Un logiciel de paie est une solution digitale, sur site ou basée sur le cloud, qui gère et automatise les salaires des employés, ainsi que d’autres processus de paie.
Les entreprises ont la charge exigeante et souvent fastidieuse de traiter les salaires tout au long de l’année, notamment de payer les employés dans les délais, de déclarer les impôts et de rester en conformité avec les lois et les réglementations. Le département des RH ou de comptabilité a pour mission principale de suivre les informations sur les employés et de s’assurer que tout le monde est payé correctement, et la digitalisation quasi systématique des processus de bureau et liés aux employés s’applique également à la gestion de la paie.
De nombreuses entreprises utilisent désormais des logiciels de paie pour rationaliser ce processus, notamment parce qu’ils assurent le suivi de toutes les informations pertinentes, évitent les erreurs humaines et documentent les données les plus importantes en vue des obligations fiscales. Cet article présente les caractéristiques de base des logiciels de paie, explique pourquoi ils sont si précieux dans l’environnement de travail actuel et comment choisir le logiciel adapté à votre entreprise.
Les principaux avantages résident dans l’aspect pratique et la précision, indépendamment du type d’entreprise.
Tout d’abord, ce type de logiciels garantit le paiement des employés. En plus d’être payés de façon systématique, ils perçoivent le bon montant, au bon moment et via le mode de paiement qu’ils préfèrent. S’ils préfèrent un dépôt direct et que leur salaire soit réparti sur des comptes spécifiques, les paiements automatisés déplacent les fonds sur leur compte bancaire, leur épargne retraite, etc.
Outre le fait d’être payé à temps et d’accéder facilement aux fonds, ce logiciel présente les avantages suivants pour les employés :
- Affichage de l’historique des paiements
Les employés doivent pouvoir consulter leur compte pour voir comment et quand ils sont payés. Un processus simplifié lorsque le logiciel stocke toutes ces données importantes. Ils peuvent afficher la répartition de leur salaire, leurs retenues, et plus encore. - Modification des informations personnelles et de paiement
Lorsqu’un employé déménage, intègre une nouvelle banque, se marie ou opère tout autre changement, il n’a pas besoin de soumettre de demande aux RH et peut utiliser le logiciel de paie pour mettre lui-même à jour ses informations. - Réponses rapides aux questions
Les logiciels de paie éliminent les intermédiaires et fournissent des informations aux employés, qui n’ont plus à attendre que quelqu’un soit disponible pour obtenir des réponses rapidement. - Réduction des temps de pause
Contacter les RH ou la comptabilité en milieu de journée ou planifier un rendez-vous prend du temps, sur le temps de travail comme sur le temps libre, à la fois pour les employés et pour les membres du département de gestion de la paie. Grâce à un accès facile aux informations de paie en ligne ou via une application, les employés peuvent gérer leur temps et obtenir ce dont ils ont besoin sans perdre de temps.
Les employés ne sont pas les seuls à bénéficier des avantages des logiciels de paie. Parmi les principaux avantages pour les entreprises figurent l’optimisation de l’efficacité des équipes, le suivi précis des données et la mise à disposition d’outils supplémentaires en dehors du traitement des paiements. Voici des exemples d’avantages spécifiques :
- Employés plus enthousiastes
Les employés apprécient la transparence. Lorsqu’ils obtiennent des réponses à leurs questions, sont payés à temps du montant correct et peuvent travailler sans contraintes, ils sont plus heureux au travail. - Sécurité renforcée
Les informations personnelles de vos employés sont privées. Au lieu d’essayer de gérer et de protéger des fichiers papier ou de partager ces informations confidentielles sur des canaux non sécurisés, tout le monde a accès aux informations pertinentes sans compromettre les mesures de sécurité ni les données. - Connaissances métiers approfondies
Lorsque les informations de paie sont digitalisées, traitées à l’aide de logiciels avancés, automatisées et intégrées à d’autres outils, il est plus facile de comprendre les données financières des entreprises. La budgétisation, les coûts et les revenus des départements, voire les données en temps réel, peuvent être utilisés pour prendre des décisions urgentes. - Génération de rapports améliorée
Le logiciel de paie effectue des calculs et génère des documents plus précis pour les rapports de conformité et tout type d’obligations fiscales.
Les logiciels de paie présentent de nombreux avantages qui, en plus de l’aspect pratique, deviennent essentiels pour les entreprises d’aujourd’hui cherchant à minimiser les erreurs et à fonctionner efficacement. Avec un logiciel de paie, vos employés bénéficient des avantages suivants :
- Rémunération ponctuelle et exacte
D’innombrables facteurs affectent les paiements des employés : fusions et acquisitions, équipes, embauches récentes, salaires, primes, etc. Un logiciel de paie permet aux entreprises de verser systématiquement les montants appropriés aux employés. Cela renforce le lien de confiance entre employés et employeurs et garantit que les employés disposent de l’argent dont ils ont besoin pour leurs dépenses. - Transparence pour les entreprises
Les coûts individuels qui s’accumulent pour les entreprises peuvent être difficiles à gérer au milieu des autres dépenses. Un logiciel de paie efficace s’intègre à d’autres départements tels que la comptabilité afin que les entreprises bénéficient d’une plus grande transparence et d’une perspective plus claire pour la budgétisation, la génération de rapports et l’allocation des ressources. - Flexibilité
Les logiciels de paie sont conçus pour s’adapter aux spécificités de votre secteur d’activité et à la taille de votre entreprise. Même lorsque votre entreprise est confrontée à des changements à grande échelle, le logiciel doit suivre ces changements, mais aussi les simplifier. Par exemple, si une entreprise ouvre un bureau dans un tout nouvel endroit régi par des réglementations fiscales différentes, le logiciel de paie doit automatiser les processus et s’adapter aux nouvelles règles. - Plus de temps consacré aux tâches complexes
Au lieu de consacrer un temps précieux à traiter la paie à l’aide de méthodes obsolètes, les entreprises peuvent se concentrer sur les aspects les plus importants de leur activité, tels que l’innovation et l’exécution.
