A gestão de produtos difere da gestão de projetos de várias maneiras. A gestão de produtos representa os interesses do mercado, impulsiona a estratégia de longo prazo do produto e não se restringe a uma data de início ou de fim específica; o processo e a evolução do produto são contínuos. Outra maneira de analisar as diferenças entre esses dois tipos de gestão é considerar as pessoas mais responsáveis por eles.

Um gerente de produtos deve entender o futuro de seu ambiente de negócios e definir as maneiras como esse valor pode ser entregue a ele. Externamente, um gerente de produtos é responsável por todos os produtos digitais que compõem a oferta final do cliente e, inclusive, é responsável por requisitos e roadmaps contínuos. Internamente, ele é um representante da função de negócios que o produto promove. Por outro lado, um gerente de projetos recebe um escopo específico com um horário de início e de término para implementá-lo. Ele é envolvido com um produto depois que ele está pronto para um projeto específico. Ele também é responsável por muitos elementos do projeto, como:

• Programação
• Alocação de recursos
• Gestão de orçamento
• Gestão de escopo

Além disso, diferente da gestão de projetos, a gestão de produtos geralmente não tem data de término; ela evolui continuamente com base no feedback e nas flutuações dos clientes no mercado.

Com o desenvolvimento Agile, a gestão de produtos e de projetos também é diferente. O desenvolvimento Agile pode ajudar qualquer tipo de gestão devido à sua adaptabilidade única. Eis algumas das principais diferenças no uso do desenvolvimento Agile quando ele se baseia em produtos ou em projetos:

• Baseado em produtos
• Histórias e sprints estão vinculados a um produto no desenvolvimento Agile
• Abordagem de longo prazo focada no produto do início ao fim
• Ocorre indefinidamente durante a vida útil do produto
• Com base em projetos
•  Histórias e sprints também estão vinculados a um produto
• Escopo e data de término claramente definidos

A diferença significativa entre o desenvolvimento Agile baseado em produtos e em projetos é que o último tem escopo definido e data final.

Da mesma forma, a gestão de projetos e a gestão de portfólios, embora intimamente relacionadas, atendem a objetivos distintos de uma organização e atendem a diferentes níveis de planejamento estratégico.

Conforme abordado anteriormente, a gestão de projetos se concentra no planejamento, na coordenação e na execução detalhados de um único projeto específico, com foco em garantir que os projetos individuais sejam concluídos dentro do prazo, do escopo e do orçamento. Por outro lado, a gestão de portfólios é uma abordagem de nível mais alto que envolve a supervisão de um conjunto de projetos (ou programas) como um portfólio coeso.

O principal objetivo da gestão de portfólios é garantir que todo o portfólio esteja alinhado com os objetivos estratégicos gerais da organização. Isso significa decidir quais projetos iniciar, continuar ou encerrar com base no alinhamento estratégico, na disponibilidade de recursos e no possível retorno do investimento. A gestão de portfólios também considera o risco e a recompensa no nível do portfólio, equilibrando os esforços para obter o melhor impacto organizacional.

O processo de gestão de projetos tem cinco etapas (ou fases) pelas quais todos os projetos devem passar.

Início

• Caso de negócios
  Um caso de negócios justifica a necessidade do projeto, os objetivos do projeto e o retorno do investimento.
• Estudo de viabilidade
  Um estudo de viabilidade prova que é possível executar o projeto em um prazo e com um custo razoáveis para a empresa.
• Termo de abertura do projeto
  É um documento que ilustra o que será entregue e como isso agregará valor real.

Com essa documentação, é possível aprovar o projeto. Quando isso acontece, a gestão de projetos passa a ser responsável por reunir uma equipe para executar o projeto e definir os detalhes de como ele se desdobrará. Essa fase da gestão de projetos termina quando a equipe do projeto se reúne para uma reunião inicial.

