Le libre-service employé (ESS) est une technologie Web intégrée aux systèmes RH de l’entreprise, qui permet aux employés de gérer leurs informations personnelles, d’accéder à des ressources et d’effectuer des tâches administratives en toute autonomie. Il améliore donc l’efficacité tout en réduisant la dépendance aux processus papier ou manuels traditionnels.
Pour être efficaces, les entreprises doivent s’entourer d’un personnel engagé et talentueux. Mais l’encadrement du personnel implique de lourds efforts d’administration. Les départements des ressources humaines, en particulier, doivent plus que jamais gagner en efficacité et en précision. Gérer les avantages salariaux, traiter de grandes quantités de documents administratifs essentiels mais chronophages, gérer les données des employés : toutes ces tâches ont tendance à monopoliser la majeure partie du temps des départements RH, au point de les empêcher de se positionner en véritables actifs stratégiques pour leur entreprise.
Le libre-service employé est conçu pour alléger une grande partie de cette charge de travail, en digitalisant et en automatisant les tâches importantes. En parallèle, l’ESS offre aux employés un contrôle plus direct sur leurs propres données.
En règle générale, l’ESS est accessible aux employés via l’intranet ou le portail de leur entreprise. Ces plateformes en ligne d’implication des employés permettent d’accéder facilement à des bases de connaissances consultables et à des applications Web interactives, qui regroupent souvent des systèmes automatisés et des options d’assistance utilisateur avancées. Certains portails employés offrent également des forums ou des outils de discussion de type réseaux sociaux où les employés peuvent se retrouver pour discuter des problèmes, répondre aux questions des autres participants et étudier les solutions possibles aux problèmes.
Comme mentionné précédemment, l’ESS offre une solution aux problèmes que rencontrent les départements RH et les employés qu’ils gèrent. D’une part, l’ESS facilite le travail des RH et en améliore l’efficacité. D’autre part, il offre aux employés une meilleure visibilité et davantage de pouvoir sur la façon dont leurs données RH sont gérées. Dans le cadre de stratégies d’implication des employés à plus grande échelle, ces facteurs contribuent à rationaliser l’ensemble du processus RH et à améliorer l’expérience des employés. En fin de compte, c’est toute l’entreprise qui gagne en efficacité, en productivité et en rentabilité.
L’ESS n’est pas conçu pour remplacer les équipes RH expérimentées, mais pour les libérer de certaines tâches répétitives et permettre aux employés d’accéder directement aux informations et fonctionnalités RH. Cela apporte un certain nombre d’avantages aux entreprises qui adoptent l’ESS :
- Réduction des coûts
Traditionnellement, les RH passaient l’essentiel de leur temps à répondre aux questions des employés et à traiter les informations sur les employés. L’ESS allège le département RH d’une grande partie de ces responsabilités, ce qui lui permet de s’imposer en partenaire plus stratégique et de se concentrer sur d’autres tâches importantes, tout en évitant d’avoir à recruter et former de nouveaux agents RH.
