Os aspectos mais importantes da gestão de instalações são saúde e segurança. Em primeiro lugar, as pessoas devem ser protegidas. Os perigos podem incluir ventilação insegura ou ar tóxico, um clima muito quente ou muito frio, máquinas desatualizadas e suscetíveis a quebrar ou funcionar indevidamente, sistemas inadequados de detecção e proteção contra incêndio, sinalização inadequada para indicar saídas e rotas seguras de fuga e infraestrutura insuficiente.

Fora do âmbito da saúde e segurança, também estarão em jogo operações e custos se as instalações não forem gerenciadas de forma eficaz. Por exemplo, pode ser mais fácil substituir ou reparar o hardware envelhecido antes de ele quebrar completamente (o que pode interromper ou atrasar operações e contribuir para perda de receita ou produtividade).

Um gerente de instalações também apoia as pessoas em ambientes de escritório, o que pode afetar a produtividade e a moral. Alguns aspectos, como disposições de escritório, estão sujeitos a códigos e regulamentos que podem afetar significativamente a segurança. Planos de continuidade de negócios e planejamento de emergência também são cruciais para manter as operações, continuamente reunindo e analisando informações e evitando tempo de inatividade. Também é crucial que os gerentes supervisionem o layout do escritório, incluindo o acesso a banheiros e bebedouros, disposição de assentos, possíveis danos à infraestrutura e gestão da utilização do espaço.

A gestão de instalações engloba diversas funções essenciais destinadas a garantir a operação eficaz de um ambiente físico. Isso inclui supervisão de pessoas e organizações, bem como espaço e infraestrutura. O termo "pessoas e organizações" abrange um amplo espectro, incluindo departamentos como marketing, contabilidade, hospitalidade, RH, ICT (information communication technology, tecnologia da informação e comunicação) e limpeza, em que os gerentes de instalações desempenham uma função crucial na coordenação e no apoio de suas atividades.

Serviços físicos de gestão de instalações e serviços de software

Embora a gestão de instalações inclua todos os aspectos relacionados à gestão dos locais físicos onde o trabalho é realizado (e das pessoas e recursos que tornam o trabalho possível), existe uma distinção entre serviços técnicos e serviços operacionais na gestão de instalações. Serviços técnicos referem-se aos aspectos físicos e estruturais de uma instalação, como a manutenção de sistemas de HVAC, encanamento, sistemas elétricos e segurança predial. Exemplos de serviços técnicos incluem a realização de inspeções regulares de equipamentos, garantindo a segurança contra incêndios e gerenciando sistemas de controle de acesso ao prédio.

Em comparação, os serviços operacionais são não estruturais, focando no conforto e no bem-estar dos ocupantes. Esses serviços envolvem aspectos como serviços de limpeza, alimentação, paisagismo e design de interiores. Os serviços operacionais contribuem para criar um ambiente de trabalho agradável e produtivo para os funcionários.

Serviços de instalações e serviços de local de trabalho

É igualmente importante diferenciar entre serviços de instalações e serviços de local de trabalho. Os serviços de instalações envolvem principalmente a gestão e a manutenção do espaço físico e da infraestrutura, incluindo tarefas relacionadas ao design do local de trabalho, construção, locação, planejamento de ocupação e aquisição de móveis. Os gerentes de instalações garantem que o ambiente físico seja propício para ajudar a organização a alcançar seus objetivos.

Os serviços de local de trabalho abrangem um espectro mais amplo de funções que se estendem para além do espaço físico, incluindo o planejamento estratégico para a utilização do espaço de trabalho, o fomento de uma cultura de trabalho colaborativa e inclusiva, e a prestação de serviços que melhorem o bem-estar e a produtividade dos funcionários. Os serviços de local de trabalho existem para construir um ambiente de trabalho envolvente que esteja alinhado com os valores e objetivos da organização.