Planejamento

• Cronograma do projeto
  Define uma linha do tempo para cada uma das tarefas, bem como a alocação de recursos. 
• Orçamento do projeto
  É o conjunto de todos os custos estimados do projeto em um local centralizado.
• Plano de gestão do escopo
  Explica como o escopo do projeto será acompanhado durante a duração do projeto. 
• Plano de gestão de riscos
  Ele explica os riscos que podem afetar o projeto. Um bom plano também inclui estratégias para mitigá-los.
• Plano de gestão de recursos
  Descreve como os recursos serão obtidos, alocados e gerenciados durante o projeto. 
• Plano de gestão das partes interessadas
  Identifica todas as partes interessadas do projeto e as estratégias para gerenciá-las. 
• Plano de comunicação
  Ele precisa conseguir identificar como as informações essenciais serão compartilhadas em todo o projeto, definindo quem receberá a comunicação, como essas pessoas a receberão e quando (e com que frequência) elas a receberão.

Execução

Monitoramento e controle

O monitoramento e o controle de projetos ocorrem simultaneamente com a fase de execução do projeto. Essa etapa envolve o monitoramento do progresso das atividades de execução do projeto para garantir que a equipe do projeto permaneça dentro do cronograma e do orçamento.

Poderá ser necessário fazer ajustes se surgirem desafios ou as circunstâncias mudarem. Os procedimentos de controle de qualidade são aplicados para a garantia de qualidade durante essa fase.

Fechamento

A fase de fechamento acontece quando o projeto é concluído e os itens para entrega do projeto são apresentados às partes interessadas. Após a aprovação, os recursos são liberados, a documentação é concluída e tudo é encerrado. Por fim, um "documento de lições aprendidas" é elaborado pela equipe para registrar impressões, informações e aprendizados reunidos durante todo o projeto, a serem aplicados a projetos futuros.

A gestão de projetos é uma parte altamente benéfica de uma organização. Os gerentes de projeto executam tantas tarefas intangíveis que é comum que as pessoas não entendam totalmente o valor dela. Há muitos benefícios decorrentes do uso completo da gestão de projetos:

• Equipes mais eficientes
  Um gerente de projetos garante que haja alguém responsável por garantir que todos os aspectos do projeto sejam concluídos no prazo. Ter uma pessoa dedicada assumindo essa responsabilidade ajuda a tornar as equipes mais eficientes.
• Equipes e clientes mais felizes
  Quando os projetos são realizados dentro do prazo e do orçamento, todos ficam felizes. Os gerentes de projetos ajudam a fazer isso acontecer para as equipes e os clientes.
• Melhor organização
  Os gerentes de projetos são aqueles que supervisionam como, quando e por que algo deve acontecer. Eles mantêm tudo organizado, o que mantém os projetos no caminho certo.
• Crescimento e desenvolvimento da equipe
  Quando um gerente de projetos supervisiona um projeto, os indivíduos das equipes têm oportunidades de crescer e trabalhar suas habilidades, em vez de ter que gerenciar também o estresse de acompanhar um projeto. 
• Mais flexibilidade
  O gerente de projetos é alguém que pode se concentrar apenas em ajudar a equipe a mudar e se adaptar quando mudanças acontecem. Isso dá mais flexibilidade à equipe de projeto.
• Melhor qualidade
  Quando um membro da equipe se concentra exclusivamente em seu ofício, a qualidade aumenta. O gerente de projetos possibilita que cada membro da equipe possa fazer isso, aumentando a qualidade do projeto.
• Mais resultados
  Quando a empresa remove a carga da gestão de projetos de toda a equipe e, em vez disso, tem uma pessoa dedicada a ela, a empresa libera o tempo da equipe para assumir mais projetos e produzir mais resultados. 
• Mais transparência e responsabilidade
  A gestão de projetos requer relatórios regulares, o que aumenta a forma de acompanhar e gerenciar tudo.

Embora as organizações individuais possam adotar diferentes variações das metodologias comuns, a maioria das abordagens de gestão de projetos se enquadra em uma das categorias a seguir.

Planejamento do projeto

O planejamento do projeto é uma fase fundamental do ciclo de vida da gestão de projetos. Envolve descrever os objetivos do projeto, definir o escopo, determinar os recursos necessários e estabelecer linhas do tempo. Por meio de um planejamento abrangente, os gerentes de projetos visam apresentar orientações claras, definir expectativas e mitigar possíveis riscos. Um plano de projeto eficaz serve como um plano gráfico, orientando todas as partes interessadas desde o início até a conclusão e garantindo o alinhamento com objetivos organizacionais abrangentes.

