidamente termos específicos dentro dos contratos. Esse recurso aumenta a eficiência eliminando a necessidade de pesquisa manual, permitindo acesso rápido a informações cruciais. Isso é particularmente valioso em portfólios de contratos grandes, onde a rápida recuperação de detalhes específicos é essencial para a tomada de decisões oportuna.
Os recursos de elaboração de contratos no software de CLM aproveitam bibliotecas de cláusulas pré-aprovadas, assinaturas digitais e modelos específicos do setor. Isso não apenas agiliza o processo de elaboração, mas também garante consistência e conformidade com os padrões do setor. O uso de assinaturas digitais acelera ainda mais a execução de contratos, reduzindo a dependência de processos manuais e documentos.
Um recurso fundamental do software de CLM é a gestão de documentos. Isso envolve a manutenção de um repositório central que abriga contratos ativos atuais, modelos e o histórico completo dos contratos. Esse armazenamento centralizado garante fácil acessibilidade e facilita o controle de versões, minimizando o risco de erros e fornecendo uma visão geral abrangente do cenário contratual da organização.
Os recursos de conformidade abrangem o controle de versões e uma trilha de auditoria, garantindo a transparência e a rastreabilidade de todas as mudanças feitas nos contratos. Isso viabiliza a governança interna e, ao mesmo tempo, ajuda no acompanhamento da adesão aos requisitos regulatórios e legais.
A funcionalidade de relatórios no software de CLM vai além da análise básica. Permite a criação de relatórios personalizados sobre o desempenho do fornecedor e o status do contrato. Um painel visual fornece uma visão abrangente das métricas críticas, capacitando as partes interessadas com informações úteis. Esses relatórios contribuem para a tomada de decisões estratégicas, a avaliação de desempenho e a melhoria contínua das práticas de gestão de contratos.
Os contratos podem assumir muitas formas. Uma distinção que vale a pena reconhecer na gestão do ciclo de vida dos contratos é a diferença entre CLM do lado da compra e do lado da venda.
A CLM de compra envolve a elaboração de contratos para a aquisição de bens e serviços de fornecedores. Ele se concentra em negociar o melhor preço, otimizar os gastos sob gestão e melhorar a eficiência para atender aos prazos de compras.
A CLM do lado da venda refere-se a contratos que organizam a venda e entrega de bens e serviços a um comprador. Para contratos do lado da venda, o tempo de venda é uma métrica crítica, e as soluções modernas de CLM são adotadas para simplificar processos, evitando atrasos e possíveis perdas de negócios. As informações sobre preços nos contratos existentes ajudam na elaboração de estratégias de preços eficazes.
Selecionar o software de CLM certo é uma decisão estratégica que requer uma deliberação cuidadosa. Aqui estão os principais fatores a serem considerados ao fazer essa escolha crucial:
Avalie quais fases do ciclo de vida do contrato representam os maiores desafios para sua empresa. Avalie como cada plataforma de CLM entrega valor nessas fases específicas e identifique quaisquer recursos principais ausentes. A adaptação do software para lidar com seus pontos problemáticos de fluxo de trabalho exclusivos é essencial para maximizar a eficiência.
Considere a complexidade de seus contratos. Determine se você lida com acordos padrão que exigem consistência ou contratos altamente negociados com termos complexos. Escolha um sistema de CLM que se alinhe à complexidade de seus contratos, garantindo gestão e adesão perfeitas a requisitos específicos.
Entenda o orçamento alocado para uma ferramenta de CLM, considerando possíveis taxas de integração juntamente com os custos iniciais. Avalie se o preço baseado no usuário está alinhado ao orçamento da sua equipe e se alguma ferramenta adicional é necessária. Encontrar um equilíbrio entre recursos e acessibilidade é crucial para um investimento sustentável.
Identifique as plataformas de negócios que você deseja integrar ao seu software de CLM. Confirme a disponibilidade dessas integrações em ferramentas potenciais e avalie a eficácia e a acessibilidade delas. A integração perfeita com outros sistemas de negócios aumenta a produtividade geral e a colaboração.
Determine a urgência de obter valor da ferramenta de CLM. Avalie se sua equipe tem tempo e recursos para uma implementação extensiva ou se você prefere uma solução pronta para uso mais rápida. Alinhar o período de implementação às suas necessidades de negócios garante um processo de adoção tranquilo.
Seu negócio é baseado em relacionamentos, e esses relacionamentos são definidos por contratos. A ServiceNow, principal provedor de soluções de gestão de TI, está aqui para ajudar você a otimizar sua abordagem de gestão do ciclo de vida dos contratos.
A Gestão de contratos Pro da ServiceNow (CM Pro) é uma solução ágil, econômica e baseada em fluxo de trabalho para clientes que consideram uma ferramenta de gestão do ciclo de vida do contrato (CLM). Criado em estreita colaboração com os clientes da ServiceNow, o CM Pro oferece os recursos de maior valor de um CLM legado, mas é fácil de implementar, configurar e usar. As equipes de jurídico, aquisições, vendas e TI podem usar o CM Pro para gerar eficiências e reduzir riscos. Os principais recursos incluem autoatendimento, modelos, repositório, trilha de auditoria e gestão de obrigações por meio de recursos de fluxo de trabalho de nível empresarial. O CM Pro também vem integrado com oSourcing and Procurement Operations da ServiceNow, permitindo que as equipes de aquisições aproveitem o poder da solução para simplificar ainda mais o processo.
Confira a Folha de dados da Gestão de contratos Pro para obter mais informações.