• Segurança contra incêndios
  Os incêndios podem causar perda de vidas, produtividade e ativos. O gerente de instalações deve sempre ter um plano sólido em vigor para preparar seu pessoal para responder às emergências de incêndio de forma calma e organizada. Eles devem comunicar o plano claramente e garantir que as ferramentas necessárias estejam disponíveis para extinguir qualquer incêndio ou oferecer métodos para escapar em segurança.
• Segurança
  Os gerentes de instalações supervisionam a proteção de pessoas e ativos, o que inclui hardware de segurança, câmeras e possíveis proteções físicas, como vigilantes. 

• Planejamento da continuidade de negócio
  Em caso de incêndio, roubo ou falha completa das operações de negócio, os gerentes de instalações precisam ter um plano que possa ajudar a empresa a continuar com a menor perda de tempo possível e a menor interrupção das operações. Isso pode incluir um local de recuperação, energia de backup, software de backup ou hardware de backup.
• Manutenção
  Os gerentes de instalações precisam garantir que a manutenção adequada seja devidamente aplicada para garantir a segurança e a estabilidade da operação. Isso pode incluir tudo, desde a substituição da iluminação até a manutenção do próprio prédio, pintura, decoração, reparos necessários, encanamento e conformidade com as normas de segurança do prédio.
• Meio ambiente
  A organização é necessária para a saúde e segurança ambiental. Os funcionários poderão adoecer, ter problemas de saúde relacionados a condições inseguras ou se ferir se algo não for seguro. Isso não apenas interrompe as operações e coloca em risco a segurança geral, mas também coloca a empresa em uma posição de responsabilidade e questões de seguro.
• Mudanças de espaço
  Mudanças de equipamento, rotatividade e aumento de funcionários podem sempre levar a uma mudança no layout do escritório. A gestão de instalações deve ter cuidado para não rearranjar o escritório descuidadamente; existem regulamentos a serem cumpridos. Por exemplo, deve haver uma quantidade necessária de espaço por membro da equipe, o prédio deve aderir ao código de incêndio dos bombeiros, deve haver sinalização para indicar saídas e rotas de segurança, a temperatura deve ser bem controlada, a sala precisa ser devidamente ventilada, a área precisa ser bem iluminada e é necessário ter provisões disponíveis, como água potável e banheiros bem conservados.
• Limpeza
  Uma área suja pode representar uma responsabilidade e também pode levar a uma moral ruim dos funcionários. A limpeza geralmente é realizada fora do horário comercial, e é necessário realizar uma limpeza adequada de áreas de superfície, carpetes, banheiros e lixeiras em intervalos específicos durante a semana.

Um programa bem-sucedido de gestão de instalações exige uma compreensão completa e holística de seu escopo, com líderes totalmente envolvidos e capazes de alocar recursos para as atividades que dependem deles. No contexto da gestão de instalações contemporânea para organizações de nível empresarial, esse escopo pode ser categorizado em várias áreas essenciais (com alguma sobreposição):

Serviços administrativos

Os serviços administrativos abrangem as várias funções gerenciais e organizacionais necessárias para a operação eficiente de uma instalação. Esses serviços envolvem uma variedade de responsabilidades, cada uma ajudando a garantir que a instalação alcance seus objetivos e permaneça financeiramente sustentável:

• Planejamento e orçamento
  Isso envolve o desenvolvimento de orçamentos operacionais anuais e de capital de longo prazo para garantir a sustentabilidade financeira das operações de gestão de instalações. Também estabelece o roteiro financeiro para a manutenção e a melhoria do ambiente físico.
• Supervisão organizacional
  Os serviços administrativos estabelecem a estrutura para operações eficientes de gestão de instalações. Isso abrange tarefas como estruturação organizacional, otimização de fluxos de trabalho e avaliação de desempenho.
• Gerenciamento financeiro
  Esse aspecto inclui o processamento de faturas, a condução de análise de variações e a garantia de responsabilidade fiscal. Ele garante que os recursos financeiros sejam alocados e utilizados de forma eficaz.

