Les technologies de l’information, ainsi que les projets qui les intégraient ou les soutenaient, relevaient autrefois de la responsabilité exclusive des industries et des entreprises spécialisées dans l’informatique. Aujourd’hui, le monde des affaires moderne donne la priorité à la transformation numérique, ce qui signifie que les projets et programmes basés sur la technologie ne sont plus relégués aux seuls services informatiques. Le bureau de la transformation des affaires, par exemple (qui ne fait pas partie de l’infrastructure informatique traditionnelle), est responsable de nombreux projets et programmes axés sur les technologies de l’information. Ainsi, les organisations et les services de tous types comprennent au moins une certaine forme de composante informatique.
La gestion de projet informatique va au-delà de la gestion de projets habituelle. Elle doit être capable de gérer des projets informatiques complexes et de grande envergure couvrant un large éventail d’objectifs, de domaines, de technologies, et plus encore.
La gestion de projet informatique est encadrée par le bureau de gestion de projet informatique (PMO) et ses gestionnaires. Ils sont chargés de conceptualiser, d’organiser, de budgétiser, d’attribuer et d’exécuter les tâches visant à aider leur entreprise à atteindre ses objectifs informatiques particuliers. Plusieurs responsabilités clés relèvent de ce mandat. Notamment les suivantes :
Avant de pouvoir s’attaquer à l’une des tâches ou à l’un de ses livrables associés, le bureau de gestion de projet informatique ou le gestionnaire de projet doit d’abord élaborer une stratégie pour le projet, précisant notamment le budget, la portée, les outils, les ressources et la chronologie.
Les gestionnaires de projet informatique ne travaillent pas seuls; ils s’appuient sur des équipes informatiques pour garantir la réussite du projet. Le chef de projet informatique devra réunir les spécialistes, les experts en la matière et le personnel auxiliaire capables de répondre aux besoins de l’initiative informatique.
Il incombe au gestionnaire de projet informatique d’attribuer les tâches aux membres de l’équipe, de fournir des orientations claires concernant la portée et les objectifs, de travailler avec les membres de l’équipe pour établir des échéanciers et des délais réalistes, et de faciliter la collaboration entre les équipes internes et les parties prenantes lorsque cela est nécessaire.
Même si le gestionnaire de projet informatique ne sera probablement pas celui qui réalisera les tâches particulières du projet, il lui incombe de s’assurer qu’elles sont menées à bien de manière efficace. Il doit notamment repérer et éliminer les obstacles, analyser les risques, atténuer les problèmes, recueillir des rapports, dispenser des formations, et plus encore.
Les gestionnaires de projet informatique doivent établir des budgets clairs et réalistes pour leurs projets. Ils doivent notamment établir des estimations éclairées des dépenses et ajuster les plans si nécessaire afin de garantir le respect du budget.
Chargés de gérer plusieurs membres de l’équipe aux objectifs variés, les gestionnaires de projet informatique sont responsables de la définition et de la communication de la chronologie, ainsi que de la gestion des échéances tout au long du projet.
Bien que le gestionnaire de projet assume la majeure partie de la responsabilité dans la direction du projet, il n’est probablement pas le seul à s’y investir. Les gestionnaires de projet informatique doivent également agir comme point de liaison entre leurs équipes et les autres dirigeants, décideurs, parrains et parties prenantes. Ils sont chargés d’envoyer des rapports d’état pour montrer les progrès réalisés, repérer les problèmes et répondre aux préoccupations tout au long du cycle de vie du projet.
Documenter l’avancement du projet, repérer les problèmes imprévus et en tirer des leçons peut contribuer à garantir que les projets futurs atteignent plus facilement leurs objectifs. Les gestionnaires de projet informatique doivent conserver une piste détaillée de tous les obstacles, défis, raccourcis ou autres aperçus qu’ils ont tirés tout au long du projet.
Chaque projet informatique est unique. Cela dit, la plupart suivent un cycle de vie similaire. La gestion de projet informatique divise les projets informatiques en cinq étapes distinctes :
La première étape de la gestion de projet consiste à définir le projet et à obtenir les approbations nécessaires pour le concrétiser. Au cours de cette phase, le gestionnaire de projet informatique doit créer un dossier d’entreprise clair pour le projet, établir des buts et des objectifs, définir les parties prenantes et décrire les risques et les exigences.
