eDiscovery é o processo de identificação, coleta e produção de ESI (Electronic Stored Information, informações armazenadas eletronicamente) para fins jurídicos, como investigações ou evidências em processos judiciais. O ESI pode incluir e-mails, documentos, publicações de mídia social e dados digitais.
As informações digitais se tornaram parte integrante de praticamente todos os aspectos da sociedade, e isso inclui litígio e perícia forense. À medida que as comunicações digitais continuam a oferecer canais analógicos mais tradicionais e que os dispositivos eletrônicos se tornam onipresentes em todos os setores e estilos de vida, a quantidade total de ESI está crescendo a uma taxa impressionante. Isso oferece oportunidades claras para profissionais jurídicos e investigadores criminosos. Evidências (na forma de informações digitais) apresentam informações sobre casos jurídicos e os envolvidos neles. É claro que, com o volume de ESI disponível, os métodos tradicionais de descoberta não são mais suficientes.
Para atender a essa necessidade, organizações e profissionais jurídicos estão recorrendo ao eDiscovery.
Um novo método de descoberta para um mundo cada vez mais digital, o eDiscovery é uma solução abrangente para o problema da gestão de evidências digitais. Capaz de identificar, coletar e produzir ESI em resposta a solicitações jurídicas autorizadas e investigações internas, o eDiscovery abrange toda a variedade de tipos de dados digitais. Isso inclui:
- E-mails
- Documentos
- Apresentações
- Bancos de dados
- Correio de voz
- Arquivos de áudio e vídeo
- Mídia social
- Sites
Documentos impressos não são mais tão comuns. Com a maioria das comunicações e registros de negócios agora armazenados eletronicamente, uma nova abordagem digital é necessária para contabilizar totalmente o arquivamento sem papel. O eDiscovery permite que as organizações localizem e recuperem com eficiência evidências eletrônicas e outras informações digitais, mesmo que essas evidências estejam espalhadas por servidores complexos. Isso o torna indispensável para resolver disputas e investigações jurídicas.
O eDiscovery simplifica o processo de descoberta. Diferentemente dos métodos tradicionais baseados em papel, que podem ser demorados e consumir muitos recursos, o eDiscovery aproveita a tecnologia para pesquisar, coletar e organizar as ESI rapidamente. Essa eficiência economiza tempo e reduz significativamente os custos associados à extensa revisão e recuperação manual de documentos.
No fim das contas, a importância do eDiscovery está na capacidade de economizar tempo e dinheiro para as empresas. Ao permitir o acesso rápido e preciso a evidências digitais, as organizações podem navegar pelos desafios jurídicos de forma mais eficaz, mitigar riscos e alocar recursos. À medida que o volume de dados eletrônicos continua a crescer, a adoção do eDiscovery se tornou essencial para as empresas com o objetivo de permanecer competitivas e em conformidade no cenário jurídico moderno.
Apesar de todo o esforço e tempo que o eDiscovery pode economizar para as organizações, ainda é um processo meticuloso que exige adesão rigorosa a uma sequência específica de ações. Embora os procedimentos específicos possam variar entre os escritórios de advocacia de eDiscovery, geralmente há nove fases que ajudam a simplificar a coleta, a preservação e a apresentação das ESI. Essas fases constituem coletivamente o processo de eDiscovery, permitindo que as organizações gerenciem e apresentem informações armazenadas eletronicamente com eficiência, garantindo a conformidade com os requisitos legais e ajudando a resolver disputas:
O processo de eDiscovery começa com a governança de informações, que abrange a instauração de procedimentos, controles e políticas para coleta e preservação de dados. O IGRM (Information Governance Reference Model, modelo de referência de governança de informações) funciona como uma estrutura de orientação, garantindo que as agências de eDiscovery estejam seguindo as práticas recomendadas estabelecidas de forma consistente.
Nessa fase, as partes interessadas trabalham para identificar quais dados devem ser preservados. Isso é obtido por meio de entrevistas, uma análise dos fatos do caso e uma análise do ambiente digital. É essencial determinar quais informações são relevantes para o litígio em andamento.
Uma vez identificados, os dados devem ser preservados e os proprietários dos dados são formalmente instruídos a não os excluir. A preservação garante que as informações potencialmente cruciais permaneçam disponíveis e inalteradas.
Existem várias tecnologias para coletar dados, mas os métodos escolhidos devem seguir o processo jurídico definido. A equipe de coleta garante que os ativos digitais sejam coletados sem modificar metadados críticos, como datas de criação de arquivos, tamanho e logs de auditoria associados a cada arquivo.
Os dados brutos coletados geralmente são desorganizados e inadequados para apresentação jurídica. A fase de processamento envolve a organização de dados e a extração de informações pertinentes. As ferramentas de automação podem ajudar a extrair dados relevantes do conjunto de informações irrelevantes.
