O que é gerenciamento de questões legais?

O gerenciamento de questões legais abrange todas as tarefas originárias dos processos jurídicos internos e dos sistemas externos de gerenciamento de questões legais da organização.

Tradicionalmente, o gerenciamento de questões legais envolvia o gerenciamento de todas as atividades e estratégias envolvidas na interação com a assessoria jurídica externa e no faturamento eletrônico. Mas, em muitos casos, isso simplesmente não era suficiente. Hoje, a abordagem moderna de gerenciamento de questões legais abrange todas as tarefas originárias dos processos jurídicos internos da organização, incluindo investigação, reivindicações, conformidade, disputas, litígio, contratos, propriedade intelectual e, para fins de esclarecimento, também os aspectos mais geralmente associados aos sistemas externos de gerenciamento de questões legais. Ao iniciar todas as questões legais como questões internas, a organização pode priorizar e alocar melhor o trabalho, em alguns casos atribuindo trabalho que, de outro modo, seria direcionado à assessoria jurídica para ser tratado internamente pelos advogados mais talentosos ou por equipes dedicadas de serviços compartilhados.

O gerenciamento interno de questões legais descreve os processos e as ferramentas que ajudam as equipes de operações jurídicas a otimizar a prestação de serviços jurídicos.

Ao estruturar a conversão de contatos em clientes, os dados relevantes do serviço jurídico podem ser coletados logo ao início, reduzindo as viagens ida e volta ineficientes e demoradas entre os funcionários e as equipes jurídicas. E, ao criar um espaço de trabalho único e centralizado para revisar solicitações e facilitar tarefas complexas, essas equipes podem proporcionar uma execução mais rápida e precisa.

Em poucas palavras, o gerenciamento de questões legais capacita as organizações a processar e resolver melhor as questões jurídicas internas, com rapidez, confiança e consistência.

Ocasionalmente, os termos gerenciamento de questões legais e gerenciamento de casos são usados como sinônimos. Mas a realidade é que eles descrevem diferentes abordagens e diferentes agentes.

O gerenciamento de questões legais, conforme descrito acima, é uma abordagem abrangente para gerenciar o trabalho jurídico que engloba questões legais internas e questões externas. A maioria das questões jurídicas tende a surgir como questões internas, e a organização pode usar essas informações para envolver a assessoria jurídica externa quando necessário. As estratégias mais eficazes dependem fortemente do software de "gerenciamento de questões legais" para simplificar, coordenar e dar suporte a essas tarefas. Mas a maioria dos programas de software de gerenciamento de questões legais foi projetada com um foco em fornecedores de empresas de advocacia externas, pois esses sistemas não são ideais para identificar a origem interna de uma questão e, ainda por cima, capacitar a organização para envolver as partes interessadas internas para lidar com as questões primeiro e apenas envolver as partes interessadas externas quando necessário. Talvez o fato mais importante a esse respeito seja que o gerenciamento de questões legais descreve esses processos em relação a qualquer negócio ou organização.

O gerenciamento de casos, por outro lado, refere-se especificamente às tarefas e às estratégias utilizadas por empresas de advocacia e outras organizações jurídicas. O gerenciamento de casos oferece soluções de suporte para advogados que precisam conseguir organizar e navegar por grandes quantidades de documentos usados em litígios. Mas, embora as ferramentas de gerenciamento de casos possam ser inestimáveis para as organizações jurídicas, elas não foram projetadas para serem usadas entre outros setores.

As questões legais internas são um aspecto inevitável dos negócios modernos. Ao mesmo tempo, as questões legais mal gerenciadas podem criar problemas graves nas organizações, abrindo as portas para penalidades e estabelecendo precedentes incorretos que podem continuar criando problemas nos próximos anos.

Infelizmente, as organizações modernas enfrentam vários desafios para implementar o gerenciamento adequado de questões legais nas operações jurídicas. Alguns deles são:

Faltam processos padronizados

Na ausência de uma fonte única de verdade ou de uma plataforma centralizada, as empresas que abordam as questões legais internas são forçados a tomar suas próprias decisões em relação aos processos. E, embora algumas equipes jurídicas possam desfrutar dessa liberdade, isso cria obstáculos em termos de colaboração entre equipes. O gerenciamento eficaz de questões legais exige que todos os envolvidos em questões legais da organização usem processos padronizados; caso contrário, a verdadeira visibilidade simplesmente não será possível.

Os silos de informações bloqueiam a colaboração

Quando as organizações não têm processos jurídicos padronizados, elas também criam silos de informações. Esses silos são barreiras à colaboração eficaz, impedindo que as equipes acessem informações relevantes ou atualizadas e eliminando a possibilidade de criar um entendimento compartilhado de casos e outras questões.

Os prazos e calendários jurídicos podem não ser consistentes

Quando se trata de lidar com questões legais, os prazos raramente são flexíveis. Infelizmente, muitos membros individuais da equipe jurídica tendem a usar seus próprios calendários e sistemas de lembretes. Isso cria uma desconexão em toda a organização em termos de prazos essenciais.

Os departamentos dependem de ferramentas manuais

As ferramentas manuais, na forma de planilhas, pastas e documentos impressos, não conseguem se atualizar automaticamente com as informações mais atuais. Quando as organizações dependem dessas ferramentas e processos manuais, elas devem sempre classificar e atualizar os dados em um campo possivelmente infinito de documentos para garantir o acesso a informações confiáveis.

A segurança é sempre uma grande preocupação

A documentação jurídica representa um dos dados mais confidenciais que as organizações modernas possuem. Sem medidas de segurança confiáveis e padronizadas que garantam que o acesso esteja disponível apenas a indivíduos autorizados, as organizações estão expostas a riscos significativos.

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