Un portail employés offre aux membres de l’entreprise une plateforme multi-départements unifiée qui leur permet de rester impliqués et d’effectuer des demandes de services où qu’ils se trouvent.
Les professionnels des ressources humaines sont essentiels à la réussite des entreprises. Mais plus le nombre d’employés est important, plus votre département RH aura du mal à répondre aux inquiétudes, aux questions et aux demandes des employés. Mises à jour des informations sur le personnel, approbations de congés, questions fiscales, avantages sociaux, déductions… la liste est longue et empêche votre équipe RH de s’occuper des tâches stratégiques et de gestion du personnel qui devraient être ses principaux objectifs.
Parallèlement, les employés utilisent de plus en plus de solutions logicielles et d’outils d’entreprise pour mener à bien leur travail. Selon le rapport Okta 2022 Business at Work, l’entreprise type déploie actuellement 89 applications distinctes (soit une hausse de 24 % par rapport à 2016), et les 10 % d’entreprises les plus importantes déploient chacune, en moyenne, 202 applications. En outre, à mesure que les effectifs hybrides se généralisent, les appareils personnels et les réalités du travail à distance complexifient encore davantage la gestion des besoins en informations provenant de diverses sources, ce qui accroît la pression sur les équipes IT.
Pour mieux répondre aux besoins des employés et réduire le nombre de demandes de services et d’informations adressées aux départements RH et IT, les entreprises les plus performantes utilisent des solutions de portail employés. Un portail employés offre une gamme complète d’options de libre-service employé (ESS, Employee Self-Service) accessibles en permanence depuis un emplacement unique et centralisé, où que se trouvent les employés. Les entreprises qui disposent d’un portail employés efficace peuvent travailler sereinement, en sachant que leur personnel bénéficie d’un accès direct à tout ce dont il a besoin pour travailler.
Il est important de disposer d’un portail employés pour fournir à tous les membres de l’entreprise, quel que soit leur niveau, un moyen de mieux comprendre leurs avantages, de bénéficier de contenus personnalisés, de trouver des solutions, de demander des accès, de se connecter aux communautés d’employés, de profiter de tous les avantages de l’assistance sur site et ce, à tout moment et où qu’ils soient. Les équipes modernes hybrides et distantes disposent ainsi des ressources dont elles ont besoin pour travailler de façon optimale, tandis que les départements RH, IT et en charge des installations peuvent étendre leur action au-delà de leurs fonctions habituelles d’assistance aux employés.
De même, grâce aux options ESS complètes, les employés disposent d’un emplacement centralisé pour mieux comprendre leur environnement de travail. Au lieu d’avoir à suivre un processus de communication en plusieurs étapes pour envoyer des demandes, puis d’attendre des réponses, votre personnel peut résoudre rapidement et facilement les problèmes, trouver des solutions et gérer ses informations en un seul clic.
En résumé, l’importance d’un portail employés fiable tient à ce qu’il permet d’améliorer l’efficacité, la productivité et l’expérience des employés.
Un portail employés n’a pas vocation à remplacer des équipes RH ou IT expérimentées. C’est un outil qui les complète et les assiste, et qui fournit aux employés un accès complet aux ressources et informations importantes. Votre entreprise peut en tirer plusieurs avantages évidents, notamment :
Fournir à vos employés tout ce dont ils ont besoin pour être performants vous permet de réduire les coûts associés à l’embauche d’agents supplémentaires pour votre équipe d’assistance.
Un portail employés efficace permet d’automatiser le processus d’approbation des demandes de congés. Ainsi, les responsables peuvent mieux suivre les congés et les arrêts maladie, et identifier les tendances en matière d’absence des employés.
Les utilisateurs peuvent accéder aux informations sur les avantages sociaux et en effectuer le suivi sans avoir à faire appel aux RH. Ils peuvent également mettre à jour leurs informations et demander des modifications rapidement et facilement.
En centralisant toutes les ressources et options d’assistance sur une seule et même plateforme, vous facilitez la collaboration entre vos employés, qui peuvent ainsi trouver des solutions et produire des résultats de meilleure qualité.
Les données d’utilisation sont automatiquement collectées et suivies au sein même du portail employés. Les responsables peuvent ensuite utiliser des outils d’analyse intégrés pour transformer ces données en aperçus exploitables.