Serviços prediais

Os serviços prediais na gestão de instalações são exclusivamente projetados para focar na manutenção, operação e otimização dos edifícios físicos da empresa e de seus sistemas associados. Eles incluem:

• Manutenção e conservação
  Os serviços prediais focam em garantir o funcionamento adequado dos componentes do edifício e prolongar a vida útil do equipamento atual. Isso envolve uma série de tarefas e responsabilidades, como inspeções de rotina, reparos e manutenção preventiva para manter as instalações em condições ideais.
• HVAC
  Esse componente gerencia sistemas de controle climático, garantindo um ambiente interno confortável para os ocupantes. Isso inclui a manutenção de HVAC, medidas de eficiência energética e resposta a problemas relacionados ao aquecimento/resfriamento.
• Elétrica e iluminação
  Os serviços prediais supervisionam sistemas elétricos e iluminação para melhorar a segurança e eficiência; gerenciar a qualidade da iluminação, as medidas de segurança elétrica e a manutenção do sistema elétrico se enquadra nessa categoria.
• Segurança contra incêndios
  Implementar medidas de segurança contra incêndios é crucial para proteger os ocupantes de riscos de incêndio. Os serviços prediais incluem sistemas de alarme de incêndio, manutenção de extintores e planos de evacuação em caso de incêndio.
• Sistemas de cobertura
  Esse aspecto envolve manutenção preventiva e reparos para preservar a integridade estrutural do edifício. A manutenção adequada do telhado é essencial para prevenir vazamentos e danos estruturais.

Serviços de suporte aos ocupantes

Por fim, os serviços de suporte aos ocupantes são projetados para melhorar a satisfação e o desempenho das pessoas que utilizam a instalação. Isso inclui:

• Serviços de limpeza
  Os serviços de suporte aos ocupantes focam em manter um ambiente limpo e sanitário para promover o bem-estar dos ocupantes. Isso inclui cronogramas de limpeza, gestão de resíduos e padrões de higiene.
• Paisagismo
  Gerenciar espaços ao ar livre se enquadra nessa categoria, melhorando a estética e proporcionando uma atmosfera acolhedora para funcionários e visitantes.
• Configurações de eventos/reuniões
  Os serviços de suporte aos ocupantes facilitam arranjos de eventos e reuniões sem interrupções para apoiar atividades comerciais, garantindo que o ambiente físico atenda aos requisitos específicos do evento.
• Resposta a emergências
  Prometer respostas rápidas e eficazes a crises imprevistas, como desastres naturais ou incidentes de segurança, é essencial para proteger os ocupantes. Planos e protocolos de resposta a emergências fazem parte desse serviço.
• Segurança
  Implementar medidas de segurança para proteger pessoas e ativos é primordial. Isso inclui controle de acesso, sistemas de vigilância e pessoal de segurança.

A gestão de instalações é um campo multifacetado que requer uma ampla gama de funções e responsabilidades para garantir a operação eficaz de ambientes físicos, auxiliando as organizações a alcançarem seus objetivos. Essas funções podem ser categorizadas amplamente em quatro áreas fundamentais:

Funções estratégicas

Assumindo a liderança na definição de como a instalação ajudará a organização a alcançar seus objetivos estabelecidos, as funções estratégicas de gestão de instalações incluem várias posições de diretoria (CFOs, diretores executivos etc.). Esses indivíduos oferecem recursos, alocam orçamentos e criam plataformas estratégicas para ajudar a alinhar a instalação com a missão mais ampla da empresa.

Funções operacionais

As funções operacionais, normalmente supervisionadas por um diretor de operações ou um gerente de instalações, focam na gestão cotidiana de tarefas e serviços relacionados à instalação. Essa função coordena atividades diárias, supervisiona manutenção e reparos e gerencia relacionamentos com fornecedores. Os líderes operacionais impulsionam iniciativas, garantindo que sejam concluídas com sucesso, medem o desempenho e comunicam quaisquer problemas operacionais à equipe para resolução.

Funções táticas

Representadas por equipes de manutenção interna responsáveis pela operação do edifício, as funções táticas são vitais para o sucesso da instalação como um todo. Esses profissionais realizam serviços essenciais, como manutenção leve dos sistemas prediais, resposta a pedidos dos ocupantes do prédio etc. As funções táticas existem para manter as funções da instalação operando estavelmente e sem interrupções.

