Das Beschaffungsmanagement macht dies möglich.
Das Beschaffungsmanagement unterstützt den Hauptzweck der Beschaffung, nämlich Unternehmen dabei zu helfen, die richtigen Waren und Services zu angemessenen Kosten zu erwerben, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten. Daher wird von Beschaffungsteams erwartet, dass sie mehrere wichtige Aufgaben übernehmen, darunter:
- Erstellung von Bestellungen (POs) zur Dokumentation und Autorisierung von Transaktionen, um Genauigkeit und Verantwortlichkeit bei den Ausgaben zu gewährleisten.
- Entwicklung von Laufzeitverträgen, um langfristige Vereinbarungen mit Lieferanten zu treffen und stabile Preise und eine konsistente Lieferung zu gewährleisten.
- Beschaffung von Lieferungen und Services zur Erfüllung der Geschäftsanforderungen bei gleichzeitiger Aushandlung des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses in Bezug auf Kosten, Qualität und Lieferung.
- Veräußerung von überschüssigem Eigentum und Ausrüstung, um Ressourcen zu optimieren, Kosten zurückzugewinnen und unnötige Ausgaben im Zusammenhang mit Lagerung oder Abfall zu vermeiden.
- Abstimmung der Einkäufe auf die Projektanforderungen, um sicherzustellen, dass die Beschaffungsentscheidungen den betrieblichen Anforderungen entsprechen.
- Gewährleistung transparenter Ausgaben, um die Beschaffungsentscheidungen nachvollziehbar zu machen.
Der erste Schritt in der Beschaffung besteht darin, zu ermitteln, was das Unternehmen wann benötigt. Dazu gehört es, Produkt- oder Servicespezifikationen zu definieren, den Bedarf zu bewerten und anhand historischer Daten Prognosen für den zukünftigen Bedarf zu erstellen.
Die Wahl der Lieferanten, mit denen ein Unternehmen zusammenarbeitet, ist von großer Bedeutung. Daher müssen Beschaffungsteams potenzielle Lieferanten anhand von Faktoren wie Preisgestaltung, Servicelevel, Produktionskapazitäten und Compliance bewerten. Dieser Schritt ist eng mit dem Risikomanagement von Drittparteien (Third-Party Risk Management, TPRM) verbunden und kann die Recherche nach neuen Lieferanten oder die Herausgabe formeller RFx (Anfragen nach Informationen, Angeboten oder Kostenvoranschlägen) umfassen, um den Vergleich der Optionen zu erleichtern.
Dieser Schritt überschneidet sich häufig mit der Lieferantenauswahl, da Unternehmen vor dem Abschluss von Verträgen potenzielle Risiken und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bewerten müssen. Beschaffungsteams führen eine Due Diligence durch, indem sie die Referenzen der Lieferanten überprüfen und die Einhaltung der Branchenvorschriften sicherstellen (und gleichzeitig die finanzielle Stabilität ihres potenziellen Partners bewerten). Das Onboarding umfasst die Integration neuer Lieferanten in die Beschaffungssysteme.
Sobald ein Lieferant ausgewählt wurde, besteht die nächste Aufgabe der Beschaffungsteams darin, Verhandlungen zu führen – Preise, Liefertermine, Leistungsbedingungen und andere Vertragsdetails stehen dabei zur Diskussion. Direkte Verhandlungen tragen dazu bei, den besten Wert zu erzielen und gleichzeitig die Erwartungen klar zu definieren.
Eine Bestellung ist ein formelles Dokument, das die im vorherigen Schritt vereinbarten Transaktionen genehmigt und die Menge, Kosten, Spezifikationen und Bedingungen des Kaufs detailliert aufführt. Die Bestellung sorgt für Klarheit zwischen Käufer und Lieferant und dient als primäre Referenz für die Bearbeitung der Bestellung.
Nach der Lieferung überprüfen die Beschaffungsteams die Sendungen, um sicherzustellen, dass sie den vereinbarten Spezifikationen und Qualitätsstandards entsprechen. Ein „Drei-Wege-Abgleich“ – der Vergleich von Bestellung, Rechnung und Wareneingangsbelegen – hilft bei der Überprüfung der Richtigkeit. Bei Abweichungen können Unternehmen die Bestellung ablehnen oder gemeinsam mit dem Lieferanten eine Lösung für das Problem finden.
Nachdem bestätigt wurde, dass die Waren oder Services wie erwartet geliefert wurden, wird die Rechnung von der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet. Dieser Schritt stellt sicher, dass die Zahlungen den Vertragsbedingungen entsprechen und dass alle Unterlagen vor der Freigabe der Gelder geprüft werden.