- Meilleure gestion des congés
Des systèmes ESS efficaces automatisent de nombreux aspects du processus d’approbation des demandes de congés. Les employés peuvent se rendre directement dans le système pour suivre leurs heures de congés payés et envoyer des demandes de congés, qui sont ensuite automatiquement acheminées via les canaux d’approbation appropriés. Par ailleurs, les responsables peuvent utiliser l’ESS pour suivre les jours de congés maladie, identifier les tendances dans le temps et améliorer leur planification des absences. - Gestion plus précise des notes de frais
L’ESS rationalise le processus de gestion des notes de frais en permettant aux employés d’accéder plus facilement à des outils d’approbation et de remboursement automatisés. Le portail employés peut également aider ces derniers à gérer leurs notes de frais à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet, pour une gestion efficace des dépenses, même en déplacement. - Gestion simplifiée des avantages sociaux
L’ESS permet aux utilisateurs autorisés de suivre et surveiller toutes les informations pertinentes relatives aux avantages sociaux des employés. Cela inclut les informations concernant la couverture sociale, l’historique des paiements et les cotisations de l’employeur et des employés. Mais l’ESS fournit également un emplacement central où les employés peuvent consulter leurs relevés, suivre leur admissibilité et leur intéressement, et s’inscrire à des programmes d’avantages sociaux. - Meilleure autonomie des employés
Les portails employés personnalisés et les autres solutions ESS permettent aux employés de garder le contrôle. Efficace et pratique, l’ESS contribue à impliquer et informer le personnel, qui est alors en mesure d’assumer une plus grande responsabilité dans sa propre gestion RH. - Meilleure conformité
Les entreprises qui ne respectent pas les réglementations EEO, FMLA, OSHA et d’autres lois et réglementations gouvernementales s’exposent à de lourdes pénalités. Les plateformes de libre-service employé garantissent l’exactitude des rapports de conformité et la responsabilité associée. Elles peuvent également permettre d’automatiser les rapports, de placer les informations de conformité au bon format et d’informer les utilisateurs de toute mise à jour législative. - Accès plus clair aux informations
Grâce à une base de données unique et centralisée pour les informations RH, les employés de tous les niveaux savent exactement où trouver des réponses à leurs questions, des procédures approuvées et des documents importants. - Analyses fiables
Les systèmes ESS suivent et collectent de grandes quantités de données d’utilisation. Les programmes d’analyse intégrés permettent aux responsables d’évaluer l’efficacité des campagnes et des initiatives, et d’intégrer des informations RH fiables dans leurs futures décisions.
Comme le montre très clairement la liste des avantages ci-dessus, la technologie de libre-service employé revêt une importance considérable dans les entreprises modernes, contribuant à l’amélioration de leurs opérations et à leur réussite globale. Voici quelques raisons qui démontrent bien à quel point la technologie ESS est essentielle à la réussite des entreprises :
Les systèmes ESS rationalisent divers processus RH afin qu’ils soient plus efficaces et moins chronophages. L’automatisation des tâches de routine (telles que les demandes de congés, les notes de frais et la gestion des avantages sociaux) permet aux employés d’effectuer ces activités rapidement et avec précision, sans intervention manuelle poussée. Ce gain d’efficacité se traduit par une amélioration des niveaux de productivité dans l’ensemble de l’entreprise.
Souvent submergés par la paperasse, la saisie des données et les tâches répétitives, les départements RH traditionnels n’ont rien d’une sinécure. La technologie ESS allège cette charge en permettant aux employés de prendre le contrôle de leurs responsabilités liées aux RH. Lorsque les employés ont les moyens de gérer leurs informations personnelles, de soumettre leurs demandes de congés et d’accéder à des documents importants de manière autonome, les équipes RH peuvent se concentrer sur des initiatives stratégiques et sur les questions RH complexes qui nécessitent une véritable expertise. Cela renforce le rôle des RH en tant que partenaires stratégiques au sein de l’entreprise.
Les systèmes ESS contribuent à créer un environnement de travail positif en offrant aux employés davantage d’autonomie sur leurs tâches liées aux RH. Cette autonomisation favorise un sentiment d’appropriation et de responsabilité, ce qui peut contribuer grandement à améliorer la satisfaction globale au travail. Des employés qui peuvent accéder facilement aux informations, obtenir une réponse rapide à leurs demandes et bénéficier d’une expérience utilisateur fluide sont plus susceptibles de se sentir impliqués et motivés dans leurs rôles.
L’ESS représente une vaste catégorie de la gestion des RH, avec de nombreux types de systèmes différents desservant un large éventail de secteurs. Pour autant, les systèmes les plus efficaces partagent généralement certaines fonctions communes, à savoir :
Les entreprises peuvent utiliser les systèmes ESS pour créer, planifier et partager du contenu important avec les départements et les employés via plusieurs canaux. Cela inclut les e-mails en masse, les annonces, les liens et d’autres contenus destinés à être diffusés à l’ensemble du personnel. Les destinataires peuvent être filtrés en fonction de différents critères, tels que l’intitulé du poste et l’emplacement géographique.