Com a gestão em cascata, é necessário concluir cada tarefa que faz parte do projeto antes que a próxima possa começar. As etapas do projeto são lineares e fluem em uma direção rumo à próxima etapa, como uma cascata. As linhas do tempo são fundamentais para a gestão em cascata, pois cada etapa deve ser feita a tempo para manter todo o projeto no prazo.

Agile

A gestão ágil de projetos deriva do setor de software de computador. Originalmente, havia os 12 princípios fundamentais do Manifesto Agile, mas, agora, a gestão ágil de projetos é um processo iterativo focado no monitoramento contínuo e na melhoria dos itens para entrega. Em sua essência, os itens para entrega de alta qualidade são consequência da entrega de valor ao cliente.

A gestão ágil de projetos não segue uma abordagem sequencial em fases como a abordagem em cascata. Em vez disso, as fases do projeto são concluídas paralelamente por vários membros da equipe de uma organização. Essa abordagem pode encontrar e corrigir erros sem precisar reiniciar todo o procedimento.

Lean

A metodologia lean tem como objetivo evitar o desperdício de tempo e recursos. A ideia central dessa estratégia é criar mais valor para os clientes e, ao mesmo tempo, usar menos recursos. Os únicos recursos usados no projeto são aqueles que contribuem diretamente para sua conclusão bem-sucedida.

Gestão de projetos Scrum

A gestão de projetos Scrum é uma técnica que prioriza a entrega iterativa e incremental de produtos. Isso acontece por meio de feedback constante e da tomada de decisões colaborativas. O Scrum corrige o tempo e os custos para controlar os requisitos usando cerimônias colaborativas, caixas de tempo, ciclos de feedback frequentes e um backlog de produtos priorizado.

Método Kanban

Kanban é uma estrutura usada no desenvolvimento de software na qual os itens de trabalho são representados visualmente para ajudar a garantir a comunicação e a transparência em tempo real. Os quadros Kanban ajudam equipes e gerentes de projetos a acompanhar tudo o que está envolvido no projeto e quem é responsável por ele. O foco do Kanban está no fluxo e cada tarefa é marcada como incompleta, em andamento ou concluída para que possa ser gerenciada.

Six Sigma

Six Sigma é um conjunto de metodologias e ferramentas usadas para melhorar os processos de negócios, reduzindo defeitos e erros. O foco dessa metodologia é a precisão e a redução da variação. Ela oferece uma estrutura sistemática para identificar e eliminar variações que podem afetar o desempenho do projeto.

CPM (Critical Path Method, método do caminho crítico)

O CPM (Critical Path Method, método do caminho crítico) é uma metodologia focada em encontrar o caminho crítico do projeto ou a sequência mais longa de tarefas que devem ser realizadas para que todo o projeto seja concluído. O mapeamento das tarefas e de suas linhas do tempo ajuda a ilustrar o caminho crítico ou a linha do tempo, o orçamento e o escopo de todo o projeto.

CCPM (Critical Chain Project Management, método da corrente crítica)

O CCPM (Critical Chain Project Management, método da corrente crítica) é uma metodologia na qual cada tarefa do projeto é colocada em uma cadeia com buffers a serem usados quando necessário. Ela valoriza esses buffers. O monitoramento e o controle do projeto se concentram principalmente na utilização dos buffers.

PRINCE2

PRINCE2 significa Projects IN Controlled Environments (Projetos EM ambientes controlados). Esse método se concentra na gestão de recursos e riscos, dividindo os projetos em fases menores, definindo funções e responsabilidades claras e usando sete princípios definidos para gerenciar o ciclo de vida do projeto.

Gestão híbrida de projetos

Além disso, uma combinação de abordagens pode ser apropriada em determinadas circunstâncias. A gestão híbrida de projetos é uma dessas abordagens. Com a gestão híbrida, a empresa utiliza duas (ou mais) metodologias diferentes de gestão de projetos e as combina para criar um método totalmente novo que atenda às necessidades do projeto.

