A gestão de portfólio de aplicativos (APM) é a disciplina de desenvolvimento e governança de estratégias de aplicativos para otimizar a pilha de tecnologia de uma empresa.
Dada a crescente aceleração na digitalização e a adoção cada vez maior de aplicativos para estimular a transformação, as organizações estão descobrindo que a governança e a visibilidade de seus portfólios de aplicativos estão se tornando tarefas extremamente complexas. À medida que os recursos de software passam a ser mais abrangentes, as organizações começam a adotar um número maior de aplicativos necessários para dar suporte à empresa. Dessa forma, com o crescimento dessa adoção digital, as empresas se veem diante de uma desvantagem específica na mudança em direção à transparência de aplicativos: a proliferação de aplicativos.
Para estimular a transformação digital e os negócios, mais e mais aplicativos são adicionados ao ambiente. Alguns deles não apenas são conhecidos, como também extremamente fáceis de ser adquiridos pelos usuários e implantados em seus ambientes. Basta uma rápida pesquisa online, seguida de confirmação dos detalhes de pagamento, para o aplicativo aparecer na pilha de tecnologia da empresa e ser usado. Porém, é comum esse aplicativo perder a utilidade e, mesmo assim, continuar existindo. Muitos desses aplicativos ainda utilizam recursos da empresa, embora tenham deixado de fornecer valor comercial.
Este é um exemplo de proliferação de aplicativos. As empresas tentam controlar a proliferação e o inventário de aplicativos criando uma lista de aplicativos no Excel, mas isso pode facilmente gerar dados em duplicidade e se tornar rapidamente obsoleto. Para garantir que as pilhas de tecnologia permaneçam eficientes e aplicáveis às necessidades atuais e contínuas, as empresas estão descobrindo que necessitam de uma visão geral abrangente de todo o portfólio de software.
A gestão de portfólio de aplicativos (APM) é a solução. O APM fortalece as organizações com informações e análise de dados em tempo real, vitais para a gestão de todo o cenário de aplicativos. Os resultados finais? Melhor alocação de custos, compreensão mais clara dos aplicativos que dão suporte à capacidade dos negócios, maior alinhamento do APM com a estratégia de negócios e redução de riscos graças à compreensão de quais aplicativos estão próximos do fim da vida útil. Os arquitetos corporativos precisam dar suporte à atual infraestrutura de aplicativos enquanto planejam o roteiro de negócios do futuro.
O APM coloca toda a pilha de software de uma empresa sob análise minuciosa, fornecendo um panorama completo de cada aplicativo e alinhando-os à estratégia geral da empresa. Dessa forma, a gestão de portfólio de aplicativos capacita as organizações a:
A capacidade de combater os perigos inerentes a aplicativos extintos, além de ser a vantagem mais evidente e talvez a mais valiosa, é crucial para o APM. O fim da vida útil dos aplicativos pode desencadear sérios riscos e vulnerabilidades. A gestão de portfólio de aplicativos ajuda as organizações a criar planos eficazes de fim de vida útil para seus aplicativos de modo que esses possíveis pontos fracos na segurança e nos processos não se tornem um ônus em algum momento no futuro.
Empresas de grande e até mesmo pequeno porte podem supor que em toda a sua infraestrutura haja milhares de diferentes aplicativos de software. A gestão de portfólio de aplicativos mapeia os aplicativos em relação à capacidade de negócios, identificando facilmente os que não são mais úteis ou deixaram de dar suporte à empresa. Além disso, os indicadores do aplicativo podem ser aplicados para medir o desempenho geral. Usando esses indicadores, o APM identifica e categoriza rapidamente cada aplicativo, permitindo que as organizações eliminem tecnologias redundantes, substituam ferramentas obsoletas e garantam que cada software esteja agregando valor real.
Todo aplicativo de negócios tem uma função importante: dar suporte à empresa. Além de ser eficaz em oferecer uma visão horizontal dos aplicativos e dependências, a gestão de portfólio de aplicativos também se destaca pela coleta de dados essenciais à transformação da TI em larga escala. À medida que os cenários de aplicativos evoluem e mudam para estimular novas iniciativas estratégicas, o APM fornece relatórios confiáveis e em tempo real destinados a ajudar os líderes e tomadores de decisão a entender melhor o impacto dos investimentos em TI. Além disso, a gestão de portfólio de aplicativos se estende por todo o portfólio de aplicativos, oferecendo informações aos tomadores de decisão para alinhar cada peça atual do software às necessidades gerais da empresa.
