Um PMO pode ser um grupo interno ou externo contratado para gerenciar produtos. Os PMOs diferem de outros aspectos de uma equipe de gestão de projetos. Os PMOS têm um escopo amplo e são equipes com pessoas de várias disciplinas, sendo responsáveis pelos padrões de gestão de projetos em vez de um projeto individual. O escritório normalmente inclui uma combinação de profissionais de TI, planejamento, finanças e gestão de riscos que colaboram para garantir que todos os projetos atendam aos resultados organizacionais definidos.
Nem todas as organizações precisarão de um PMO, mas cada uma precisará de um gerente de projetos. O gerente de projetos é o indivíduo responsável pelo controle geral e sucesso dos projetos. Os gerentes de portfólio supervisionam todos os projetos e programas em uma organização, mas se concentram nos objetivos globais e na forma como os projetos e programas se alinham a esses objetivos.
Um PMO manterá a documentação sobre projetos e oferecerá as orientações e principais métricas na execução dos projetos sob governança dele. Muitas vezes, um PMO também será responsável pelo orçamento e financiamento de projetos sob jurisdição dele.
Usar um PMO em uma organização pode ser benéfico para as estratégias de gestão de projetos e para a empresa. Em geral, um PMO pode fornecer supervisão e planejamento de alto nível para uma empresa. A gestão de projetos é supervisionada e há procedimentos padrão para a organização.
Aqui estão outras três maneiras pelas quais os PMOs podem ser úteis e agregar valor real a uma empresa:
Com um PMO, todos que trabalham em projetos na empresa terão métodos e procedimentos padronizados claros. Um PMO define e mantém os padrões para a organização, tornando mais simples para os gerentes e outros membros da equipe de gestão de projetos conhecerem os procedimentos aprovados. Um PMO padroniza esses elementos e simplifica o processo.
Quando um PMO padroniza procedimentos, há uma oportunidade fantástica de alinhamento organizacional. O departamento ou grupo do PMO pode garantir que os padrões e procedimentos para a gestão de projetos estejam alinhados com o propósito geral da empresa, sua trajetória e outros objetivos do produto. O alinhamento organizacional também ajuda a garantir que os projetos agreguem valor real. Um PMO também está em uma posição única para sinalizar quaisquer semelhanças entre projetos e evitar muita sobreposição ou perda de recursos. Em vez disso, cada projeto pode ser alinhado com os outros e com o objetivo da empresa.
Uma responsabilidade de um PMO é identificar e treinar gerentes de projetos. O fato de um PMO assumir essa responsabilidade ajuda a organização a ter gerentes de projeto mais bem treinados e mais altamente qualificados. Em vez de deixar o treinamento a cargo de alguém com pouca experiência na gestão de projetos, um departamento criado exclusivamente para tal pode garantir que isso aconteça e que o treinamento seja de alta qualidade. Assim, as empresas com PMOs (ou que contratam PMOs) podem ter melhores gerentes de projetos.
Nem todas as empresas terão um PMO, e nem todos os PMO serão parecidos. Não há nenhum padrão para o desenvolvimento de PMO. Ainda assim, há algumas formas comuns que um PMO assumirá dentro da estratégia de gestão de projetos de uma organização. Essas são duas das formas mais comuns que ilustram as funções separadas que um PMO pode desempenhar em uma empresa.
Um tipo comum de PMO é o PMO de apoio ou consultivo. Um PMO de apoio coletará todos os projetos em uma organização, fornecerá práticas recomendadas e modelos e treinamento, mas isso é feito de uma maneira mais consultiva. Esse tipo de PMO pode ser externo e também pode fazer parte de um PMO específico de departamento, regional ou de divisão.
Uma diretiva de PMO tem um alto nível de controle gerencial e o poder de impor padrões e práticas organizacionais. Essencialmente, uma diretiva de PMO é a autoridade central dentro da organização em gestão de projetos. Embora um PMO consultivo possa apenas fornecer aconselhamento sobre as práticas recomendadas para um projeto específico, uma diretiva de PMO teria autoridade para aplicar o uso das práticas recomendadas para esse projeto.
Os PMOs desempenham algumas funções importantes para a gestão de projetos. Quando uma organização utiliza um PMO, ela normalmente aproveita três tipos principais de funções e responsabilidades: orientação, documentação e relatórios.
Os PMOs podem fornecer orientação para estratégias e ferramentas de gestão de projetos. Em particular, os PMOs fornecem orientações sobre metodologias e práticas recomendadas com elas. Estas são algumas das metodologias e estruturas mais comuns e úteis para a gestão de projetos com as quais os PMOs podem ajudar:
- Agile
Agile é uma abordagem iterativa para planejar e orientar processos de projeto que os divide em ciclos menores chamados sprints. É flexível e potente.
