A gestão de fluxo de trabalho descreve os sistemas e táticas que as empresas usam para aumentar a produtividade, aliviar a frustração e simplificar o fluxo de tarefas.
Os processos impulsionam os seus negócios. Para cada objetivo, há uma sequência de etapas que devem ser seguidas para ajudar a transformar conceitos e ideias em resultados impactantes. Quando esses processos são integrados, a reunião de tarefas interdependentes e pessoas para atingir um objetivo inacessível é chamada de fluxo de trabalho. Os melhores fluxos de trabalho incorporam a automação do fluxo de trabalho, possibilitando eliminar gargalos e erros frequentemente associados a tarefas e processos manuais e entediantes.
Para facilitar ainda mais fluxos de trabalho de negócios eficazes, muitas organizações recorrem à gestão de fluxo de trabalho.
A gestão de fluxo de trabalho envolve identificar, categorizar, estruturar, acompanhar, documentar e otimizar as tarefas e os processos de negócios para garantir que eles prossigam de maneira suave e precisa em direção aos resultados desejados. Muitas vezes, a gestão de fluxo de trabalho é dividida em duas categorias:
- Integração de processo
A integração de processo define processos de negócios que abrangem aplicativos e fornecedores. - Automação de evento
Sobrepondo-se à automação de fluxo de trabalho, a automação de evento possibilita automatizar tarefas individuais dentro de um fluxo de trabalho.
Basicamente, a gestão de fluxo de trabalho existe para responder a quatro perguntas básicas sobre qualquer tarefa dentro do fluxo de trabalho:
- O que precisa ser feito?
- Quem precisa fazer?
- Quando precisa ser concluído?
- Como deve ser feito?
Aplicada corretamente, a gestão de fluxo de trabalho reúne visibilidade clara, automação de processo e ferramentas de suporte para orientar pessoas e processos. Além disso, equipes que operam em fluxos de trabalho confiáveis veem mais produtividade e eficiência, além de serem mais orientadas aos objetivos do que aquelas que não operam. Isso vem de ter fácil acesso aos dados do fluxo de trabalho, possibilitando mais visibilidade das etapas e dos processos envolvidos e quais funções são responsáveis por quais ações.
Assim como fluxos de trabalho reúnem pessoas e processos, projetos são as situações nas quais vários fluxos de trabalho operam em conjunto para conseguir um resultado específico. A gestão de projetos descreve as ferramentas e as estratégias associadas à orientação e à otimização desses projetos. Por exemplo, enquanto a gestão de fluxo de trabalho pode ajudar a ilustrar e otimizar os processos necessários para integrar novos funcionários, a gestão de projetos iria detalhar e reger as tarefas necessárias para recrutar, contratar e integrar uma nova contratação específica.
Por outro lado, dada a crescente sofisticação do software de gestão de fluxo de trabalho, pode haver uma grande sobreposição entre essas duas disciplinas. Na verdade, os melhores sistemas da gestão de fluxo de trabalho disponíveis atualmente são capazes de desempenhar essencialmente todas as tarefas da gestão de projetos das quais uma empresa pode depender.
Dado o tamanho e a complexidade dos processos de negócios mais modernos, a coordenação e o acompanhamento de tarefas e pessoas associadas a fluxos de trabalho exigem ferramentas eficazes. Os sistemas da gestão de fluxo de trabalho são soluções de software criadas para ajudar as empresas a simplificar seus fluxos de trabalho. Essas ferramentas geralmente incluem funcionalidade interna, possibilitando automatizar tarefas e processos repetitivos, programar lembretes e acompanhamentos, alertar usuários sobre tarefas não concluídas, acompanhar métricas de desempenho e trabalhar a partir de uma visão abrangente de todos os aspectos do fluxo de trabalho.
