La gestion de portefeuille de projets (PPM) est une stratégie qui permet d’aligner et de gérer des projets, des programmes et des programmes connectés, interdépendants et dépendants.
Les portefeuilles de projets sont composés de programmes, de processus, d’opérations et de projets regroupés en fonction de leur importance stratégique pour une entreprise et de ses objectifs. Mais bien que ces projets puissent être alignés de manière stratégique, il peut être difficile et complexe de les comprendre en tant que groupe. LE PPM aide à rationaliser cette entreprise, en créant une vue d’ensemble des projets en tant qu’entité unique et en aidant les entreprises à les hiérarchiser et à les séquencer pour un retour optimal sur l’activité.
Étant donné la similitude de la convention de dénomination, les termes « Project Portfolio Management » et « Project Management » sont parfois utilisés comme synonymes. Cependant, ils décrivent deux stratégies différentes, chacune avec ses propres cas d’utilisation et objectifs associés.
La gestion de projet est un terme large qui décrit les stratégies, les outils et les techniques utilisés pour gérer un projet. Les projets sont temporaires ; ils existent pour une durée spécifique et aboutissent idéalement à un produit ou un service fini. Les bureaux de gestion de projet (PMO) et les chefs de projet utilisent la gestion de projet pour faciliter l’achèvement des projets en définissant les coûts et les budgets, en allouant des ressources, en attribuant des responsabilités et en établissant des rapports aux parties prenantes.
Project Portfolio Management coordonne et analyse la valeur possible des collections (portefeuilles) de projets, de programmes et de demandes connexes. LE PPM est une approche de niveau supérieur qui relie la gestion de projet à la gestion d’entreprise, ce qui aide les entreprises à sélectionner des projets en fonction de leur adéquation avec les objectifs de l’entreprise ou de leur soutien.
PPM offre une vue globale et en temps réel de l’état et de l’intégrité des groupes de projet, ainsi que de leurs ressources et interdépendances associées. Utilisé efficacement, cela offre quelques avantages clés.
La réussite de l’entreprise dépend du choix des projets appropriés en fonction des objectifs, des risques, des ressources, etc Malheureusement, le processus de sélection n’est pas toujours clair, ce qui conduit souvent les entreprises à entreprendre des projets qui ne correspondent pas aux objectifs stratégiques. Parfois, des décideurs individuels ou même des services entiers peuvent se concentrer trop sur des projets familiers, en utilisant un temps et des ressources précieux pour poursuivre des projets au détriment d’autres options plus précieuses.
LE PPM améliore le processus de sélection des projets en intégrant des données fiables, des modèles de notation et d’autres approches quantitatives et qualitatives pour garantir que les projets sont sélectionnés en fonction de critères pertinents. Dans le même temps, les projets en cours qui ne contribuent pas aux objectifs de l’entreprise peuvent être facilement et objectivement identifiés et supprimés du portefeuille.
Les risques de projet n’existent pas dans le vide ; ils sont étroitement liés au potentiel de retour, ce qui rend certains risques justifiables alors que d’autres ne le sont pas. LE PPM offre aux entreprises une vision claire des risques par rapport aux rendements de portefeuilles de projets entiers, révélant les risques qui méritent d’être pris et ceux qui ne le sont pas.
Les outils d’estimation PPM permettent d’analyser les coûts du projet et de les comparer aux avantages potentiels. Les alertes intégrées aident les PMO et les chefs de projet à identifier et à résoudre rapidement les retards, les dépassements budgétaires et les problèmes techniques avant qu’ils ne créent des problèmes plus importants. Correctement implémentée, la gestion de portefeuille de projets minimise les risques liés aux projets, ce qui permet aux entreprises d’affiner leurs portefeuilles pour n’inclure que les projets qui offrent suffisamment de valeur pour compenser les risques potentiels.
Lorsque les projets sont évalués et gérés individuellement, le service IT peut créer des silos entre les individus, les services et les décideurs. LE PPM rassemble ces parties prenantes, ce qui leur permet de coordonner de manière globale l’ensemble du portefeuille de projets et de créer une équipe plus cohésive.
LE PPM élimine les barrières entre les projets, offrant ainsi aux responsables business une vue d’ensemble de l’impact global des projets connexes, plutôt que de les obliger à évaluer et à choisir parmi un nombre limité de projets spécifiques. Cela se traduit par un meilleur flux de communication qui inclut toutes les personnes impliquées, ainsi que par une prise de décision plus éclairée.
La réalisation d’un projet, de sa conception à sa livraison, implique un ensemble complexe d’actions. Les facteurs imprévus peuvent et entraîneront des complications, entraînant souvent des retards dans les projets et obligeant les chefs de projet à ajuster les délais tout en augmentant les dépenses. Malheureusement, à mesure que les projets dépassent le budget et le calendrier, leurs rendements potentiels commencent à se tarir. Les projets enlisés détournent également les ressources d’autres tâches essentielles, ce qui a un impact sur l’entreprise au-delà de la portée du projet lui-même.
