Qu’est-ce que la gestion des actifs matériels ?

Un actif matériel est un terme générique qui décrit tout actif technologique tangible et physique de l’entreprise, y compris ceux qui sont actuellement utilisés, ceux qui sont stockés et les équipements d’assistance.

À cet effet, les actifs matériels sont généralement regroupés en quatre catégories principales :

Les périphériques utilisateur final font référence à tout matériel de l’entreprise utilisé directement par les employés dans leur travail quotidien. Cela inclut les ordinateurs, les tablettes, les smartphones, les cartes SIM et bien plus encore. Les actifs matériels comprennent également les périphériques personnels utilisés pour effectuer des tâches professionnelles au sein d’une entreprise.

Le matériel de réseau et de télécommunication fait référence aux équipements d’assistance qui facilitent la communication digitale et analogique. Cela inclut les routeurs, les équilibreurs de charge, les commutateurs et les systèmes de téléphonie et de visioconférence.

Les périphériques constituent les nombreux équipements d’assistance que l’on trouve dans l’environnement de bureau moderne. Ils peuvent inclure des scanners, des imprimantes, des écrans, des claviers, des casques, des projecteurs et même des câbles et des adaptateurs.

N’oubliez pas qu’aujourd’hui, la main-d’œuvre ne se trouve pas exclusivement dans des bureaux, elle s’étend aussi à ceux qui travaillent depuis chez eux. La gestion des actifs matériels doit être en mesure de répondre aux besoins des employés en télétravail et de prendre en compte l’équipement physique qu’ils utilisent pour effectuer leur travail.

Une fois les budgets finalisés et le matériel sélectionné, l’étape suivante du cycle de vie consiste à répondre aux demandes de matériel. Pour ce faire, les entreprises doivent savoir quels fournisseurs sont disponibles, quels niveaux d’assistance technique et de garantie elles proposent et si leur matériel est compatible avec d’autres ressources informatiques au sein de l’entreprise.

Pour les entreprises qui opèrent dans le cadre d’une politique BYOD (Bring Your Own Device), l’étape d’exécution permet de s’assurer que tous les périphériques personnels pouvant être utilisés pour le travail disposent d’un accès autorisé et sécurisé aux systèmes internes, sont enregistrés par l’entité corporative et sont pris en compte pour la génération de rapports financiers.

Une fois l’actif étiqueté pour la maintenance et l’organisation futures, il est prêt à être configuré et déployé. Pour le matériel de l’utilisateur final, cette étape peut inclure la déconnexion du périphérique par un employé, ainsi que la lecture et l’acceptation de toute politique d’utilisation acceptable établie.

Cette étape inclut également le transport de l’actif du stockage vers la zone de travail désignée (y compris les environnements de télétravail), la configuration de l’actif et son intégration avec toute autre technologie pertinente.

Une fois le matériel déployé, les responsables des actifs doivent faire tout leur possible pour limiter les risques et garantir des performances matérielles efficaces. Cela implique la création d’une vue complète de l’ensemble du patrimoine matériel par le biais d’une surveillance continue.

La surveillance du matériel déployé permet aux responsables de surveiller de plus près les actifs vieillissants, d’empêcher les actifs de s’afficher à des endroits inattendus sur le réseau et d’éliminer les risques liés aux logiciels obsolètes. L’intégration aux workflows informatiques et des opérations de sécurité améliore les options et la précision de la surveillance.

Le matériel nécessite naturellement une maintenance régulière pour garantir son efficacité continue. Cette étape du cycle de vie englobe toute maintenance, mise à jour ou mise à niveau planifiée, ainsi que toutes les tâches de réparation d’urgence non planifiées.

Au cours de ce processus, les équipes de gestion des actifs matériels sont chargées de vérifier l’état du matériel en question afin de déterminer si l’actif doit être recyclé, réaffecté ou mis hors service.

Lorsque l’actif atteint la fin de sa durée de vie, qu’il est irréparable ou qu’il présente des vulnérabilités de sécurité non réparables, la dernière étape consiste à le mettre hors service afin qu’il ne soit plus actif. Dans le cas d’un équipement BYOD, le matériel doit être mis hors service si l’employé qui en est propriétaire quitte l’entreprise.

Le statut de l’actif doit être mis à jour dans les systèmes de l’entreprise et toutes les informations de l’entreprise doivent être effacées du périphérique. Après quoi, ce dernier peut être retourné, vendu, donné, recyclé ou détruit de manière appropriée.

Le fait de disposer d’un catalogue précis de tout le matériel de l’entreprise, utilisé comme stocké, facilite le suivi des équipements et l’identification du matériel manquant. Le balisage, l’attribution de la propriété et le suivi de l’emplacement des actifs fournissent aux entreprises les informations dont elles ont besoin pour atténuer les risques associés à une connaissance incomplète des actifs. Cela permet également aux équipes de gestion des actifs matériels d’identifier le matériel inactif et donc le plus susceptible de faire l’objet de tentatives de vol.

Sans stratégie ni bonnes pratiques de gestion des actifs matériels établies, la responsabilité de la manipulation et du suivi des équipements incombe souvent aux employés. Ceux-ci peuvent alors s’appuyer sur des processus inefficaces ou chronophages. Une bonne gestion des actifs garantit non seulement un catalogage et une distribution précise des équipements essentiels, mais elle permet également aux employés d’utiliser plus efficacement leur temps, en anticipant les problèmes liés aux actifs et en permettant à l’entreprise d’automatiser de nombreux processus de gestion des actifs.

Les bonnes pratiques de gestion du matériel et les calendriers de maintenance et de mise à niveau bien organisés permettent de s’assurer que les employés utilisent correctement et au mieux l’équipement de l’entreprise. Parallèlement, des inventaires précis des actifs protègent les entreprises contre les dépenses excessives, ce qui réduit les dépenses globales et augmente les investissements matériels.

Il est difficile pour les équipes de sécurité de protéger ce qu’elles ne peuvent pas voir. Une gestion des actifs matériels efficace fournit une liste complète de tous les actifs matériels, ainsi que des informations de version pertinentes. Cela permet aux équipes de sécurité de créer des stratégies de couverture complètes, tout en identifiant les actifs susceptibles d’être vulnérables aux menaces émergentes. Associée à l’ITAM, la gestion des actifs matériels peut également identifier les actifs matériels non approuvés et garantir la conformité aux politiques et réglementations établies.

Plus important encore, la gestion des actifs matériels offre aux entreprises une visibilité et un contrôle complets sur le cycle de vie des actifs. Pour chaque équipement, les responsables des actifs ont facilement accès aux informations sur les produits et les fournisseurs, à l’historique d’utilisation, à la propriété et aux tâches actuelles, et plus encore. En s’appuyant sur ces données, ils peuvent prendre des décisions plus éclairées en matière de contrats fournisseurs, de services, de remplacement, etc.

Ensemble, ces atouts offrent un avantage certain aux entreprises qui investissent dans une gestion efficace des actifs matériels. Les systèmes et stratégies de gestion des actifs matériels de grande qualité se rentabilisent rapidement, tant en termes de temps que d’argent.