Funções de suporte técnico

Por último, temos as funções de suporte técnico. Elas são compostas por especialistas e profissionais qualificados que possuem experiência em gerenciar aspectos específicos da instalação. Profissionais como técnicos de HVAC, especialistas em elétrica e iluminação, especialistas em segurança contra incêndios, técnicos em telhados e consultores de gestão de instalações oferecem orientação técnica, serviços e soluções de reparo. Sem as funções de suporte técnico, as instalações não seriam capazes de manter seus sistemas técnicos complexos.

Funções de suporte técnico

Por último, temos as funções de suporte técnico. Elas são compostas por especialistas e profissionais qualificados que possuem experiência em gerenciar aspectos específicos da instalação. Profissionais como técnicos de HVAC, especialistas em elétrica e iluminação, especialistas em segurança contra incêndios, técnicos em telhados e consultores de gestão de instalações oferecem orientação técnica, serviços e soluções de reparo. Sem as funções de suporte técnico, as instalações não seriam capazes de manter seus sistemas técnicos complexos.

A estrutura organizacional de um departamento de gestão de instalações é um fator crítico em sua eficácia e eficiência, determinando como as responsabilidades são distribuídas, como a comunicação flui e como as decisões são tomadas dentro do departamento. Existem três tipos principais de estruturas de gestão de instalações:

Estrutura funcional

A estrutura funcional é geralmente encontrada em organizações maiores com instalações diversas e complexas. Nesse formato, equipes específicas ou indivíduos são responsáveis por funções específicas das instalações, como planejamento de espaço, gestão de mobiliário, design e construção, manutenção preventiva, serviços de limpeza, manutenção de áreas externas, gestão de ativos, mudanças de escritório e suporte de help desk (entre outros). Isso permite um foco mais concentrado em conhecimentos e habilidades especializadas dentro de cada área funcional.

Estrutura integrada

A estrutura integrada é frequentemente encontrada em organizações menores com portfólios compactos ou edifícios únicos. No entanto, também pode ser aplicada em organizações maiores com instalações geograficamente dispersas. Nesse modelo, um único indivíduo dentro do departamento de instalações assume a responsabilidade por uma ampla gama de áreas funcionais. Embora possam não supervisionar todos os aspectos (como o planejamento de espaço), suas responsabilidades abrangem várias atividades relacionadas à gestão de instalações, seja para espaços próprios ou alugados.

Estrutura matricial

A estrutura matricial é frequentemente implementada em organizações maiores com instalações diversas em várias localidades. Ao contrário das estruturas funcionais ou integradas, a estrutura matricial nem sempre tem uma linha de autoridade de relatórios clara e distinta. Nesse arranjo, pode haver um grupo centralizado de serviços compartilhados oferecendo serviços de suporte a equipes de entrega operacional designadas para diferentes contratos ou unidades de negócios.

Os gerentes de instalações são indispensáveis na supervisão e na manutenção dos ambientes de trabalho dos quais as organizações dependem, e fazer isso requer um conjunto diversificado de habilidades. Entre as competências mais relevantes necessárias para a gestão eficaz de instalações estão:

