La gestion des stocks a pour but d’optimiser le flux des biens, de l’approvisionnement à la vente, en garantissant la disponibilité des stocks adéquats au bon moment et au bon endroit. Elle comprend également la gestion des actifs en stock, le suivi du cycle de vie des actifs d’entreprise et d’autres technologies de soutien.
Pour de nombreuses entreprises, les stocks constituent le lien essentiel entre la production et la satisfaction de la clientèle. Distributeurs, grossistes, fabricants, détaillants : pour chacun, la capacité d’avoir les stocks nécessaires sous la main est une condition préalable pour répondre aux besoins et aux attentes de leurs clients. Malheureusement, la gestion des stocks ne se limite pas à disposer d’un stock suffisant; il est tout aussi essentiel de s’assurer que ce stock correspond aux préférences et exigences changeantes du marché.
La gestion des stocks est un processus stratégique qui va bien au-delà de la simple prise d’inventaire. Il s’agit d’une approche structurée visant à équilibrer l’offre et la demande, afin de garantir que les entreprises disposent des bons produits, en bonne quantité, au bon moment et au bon endroit. En effectuant un suivi et un contrôle efficaces des stocks, de l’approvisionnement jusqu’à la vente, la gestion des stocks permet non seulement d’éviter les ruptures et les surplus, mais aussi d’optimiser les coûts d’entreposage et d’améliorer la satisfaction de la clientèle. La gestion des stocks va également plus loin que les produits et fournitures destinés aux clients; elle contribue aussi à la gestion des technologies essentielles à l’entreprise.
Ce processus stratégique garantit que les ressources vitales, des outils bureautiques, comme les ordinateurs portables et les moniteurs, jusqu’aux équipements opérationnels critiques dans des secteurs, comme les télécommunications, les mines et les services publics, sont disponibles en cas de besoin. En faisant le suivi de ces articles et actifs, de l’acquisition jusqu’à la mise hors service, les entreprises peuvent ajuster leurs stocks et leur base d’actifs de manière efficace en fonction des besoins internes et des avancées technologiques, pour ainsi réaliser la continuité et l’efficacité opérationnelles. Ce processus stratégique garantit que les ressources vitales sont disponibles en cas de besoin, qu’il s’agisse d’équipements de bureau essentiels, comme les ordinateurs portables et les écrans, ou d’équipements opérationnels critiques dans des secteurs comme les télécommunications, l’exploitation minière, les services publics, etc.
Grâce à la mise en œuvre efficace de techniques de gestion des stocks, les entreprises peuvent acquérir un avantage concurrentiel, s’adapter rapidement aux changements du marché tout en maintenant des niveaux de stocks optimaux pour répondre aux besoins des clients.
Dans sa forme la plus rudimentaire, la gestion des stocks est essentiellement une stratégie permettant de suivre les produits et les composants à mesure qu’ils circulent dans la production, chez les fournisseurs, dans les stocks disponibles, dans les ventes, etc. De nombreuses organisations choisissent d’intégrer davantage d’analyse ou de prévision à leur approche, mais le cœur de la gestion des stocks demeure toujours les stocks mêmes.
La manière dont fonctionne la gestion des stocks dépend largement de la taille de l’entreprise et du type de produits gérés. Par exemple, les organisations qui traitent des produits non périssables et peu susceptibles de devenir obsolètes peuvent simplement entreposer leurs biens pendant de longues périodes pour traverser les périodes de faible demande. Cependant, pour la plupart des entreprises, conserver les stocks n’est pas possible : les aliments, les vêtements, les appareils électroniques et bien d’autres produits ont une durée de vie limitée, après laquelle leur valeur chute considérablement.
La gestion des stocks consiste à cataloguer et à rationaliser l’achat ou la production de ces produits. Elle aide les organisations à mieux calculer la taille optimale des stocks et à déterminer quels stocks doivent se trouver à quel endroit, et à quel moment. Elle contribue également à gérer les biens entreposés, à contrôler la quantité de produits destinés à la vente, à prélever les articles pour exécuter les commandes et à s’assurer que les expéditions aux clients sont traitées correctement.