En intégrant les objectifs et autres détails de l’étape de lancement, l’étape de planification est celle où le gestionnaire de projet informatique crée une feuille de route que ses équipes devront suivre tout au long du projet. L’étape de planification consiste à définir les objectifs, à établir les livrables, à attribuer les responsabilités et les tâches, à créer un aperçu du projet, à déterminer les mesures de réussite importantes, à planifier les rapports d’avancement, à établir les canaux et les critères de communication, à choisir les méthodologies et à garantir l’accès de l’équipe aux ressources et aux outils nécessaires.
L’étape d’exécution est probablement la plus longue et c’est là que se déroule la majeure partie du travail sur le projet. Elle commence par une réunion de lancement avec tous les membres de l’équipe et les parties prenantes concernées. Cette réunion doit permettre de présenter les personnes, les rôles, les responsabilités, la portée et le plan global du projet. Elle doit également définir comment la communication et la production de rapports seront gérés, les outils qui seront utilisés et les prochaines étapes immédiates à suivre pour que tout puisse démarrer.
Bien qu’elle soit répertoriée comme une étape distincte, la surveillance se déroule parallèlement à l’exécution, ce qui permet au gestionnaire de projet informatique d’examiner et d’évaluer en permanence l’orientation du projet. Lorsque des problèmes surviennent, le suivi continu permet aux gestionnaires de projet d’apporter des corrections afin de maintenir le projet sur la bonne voie sur le plan de la portée, des budgets, des délais ou des objectifs. Cette phase comprend notamment la gestion des ressources, l’identification et l’atténuation des risques, la mise à jour des budgets et des échéanciers, la modification des plans, l’organisation de réunions, la collecte de rapports, et plus encore. À la fin de cette étape et de la phase d’exécution, tous les livrables du projet doivent être terminés.
Une fois le projet terminé et les livrables remis au client, il est temps d’évaluer la réussite globale du projet et de planifier l’amélioration de projets similaires à l’avenir. Cela implique de repérer les leçons tirées et d’en discuter, de faire l’inventaire des livrables, d’organiser les documents et de les rendre accessibles, de communiquer la réussite du projet aux parties prenantes concernées et de reconnaître les contributions des membres de l’équipe.
La gestion de projet informatique n’est pas une solution unique et simple pour réussir dans le domaine informatique; il s’agit d’un ensemble de stratégies différentes conçues pour répondre aux objectifs particuliers de l’organisation et du service. Voici quelques conseils et pratiques exemplaires pour la gestion de projet informatique :
Avant de prendre toute autre mesure officielle, évaluez le projet afin de déterminer si ses objectifs sont conformes aux objectifs et à la stratégie de l’organisation. De même, évaluez les avantages potentiels par rapport aux risques éventuels et déterminez si le projet constitue une utilisation efficace des ressources disponibles.
Les projets informatiques nécessitent une documentation détaillée. Avant d’exécuter le projet, déterminez les documents dont vous avez besoin et créez un emplacement central où ces documents électroniques pourront être stockés et consultés par les parties prenantes et les membres de l’équipe autorisés.
Lorsque les membres de l’équipe travaillent de manière isolée, les projets perdent rapidement leur orientation. Mieux vaut pécher par excès de prudence : organisez des réunions quotidiennes pour aider tout le monde à rester sur la bonne voie et pleinement engagé. Une communication abondante peut être l’approche la plus efficace pour repérer et résoudre les obstacles au projet avant qu’ils ne causent des dommages.
Un diagramme de Gantt est un outil largement utilisé pour établir les tâches, les responsabilités et les délais d’un projet. L’utilisation d’un diagramme de Gantt peut aider à fournir aux membres de l’équipe et aux parties prenantes un aperçu clair de l’état d’avancement du projet, des tâches à accomplir et des échéances importantes.