A revisão da documentação e dos ativos digitais pode ser feita manualmente ou com a assistência da inteligência artificial. Durante essa fase, as informações relevantes são separadas dos dados desnecessários não pertinentes ao litígio em andamento. Essa fase também identifica documentos sujeitos ao privilégio cliente-advogado.
Nesta fase, os ativos digitais se tornam mais organizados para apresentação. Os revisores identificam padrões e informações essenciais para litígio e projetam um layout de apresentação para uso durante o julgamento ou o depoimento.
Para se preparar para procedimentos jurídicos, os ativos digitais devem ser transformados em documentação física que possa ser apresentada em um tribunal. Os advogados selecionam e preparam os principais dados para a apresentação.
Por fim, as evidências em litígio devem ser apresentadas a várias partes, incluindo advogados, juízes, jurados, mediadores e participantes do depoimento. Durante essa fase, os dados são organizados de maneira clara e inteligível, tornando-os facilmente compreensíveis e navegáveis para o público-alvo pretendido.
Como foi sugerido acima, o eDiscovery tem o potencial de trazer à tona certos desafios. Lidar com esses desafios de forma eficaz é crucial para qualquer empresa que deseje aproveitar os benefícios e minimizar os riscos e as interrupções. Aqui estão alguns dos principais obstáculos associados ao eDiscovery, juntamente com as sugestões para mitigá-los:
O grande volume de ESI pode tornar o eDiscovery complexo e muito pesado.
Solução: O uso de ferramentas avançadas de análise de dados e aprendizado de máquina possibilita que as organizações identifiquem rapidamente dados relevantes em grandes volumes. A implementação de estratégias de redução de dados, como eliminação de duplicações e separação de dados, também pode ajudar a gerenciar o volume com eficiência.
Embora o eDiscovery ofereça uma abordagem mais rápida e simplificada quando comparado aos métodos tradicionais de descoberta baseados em papel, o processo de eDiscovery, com suas várias fases e sua análise de dados extensiva, ainda pode ser um processo demorado, possivelmente causando atrasos em procedimentos jurídicos.
Solução: As empresas devem investir em software e tecnologias de eDiscovery altamente qualificados para recursos eficientes de processamento e revisão de dados. A equipe devidamente treinada também pode ajudar a agilizar o processo, bem como desenvolver protocolos e fluxos de trabalho claros de eDiscovery.
O eDiscovery eficaz requer colaboração entre as equipes jurídicas e de TI, que geralmente têm diferentes prioridades e especialidades.
Solução: Estabeleça linhas claras de comunicação e protocolos de colaboração entre essas equipes. Crie equipes de eDiscovery multifuncionais com representantes do departamento jurídico e da TI para garantir uma abordagem unificada. Treinar as duas equipes nas práticas recomendadas de eDiscovery pode preencher a lacuna de conhecimento.
Os custos de eDiscovery podem escalar rapidamente, especialmente em casos complexos com grandes volumes de dados.
Solução: Implemente estratégias de controle de custos gerenciando cuidadosamente a coleta e o processamento dos dados. Se necessário, considere terceirizar tarefas específicas de eDiscovery para provedores terceirizados (se houver provedores econômicos disponíveis). Avalie os modelos de preços do software e dos provedores de serviços de eDiscovery para garantir que eles se alinhem ao orçamento da organização.
Lidar com os dados confidenciais durante o eDiscovery requer extremo cuidado para manter a privacidade e a segurança dos dados.
Solução: Empregue uma ampla criptografia de dados e controles de acesso para proteger informações confidenciais durante todo o processo de eDiscovery. Audite e monitore regularmente as práticas de manuseio de dados para garantir a conformidade com as normas de proteção de dados, como GDPR (General Data Protection Regulation, regulamentação geral de proteção de dados) ou HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability, portabilidade e responsabilidade de seguros de saúde).
O eDiscovery deve ser uma preocupação crucial para qualquer organização que esteja (ou possa vir a estar) envolvida em questões jurídicas. Ter um conjunto de ferramentas capaz de examinar gigabytes de dados proporciona uma rede de segurança confiável caso seja necessário localizar ESI específicas rapidamente. Dessa forma, o potencial do eDiscovery vai além do setor jurídico. Alguns dos tipos de profissionais que podem se beneficiar do eDiscovery são:
Os advogados são os principais usuários de soluções de eDiscovery, empregando-as para coletar, avaliar e apresentar evidências eletrônicas em processos jurídicos. Essas ferramentas auxiliam os profissionais da área jurídica a identificar e organizar com eficiência documentos eletrônicos, e-mails e outras informações pertinentes digitais cruciais para seus casos. Ao simplificar o processo de descoberta, o eDiscovery economiza tempo e reduz custos.
Assim como os profissionais individuais da área jurídica, os escritórios de advocacia, especialmente aqueles especializados em litígio, dependem bastante do eDiscovery como um componente fundamental das práticas jurídicas. As soluções de eDiscovery permitem que esses escritórios ofereçam serviços abrangentes e eficientes a seus clientes, lidando com casos que envolvem volumes substanciais de dados eletrônicos de forma mais eficaz.
