Qu’est-ce que l’amélioration continue ?
L’amélioration continue est une méthode permettant d’améliorer les résultats business en réexaminant et en affinant constamment les produits, les services et les processus.
Pour faciliter l’amélioration continue, de nombreuses entreprises adoptent le cadre de travail PDCA, qui est l’acronyme de «Plan,Do, Check, Act» (Planifier, Réaliser, Vérifier, Agir). Il s’agit d’un cycle continu en 4étapes qui permet d’implémenter le changement pour le mieux. Le PDCA n’est pas une approche unique et instantanée, mais plutôt un cycle continu qui doit être répété en permanence pour faciliter l’amélioration continue.
Planifier
Au cours de l’étape de planification, l’entreprise doit reconnaître les opportunités possibles et créer un plan de changement pour les saisir. Ce « plan » implique la définition des problèmes, l’évaluation des ressources, l’établissement des objectifs et le choix des méthodes.
Réaliser
À cette étape, l’entreprise teste le changement. En appliquant les changements dans un environnement contrôlé à petite échelle, tout en se préparant à résoudre les problèmes imprévus, l’entreprise génère des données précieuses pour l’étape suivante.
Vérifier
« Vérifier » signifie examiner les résultats des tests à petite échelle effectués à l’étape précédente. Les résultats doivent être analysés et des aperçus doivent être identifiés pour aider à éclairer l’étape finale. Il s’agit peut-être de l’étape la plus importante de l’ensemble du cycle PDCA, car elle permet aux entreprises de clarifier leurs plans, d’éliminer les problèmes, d’éviter les erreurs récurrentes et d’identifier les causes premières. Apportez tous les changements nécessaires au plan d’origine en suivant les étapes précédentes autant de fois que nécessaire avant de le finaliser.
Agir
Grâce aux informations et aux aperçus issus des étapes précédentes, l’entreprise peut appliquer le plan affiné. En cas de réussite, elle peut intégrer ce qu’elle a appris dans d’autres domaines. Le changement fiable doit devenir une nouvelle base de référence, permettant d’autres changements au redémarrage du cycle.
Le cycle PDCA est un aspect essentiel de l’amélioration continue, car il fournit un cadre de travail facile à utiliser pour les entreprises qui souhaitent apporter des améliorations au niveau des services, des fonctions, des processus, des équipes et des individus. À ce titre, des solutions d’amélioration continue efficaces intègrent ce cadre de travail.
L’analyse de la cause première (RCA, Root Cause Analysis) est une approche de l’amélioration continue qui se concentre spécifiquement sur les principales raisons et origines des problèmes dans un processus individuel. Tout comme l’approche standard de l’amélioration continue, l’analyse RCA est itérative. Lorsqu’elle rencontre des problèmes, l’analyse RCA examine les causes et les effets jusqu’à ce qu’elle identifie la racine du problème. Pour ce faire, elle suit 6 étapes.
Définition du problème
La première étape de l’analyse RCA consiste à identifier et à observer un problème. Évaluez l’impact du problème et décrivez ses symptômes spécifiques.
Collecte des données
Ensuite, recherchez le problème et recueillez autant d’informations pertinentes que possible. Dressez une image aussi claire que possible du problème pour aider à éclairer l’étape suivante du processus.
Identification des causes
À l’aide des informations recueillies à l’étape précédente, identifiez et suivez autant de facteurs de causalité que possible. Créez des diagrammes de cause à effet pour vous aider à visualiser ce qui se cache derrière les problèmes suivis. Examinez les conséquences possibles et continuez à décomposer les problèmes en éléments constitutifs afin d’obtenir une image plus détaillée du problème global.
Identification de la cause première
Continuez à creuser jusqu’à ce que la cause principale qui se cache derrière le ou les problèmes d’origine puisse être identifiée. Déterminer l’origine de la cause première au préalable peut aider à trouver des solutions possibles.
Implémentation d’une solution
Créez une solution pour résoudre la cause première et ainsi éliminer le ou les problèmes à la source. Identifiez et prenez en compte les risques pouvant survenir lors de l’implémentation de la solution.
Surveillance de la solution
Comme pour tout changement, la surveillance continue est importante dans le RCA pour s’assurer que le problème a été résolu efficacement et que la solution n’a pas engendré d’autres problèmes.
L’implémentation de l’amélioration continue dans une entreprise présente de nombreux avantages.
Améliorer l’implication des employés
Les processus peu rentables et inefficaces font perdre du temps aux employés. Pire encore, ils les obligent à consacrer des efforts à des tâches inutiles. L’amélioration continue raccourcit et affine les processus, ne laissant que ce qui est impactant et important. Dans le même temps, l’amélioration continue donne la parole aux employés et valorise leur contribution. Ensemble, ces facteurs permettent d’accroître la satisfaction des employés dans leur travail.
Réduire le chiffre d’affaires
L’amélioration de la satisfaction des employés entraîne naturellement une baisse du taux de rotation des employés. Lorsque les employés se sentent satisfaits et appréciés, ils sont beaucoup moins susceptibles de quitter leur entreprise, même face à des propositions plus lucratives. L’entreprise devient pour eux plus qu’un simple employeur ; elle fait partie de leur identité et ils s’approprient sa réussite.
Affiner les workflows
La méthodologie Lean et l’amélioration continue permettent des workflows détaillés et reproductibles. Les workflows établissent des étapes et de bonnes pratiques fiables pour accomplir le travail rapidement et efficacement. L’amélioration continue permet aux entreprises de rationaliser leurs workflows, d’identifier les opportunités d’amélioration et d’éliminer les tâches et processus superflus.
Réduire les coûts
Les processus de gaspillage inutiles ne sont pas seulement chronophages ; ils sont coûteux. L’amélioration continue aide les entreprises à distinguer les processus importants des processus superflus, leur permettant ainsi d’économiser de l’argent. En outre, grâce à des workflows fiables et à une compréhension claire des exigences pour accomplir les tâches importantes, les responsables peuvent améliorer la précision de leurs budgets.
Améliorer le service client
Les clients ne sont peut-être pas intéressés par les processus ou les workflows internes d’une entreprise, mais ils sont certainement intéressés par la valeur apportée par l’entreprise. L’amélioration continue aide à mieux comprendre les besoins des clients et à affiner les processus pour répondre à ces besoins.
Procurer un avantage concurrentiel
L’amélioration continue, c’est tout simplement une tendance à la hausse continue en termes de produits, de services et de processus internes. En se concentrant sur l’amélioration de leurs activités, les entreprises éliminent les risques associés à la stagnation et à la passivité. Ainsi, elles obtiennent un avantage concurrentiel par rapport aux entreprises qui ne suivent pas une méthodologie similaire.
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