Les flux de travail numériques modernes sont capables d’intégrer des technologies d’automatisation avancées afin de garantir que les bonnes étapes sont suivies et que les projets ne sont pas ralentis par des processus manuels. Les flux de travail automatisés peuvent considérablement rationaliser et simplifier les tâches, telles que remplir des formulaires, demander des approbations, prendre des mesures, etc.
Des logiciels et outils efficaces de gestion de projet informatique faciliteront la communication directe avec les membres concernés de l’équipe, le suivi en temps réel de l’avancement du projet et l’accès aux documents pertinents et autres ressources en un seul endroit.
À la fin du projet, prenez le temps d’examiner les aspects qui ont été efficaces, les défis rencontrés, les événements imprévus ou les variables qui pourraient devoir être prises en compte à l’avenir, ainsi que tout autre aperçu susceptible d’influencer la manière dont l’équipe abordera des projets similaires à l’avenir.
La gestion de projet informatique présente certains défis particuliers. Notamment les suivantes :
Les projets informatiques font souvent intervenir des parties prenantes issues de l’ensemble de l’organisation. Il peut être difficile d’obtenir l’adhésion de ces parties prenantes, de répondre à leurs besoins et de les tenir informées de l’avancement du projet, en particulier lorsque ces parties prenantes ne sont pas des experts en informatique. Pour y remédier, établissez des plans clairs de gouvernance et d’engagement des parties prenantes, en utilisant des outils tels que les tableaux RACI pour définir les rôles et réaliser une communication cohérente tout au long du projet.
Communiquer les informations pertinentes à ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin, dans des termes et dans un langage qu’ils comprennent, nécessite des compétences avancées en communication. Il est important d’utiliser des outils et des stratégies qui permettent de partager des données et des aperçus essentiels de manière facilement accessible. Une solution possible à ce défi consiste à centraliser la communication via une plateforme de gestion de projet, en adaptant les mises à jour au public et en effectuant des vérifications régulières pour garantir la cohérence.
Les projets informatiques complexes dépendent de la compréhension par chaque membre de l’équipe de l’ensemble du projet, y compris son état actuel, les tâches à accomplir et les responsabilités attribuées. Utilisez des outils de gestion de projet comme les diagrammes de Gantt ou les tableaux Kanban pour attribuer clairement les tâches, suivre les échéances et maintenir la visibilité sur l’avancement du projet
Il existe une infinité de façons de mener à bien un projet. Laissés à eux-mêmes, les membres de l’équipe peuvent utiliser des méthodologies contradictoires, ce qui réduit l’efficacité et crée des goulots d’étranglement. Pour y remédier, il est possible de normaliser une méthodologie unique de gestion de projet, de former l’équipe et de veiller à ce que tous les membres de l’équipe suivent des processus cohérents afin d’éviter les approches contradictoires.
Les logiciels de gestion de projet informatique sont conçus pour fournir un soutien et des ressources afin de faciliter une gestion de projet précise et axée sur les données. L’objectif final est bien sûr de faciliter le travail du gestionnaire de projet informatique, de réaliser la cohésion entre les parties prenantes et les membres de l’équipe, d’améliorer la communication et la précision pour toutes les personnes impliquées, et de relever les défis mentionnés ci-dessus.
Les avantages des logiciels de gestion de projet informatique sont les suivants :
Les outils de visualisation, comme les diagrammes de Gantt et les organigrammes des tâches, permettent aux équipes d’avoir une vue d’ensemble du projet. Ces fonctionnalités facilitent la compréhension des dépendances entre les tâches, des délais et de l’avancement des différentes phases du projet. En faisant un mappage visuel des tâches, des chronologies et des ressources, les gestionnaires de projet peuvent cerner les obstacles potentiels et faire en sorte que tous les membres de l’équipe sont conscients de leurs rôles et responsabilités.
Les tableaux de bord en temps réel offrent des aperçus actualisées à la minute près sur l’état d’avancement des projets informatiques. Ces tableaux de bord regroupent des données clés (telles que les taux d’achèvement des tâches, l’attribution des ressources et le respect du budget), permettant aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes de suivre l’avancement du projet en temps réel. Cette visibilité immédiate réduit le risque de retards ou de problèmes négligés, ce qui permet une prise de décision plus rapide et une gestion plus efficace tout au long du cycle de vie du projet.
