La gestion de projet IT (ITPM) décrit la planification, l’ordonnancement, la livraison, la surveillance et la génération de rapports impliqués dans le pilotage des projets IT jusqu’à leur achèvement.
L’IT et les projets qui l’intègrent ou la soutiennent étaient autrefois la responsabilité exclusive des industries et des entreprises spécialisées dans ce domaine. Aujourd’hui, le monde économique moderne est digital, et les projets et programmes basés sur la technologie ne sont plus seulement relégués aux départements IT. Le bureau de transformation de l’entreprise par exemple (qui se trouve en dehors de l’IT) est responsable de nombreux projets et programmes axés sur l’IT. Ainsi, les organisations et les départements de toutes sortes comportent au moins une forme de composante IT. La gestion de projet IT doit être capable de gérer des projets IT complexes et de grande envergure couvrant un éventail d’objectifs, de domaines, de technologies, etc.
La gestion de projet IT est guidée par le PMO IT et les chefs de projet IT. Ces gestionnaires assument la responsabilité de la conception, de l’organisation, de la budgétisation, de l’attribution et de l’exécution de tâches conçues pour permettre d’atteindre les objectifs IT spécifiques de leur entreprise. Ce mandat comporte un certain nombre de responsabilités clés, à savoir :
Avant de pouvoir aborder les tâches ou les produits livrables associés, le PMO ou le chef de projet IT doit commencer par créer une stratégie pour le projet, notamment le budget, la portée, les outils, les ressources et la chronologie.
Les chefs de projet IT ne travaillent pas en vase clos : ils dépendent des équipes IT pour assurer la réussite du projet. Le chef de projet IT est tenu de réunir les bons spécialistes, les experts sur le sujet et le personnel auxiliaire capables de répondre aux besoins de l’initiative IT.
Il incombe au chef de projet IT d’attribuer les tâches aux membres de l’équipe, de fournir une orientation claire liée à la portée et aux objectifs, de travailler avec les membres de l’équipe pour établir des calendriers et des échéances raisonnables, et d’aider à faciliter la collaboration entre les membres d’équipes internes et externes, si nécessaire.
Bien que le chef de projet IT ne soit probablement pas celui qui exécute les tâches spécifiques au sein du projet, il est de sa responsabilité de s’assurer que les tâches sont effectuées efficacement. Cela inclut l’identification et l’élimination des obstacles, l’analyse des risques, l’atténuation des problèmes, la collecte de rapports, la formation, et plus encore.
Les chefs de projet IT doivent établir des budgets clairs et réalistes pour leurs projets. Il s’agit notamment de créer des estimations éclairées sur les dépenses et d’ajuster les plans si nécessaire pour garantir le respect du budget.
En gérant de multiples membres d’équipe avec des objectifs variés, les chefs de projet IT sont responsables de la définition et de la communication des calendriers ainsi que de la gestion des chronologies tout au long de la durée du projet.
Bien que le chef de projet assume la majeure responsabilité de la direction du projet, il n’est généralement pas le seul à s’y investir. Les chefs de projet IT doivent également assurer la liaison entre leurs équipes et les autres responsables, décideurs, sponsors et parties prenantes. Le chef de projet est responsable de l’envoi de rapports d’état pour montrer la progression et signaler les problèmes.
La documentation de la progression du projet, ainsi que l’identification de tout problème inattendu et d’autres leçons tirées du projet peuvent contribuer à garantir que les projets futurs auront plus de chances d’atteindre leurs objectifs. Les chefs de projet IT ont tout intérêt à conserver un dossier détaillé sur les obstacles et les défis rencontrés, les raccourcis utilisés ou autres connaissances acquises tout au long du projet.
Chaque projet IT est unique. Cela dit, la plupart suivent un cycle de vie similaire. La gestion de projet IT décompose les projets IT en cinq étapes distinctes :
La première étape de la gestion de projet se concentre sur la définition du projet et l’obtention des approbations nécessaires pour le concrétiser. Au cours de cette phase, le chef de projet IT doit créer un dossier métier clair pour le projet, établir des buts et des objectifs, et développer une compréhension de base des risques et des exigences du projet.
En incorporant les objectifs et autres éléments identifiés lors de la phase précédente, l’étape de planification est celle où le chef de projet IT crée une feuille de route que ses équipes devront suivre tout au long du projet. L’étape de planification implique l’identification des objectifs, la définition des éléments livrables, l’attribution des responsabilités et des tâches, la création d’un plan de projet, la mise en place de mesures de réussite significatives, la programmation des rapports de progression, l’établissement de canaux et de règles de communication, le choix des méthodologies et l’accès de l’équipe aux ressources et outils nécessaires.
La phase d’exécution est probablement celle qui dure le plus longtemps, et c’est à ce stade que se déroule la majorité du travail relatif au projet. La phase d’exécution commence par une réunion de lancement avec tous les membres de l’équipe et les parties prenantes concernées. La réunion doit présenter les personnes, les rôles, les responsabilités, la portée et le plan global du projet. Elle doit également établir comment la communication et la génération de rapports seront traitées, quels outils seront utilisés et quelles sont les démarches immédiates à entreprendre pour que tout commence.
Bien que distinct de l’étape précédente, le monitoring a lieu en fait en même temps que l’exécution, ce qui permet au chef de projet IT d’examiner et d’évaluer constamment le déroulement du projet. Lorsque des questions se posent ou que des problèmes deviennent apparents, le monitoring continu permet aux chefs de projet d’apporter des rectifications afin de maintenir le projet sur la bonne voie en termes de portée, de budget, de délais ou d’objectifs. Cette phase peut inclure la gestion des ressources, l’identification et l’atténuation des risques, la mise à jour du budget et du calendrier, la modification des plans, la tenue de réunions, la collecte de rapports, etc. À la fin de cette étape et de l’étape d’exécution, tous les éléments livrables du projet devraient être terminés.