Detaillierte Beschaffungsunterlagen unterstützen Audits, tragen zur Einhaltung der Steuervorschriften bei und sind für zukünftige Kaufentscheidungen von unschätzbarem Wert. Beschaffungsteams verwenden Leistungsdaten auch, um Lieferanten zu bewerten und eine kontinuierliche Qualität sicherzustellen, um langfristige Partnerschaften zu stärken.
Das Beschaffungsmanagement stellt sicher, dass Unternehmen benötigte Waren und Services effizient, kostengünstig und in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien erwerben können. Einfach ausgedrückt, dient das Beschaffungsmanagement dazu, den Beschaffungsprozess zu optimieren.
Eine gut strukturierte Beschaffungsmanagementstrategie hat weitreichende Auswirkungen: Sie verbessert die kurzfristige Finanzlage des Unternehmens (durch Kosteneinsparungen) und spielt gleichzeitig eine wichtige Rolle bei der langfristigen Finanzplanung (durch mehr Transparenz bei den Ausgaben und der Lieferantenleistung). Das Beschaffungsmanagement bietet ebenfalls klare Einblicke in die Risiken, denen logistische Abläufe ausgesetzt sind, und unterstützt so das Management von Lieferkettenrisiken.
Vorteile des Beschaffungsmanagements
Aufbauend auf einigen der oben genannten übergeordneten Vorteile bietet ein effektives Beschaffungsmanagement spezifischere Vorteile. Dazu gehören:
- Geringere Ausgaben
Das Beschaffungsmanagement unterstützt Unternehmen dabei, bessere Verträge auszuhandeln, Lieferanten zu konsolidieren und unnötige Einkäufe zu reduzieren. - Weniger Risiken
Starke Beschaffungsprozesse helfen Unternehmen, Risiken im Zusammenhang mit der Zuverlässigkeit von Lieferanten, Vertragsstreitigkeiten und Compliance-Verstößen zu minimieren. - Höhere Qualität
Standardisierte Beschaffungspraktiken stellen sicher, dass Unternehmen hochwertige Waren und Services beziehen. - Verbesserte Transparenz
Ein zentralisiertes Beschaffungsmanagement sorgt für mehr Transparenz bei Kaufentscheidungen, Lieferantenleistung und Gesamtausgaben. - Verbessertes Compliance- und Risikomanagement
Das Beschaffungsmanagement unterstützt das Compliance-Management und gewährleistet die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, Branchenvorschriften und vertraglichen Verpflichtungen. Standardisierte Prozesse tragen auch dazu bei, dass Genehmigungen, Lieferantenqualifikationen und Audit-Anforderungen erfüllt werden, wodurch das Risiko von Verstößen gegen Vorschriften und finanziellen Strafen verringert wird. - Verbesserte Agilität
Viele Unternehmen wandeln die Beschaffung von einer reaktiven Backoffice-Funktion zu einem proaktiven, strategischen Element des Geschäftswachstums um. Ein gut verwalteter Beschaffungsprozess ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung und versetzt Unternehmen in die Lage, sich an Marktveränderungen anzupassen und neue Chancen zu nutzen.
Beschaffungsteams spielen eine aktive Rolle bei der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen, der Überwachung von Transaktionen und der Anpassung von Beschaffungsstrategien zur Unterstützung der Geschäftsziele. Ihre Aufgaben konzentrieren sich weitgehend auf den Einkauf, aber die eigentliche Arbeit hinter dem Beschaffungsmanagement liegt in den unterstützenden Aufgaben: der Analyse von Ausgabemustern, Bewertung von Risiken und Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern zur Verbesserung der Beschaffungseffizienz.
Zu den wichtigsten Aufgaben des Beschaffungsteams gehören:
- Lieferantenbeziehungen optimieren
- Beschaffungs-Workflows standardisieren
- Beschaffungsleistung verfolgen
- Compliance und Risiko managen
- Sicherstellen, dass Verträge eingehalten werden
- Finanzplanung unterstützen
- Lieferanten diversifizieren, um die Abhängigkeit von einem einzigen Lieferanten zu reduzieren
Manuelle Beschaffungsprozesse sind zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu skalieren. Automatisierung ist die Lösung. Die Automatisierung von Beschaffungsaufgaben – wie die Genehmigung von Bestellungen, die Rechnungsbearbeitung und der Zahlungsabgleich – reduziert den Verwaltungsaufwand und beschleunigt die Transaktionszeiten. KI-Automatisierung, die fortschrittliche künstliche Intelligenz (KI) einsetzt, kann die Effektivität automatisierter Lösungen weiter verbessern. In ähnlicher Weise erhöht die Digitalisierung die Genauigkeit. Unternehmen, die digitale Beschaffungssoftware einsetzen, können Ausgaben leichter nachverfolgen und wertvolle Einblicke für zukünftige Entscheidungen gewinnen.