Les logiciels de gestion de projet informatique sont souvent conçus pour intégrer les données à d’autres systèmes commerciaux essentiels, tels que la gestion des relations avec la clientèle (CRM), la gestion du service à la clientèle (GSC), la planification des ressources de l’entreprise (ERP) et les outils de développement. L’intégration permet aux données pertinentes de circuler de manière transparente entre les systèmes, ce qui réduit la saisie manuelle des données et élimine les silos obstructifs.
Les alertes ciblées aident les membres de l’équipe à rester sur la bonne voie en les informant lorsque des tâches clés nécessitent leur attention ou lorsque les délais approchent. Ces notifications automatisées évitent que des tâches critiques ne soient négligées. En concentrant l’attention sur les questions hautement prioritaires, les alertes peuvent réduire les retards et améliorer la responsabilité, aidant ainsi les gestionnaires de projet à rester au fait de chaque phase du projet.
Les fonctionnalités d’analyses détaillées et de rapport fournissent aux gestionnaires de projet des aperçus basés sur les données concernant la performance de leurs projets. Des rapports peuvent être générés rapidement pour évaluer la chronologie, l’utilisation du budget et la productivité de l’équipe. Ces rapports sont essentiels pour repérer les tendances, évaluer les risques liés au projet et prendre des décisions éclairées. Ils permettent également aux gestionnaires de projet informatique de présenter l’avancement du projet aux parties prenantes, garantissant ainsi la transparence et tenant la direction informée à chaque étape.
Les outils de suivi et de surveillance permettent aux gestionnaires de projet informatique de suivre l’avancement des tâches individuelles, la performance de l’équipe et la santé globale du projet. Ces ressources permettent de mettre en évidence les domaines dans lesquels les ressources sont surutilisées, les chronologies ne sont pas respectés ou certaines tâches particulières affrontent des difficultés.
Les flux de travail personnalisables permettent aux gestionnaires de projet d’adapter leur logiciel de gestion de projet aux besoins et aux processus particuliers de leurs équipes. Les flux de travail personnalisés peuvent automatiser les tâches routinières, simplifier les approbations et faire en sorte que chaque membre de l’équipe sait exactement quelle est la prochaine étape.
Une gestion efficace de projet informatique nécessite l’utilisation d’outils spécialisés pour organiser les tâches, harmoniser les équipes et rendre les progrès visibles. Ces outils permettent de gérer la complexité des différents projets informatiques, de l’attribution des responsabilités au suivi des dépendances entre les tâches en passant par la gestion des flux de travail. Vous trouverez ci-dessous des exemples d’outils clés qui peuvent aider les gestionnaires de projet informatique à maintenir la clarté et l’efficacité tout au long du cycle de vie d’un projet.
Un tableau RACI aide les gestionnaires de projet à définir les rôles et les responsabilités des membres de l’équipe. RACI signifie « en charge, responsable, consulté et informé », et le tableau permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées dans un projet comprennent leur rôle particulier. Cette clarté est essentielle lorsque plusieurs parties prenantes sont impliquées, car elle permet d’éviter toute confusion et tout malentendu. En indiquant qui est responsable de l’exécution des tâches, qui prend les décisions clés et qui doit être tenu informé, les tableaux RACI améliorent la responsabilité et simplifient la collaboration au sein de l’équipe.
Un diagramme de Gantt fournit une représentation visuelle de la chronologie d’un projet, ce qui facilite le suivi des tâches et des échéances. Chaque barre d’un diagramme de Gantt représente une tâche, et sa longueur reflète le temps nécessaire pour la réaliser. Cet outil est précieux pour les projets informatiques comportant des dépendances entre les tâches, où certaines tâches dépendent de la réalisation d’autres tâches avant de pouvoir commencer. Les diagrammes de Gantt aident les équipes à respecter les échanciers et à repérer rapidement les goulots d’étranglement potentiels.