Bien qu’elle soit étroitement liée à d’autres processus associés aux stocks, la gestion des stocks possède des fonctions et des objectifs distincts. Comprendre ces différences permet de mieux situer son rôle dans un contexte opérationnel plus large :
Le contrôle des stocks est un sous-ensemble de la gestion des stocks, axé expressément sur la gestion et la régulation des stocks à l’intérieur de l’entrepôt. Il comprend des activités telles que la surveillance des stocks, le maintien de l’exactitude des systèmes et la gestion physique des biens. La gestion des stocks englobe ces activités, mais comprend aussi des tâches plus larges, comme la planification, la prévision et l’élaboration de stratégies à l’échelle de la chaîne d’approvisionnement.
L’optimisation des stocks consiste à utiliser les stocks de la manière la plus efficace possible pour minimiser les coûts tout en répondant à la demande. Elle implique des stratégies visant à réduire les coûts de possession, à optimiser les niveaux des stocks dans plusieurs emplacements et à garantir la disponibilité des stocks pour exécuter les commandes avec un minimum de surplus. La gestion des stocks inclut l’optimisation, mais couvre également l’acquisition, l’entreposage et la vente des biens de manière plus générale.
La gestion des commandes se concentre sur les aspects liés aux clients, de la saisie des commandes à la livraison et au service après-vente. La gestion des stocks interagit avec la gestion des commandes en garantissant que les niveaux de stock sont suffisants pour exécuter les commandes, tout en gérant l’approvisionnement, l’entreposage et l’ensemble des stocks indépendamment des commandes particulières.
La gestion de chaîne d’approvisionnement est un processus global qui englobe toutes les activités liées à l’approvisionnement, à la production et à la livraison des produits au client final. La gestion des stocks en est un élément essentiel de la gestion de chaîne d’approvisionnement, spécialement axé sur le contrôle et la supervision des stocks à mesure qu’ils circulent dans la chaîne d’approvisionnement. Elle traite plus directement du stock lui-même, tandis que la gestion de chaîne d’approvisionnement couvre un éventail plus large d’activités, incluant les relations avec les fournisseurs et les clients, la logistique et la stratégie globale.
La gestion d’entrepôt concerne l’organisation et l’exploitation d’un entrepôt, incluant l’agencement physique des biens, l’optimisation de l’espace et la gestion du personnel. Elle fait partie du contrôle des stocks, qui est lui-même un sous-ensemble de la gestion des stocks. La gestion des stocks supervise les stocks dans les entrepôts et élabore des stratégies concernant les niveaux de stocks, les taux de rotation et l’exécution des commandes dans les différents lieux d’entreposage de l’entreprise.
La logistique concerne la coordination détaillée des opérations liées au déplacement, à l’entreposage et à la manutention des biens. Elle comprend la gestion du transport, l’entreposage et le flux des biens du point d’origine au point de consommation. La gestion des stocks est un élément crucial de la logistique, axé sur le maintien de niveaux de stock optimaux et la disponibilité des biens pour l’exécution et la distribution.
Les systèmes ERP sont des plateformes logicielles complètes qui gèrent un large éventail de processus opérationnels, notamment la comptabilité, les RH, l’approvisionnement et les opérations de la chaîne d’approvisionnement. La gestion des stocks est un composant des systèmes ERP, fournissant des aperçus détaillés sur les niveaux des stocks, les stocks en transit et l’état des articles dans la chaîne d’approvisionnement. Bien que l’ERP couvre un large éventail d’activités, la gestion des stocks dans un contexte ERP se concentre sur l’optimisation de la visibilité et du contrôle des stocks à l’échelle de l’organisation.