Do início ao fim, há muito na gestão eficaz de um fluxo de trabalho. Os principais sistemas da gestão de fluxo de trabalho devem ser capazes de otimizar todos os aspectos do fluxo de trabalho e dar apoio a usuários humanos em todos os níveis. Dessa forma, os sistemas da gestão de fluxo de trabalho dependem de uma grande variedade de capacidades e recursos avançados, inclusive:
- Acompanhamento de análise
- Notificações automatizadas
- Computação baseada em nuvem
- Designer do fluxo de trabalho sem código
- Ferramentas de arrastar e soltar
- Integração a aplicativos de terceiros
- Desenvolvimento de aplicativos low code
- Ramificações em paralelo
- Geração de relatórios
- Controle de acesso com base na função
- Indicadores de status do Acordo de nível de serviço (ANS)
As ferramentas de software da gestão de fluxo de trabalho foram projetadas para lidar com a maior parte do trabalho pesado associado aos seus fluxos de trabalho. Dito isso, a eficácia de qualquer ferramenta depende muito da sua capacidade de colocá-la no uso adequado e aproveitar ao máximo o que ela tem a oferecer. Ao trabalhar para implementar uma solução da gestão de fluxo de trabalho para sua empresa, leve em consideração as seguintes práticas recomendadas:
Os fluxos de trabalho podem ir além dos limites de departamentos individuais, envolvendo pessoas e processos em toda a sua organização. E como essas soluções provavelmente afetarão toda a sua empresa, é fundamental que você consiga apoio da liderança da empresa. Debata a gestão do fluxo de trabalho com gestores e executivos da diretoria e se certifique de que você tenha seu apoio antes de se comprometer.
Além da liderança da empresa, você também precisará envolver partes interessadas individuais. Identifique quem será responsável por várias tarefas dentro do fluxo de trabalho. Trabalhe em estreita colaboração com essas pessoas para garantir que tudo esteja em vigor para guiar os processos de maneira eficaz de ponta a ponta.
O mapeamento é um aspecto crucial da gestão de fluxo de trabalho, mas nem todo fluxo de trabalho tem a mesma urgência ou importância. Os fluxos de trabalho prioritários (relacionados a finanças, TI, RH etc.) e os voltados para o cliente devem ser a sua preocupação primária. Eles precisam ser ágeis, totalmente operacionais e eficientes. Assim que eles estiverem em vigor, você poderá priorizar fluxos de trabalho de suporte.
Automação é a chave para uma gestão eficaz do fluxo de trabalho e deve ser aplicada sempre que possível. Percorra o seu fluxo de trabalho para localizar eventuais tarefas simples e repetitivas ou aprovações; elas podem ser adequadas à automação e podem ajudar a liberar os funcionários para desempenhar outras ações mais estratégicas.
O mapeamento dos fluxos de trabalho proporciona uma visão panorâmica exata de quais tarefas estão envolvidas. Isso pode ajudar você a identificar ações redundantes que ocupam o tempo dos funcionários, mas não oferecem benefícios adicionais. Trabalhe em estreita colaboração com as partes interessadas para analisar fluxos de trabalho, localizar áreas de esforço duplicado e removê-las.
Muitos fluxos de trabalho podem precisar ser reavaliados e revisados depois da implantação. Estabeleça métricas relevantes e monitore KPIs (principais indicadores de desempenho) para garantir que tudo esteja seguindo da maneira ideal e que os processos individuais estejam funcionando conforme previsto. Isso ajudará a identificar áreas problemáticas em potencial que você pode trabalhar para melhorar.
Embora tecnologias avançadas de automação possam criar fluxos de trabalho que se impulsionam, é sempre melhor ter um ser humano supervisionando o processo. Administre os seus fluxos de trabalho, faça correções de curso quando necessário e use as informações que você desenvolve para otimizar ainda mais os seus negócios.
A otimização dos processos eliminando gargalos e tarefas duplicadas é um dos benefícios primários da gestão do fluxo de trabalho. Mas, embora a velocidade seja um subproduto natural dessa abordagem, o estabelecimento de um sistema da gestão de fluxo de trabalho desde o início não costuma ser algo que possa ser realizado durante a noite. A configuração das ferramentas relevantes, o treinamento de usuários, a integração de sistemas associados e a implantação da solução podem demorar dias, semanas ou até mesmo meses. Como alternativa, a gestão do fluxo de trabalho que funciona como parte de uma plataforma para gestão maior e opera usando ferramentas low code pode não exigir muita configuração ou treinamento. Isso possibilita uma implantação mais rápida – geralmente dentro de um único dia.
Os processos impulsionam os seus negócios e como você gerencia os seus fluxos de trabalho pode definir a eficiência com que esses processos funcionam. A ServiceNow, líder em sistemas de gestão de TI, está levando a gestão do fluxo de trabalho ainda mais além.
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