Projetos x produtos

A gestão de projetos pode parecer diferente na era da inovação digital, e a estrutura de projetos em relação a produtos foi projetada para contrariar isso. Com esse modelo, os membros da equipe são dedicados e totalmente alocados em um produto específico.. Não há data final de equipes nem responsabilidades que acompanham um produto.

Triângulo da gestão de projetos (restrição tripla)

A gestão de projetos sempre terá restrições triplas, também chamadas de triângulo da gestão de projetos. Todos os projetos sempre serão limitados por:

• Hora
• Escopo do projeto
• Custo

Gestão de projetos é a prática de equilibrar esses itens corretamente. É necessário realizar os projetos no escopo completo, usando o mínimo de tempo e o menor custo. Esse equilíbrio pode ser complicado, e é por isso que as ferramentas de gestão de projetos são tão importantes.

Para uma gestão de projetos de sucesso, é importante usar as ferramentas certas. Essas são algumas das ferramentas mais comuns de gestão de projetos.

Método do caminho crítico

O método do caminho crítico é uma técnica de gestão de tempo utilizada principalmente no planejamento de projetos. Esse método se concentra na sequência e na duração das tarefas, determinando o caminho mais longo das atividades planejadas até o final do projeto. Ao identificar esse "caminho crítico", os gerentes de projeto podem determinar a menor duração possível para o projeto e destacar tarefas que influenciam diretamente a data de conclusão do projeto. Esse método ajuda a entender as dependências das tarefas, alocando recursos de forma eficiente e mitigando possíveis atrasos.

Gráficos de Gantt

Os gráficos de Gantt são representações visuais da linha do tempo de um projeto, exibindo tarefas e suas respectivas durações em relação a um calendário. Cada tarefa é representada como uma barra, cujo comprimento corresponde à sua duração. Ao organizar tarefas cronologicamente, os gráficos de Gantt mostram com clareza o progresso do projeto, destacam dependências e ajudam na coordenação eficaz dos recursos. Essa ferramenta pode ter um papel fundamental para o planejamento e o monitoramento, oferecendo uma imagem clara do status de um projeto em qualquer ponto específico.

Quadros Kanban

Os quadros Kanban são uma ferramenta de gestão de projetos baseada em pistas visuais e melhorias incrementais do fluxo de trabalho. Eles permitem que as equipes visualizem tarefas, monitorem seu progresso e otimizem a eficiência do fluxo de trabalho. Os quadros tradicionais são divididos em colunas, cada uma significando uma fase no fluxo de trabalho. À medida que as tarefas passam pelo fluxo de trabalho, elas são transferidas de uma coluna para a próxima. É possível fazer isso em papel (por exemplo, usando notas adesivas), mas o mais comum é usar ferramentas digitais. Um sistema visual digital promove transparência, facilita a colaboração e ajuda a identificar gargalos ou ineficiências em tempo real.

Relatórios de status

Um relatório de status é uma ferramenta de comunicação regular que apresenta às partes interessadas uma atualização sobre a posição atual de um projeto. Esse documento costuma ter informações relacionadas à conclusão da tarefa, à adesão ao orçamento, a possíveis desafios e a quaisquer desvios do plano inicial. Ao oferecer uma visão geral da integridade e do progresso do projeto, os relatórios de status promovem a transparência, facilitam a tomada de decisões embasadas e garantem que todas as partes permaneçam alinhadas aos objetivos e itens para entrega do projeto.

Planejamento de recursos

Outra ferramenta valiosa é o planejamento de recursos. Saber quais recursos são necessários para um projeto e como eles serão usados é importante para o sucesso do projeto, bem como para o orçamento. O planejamento de recursos inclui três componentes principais:

• Otimização da alocação de recursos
• Equilíbrio da carga de trabalho
• Gestão de restrições de recursos

Usando o planejamento de recursos, os gerentes de projeto podem garantir que tenham o que é necessário para que um projeto tenha sucesso.