Un tableau Kanban est un outil polyvalent qui décompose le travail en éléments gérables, indiquant les tâches en cours, terminées ou en attente d’action. Pour les projets informatiques qui nécessitent des changements progressifs, comme les mises à jour logicielles ou les ajustements du système, les tableaux Kanban offrent un aperçu visuel de l’état d’avancement de chaque tâche. Cela aide les équipes à équilibrer la charge de travail, à hiérarchiser les tâches et à maintenir un flux de travail efficace.
Les méthodologies de gestion de projet informatique fournissent des approches structurées pour mener à bien des projets informatiques. En fonction de facteurs tels que la complexité, la flexibilité et la nature des livrables, différentes méthodologies conviendront mieux à certains types de projets. Les méthodologies de gestion de projet informatique les plus courantes sont les suivantes :
La méthodologie en cascade est une approche traditionnelle et linéaire dans laquelle le projet progresse par phases séquentielles Ces phases comprennent (sans s’y limiter) la collecte des exigences, la conception, la mise en œuvre, les tests, l’installation et la maintenance. La méthodologie en cascade est particulièrement efficace pour les projets dont les exigences sont claires et fixes et où chaque phase dépend de la réussite de la précédente. Cette méthode est largement utilisée dans les grands projets informatiques formels où une planification et une documentation détaillées sont essentielles.
Cependant, la rigidité de la méthode en cascade peut être un inconvénient dans les projets où les exigences peuvent changer ou lorsque de nouveaux défis apparaissent après l’achèvement d’une phase. Dès qu’une phase est terminée, il est difficile de la revoir et d’y apporter des modifications sans causer de retards.
La méthodologie Agile est une approche itérative et flexible qui divise le projet en sprints courts. Chaque sprint se concentre sur la livraison d’une partie fonctionnelle du projet, avec des boucles de rétroaction constantes permettant des ajustements continus. La méthodologie Agile est particulièrement prisée dans le développement de logiciels et les environnements informatiques où les exigences peuvent changer rapidement et où les équipes doivent s’adapter en temps réel. Elle favorise une collaboration continue avec les parties prenantes, garantissant que le produit évolue en fonction des besoins des utilisateurs.
Si la flexibilité d’Agile est sa force, elle peut également entraîner un glissement de périmètre si des exigences supplémentaires sont introduites sans contrôle rigoureux. De plus, Agile nécessite une communication et une coordination constantes entre les membres de l’équipe (ce qui n’est pas toujours possible dans toutes les organisations), et l’absence d’une feuille de route détaillée à long terme peut parfois rendre difficile la gestion de projets plus complexes. Agile fonctionne mieux dans des environnements dynamiques où des changements rapides sont à prévoir et où la création de valeur ajoutée est une priorité.
Une méthodologie hybride combine des éléments des approches en cascade et Agile. Elle offre les phases structurées de l’approche en cascade pour la planification et les tâches à long terme, tout en intégrant la flexibilité itérative d’Agile dans ces phases. Cette méthode donne aux équipes la liberté de créer un plan de projet complet tout en restant adaptables aux changements qui surviennent pendant l’exécution. Elle est souvent utilisée dans les projets informatiques où certains aspects, comme l’infrastructure, nécessitent une approche formelle, mais où les composants logiciels peuvent bénéficier de la réactivité d’Agile.
L’approche hybride est efficace pour équilibrer le besoin de structure et de flexibilité, mais la gestion des deux méthodologies peut ajouter à la complexité. Les gestionnaires de projet doivent coordonner avec soin la manière et le moment d’appliquer la rigidité de la méthode en cascade et l’adaptabilité de la méthode Agile. Cette méthode est idéale pour les équipes qui sont à l’aise avec les deux approches et pour les projets où la flexibilité est nécessaire, mais où des jalons et une documentation clairs restent essentiels.
Au-delà de celles mentionnées ci-dessus, il existe des méthodologies moins courantes qui peuvent être efficaces dans des projets informatiques particuliers. La méthode de chemin critique (CPM) et la gestion de projet par chaîne critique (CCPM) en sont deux exemples :
- Méthode du chemin critique (CPM)
Cette méthode consiste à définir les tâches essentielles à l’aide d’un organigramme des tâches (WBS). Elle cartographie les tâches en fonction de leurs dépendances et de leur durée afin de déterminer le temps minimum nécessaire à la réalisation du projet. Elle aide les gestionnaires de projet à hiérarchiser les tâches critiques et à gérer les chronologies de façon efficace, ce qui est particulièrement utile pour les projets complexes et de grande envergure dont les délais sont serrés. Cependant, la méthode CPM peut s’avérer trop lourde pour les projets comportant de nombreuses dépendances et peut ne pas bien gérer les changements imprévus.