• Gestão de projetos
  Os gerentes de instalações frequentemente lidam com projetos relacionados a reformas, expansões e atualizações. Habilidades de gestão de projetos são essenciais para planejar, executar e concluir essas iniciativas dentro do prazo e dentro do orçamento.
• Liderança e estratégia
  Os gerentes de instalações devem demonstrar liderança para suas equipes e desenvolver planos estratégicos para a gestão de instalações. Essa habilidade desempenha uma função importante em alinhar as operações da instalação com os objetivos mais amplos da organização.
• Operações e manutenção
  Assumindo a responsabilidade pelas operações diárias e manutenção contínua dos ativos físicos, os gerentes de instalações devem ter um conhecimento aprofundado de como a instalação funciona e que tipo de manutenção ela requer.
• Finanças e negócios
  Os gerentes precisam entender o controle de custos e a sustentabilidade financeira para que possam organizar orçamentos, alocar recursos e tomar decisões financeiras relacionadas à gestão da instalação.
• Sustentabilidade
  A sustentabilidade é cada vez mais importante na gestão de instalações. Os gerentes de instalações precisam implementar práticas ecológicas, iniciativas de eficiência energética e soluções ambientalmente responsáveis para reduzir o impacto ambiental da instalação, diminuir os custos operacionais e alinhar a gestão de instalações com os objetivos de responsabilidade social corporativa.
• Comunicação
  A comunicação eficaz é vital para os gerentes de instalações interagirem com diversas partes interessadas, incluindo ocupantes, fornecedores e alta administração.
• Gestão de riscos
  A gestão de riscos proativa protege o bem-estar dos ocupantes, preserva os ativos organizacionais e garante conformidade jurídica e regulatória. Os gerentes de instalações devem identificar e mitigar os riscos relacionados às operações da instalação, à segurança e à conformidade regulatória.
• Imóveis
  A expertise em imóveis ajuda os gerentes de instalações a tomar decisões informadas sobre a utilização de propriedades, negociações de locação e otimização de portfólios imobiliários. Frequentemente, os gerentes de instalações precisam entender a dinâmica do mercado imobiliário para que possam supervisionar os imóveis da empresa como um ativo físico.

A implementação da tecnologia na gestão de instalações nunca foi tão importante. O ideal é que um sistema de gestão do local de trabalho gere a tomada de decisões por meio da coleta de dados. Cabe ao gerente da instalação identificar e implementar os sistemas tecnológicos que serão melhores para a instalação e ajudar a tomar as decisões mais informadas.

Um gerente de instalações deve ser diligente na pesquisa de diferentes opções de software, no cálculo de custos e ROI, na ponderação dos benefícios e das necessidades e na compreensão das capacidades de determinados programas de software. Considere as tecnologias mais recentes e como elas podem se integrar ao software.

Bons exemplos de tecnologias que podem ser integradas são dispositivos conectados em rede, ou a IoT (Interne of things, Internet das coisas). Os dispositivos de IoT podem coletar dados automaticamente e enviá-los para o software de gestão de instalações que, em seguida, pode gerar relatórios e identificar tendências de dados que valem a pena ser explorados para gerar uma tomada de decisões baseada em dados.

Os dispositivos de IoT podem incluir:

• Sensores de monóxido de carbono: fique atento a esse gás tóxico no ambiente para evitar ferimentos ou morte.
• Consumo de água e energia: acompanhe o uso para eliminar desperdícios e promover a sustentabilidade.
• Termostatos: ajuste as temperaturas automaticamente e as mantenha em uma taxa constante para eliminar ainda mais desperdícios e promover o controle climático de um ambiente. Isso pode incluir a temperatura interna de um escritório ou um clima ideal para uma sala cheia de máquinas.
• Sensores de movimento: utilize o recurso de acender ou apagar as luzes com base na presença ou ausência humana percebida.
• Sistemas de detecção de incêndio: detecte e impeça incêndios rapidamente antes que eles se alastrem demais ou causem danos irreparáveis.
• Rastreadores de RFID: acompanhe o movimento das pessoas em todo o prédio e limite o acesso a determinadas áreas.

Também há tendências no software de gestão de instalações:

• IA (artificial intelligence, inteligência artificial): A análise preditiva pode apresentar informações presentes e futuras para a tomada de decisões necessárias. Equipamentos danificados ou em declínio podem ser detectados e reparados ou substituídos antes de falharem. Erros humanos também podem ser reduzidos, pois a IA pode acelerar e tornar o processo de tomada de decisão mais preciso. Sistemas de IA também podem coletar informações sobre uso de recursos, desempenho, satisfação e desempenho dos funcionários.
• Computação em nuvem: O software está migrando rapidamente para a nuvem, e a gestão de instalações só pode se tornar mais fácil com acesso a dados e software de locais fora de uma rede ou um servidor. O trabalho é portátil, os dados são portáteis e as instalações são mais fáceis de dimensionar com mais espaço de armazenamento e análise disponível.

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