Beschaffungsteams sollten eine Liste zugelassener Lieferanten führen, Lieferanten anhand von Faktoren wie Preisgestaltung, Zuverlässigkeit und Servicequalität bewerten und Verträge regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Vertragsbedingungen weiterhin einen Mehrwert bieten. Ein solider Ansatz für das Lieferantenmanagement fördert langfristige Lieferantenbeziehungen und bietet gleichzeitig die Flexibilität, bei Bedarf leistungsschwache Lieferanten zu ersetzen.
Durch kontinuierliche Schulungen können sich Beschaffungsfachkräfte an Veränderungen in der Branche anpassen und ihre Fähigkeiten in Bereichen verbessern, die für das Beschaffungsmanagement relevant sind. Es ist eine Gelegenheit, bestehende Teams zu stärken. Gerade in Zeiten von Personalabbau oder Budgetbeschränkungen kann dies wichtig sein, da mit Automatisierung und Prozessoptimierung Engpässe ausgeglichen werden können. Investieren Sie in Schulungsprogramme, um die Mitarbeiter im Beschaffungswesen über alle Branchentrends, neue Technologien und regulatorische Änderungen auf dem Laufenden zu halten und gleichzeitig die Entwicklung und Verbesserung relevanter Fähigkeiten zu fördern. Die Einstellung von Spezialisten mit Erfahrung im Supply Chain-Management und in der Beschaffungsanalyse kann die Fähigkeit des Teams, Kosteneinsparungen zu erzielen, weiter stärken.
Lieferanten möchten mit Unternehmen zusammenarbeiten, die sie kennen und denen sie vertrauen. Der Aufbau dieser Beziehungen führt zu besseren Preisen, einer höheren Servicequalität und einer größeren Lieferzuverlässigkeit. Beschaffungsteams sollten eine offene Kommunikation mit den Lieferanten pflegen. Das trägt dazu bei, klare Erwartungen zu formulieren, und bietet Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bei der Suche nach Lösungen, wenn Herausforderungen auftreten. Darüber hinaus gewährleistet die Einrichtung von Ersatzlieferanten die Unternehmensresilienz im Falle von Unterbrechungen der Lieferkette. Regelmäßige Leistungsbewertungen helfen Unternehmen, die Zuverlässigkeit von Lieferanten zu beurteilen und datengestützte Entscheidungen über zukünftige Partnerschaften zu treffen.
Im Beschaffungsmanagement ist Konsistenz entscheidend. Ein standardisiertes Beschaffungs-Framework bietet klare Richtlinien für die Verwaltung von Einkaufsaktivitäten und anderen damit verbundenen Aufgaben. Dieses Framework sollte Verfahren für die Lieferantenauswahl, Vertragsverhandlungen, Kaufgenehmigungen und die Dokumentation festlegen. Das richtige Framework kann Ineffizienzen reduzieren und einen strukturierteren Beschaffungsprozess unterstützen.
Durch die Durchführung einer Ausgabenanalyse können Unternehmen ihre Ausgaben verfolgen und Trends sowie Möglichkeiten zur Kosteneinsparung aufdecken. Durch die Überprüfung der Kaufhistorie, der Lieferantenleistung und der Vertragspreise können Beschaffungsteams bessere Konditionen aushandeln und Budgetierungsstrategien optimieren.
Die Beschaffung sollte nicht isoliert erfolgen – sie funktioniert am besten, wenn sie mit den Bereichen Finanzen, Bestandsmanagement, Lieferkettenkoordination und anderen relevanten Systemen verknüpft ist. Die Verknüpfung von Beschaffungstools mit Buchhaltungs- und ERP-Plattformen (Enterprise Resource Planning) reduziert Datensilos und verbessert die Workflows. Durch die Integration von Beschaffungsdaten in Lösungen für die Finanzberichterstattung können Unternehmen ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen, redundante Prozesse eliminieren und fundierte Kaufentscheidungen auf der Grundlage umfassender Einblicke treffen. Für eine optimale Beschaffung sollten alle Logistik- und zugehörigen Daten für alle beteiligten Systeme verfügbar sein.
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