Ao criar um plano de continuidade de negócio, você precisará se concentrar em quatro áreas principais.
A gestão de continuidade de negócio só é eficaz quando implementada antes de a emergência ocorrer. Prever possíveis riscos e prevenir-se contra eles estabelecendo uma equipe de preparação para emergências ajudará a garantir que, quando ocorrer um desastre, sua organização não fique sem saber o que fazer. A fase de previsão deve incluir os seguintes elementos:
Fazer um inventário detalhado de suprimentos essenciais — e aumentar esse inventário, quando possível — garantirá que, mesmo quando as cadeias de suprimentos forem interrompidas, você terá os recursos necessários para manter o negócio em atividade.
Os processos de negócios modernos não funcionam isoladamente; eles são uma rede complexa e conectada de funções interdependentes. Identificar quais funções, processos e sistemas dependem de quais outras funções, processos e sistemas proporcionará uma visão mais clara de onde você deve concentrar seus esforços. Além disso, pode haver dependências fora de sua organização que também será necessário abordar.
Uma análise de impacto nos negócios e uma avaliação de riscos ajudarão você a entender melhor em que pontos os principais elementos de seu negócio correm mais perigo. Com essas áreas identificadas, você pode priorizá-las para que os elementos mais vitais e possivelmente impactantes sejam os mais considerados ao mapear o seu PCN.
Ao criar seu plano de continuidade de negócio, você provavelmente começará a identificar possíveis pontos fracos em sua organização. Essas vulnerabilidades podem criar mais problemas durante uma emergência. Lidar com as falhas existentes e realizar atividades regulares de prevenção podem ajudar a diminuir a probabilidade de uma interrupção. A fase de prevenção deve incluir os seguintes elementos:
Muitas vezes, com os controles certos implementados, as empresas podem evitar as interrupções que acompanham muitos desastres e outras emergências. Identificar e estabelecer quais controles podem ser implementados em resposta a quais emergências — como controles de segurança cibernética em caso de um ataque cibernético ou barreiras em caso de uma inundação — são partes essenciais da gestão da continuidade de negócio na fase de prevenção.
Ao desenvolver seu plano, não espere uma emergência ocorrer para ver se ele é eficaz. O treinamento, a formação e as análises de programas dos funcionários ajudarão você a eliminar quaisquer problemas no plano e permitirão que você evite melhor os problemas antes que eles surjam.
Uma resposta rápida pode ser a proteção mais eficaz contra interrupções. Monitore ativamente seus sistemas em busca de quaisquer sinais de interrupção e responda devidamente quando eles surgirem. As ferramentas avançadas de monitoramento permitem até mesmo que você designe respostas automáticas para determinadas situações, o que elimina efetivamente o tempo de resposta como um problema.
Quando ocorrem interrupções, sua resposta determina o resultado para o seu negócio. Verifique se as responsabilidades de todos os membros da equipe estão claramente definidas e tenha uma estratégia em vigor para proporcionar direção e estabilidade. A fase de resposta deve incluir os seguintes elementos:
Seu primeiro passo no caso de uma interrupção é se recuperar para poder retomar as operações. Trabalhe para restaurar rapidamente todos os sistemas afetados, priorizando os sistemas essenciais em detrimento dos não essenciais. Entenda que alguns sistemas e aplicações podem exigir mais tempo para entrar em operação novamente.
A comunicação deve ser uma parte essencial de sua resposta a desastres. Conte com os canais de comunicação disponíveis e não afetados para dirigir-se aos seus funcionários e informá-los sobre a situação. Mantenha suas comunicações de emergência breves e objetivas e siga os protocolos estabelecidos de comunicação. Além disso, se houver a probabilidade de que o evento afete seus clientes, será sua responsabilidade garantir que eles se mantenham atualizados sobre o que está acontecendo e definir como você trabalhará para resolver o problema.
Com seus processos essenciais e suas linhas de comunicação funcionando corretamente, seu próximo foco deve ser a restauração de sistemas danificados ou comprometidos. A restauração pode levar um tempo significativo, mas, se você tiver um plano de continuidade eficaz em vigor, conseguirá abordar os elementos de mais alto risco primeiro e retornar à normalidade dos negócios muito mais rapidamente.
Dizem que nenhum plano sobrevive ao contato com o inimigo. E, embora um plano de continuidade de negócio sólido e detalhado possa ser um grande passo para proteger seu negócio durante uma emergência, provavelmente, haverá momentos em que você precisará adaptar seu plano para se adequar a circunstâncias novas ou inesperadas. A fase de adaptação deve incluir os seguintes elementos:
Realize um processo sistemático para identificar a causa raiz de problemas ou eventos e uma abordagem para prevenir e responder a eles. Isso se baseia na ideia de que uma gestão eficaz exige mais do que simplesmente corrigir os problemas que surgem, mas encontrar maneiras de evitá-los.
Avalie a eficácia de seus controles. Isso inclui avaliar se os controles foram efetivamente projetados e se estão funcionando conforme esperado. Quando houver a identificação de lacunas, será necessário implementar novos controles.