- Waterfall
Com o Waterfall, cada tarefa flui de uma para a outra, como uma cascata. O timing requer um planejamento cuidadoso, mas o fluxo pode mover os projetos de forma eficaz.
- Scrum
O Scrum é semelhante ao Agile, mas seus produtos finais são entregues a cada 30 dias. É um ótimo método para equipes que têm dificuldades com produtividade.
- Six Sigma
Six Sigma é uma metodologia usada para melhorar os processos, eliminando o que é considerado defeito. O objetivo é reduzir erros de qualquer tipo para máxima precisão e grandes produtos.
Uma função importante de um PMO é a documentação. Os PMOs fornecem orientação e práticas recomendadas para a gestão de projetos, e essas práticas recomendadas são derivadas de projetos anteriores. Quando os PMOs mantêm a documentação sobre projetos, podem tomar melhores decisões e fazer previsões sobre o que funcionaria bem e seria melhor para um projeto específico. A documentação ajuda a informar a prática.
Os relatórios de PMO são uma ferramenta valiosa para o sucesso da gestão de projetos. Os relatórios mantêm os projetos no caminho certo e as partes interessadas atualizadas sobre o progresso. Quando um PMO gerencia relatórios, ele pode acompanhar o progresso do projeto, informar todas as partes interessadas e apresentar relatórios sobre o projeto à alta gerência. Isso reduz a carga de relatórios para os membros e, ao mesmo tempo, mantém o projeto no caminho certo do início ao fim.
Os PMOs podem oferecer muitos benefícios à empresa e muitas funções e responsabilidades importantes, mas ainda podem apresentar desafios. Esses desafios podem ser difíceis de navegar, mas todos eles podem ser superados pelas empresas que desejam se beneficiar da utilização de um PMO para o sucesso da gestão de projetos. Esses são quatro dos desafios mais comuns dos PMOs e como superá-los.
Um PMO só é útil se estiver se comunicando com os membros da equipe que trabalham no projeto. A falta de comunicação entre um PMO e membros da equipe significa que a equipe não está se beneficiando do conhecimento e dos padrões que o PMO pode fornecer. Para superar esse desafio, é importante fornecer várias vias de comunicação e verificações regulares entre o PMO e os membros da equipe.
Para algumas empresas, é melhor fazer com que o gerente de projetos seja o intermediário, e isso pode ser eficaz, desde que haja comunicação regular.
A equipe de PMOs é especialmente importante para o sucesso de um PMO. Um desafio surge quando as equipes de PMO não têm os conjuntos de habilidades necessários para fornecer valor real à equipe de gestão de projetos. A solução para superar esse desafio é selecionar cuidadosamente as equipes que tenham os conjuntos de habilidades necessários para desempenhar as funções e responsabilidades de um PMO. Muitas empresas contratam uma grande variedade de indivíduos.
Alguns PMOs não têm visibilidade sobre como os projetos estão indo e o que as equipes estão fazendo no momento. Essa falta de visibilidade limita o potencial e o valor que os PMOs podem agregar, pois eles não podem orientar as equipes sobre as práticas recomendadas de gestão para aquele projeto. Para superar esse desafio, é importante oferecer aos PMOs visibilidade sobre o que as equipes estão fazendo. Isso também pode ajudar a melhorar a comunicação.
Os conflitos podem inviabilizar qualquer tipo de projeto. A falha na resolução de conflitos de equipe pode levar a muitos problemas com PMOs. A chave é fornecer caminhos para resolver conflitos antes que eles possam se agravar. Atenuar os problemas logo no início pode manter as equipes mais produtivas e reduzir o risco de paralisação de um projeto.
O software de PMO certo também se alinhará aos objetivos do negócio. Infelizmente, nem todas as empresas estão utilizando o software correto. Muitas organizações usam o PPM (Project Portfolio Managemen) como software de PMO. Mas a verdade é que ele não está cumprindo o que prometeu. É difícil desenvolver e manter o alinhamento entre estratégias, investimentos e resultados, apesar de aproveitar o PPM.
É por isso que a ServiceNow criou a Gestão estratégica de portfólios. Ela permite que as organizações priorizem e financiem o que é mais importante e criem um roadmap para orientar investimentos, comunicar planos e acompanhar o progresso. O SPM permite que as equipes planejem e executem o trabalho usando qualquer método e, ao mesmo tempo, consolidem e centralizem a demanda dos negócios. É o software de PMO que pode ajudar as organizações a superar desafios e colher os benefícios de um PMO forte.
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