Il existe un éventail de techniques permettant aux organisations de mieux gérer leurs stocks. Notamment :
- Analyse ABC des stocks
Pour classer les biens en différents niveaux selon les produits qui génèrent le meilleur rendement sur le plan des profits. - Commandes en attente
Pour permettre aux clients de passer des commandes pour des stocks non encore disponibles. - Expéditions en vrac
Pour fournir de grandes quantités d’un article à prix réduit. - Consignation
Pour détenir des biens sans les acheter du fournisseur; ne payer que lorsqu’ils sont vendus. - Transbordement direct
Pour réduire le besoin d’entreposage à long terme : les produits sont livrés à l’entrepôt puis immédiatement préparés pour expédition vers un point de vente. - Comptage cyclique
Pour compter régulièrement de petites portions des stocks sans effectuer un inventaire complet. - Livraison directe
Pour externaliser la gestion des stocks à un tiers. - Inventaire juste‑à‑temps (JIT)
Pour maintenir le moins de stocks possible pour éviter les risques liés au surstockage. Quantité économique de commandes (EOQ)
Pour calculer la quantité optimale à commander afin de minimiser les coûts totaux liés aux stocks, notamment l’entreposage, les commandes et les ruptures.Suivi par lots
Pour suivre les produits par lots tout au long de leur production et de leur vente pour améliorer la traçabilité et faciliter les rappels.Prévision de la demande
Pour prédire les besoins futurs des clients ou de l’entreprise à l’aide de données historiques et d’analyses de marché afin d’optimiser les niveaux de stocks.PEPS/DEPS
Pour appliquer les méthodes comptables « premier entré, premier sorti » (PEPS) ou « dernier entré, premier sorti » (DEPS) pour gérer le flux des coûts liés aux stocks.Production à valeur ajoutée
Pour réduire le gaspillage dans les processus de fabrication en alignant la production sur la demande, minimisant ainsi l’excédent de stocks.Planification des besoins matières (PBM)
Pour planifier la production et les achats en calculant les matériaux nécessaires pour répondre à la demande.Quantité minimale de commande
Pour définir la quantité minimale qu’un client peut commander, afin d’équilibrer les coûts liés aux stocks avec l’efficacité de production et d’expédition.Point de commande
Pour déterminer le niveau auquel une nouvelle commande doit être passée, en fonction des délais d’approvisionnement et des prévisions de demande.Gestion des stocks perpétuelle
Pour suivre continuellement les niveaux de stocks avec des mises à jour en temps réel à des fins de précision et de visibilité.Stocks de sécurité
Pour maintenir des stocks « tampon » afin d’éviter les ruptures causées par des fluctuations imprévues de la demande ou des retards d’approvisionnement.Six Sigma
Pour améliorer les processus opérationnels en réduisant les risques d’erreurs ou de défauts, notamment dans la gestion des stocks.Lean Six Sigma
Pour combiner les principes de la production à valeur ajoutée et de Six Sigma pour éliminer le gaspillage et réduire la variabilité dans les processus liés aux stocks.
La gestion des stocks permet de résoudre de nombreux problèmes liés aux stocks qui touchent les organisations d’aujourd’hui. Cependant, les entreprises doivent aussi être conscientes des défis potentiels liés à la gestion des stocks de produits et des ressources matérielles qui soutiennent leurs processus opérationnels. Voici quelques obstacles importants à considérer lors de la mise en place d’une solution de gestion des stocks :
Une organisation inefficace de l’espace peut entraîner une perte de temps et de ressources lors de la récupération des stocks. Adopter un système de gestion d’entrepôt (WMS) permet d’optimiser le placement des produits selon leur fréquence d’accès et leur taille. Des solutions d’entreposage efficaces, comme le rangement vertical ou les étagères modulaires, maximisent l’utilisation de l’espace et améliorent l’efficacité du personnel.
Les processus de stocks manuels ou dépassés se prêtent aux erreurs et peuvent ralentir les opérations. Mettre en place un logiciel de gestion des stocks permet d’automatiser diverses tâches, de la préparation des commandes au suivi des niveaux de stock. Cela réduit les erreurs, fait gagner du temps et améliore l’efficacité opérationnelle.
Les préférences des clients peuvent changer rapidement, rendant la prévision de la demande difficile. Exploiter des outils d’analyse avancée et d’analyse des tendances permet de repérer les changements dans le comportement des clients. Les entreprises peuvent ainsi adapter leurs stratégies liées aux stocks de manière proactive.
Sans données précises, il est impossible de prendre des décisions éclairées sur le réapprovisionnement ou d’évaluer la performance des produits, actifs ou équipements. L’utilisation de technologies comme les code‑barres ou la RFID permet d’automatiser le suivi des stocks, d’améliorer la précision et de fournir des données en temps réel. Cette technologie améliore la précision des stocks, fournit des données en temps réel et facilite la prise de décisions concernant les niveaux de stock.