Une fois que le projet est terminé et que les livrables sont entre les mains du client, la dernière étape consiste à examiner le succès global du projet et à préparer l’amélioration de projets similaires à l’avenir. Il s’agit notamment d’identifier et de discuter des leçons tirées du projet, de faire l’inventaire des livrables, d’organiser les documents et de les rendre accessibles, de relayer la réussite du projet aux parties prenantes concernées et de reconnaître les contributions des membres de l’équipe.
La gestion de projet IT ne constitue pas une solution unique et simple au succès de l’IT : il s’agit d’une gamme de différentes stratégies conçues pour répondre aux objectifs spécifiques de l’organisation et du département. Vous trouverez ci-dessous des conseils et des bonnes pratiques en matière de gestion de projets IT :
Avant de prendre une mesure à caractère officiel, évaluez le projet pour déterminer si ses objectifs sont conformes aux objectifs et à la stratégie de l’organisation. De même, pesez les avantages potentiels en fonction des risques éventuels, et déterminez si le projet représente une utilisation efficace des ressources disponibles.
Les projets IT exigent une documentation détaillée. Avant d’exécuter le projet, déterminez quels sont les documents dont vous avez besoin, et créez un emplacement central où ces documents électroniques peuvent être stockés et consultés par les parties prenantes et les membres de l’équipe autorisés.
Lorsque les membres d’une équipe travaillent de manière isolée, les projets se dispersent rapidement. Faites preuve de prudence et organisez des réunions quotidiennes pour que chacun garde le cap et soit parfaitement coordonné. La surcommunication est peut-être l’approche la plus efficace pour identifier et résoudre les obstacles au projet avant qu’ils ne causent des problèmes.
Le diagramme de Gantt est un outil largement utilisé pour établir les tâches, les responsabilités et les échéances tout au long du déroulement du projet. L’utilisation d’un diagramme de Gantt peut aider à fournir aux membres de l’équipe et aux parties prenantes un aperçu clair de l’état actuel du projet, et montrer exactement ce qui doit être fait pour continuer à faire avancer le projet dans les chronologies établies.
Les workflows digitaux modernes sont capables d’intégrer des technologies d’automatisation avancées pour garantir que les bonnes étapes sont suivies et que les projets ne sont pas ralentis par des processus manuels. Les workflows automatisés peuvent considérablement rationaliser et simplifier certaines tâches, comme remplir des formulaires, demander des approbations, entreprendre des actions, etc.
Des outils et logiciels de gestion de projet IT efficaces faciliteront la communication directe avec les membres de l’équipe concernés, le suivi de la progression du projet en temps réel et l’accès aux documents pertinents et autres ressources à partir d’un emplacement unique.
À la fin du projet, prenez le temps d’examiner les éléments qui se sont avérés efficaces, les défis rencontrés, les imprévus ou les variables à prendre en compte à l’avenir, et toute autre information qui pourrait impacter la façon dont l’équipe abordera des projets similaires à l’avenir.
La gestion de projet IT présente un certain nombre de défis qui lui sont propres, notamment :
Les projets IT impliquent souvent des parties prenantes de toute l’organisation. Obtenir l’adhésion de ces parties prenantes, répondre à leurs besoins et les tenir au courant de l’avancement du projet peut être une entreprise difficile, en particulier si ces parties prenantes ne sont pas nécessairement des experts IT.
Communiquer des informations pertinentes à ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin, dans des termes et un langage qu’ils comprennent, nécessite des outils de communication avancés, capables de partager des données et informations essentielles d’une manière facilement accessible.
Les projets IT complexes dépendent de la capacité de chaque membre de l’équipe à comprendre pleinement la portée du projet ainsi que son statut actuel, le moment où les tâches doivent être achevées et qui est responsable de quelles actions.
Il existe une infinité de façons de mener à bien un projet. Livrés à eux-mêmes, les membres de l’équipe peuvent employer des méthodologies conflictuelles, ce qui réduit l’efficacité et crée des goulots d’étranglement.
Les logiciels de gestion de projet IT sont conçus pour apporter un soutien et des ressources afin de permettre une gestion de projet précise et axée sur les données. L’objectif final, bien sûr, est de faciliter le travail du chef de projet IT, de garder les parties prenantes et les membres de l’équipe sur la même longueur d’onde, d’améliorer la communication et la précision pour toutes les personnes impliquées, et de relever les défis mentionnés ci-dessus.
Les avantages d’un logiciel de gestion de projet IT :
- Visualisation des tâches, des échéances, des dépendances et des responsabilités d’un projet à l’aide de diagrammes de Gantt et de structures de répartition du travail, ce qui facilite la compréhension des relations complexes et la répartition des tâches volumineuses en tâches plus petites et plus simples.
- Tableaux de bord en temps réel montrant l’état actuel, à la minute près, de tous les projets IT en cours.
- Intégration avec la gestion du portefeuille de projets pour faciliter de meilleurs processus de tronçons de projets.
- Alertes et notifications pour capter l’attention des personnes chargées de régler les problèmes ou de prendre en charge les prochaines étapes.
- Options de génération de rapports riches en données, automatiquement compilés et livrés en un clic.
- Outils de suivi et de monitoring pour déterminer quelles tâches prennent le plus de temps et quels membres de l’équipe atteignent les objectifs fixés.
- Des workflows personnalisables pour garantir l’efficacité des prochaines étapes et l’avancement du projet.
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