A gestão de portfólio de aplicativos categoriza e avalia aplicativos com base no custo total de propriedade e leva em conta outros fatores relevantes. Isso proporciona aos tomadores de decisão uma visão clara do valor real de cada software para poderem fazer escolhas bem fundamentadas e maximizar o retorno sobre cada investimento em TI baseado em orçamentos.
A categorização e avaliação de aplicativos na gestão de portfólio de aplicativos proporciona também a vantagem de as empresas compreenderem mais facilmente o que precisa ser feito e identificar e priorizar a pilha de tecnologia. A gestão de portfólio de aplicativos oferece informações sobre quais aplicativos estão chegando ao fim da vida útil e consegue planejar por meio de outras iniciativas e prioridades da empresa.
Falhas, redundâncias e tecnologias obsoletas podem retardar processos de negócios importantes até um nível crítico. A gestão de portfólio de aplicativos revela esses gargalos ocultos e antecipa as opções ao definir melhorias previsíveis elaboradas para ajudar os processos a alcançarem eficiência máxima.
Ao reunir todos os aplicativos e ferramentas em um mesmo lugar, equipes e departamentos de toda a organização trabalham com uma única fonte de verdade no que diz respeito a investimentos e à funcionalidade dos aplicativos. Isso possibilita uma melhor comunicação entre as partes interessadas e impede a aplicação de recursos em aquisições desnecessárias de TI (e suporte via recursos para aplicativos sem nenhuma finalidade).
A gestão de portfólio de aplicativos pode simplificar a abordagem de uma empresa à documentação e ao controle de seu portfólio de aplicativos. Sendo assim, as fases envolvidas no estabelecimento de uma solução de APM eficaz nem sempre são tão óbvias. Aqui, analisamos cada uma das fases que as organizações terão de seguir para obter sucesso com o APM:
A primeira etapa da gestão de portfólio de aplicativos é catalogar o software em uso pela organização. Reúna-se com os responsáveis pelos serviços em cada departamento e faça o inventário de todos os aplicativos em uso ou que ainda tenham assinaturas ativas, mas que estejam em estado de não utilização. Neste estágio, é recomendável também que as empresas coletem outras informações relevantes sobre cada um dos aplicativos, inclusive detalhes específicos de contratos e custos, a fim de ajudar a fundamentar avaliações mais abrangentes de aplicativos em uma etapa posterior.
Além do registro de cada aplicativo ativo, as organizações precisam corresponder todos os aplicativos aos seus possíveis proprietários empresariais. Esses proprietários são os indivíduos que utilizarão o aplicativo e devem ser informados sobre o processo de gestão de portfólio de aplicativos e quais objetivos a melhoria do APM envolve. Além disso, ao aplicar fluxos de trabalho de certificação de dados, as organizações podem reunir a integração e o controle de qualidade dos dados de aplicativos para obter uma estratégia de aplicativos mais simplificada.
Cada aplicativo passará naturalmente por um ciclo de vida útil ao fazer a transição de uso ativo, por meio de atividades parciais enquanto vai sendo desativado, para, por fim, inatividade. Quando não for mais útil para a empresa, o aplicativo deverá ser substituído por uma versão atualizada ou desativado por completo. A definição desse ciclo de vida facilitará a identificação de onde cada aplicativo se enquadra nessas fases.
Mesmo entre os aplicativos ativos, haverá uma ampla escala de valor. Determinar a frequência com que esses aplicativos são usados e o quanto são importantes para as equipes e fluxos de trabalho, mesmo quando amplamente usados, facilitará a atribuição de valor.
Com base na etapa anterior, as organizações devem determinar o custo total e o valor comercial de cada software ativo. Determinar o custo total de propriedade e o valor de cada aplicativo e a relação dele com as capacidades de negócios proporciona um comparativo com o qual as empresas podem avaliar outras possíveis soluções.