Lorsqu’il est correctement mis en œuvre, le portail employés fonctionne comme un guichet unique que les employés peuvent utiliser pour trouver rapidement et facilement des informations dans l’ensemble des applications.
Le portail employés améliore l’efficacité et la productivité des effectifs et permet aux équipes d’assistance de se concentrer davantage sur les initiatives stratégiques. Il offre donc un meilleur retour sur investissement que les solutions ESS non unifiées.
Enfin, les employés apprécient l’autonomie et la personnalisation offertes par les portails employés. Cela favorise l’engagement et booste les performances des équipes, qui savent exactement où se rendre pour obtenir les ressources et le soutien dont elles ont besoin pour bien faire leur travail.
Pour fournir les avantages énumérés ci-dessus, votre solution de portail employés doit inclure certaines fonctionnalités :
Le portail employés doit proposer des communications ciblées au personnel pour lui fournir des expériences adaptées et des contenus soigneusement sélectionnés en fonction des besoins et des responsabilités de chacun. Ces campagnes ciblées contribuent à améliorer l’expérience des employés et à leur offrir un soutien et des conseils plus personnalisés.
Ce hub dédié permet aux responsables de rester informés et de s’impliquer auprès de leurs équipes, en s’appuyant sur des ressources personnalisées pour guider leur parcours de leadership. Ils peuvent accéder, directement dans le portail employés, aux informations concernant l’équipe,
aux statistiques, aux dates importantes, aux diverses demandes et aux éléments d’action du parcours des employés. Les notifications et les alertes encouragent les responsables à répondre rapidement aux besoins les plus urgents de l’équipe et à rester à l’affût des questions importantes. Les responsables peuvent recevoir des contenus personnalisés via une bibliothèque dédiée qui regroupe les actualités et les annonces de l’entreprise, des articles de la base de connaissances, des guides et des conseils. Ils disposent ainsi des ressources et outils nécessaires pour mieux diriger leurs équipes, dans un seul et même emplacement.
Le portail employés doit être facile à parcourir et inclure des options d’aide intégrées. En outre, afin de s’assurer que les avantages offerts ne sont pas éclipsés par une prise en main trop difficile, il doit comprendre des commandes intuitives.
L’époque où le travail se cantonnait au bureau est révolue depuis longtemps. Aujourd’hui, les employés doivent pouvoir accéder à toutes les fonctionnalités de leurs systèmes d’assistance, où qu’ils soient, même en déplacement. Toutes les fonctionnalités du portail employés doivent être disponibles sur les équipements mobiles.
L’un des principaux objectifs du portail employés est de fournir un ensemble unique d’options de contrôle pour gérer toutes les applications d’entreprise pertinentes. Cela signifie qu’il doit s’intégrer parfaitement avec toute une gamme d’applications tierces.
Le portail employés aura beau regrouper les ressources d’information dans un emplacement unique, cela ne servira pas à grand-chose s’il n’inclut pas de fonctions de recherche complètes. Ces fonctions doivent être conçues pour permettre à vos employés de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin, quel que soit le département qui les détient. En ayant recours à des fonctions de recherche internes, les employés peuvent exploiter de vastes quantités de données et trouver les bonnes informations simplement et rapidement.
Les applications pertinentes doivent être associées à des tâches et un contexte, afin que les employés sachent quelles solutions logicielles sont les plus adaptées dans une situation donnée. Les lanceurs d’applications du portail employés associent ces informations à des expériences personnalisées.
Les fonctions de génération de rapports prêtes à l’emploi permettent aux utilisateurs de voir les performances des campagnes et d’évaluer l’efficacité des nouvelles initiatives en temps réel. Les analyses du portail employés doivent être complètes et précises et doivent pouvoir être intégrées à des rapports d’une simple pression sur un bouton.
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des fonctions de recherche intuitives. Appliquez des technologies d’IA et des solutions d’automatisation à de nombreuses tâches associées aux demandes des employés. Enfin, intégrez les principaux outils professionnels, notamment Microsoft Teams, Slack, Workplace de Facebook, Workday, Oracle, Ultimate Kronos Group, Okta, Microsoft Azure et Adobe Sign. Le tout, en créant une expérience employés digitale connectée, adaptée à vos effectifs, où qu’ils soient. Avec ServiceNow, c’est possible. Obtenez Employee Center dès aujourd’hui et offrez à vos employés l’assistance dont ils ont besoin pour faire évoluer votre entreprise.
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