Les systèmes ESS permettent d’afficher, sur une page et en un coup d’œil, toutes les tâches actuellement attribuées à un employé spécifique, avec les conditions à remplir pour que la tâche soit marquée comme terminée. Les employés peuvent arranger et organiser leurs tâches à venir, et appliquer des filtres pour afficher des activités spécifiques.
Les employés et les responsables peuvent facilement consulter les demandes ouvertes, revoir les demandes passées et vérifier l’état de demandes en cours spécifiques, le tout depuis une seule page.
Une base de connaissances des employés est une base de données consultable contenant des informations RH utiles et pertinentes. Les employés peuvent trouver rapidement des réponses aux questions les plus courantes, ainsi que des liens vers des outils, des formulaires et d’autres ressources importantes.
Avec un organigramme ESS, les employés peuvent voir la structure de leur entreprise, y compris les employés, les intitulés de poste, les responsabilités, etc.
Les options de messagerie instantanée en direct de la plateforme ESS permettent aux employés d’interagir avec les agents de support en temps réel. Il leur suffit de sélectionner un sujet de conversation dans une liste de catégories fournies.
Les liens vers les forums d’employés offrent aux employés un espace au sein du système ESS où ils peuvent interagir, dialoguer, collaborer et travailler ensemble à des solutions.
Tous ces avantages contribuent à améliorer l’expérience client. Les clients, à leur plus grande satisfaction, bénéficient d’une estimation précise de l’heure d’arrivée, d’une attente minimale et de la possibilité de suivre leurs livraisons et leurs demandes de service en temps réel. Le logiciel de répartition aide les fournisseurs de services à répondre aux attentes des clients, voire à les dépasser, ce qui renforce leur satisfaction et leur fidélité.
Les systèmes ESS les plus efficaces proviennent généralement de fournisseurs tiers. Ces derniers fournissent des ressources et des conseils pour s’assurer que leurs entreprises clientes disposent de tout ce dont elles ont besoin pour tirer le meilleur parti de leurs solutions ESS. Cela dit, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leurs solutions de libre-service. Si vous mettez en œuvre un système ESS, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :
- Recherchez la pertinence
L’un des principaux composants de la plupart des systèmes de libre-service employé est la base de connaissances. Mais quelles informations la base de connaissances d’une entreprise doit-elle inclure ? Bien entendu, la réponse n’est pas la même pour toutes les entreprises ni tous les secteurs. C’est pourquoi il est essentiel que les entreprises œuvrent activement à garantir des informations qui soient aussi pertinentes et précises que possible. En s’appuyant sur les demandes et requêtes les plus courantes des employés et en incluant les données d’analyse de recherches pertinentes sur les moteurs de recherche, les entreprises peuvent s’assurer que les informations de leur base de connaissances sont utiles et complètes. - Concentrez-vous sur la facilité d’utilisation
Les portails en libre-service doivent être complets et instructifs, mais il ne sert à rien d’avoir toutes les informations du monde si les employés ne peuvent pas les parcourir. Tout comme les clients, les employés et les autres utilisateurs internes s’attendent à une expérience agréable et sans effort lorsqu’ils utilisent des produits. Un système ESS efficace privilégie l’expérience à travers une conception intuitive, des fonctions de recherche faciles à utiliser et des données représentées visuellement. - Optimisez l’ESS pour une utilisation mobile
L’ESS ne doit pas être limité au bureau. Les employés apprécient de pouvoir gérer leurs données lorsqu’ils sont en déplacement, grâce à un libre-service optimisé pour les appareils mobiles. Cela est particulièrement important pour le personnel en télétravail. En ayant à leur disposition une application mobile dédiée ou à un accès par navigateur qui offre des fonctionnalités complètes et une grande facilité d’utilisation, même sur des écrans tactiles de petite taille, les employés ont accès aux informations cruciales et peuvent effectuer des tâches essentielles, à tout moment et en tout lieu. - Intégrez des fonctionnalités de gestion des tickets