Planejamento financeiro

Da mesma forma, o planejamento financeiro é a mesma ferramenta, com exceção de que é usado para as finanças do projeto. Ele consiste em:

• Gerenciar o orçamento
• Controlar custos
• Avaliar o desempenho financeiro do projeto
• Planejar/gerenciar riscos e outros problemas

A gestão de projetos não conta somente com um gerente de projetos. Muitas vezes, há muitas funções em uma equipe de gestão de projetos que são essenciais para o sucesso de um projeto. Estas são algumas das funções mais comuns da gestão de projetos:

• Gerente de projetos
  É responsável pelas áreas de conhecimento de todo o projeto. Costuma liderar o projeto.
• Patrocinador do projeto
  É o cliente do projeto. Dependendo da organização, pode haver diferentes níveis de patrocinadores do projeto.
• Membros da equipe do projeto
  São profissionais qualificados que trabalham para contribuir para o processo de produção de itens de entrega e atingir as metas do projeto. Pode haver um número variável desses membros da equipe, dependendo do projeto.
• Partes interessadas do projeto
  É uma pessoa ou um grupo que tem um interesse ou uma "participação" no projeto. Em geral, um gerente de projetos precisará se comunicar com as partes interessadas durante todo o projeto.
• Gerente de portfólio do projeto
  Trabalha para otimizar seus portfólios de projetos, equilibrar a capacidade em relação à demanda e vincular planos e recursos à execução do projeto. Também pode reunir todos os processos e estratégias usados pelo gerente de projetos.
• Clientes
  É um grupo ou uma pessoa a quem o projeto ou um componente-chave do projeto é entregue.

Há muitas certificações de gestão de projetos disponíveis para melhorar as habilidades e ter as qualificações necessárias. Estas são algumas das certificações comuns de gestão de projetos:

Certificado Google Project Management. Esse programa de certificação ensina os fundamentos da gestão de projetos. · Certificações de PMI. Há vários níveis de certificação, e a maioria dos gerentes de projeto obtém a certificação PMP (Project Management Professional, profissional de gestão de projetos), que é um padrão do setor.

• Certificado Google Project Management
  Esse programa de certificação ensina os fundamentos da gestão de projetos.
• Certificações de PMI
  Há vários níveis de certificação, e a maioria dos gerentes de projeto obtém a certificação de PMP (Project Management Professional, profissional de gestão de projetos), que é um padrão do setor.
• Certificações Agile
  Há várias certificações disponíveis, que são um requisito para gerentes de projetos que usam metodologias Agile ou Scrum.
• Certificações PRINCE2
  A maioria das empresas requer um nível de certificação PRINCE2 para o trabalho em um projeto PRINCE2. Ela é mais usada no Reino Unido, na Austrália e na Europa.
• Certificação ServiceNow
  Essa certificação é a aplicação de métodos, ferramentas e técnicas para alcançar novos recursos, atender às demandas, responder a mudanças organizacionais ou aproveitar uma nova oportunidade. É especialmente útil para gerentes de portfólio do projeto.

A gestão de projetos é uma parte importante de uma empresa. Por isso, é essencial ter as ferramentas que permitem que suas equipes tenham o melhor desempenho possível. Na ServiceNow, acreditamos que isso ocorre por meio do SPM (Strategic Portfolio Management).

Nós o definimos como um produto que capacita os líderes a converter a estratégia em resultados que impulsionam o valor comercial. Ele permite que as organizações priorizem e financiem o que é mais importante e criem um roadmap para orientar investimentos, comunicar planos e acompanhar o progresso. Gere relatórios de status detalhados de forma instantânea e automática. E, em meio a tudo isso, reúna todas as ferramentas de gestão de projetos em uma plataforma centralizada para que os gerentes de projetos possam ver seus projetos, recursos, finanças e outros dados relevantes, tudo integrado a uma fonte única de verdade e coordenado em toda a organização. O SPM permite que as equipes planejem e executem o trabalho usando qualquer método e, ao mesmo tempo, consolidem e centralizem a demanda dos negócios. Graças à ServiceNow, as corporações de hoje finalmente têm uma solução moderna para a gestão de projetos.

Seja para entrega Agile, híbrida ou SAFe, a ServiceNow oferece as ferramentas necessárias para elevar a alocação de recursos, a elaboração de orçamento e, basicamente, todos os aspectos da gestão de projetos a outro patamar.

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