- Gestion de projet par chaîne critique (CCPM)
La méthode CCPM optimise l’attribution des ressources et fonctionne à rebours à partir de l’objectif final du projet. Cette méthodologie est axée sur les ressources, mettant l’accent sur l’efficacité et la gestion des incertitudes susceptibles d’avoir un impact sur le projet. Elle est particulièrement utile lorsque les ressources sont limitées ou réparties entre plusieurs projets. Cependant, la méthode CCPM peut ne pas être aussi bien adaptée à la gestion d’un portefeuille de projets ou dans des environnements où la portée des projets change fréquemment.
Le cycle de vie d’un projet informatique est la série d’étapes par lesquelles passe un projet informatique, de son lancement à son achèvement, le guidant vers ses objectifs. Différents types de cycles de vie sont utilisés pour répondre aux besoins particuliers des projets, qu’il s’agisse de minimiser les risques, de s’adapter à l’évolution des technologies ou de gérer des exigences en constante évolution. Vous trouverez ci-dessous les trois principaux cycles de vie des projets informatiques, chacun étant adapté à différentes approches de gestion de projet.
Le cycle de vie prédictif suit un cheminement linéaire et structuré. Dans ce modèle, la portée, l’échéancier et les coûts du projet sont déterminés avant le début de l’exécution. Le projet passe par des phases clairement définies, telles que la planification, la conception, la mise en œuvre et les tests, qui doivent être réalisées dans l’ordre. Cette méthode décrit autrement la méthodologie « en cascade » et elle est idéale pour les projets dont les objectifs sont bien définis et qui ne devraient pas connaître de changements importants.
Le cycle de vie prédictif fonctionne bien dans les environnements où les exigences du projet sont stables et où chaque phase peut être planifiée en détail. Cependant, sa rigidité peut constituer une limitation dans les cas où les exigences changent ou lorsque des problèmes imprévus surviennent, car il devient plus difficile de s’adapter aux changements une fois les phases terminées.
Le cycle de vie itératif est conçu pour s’adapter à l’évolution des exigences en permettant plusieurs cycles de planification, d’exécution et d’évaluation. Bien que le plan global du projet soit défini dès le début, la planification détaillée des tâches précises est effectuée progressivement, en se concentrant sur les travaux les plus immédiats.
Cette approche est courante dans le développement de logiciels, où de nouvelles versions d’un produit peuvent être lancées avec des améliorations incrémentielles. La planification itérative permet aux équipes d’affiner et d’améliorer les livrables du projet à chaque itération, offrant ainsi une plus grande flexibilité que le modèle prédictif. Si cette approche permet de mieux gérer les changements, elle nécessite toutefois un suivi attentif des coûts et des chronologies afin d’éviter tout dépassement du budget du projet.
Le cycle de vie adaptatif est conçu pour offrir une flexibilité maximale, la planification et l’exécution se déroulant selon des cycles courts et itératifs (qui ne durent souvent que de deux à quatre semaines) Cette approche, que l’on retrouve dans les infrastructures Agile tels que Scrum, favorise le changement et permet au projet d’évoluer à mesure que de nouvelles exigences ou de nouveaux problèmes apparaissent. Les équipes planifient par petites étapes, exécutent rapidement et ajustent le cap en fonction de la rétroaction ou de l’évolution des besoins.
Ce cycle de vie est idéal pour les projets dont les exigences sont incertaines ou pour lesquels la livraison rapide de fonctionnalités opérationnelles est essentielle, comme le développement de logiciels. Si le cycle de vie adaptatif excelle en matière de flexibilité, il nécessite une communication et une collaboration efficaces pour gérer les changements fréquents et maintenir l’accent sur les objectifs globaux du projet.
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