La recherche de réponses aux questions est un aspect essentiel de l’ESS, mais elle n’en est qu’une facette. Allez plus loin en incluant une fonctionnalité de gestion des tickets. L’automatisation des demandes des employés, la fourniture de conseils essentiels et d’informations sur les étapes suivantes, ainsi que l’intégration d’options d’assistance fiables permettent de s’assurer que les employés bénéficient du soutien dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et sans avoir à se rendre dans un autre système. - Privilégiez un système ESS convivial
Au moment de choisir une solution ESS, les entreprises doivent donner la priorité aux plateformes qui reposent sur une conception axée sur le consommateur. Ces conceptions ont été pensées pour imiter les interfaces conviviales et la navigation intuitive que les employés rencontrent dans leur vie quotidienne. En d’autres termes, les employés doivent pouvoir facilement se connecter, explorer l’interface et utiliser les fonctionnalités sans avoir à subir de longues courbes d’apprentissage. Ce type de conception contribuera à améliorer l’adoption par les utilisateurs. - Donnez la priorité à la formation
Pour une mise en œuvre réussie, il est essentiel de s’assurer que les équipes RH et les employés maîtrisent parfaitement l’utilisation du portail ESS. Privilégiez des fournisseurs de systèmes ESS qui offrent une assistance client dédiée et un accès à des ressources et à des conseils d’experts ; cela aidera les professionnels des RH à exploiter pleinement le potentiel du système, en toute confiance. Les entreprises doivent également investir dans des sessions de formation des employés et fournir une documentation complète pour les cas d’utilisation courants de l’ESS.
Bien que la mise en œuvre d’une technologie de libre-service employé procure d’énormes avantages, les entreprises doivent être conscientes des défis qu’elles sont susceptibles de rencontrer au cours du processus de mise en œuvre. Il est essentiel de relever ces défis pour garantir la réussite du déploiement d’un système ESS.
La mise en œuvre d’une technologie ESS implique un lourd investissement initial en termes de temps et de ressources. Les entreprises doivent prendre le temps de choisir la bonne solution ESS, de la personnaliser pour répondre à leurs besoins spécifiques et de former les équipes RH et les employés à l’utilisation efficace de la plateforme. Les licences logicielles, la configuration de l’infrastructure et la migration de données peuvent également engendrer des coûts.
La solution : commencez par une évaluation complète des besoins pour identifier les besoins spécifiques de votre entreprise, puis utilisez ces informations pour choisir votre solution ESS afin d’être certain qu’elle est alignée sur les objectifs établis. Allouez un budget au projet de mise en œuvre de votre système ESS, en tenant compte des coûts initiaux et récurrents. Au moment d’arrêter votre décision, choisissez un fournisseur ESS qui garantit une capacité d’adaptation. Les systèmes adaptables évoluent avec les besoins de l’entreprise, ce qui réduit les investissements supplémentaires fréquents.
La technologie ESS nécessite une maintenance et une surveillance continues pour garantir des performances optimales. À mesure que les processus business évoluent, vous devrez très certainement appliquer à votre système ESS des mises à jour, des améliorations et des corrections de bogues régulières. Vous devrez également veiller constamment à assurer la sécurité des données et la conformité à des réglementations changeantes. Sans maintenance et surveillance appropriées, l’efficacité du système ESS peut diminuer avec le temps.
La solution : évitez de reporter ou d’ignorer les mises à jour importantes du système. Désignez une équipe d’assistance IT dédiée qui sera responsable de la surveillance et de la maintenance continues du système ESS. Gardez votre système à jour en appliquant les mises à jour logicielles et les correctifs de sécurité fournis par votre fournisseur d’ESS : ces mises à jour intègrent souvent des améliorations, des corrections de bogues et des améliorations de sécurité. Encouragez vos employés à formuler des commentaires sur les fonctionnalités et la convivialité du système ESS, et utilisez ces informations pour ajuster progressivement le système afin de mieux répondre à l’évolution des besoins et des préférences des utilisateurs.
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