Por fim, a última fase do processo de gestão de portfólio de aplicativos é a implementação de uma estrutura de indicadores de aplicativos orientada por dados. A partir daí, os gerentes podem rever e manter constantemente o portfólio de aplicativos, estabelecendo valor a longo prazo e mantendo a TI totalmente alinhada aos objetivos de negócios.
Quando implementado corretamente, a gestão de portfólio de aplicativos pode se tornar uma base confiável para a transformação dos negócios por fundamentar investimentos mais inteligentes, maximizar seus impactos e promover a inovação contínua. Veja a seguir várias práticas recomendadas para ajudar as empresas a obter os maiores retornos potenciais com as soluções de APM:
A gestão de portfólio de aplicativos existe para ajudar líderes e outras partes interessadas a tomar melhores decisões sobre quais aplicativos oferecem o maior valor para a empresa. Ao entender as necessidades dos usuários atuais e de quais aplicativos eles precisam para realizar seu trabalho, o APM pode ajudar a combinar as capacidades de negócios com a estratégia da empresa. O APM deve ser capaz de trabalhar lado a lado com executivos, gerentes de projeto, arquitetos de aplicativos e outras funções de planejamento de tecnologia para fornecer-lhes o software necessário à realização de seus trabalhos, dar suporte à estratégia de negócios e responder às suas perguntas.
A coleta e a manutenção de dados na gestão de portfólio de aplicativos não é um trabalho de uma única equipe. Os fornecedores de outras equipes e departamentos deverão contribuir regularmente com os dados, indo além das responsabilidades tradicionalmente definidas. A fim de garantir que tenham o direcionamento e a inspiração necessária para ocupar a posição de fornecedor de dados de APM, as organizações devem primeiro selecionar um grupo de fornecedores de dados “piloto” a ser treinado em processos importantes e práticas recomendadas. O feedback desses primeiros usuários pode ser usado então para refinar o processo de treinamento de outros fornecedores de dados. No entanto, nem sempre se trata de um processo manual, pois a descoberta de TI e a gestão de ativos de TI (ITAM) podem coletar dados relevantes automaticamente.
O sucesso da gestão de portfólio de aplicativos não significa necessariamente revolucionar todo o portfólio de aplicativos. Em vez disso, o sucesso geralmente surge de forma mais discreta.
Com a gestão eficaz do portfólio de aplicativos, as organizações podem obter um entendimento claro de quais aplicativos estão em seu ambiente e como reduzir os custos eliminando os aplicativos que não se alinham à estratégia de negócios. Os fundos podem ser usados para dar suporte aos aplicativos que ajudam a acelerar o crescimento dos negócios. As partes interessadas e os líderes podem usar efetivamente os dados no APM para alinhar os aplicativos às funções de negócios e trabalhar em conjunto para criar um roteiro comum sobre a estratégia. Compartilhar esse sucesso em toda a organização pode ajudar as partes interessadas em todos os níveis a reconhecer o valor do APM.
Os ecossistemas de aplicativos estão se tornando cada vez mais complexos. Para gerenciar com eficácia os crescentes portfólios de aplicativos e proteger os investimentos comerciais, as organizações necessitam de ferramentas de gestão de portfólio de aplicativos confiáveis. Ao mesmo tempo, os setores estão vivenciando uma mudança de paradigma nos modelos de implantação preferenciais, migrando uma parte significativa de seus dados e serviços para a nuvem. A ServiceNow, líder em gestão de TI, fornece as soluções.
O Application Portfolio Management da ServiceNow cria um inventário abrangente de cada software atribuído à empresa, categorizando esses aplicativos com base em quatro áreas principais de interesse: planejamento de capacidades de negócios, racionalização de aplicativos, uso de informações e gestão de riscos tecnológicos. Os líderes podem usar essas informações para criar estratégias relevantes para a tecnologia que alinhem totalmente os recursos dos aplicativos aos objetivos estabelecidos. Pelo fato de o APM da ServiceNow ser uma solução baseada em nuvem que funciona com perfeição para incorporar dados de outros fluxos de trabalho de TI integrados, as organizações se beneficiam com a precisão completa dos dados em todo o seu ecossistema, acessível de qualquer lugar e a qualquer momento.
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