Les ressources matérielles et technologiques peuvent rapidement devenir obsolètes ou perdre en performance, compliquant la gestion des actifs essentiels. Mettez en œuvre des solutions de gestion des actifs qui surveillent l’intégrité et le cycle de vie de chaque actif, en planifiant des mises à niveau ou des remplacements au bon moment sur la base de données de maintenance prédictive. Cette approche réduit les temps d’arrêt et garantit que les ressources opérationnelles sont à jour et fonctionnent de manière optimale.
La gestion des ressources matérielles et technologiques comporte des risques de sécurité, notamment en ce qui concerne les violations de données ou l’accès non autorisé à des équipements sensibles. Il est essentiel d’utiliser des protocoles de sécurité à jour, le chiffrement et des contrôles d’accès, intégrés aux systèmes de gestion des stocks. Il faut également mettre à jour régulièrement les mesures de sécurité et effectuer un audit complet des journaux d’accès pour réduire les risques de façon efficace.
Tout comme il existe plusieurs types de stocks, il y a tout autant de façons d’améliorer la gestion des stocks dans une organisation. Voici quelques pratiques exemplaires couramment utilisées :
Idéalement, chaque produit devrait être géré en vue de l’efficacité et de la précision. Cependant, lors de la mise en place d’un système de gestion des stocks, il peut être utile de concentrer les efforts sur les biens les plus demandés. Après avoir pris en compte les articles les plus vendus, les organisations peuvent alors se concentrer sur les stocks moins importants.
Une gestion efficace des stocks dépend de données exactes et à jour. Les solutions logicielles de gestion des stocks peuvent mettre à jour l’information en continu, en offrant un aperçu en temps réel. Conserver ces données dans un emplacement basé sur le nuage unique garantit leur cohérence à l’échelle de l’organisation. L’agrégation perpétuelle des données améliore également l’analyse de l’inventaire.
La possibilité d’automatiser une partie ou même l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement est un autre avantage des logiciels de gestion des stocks. L’automatisation améliore la précision des données et libère les employés pour qu’ils se consacrent à d’autres tâches. De plus, l’analyse automatisée contribue à améliorer les prévisions de la demande, ce qui permet aux organisations de mieux prévoir les stocks dont elles auront besoin à un moment donné.
La méthode PEPS (« premier entré, premier sorti ») garantit que les articles les plus anciens sont vendus avant les plus récents. DEPS (« dernier entré, premier sorti ») privilégie plutôt les articles les plus récents. Les produits périssables doivent naturellement suivre une approche PEPS afin que les articles les plus anciens puissent être vendus avant qu’ils ne soient plus viables. Cependant, le personnel des ventes d’articles non périssables devrait envisager la méthode DEPS pour minimiser le coût du réarrangement constant des produits stockés.
Un système d’inventaire par code‑barres simplifie et accélère le processus d’inventaire. Les solutions mobiles vont plus loin : elles permettent aux employés d’entrepôt de balayer et de téléverser les quantités relevées par l’inventaire dans une base centrale, tout en donnant au personnel des ventes et de gestion un accès aux données essentielles, où qu’elles se trouvent.
Une gestion efficace des stocks dépend fortement de fournisseurs fiables. Les fournisseurs peuvent aussi fournir des données sur les tendances émergentes. Enfin, les fournisseurs cordiaux peuvent également être plus enclins à proposer de meilleures options tarifaires aux organisations qui distribuent et vendent leurs produits. Dans tous les cas, une relation solide avec les fournisseurs est essentielle.
Les « stocks de sécurité » sont les biens conservés à portée de main pour être utilisés en cas de pénurie de production. Lorsque la demande augmente, mais que l’offre ne suit pas, les stocks de sécurité permettent de répondre aux commandes qui auraient autrement été perdues.
L’offre groupée de produits (également appelée mise en lots de stock) désigne le regroupement d’articles individuels destinés à être vendus ensemble. Cette approche permet de réduire les problèmes liés aux stocks anciens ou indésirables, de simplifier le suivi et la gestion des stocks, et d’augmenter la valeur des commandes tout en réduisant les coûts d’expédition.
Sans solutions numériques fiables, les organisations risquent de voir des erreurs humaines causer des problèmes majeurs. Des plateformes de gestion des stocks fiables offrent la précision des données et une analyse en temps réel.
Cela permet aux organisations de consacrer moins de temps au suivi des biens et des actifs, et davantage à la relation client et à l’amélioration de l’expérience employé.