As equipes jurídicas internas das corporações utilizam o eDiscovery para gerenciar questões jurídicas, conformidade regulatória e investigações internas. As ferramentas de eDiscovery ajudam as equipes jurídicas corporativas a identificar e preservar evidências eletrônicas, garantindo que elas possam responder de forma rápida e eficaz a desafios jurídicos ou consultas regulatórias.
Agências governamentais, incluindo segurança pública, órgãos reguladores e departamentos jurídicos, empregam o eDiscovery para dar suporte a investigações e procedimentos jurídicos. As soluções que incorporam o eDiscovery desempenham funções fundamentais para ajudar as agências do governo a coletar, revisar e organizar evidências eletrônicas para uso na acusação de casos criminais e na aplicação de ações regulatórias.
Os diretores e auditores de conformidade usam o eDiscovery para verificar a adesão das organizações aos requisitos jurídicos e regulatórios. A abordagem correta do eDiscovery auxilia esses profissionais a identificar e lidar com possíveis violações de conformidade, oferecendo uma análise mais detalhada dos registros e comunicações eletrônicas mais relevantes. Da mesma forma, o eDiscovery ajuda a garantir a integridade de dados e a comprovar a conformidade com as normas do setor.
Os gerentes de registros que supervisionam as políticas de governança de informações de uma organização podem usar o eDiscovery para garantir práticas adequadas de retenção e descarte de dados. O eDiscovery ajuda os gerentes de registros a localizar registros relevantes para problemas jurídicos ao mesmo tempo que auxilia a gerenciar dados em conformidade com as políticas de retenção. Em última análise, os gerentes de registros que empregam corretamente as soluções de eDiscovery reduzem os riscos jurídicos para as organizações.
Com tanto foco na utilidade do eDiscovery para auxiliar em investigações criminais, é natural que alguns profissionais considerem o eDiscovery sinônimo de perícia digital. Dito isso, embora o eDiscovery e a perícia digital envolvam a análise de dados eletrônicos, eles atendem a propósitos distintos e são caraterizados por diferenças fundamentais de abordagem e objetivos.
A perícia digital se preocupa principalmente com preservação, extração e análise de dados eletrônicos para fins investigativos ou jurídicos. Um especialista em perícia forense, treinado em ciência da computação e segurança cibernética, tem como responsabilidade principal proteger a integridade das evidências digitais e extrair informações armazenadas em dispositivos digitais.
Especialistas em perícia digital empregam técnicas e ferramentas especializadas para adquirir dados de forma metódica e científica, garantindo que todas as evidências originais permaneçam inalteradas. Para fazer isso, eles se aprofundam no universo digital, descobrindo dados ocultos, arquivos excluídos e metadados. A perícia digital é comumente usada em investigações criminais, incidentes de segurança cibernética e casos em que a integridade de dados é fundamental.
Em contraste com a perícia digital, o eDiscovery é um processo que se concentra em identificação, coleta e organização das ESI para fins de análise e produção jurídicas. Ao contrário da perícia digital, o eDiscovery está envolvido na análise aprofundada dos dados por um especialista em perícia forense (embora algumas ferramentas de eDiscovery incorporem análises detalhadas de dados). Em vez disso, está mais voltado para a coleta e a organização de informações em um formato facilmente compreensível para profissionais jurídicos e outras partes interessadas. Em outras palavras, o objetivo do eDiscovery é tornar as ESI acessíveis a advogados, equipes de suporte jurídico e outras partes relevantes durante o processo jurídico de descoberta.
O e-Discovery serve como base para a gestão eficaz das informações armazenadas eletronicamente em procedimentos jurídicos, facilitando a identificação, a coleta e a apresentação de evidências eletrônicas vitais. No entanto, o grande volume e a complexidade do eDiscovery exigem soluções inovadoras para ajudar a simplificar esses processos complexos. O ServiceNow Legal Service Delivery é uma poderosa solução de software jurídico projetada para dar suporte e modernizar a forma como os departamentos jurídicos abordam o eDiscovery e a perícia digital. Com a ServiceNow, as empresas podem eliminar silos, reduzir etapas manuais e aumentar a eficiência reduzindo os riscos. Isso transforma a jornada jurídica desde a entrada até a informação, melhorando a visibilidade e a produtividade em todo o quadro.
Outra característica do ecossistema Legal Service Delivery é o app Legal Digital Forensics. Esse software oferece uma base forense que permite processos simplificados para solicitar, atribuir e acompanhar consultas relacionadas ao eDiscovery em toda a empresa. Isso simplifica a identificação de fontes de dados com e sem custódia e se integra perfeitamente a ferramentas de eDiscovery especializadas de terceiros para oferecer serviços de valor agregado.
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