Les avantages énumérés ci-dessus dépendront des logiciels que vous utilisez. Les systèmes ne fonctionnent pas tous de la même manière ou ne répondent pas tous à des normes plus strictes. Votre logiciel doit exécuter toutes les fonctions utilisées par votre entreprise, être innovant, personnalisable en cas de besoin et convivial. Lorsque vous choisissez un logiciel de paie, répondre aux questions suivantes vous aidera à trouver celui qui convient le mieux à votre entreprise.
- Quelle est la taille de votre entreprise ?
- Combien d’employés compte-t-elle ?
- Vos employés sont-ils payés à l’heure ou salariés ?
- À quelle fréquence payez-vous vos employés ?
- Quel budget allouez-vous pour votre logiciel de paie ?
- Qui gérera votre calendrier de paie ?
- Le système prend-il en charge toutes les régions où vous avez des employés ?
- Le logiciel s’intègre-t-il à vos principaux systèmes d’entreprise ?
- Le logiciel est-il facile à configurer ?
- Le logiciel a-t-il déjà été utilisé par des entreprises comme la vôtre ?
- Le logiciel est-il facile à utiliser ?
Là encore, tous les logiciels de paie ne sont pas identiques ou n’ont pas été développés de la même manière, mais votre programme doit présenter certaines fonctions de base. Si vous envisagez d’acheter un logiciel, assurez-vous d’obtenir le meilleur rapport qualité/prix et de bénéficier des fonctionnalités suivantes pour exécuter les tâches les plus fastidieuses :
- Calcul des salaires
C’est une fonction fondamentale du logiciel de paie. Assurez-vous que votre logiciel peut calculer automatiquement les salaires des employés à temps plein, à temps partiel, etc. - Intégration de la paie avec le temps et la présence
Les meilleurs programmes vous aideront à intégrer vos processus de paie aux feuilles de temps et aux pratiques de présence. Cela permettra de s’assurer que tous les facteurs de gestion du temps sont digitalisés et automatisés, que vos employés soient payés à la tâche horaire ou salariés. - Retenues à la source et autres déductions
Vous devez vous fier au logiciel pour calculer avec précision et retenir automatiquement les taxes et autres déductions personnalisées des employés. Ces déductions sont généralement modifiables par les employés eux-mêmes, afin qu’ils puissent adapter leurs fiches de salaire selon les besoins. - Paiement des employés
Même si les responsables peuvent encore approuver les feuilles de temps et d’autres éléments, votre logiciel doit être en mesure d’effectuer des paiements automatisés en fonction de votre configuration. Si vous payez vos employés tous les vendredis, vous devriez pouvoir configurer votre système pour effectuer ces paiements chaque semaine. - Exécution de rapports de paie
Vos estimations et la vérification croisée de vos finances avec vos obligations fiscales peuvent être stressantes, fatigantes, sources d’erreurs et chronophages. Le logiciel de paie génère des rapports pour que vous puissiez obtenir instantanément les informations précises dont vous avez besoin. - Accès aux principaux formulaires fiscaux
Les professionnels des RH et les autres employés doivent avoir accès aux informations et aux formulaires fiscaux. Le logiciel de paie doit également être protégé par des fonctions de sécurité qui garantissent que seules les personnes habilitées peuvent consulter les données confidentielles.
Votre entreprise privilégie peut-être certaines fonctionnalités. Un logiciel de paie acheté à prix fort doit proposer les fonctionnalités présentées ci-dessus.
Les logiciels de paie transforment les procédures de manière à ce que le département RH et les responsables soient sur la même longueur d’onde et bénéficient d’une visibilité optimale. Les employés obtiennent des réponses à leurs demandes, sont payés à temps et ont accès aux informations essentielles si nécessaire. Dans le même temps, les RH peuvent se concentrer sur des tâches plus exigeantes et plus percutantes pour optimiser le fonctionnement de votre entreprise.
ServiceNow fournit aux utilisateurs une plateforme en libre-service qui leur permet de localiser facilement toutes les informations de paie dont ils ont besoin, instantanément, grâce à ServiceNow Knowledge Management. En consolidant ces informations dans une puissante base de connaissances, les employeurs peuvent réduire la charge de travail de leurs équipes RH et fournir un accès direct aux informations 24 h/24, 7 j/7. En outre, la solution ServiceNow Case Management permet aux employés de soumettre des demandes concernant les salaires, que les équipes RH peuvent traiter immédiatement. Cette fonctionnalité rationalise le processus de paie et permet de s’assurer que les employés reçoivent des réponses précises et opportunes à leurs demandes.
Grâce à des options en libre-service efficaces et faciles à utiliser, les solutions ServiceNow offrent aux employés un accès facile à tout ce dont ils ont besoin pour optimiser leur approche de la paie. Réduisez les charges de travail des RH, offrez à vos employés la possibilité d’obtenir des réponses à leurs questions et rationalisez votre processus de paie comme jamais auparavant pour améliorer la satisfaction de vos employés, augmenter leur productivité et réduire vos coûts.
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