LE PPM intègre des rapports intuitifs en temps réel, afin que les responsables puissent identifier les écarts, les goulots d’étranglement et les autres problèmes susceptibles de ralentir ou de faire échouer les projets. Ils peuvent ensuite prendre des mesures correctives immédiatement, remettant le projet sur les rails avant qu’il ne prenne trop de retard pour être récupéré.
L’objectif final de presque tous les projets est de générer plus de revenus que ceux consacrés à la création et à la livraison du projet. Le retour sur investissement (ROI) a toujours été une mesure fiable permettant d’évaluer la réussite des projets, et LE PPM est conçu pour s’assurer que les projets que les entreprises poursuivent et incluent dans leurs portefeuilles sont ceux qui génèrent un retour positif significatif sur l’argent et les ressources investis.
Grâce à des processus de sélection améliorés, à une communication plus efficace entre les niveaux, à une réduction des risques liés aux projets et à une plus grande probabilité que les projets soient terminés dans les délais et dans les limites du budget, PPM permet de s’assurer que les investissements dans les projets sont rentables et de favoriser la croissance des entreprises qui les mettent en œuvre.
Bien que le terme gestion de portefeuille de projets puisse être utilisé pour décrire essentiellement toute stratégie de gestion de groupes de projets, LA PPM réussie a tendance à suivre une série de cinq étapes établies. Ces étapes permettent aux entreprises de prendre en charge l’ensemble des projets potentiels qu’elles souhaitent poursuivre, puis de les affiner jusqu’à ce qu’elles ne disposent que des options qui répondent à des critères de sélection prédéfinis basés sur le retour sur investissement, l’efficacité, les risques, l’alignement stratégique, etc.
En d’autres termes, les cinq étapes du PPM aident les entreprises à établir des priorités, à éliminer les projets non rentables et à consacrer leur temps et leurs ressources uniquement aux projets les plus impactants. Ils s’assurent également que tous les projets approuvés fonctionnent dans le cadre de la stratégie de l’entreprise et que le portefeuille est correctement équilibré en termes de risques et de résultats.
Dans cette optique, les cinq étapes sont les suivantes :
La gestion de portefeuille de projets est un outil essentiel pour aider les projets à contribuer positivement à la réussite de l’entreprise. Mais avant qu’ils puissent le faire, la réussite elle-même doit être définie. Avant de commencer à utiliser LA PPM, les objectifs stratégiques d’une entreprise doivent être clairement décrits et les mesures d’évaluation des projets doivent également être décidées. Les critères d’évaluation peuvent prendre de nombreuses formes, mais ils sont généralement basés sur des objectifs financiers ou d’autres mesures de notation telles que l’alignement de la stratégie, la faisabilité technique ou l’attractivité du marché.
Sans définition claire de la réussite et de la valeur, les entreprises sont obligées de sélectionner des projets en fonction de critères moins concrets, ce qui entraîne un portefeuille déséquilibré en termes de risque, de récompense ou de pertinence stratégique.
Une fois que les objectifs stratégiques ont été identifiés et que la réussite et la valeur ont été définies, les entreprises peuvent commencer à s’appuyer sur ces bases pour créer des portefeuilles de projets.
Commencez par recueillir tous les projets potentiels, en utilisant les informations tirées des commentaires des clients, des employés, des responsables, de la planification stratégique et des exigences en matière de conformité et de réglementation. Ajoutez ensuite les projets en cours à l’inventaire des projets, afin qu’ils puissent également être évalués et justifiés ou interrompus. Recueillez toutes les données sur ces projets qui permettront de les évaluer par rapport aux critères établis à l’étape 1. Incluez des estimations sur les dépendances et les ressources nécessaires pour suivre chaque projet candidat jusqu’à son achèvement. Ces chiffres n’ont pas besoin d’être entièrement précis pour le moment. Des approximations de haut niveau suffisent à identifier les projets potentiels à ce stade, sachant que davantage de projets nécessiteront une validation plus précise avant leur exécution.
L’étape suivante du processus consiste à déterminer quelle combinaison de projets créera la plus grande valeur totale possible pour le portefeuille. À l’aide des critères d’évaluation établis précédemment, créez un graphique comparant et classant les projets candidats. Les classements peuvent être établis en fonction de la valeur financière estimée ou d’autres scores de valeur. Organisez les projets sur le graphique dans l’ordre de la valeur la plus élevée à la valeur la plus faible.
Une fois tous les projets candidats classés, commencez à allouer les ressources disponibles, en hiérarchisant les projets à plus forte valeur ajoutée. Lorsque toutes les ressources sont épuisées, éliminez les projets qui n’avaient pas une valeur suffisante pour recevoir des ressources, en créant une ligne de démarcation et en établissant provisoirement quels projets seront et ne seront pas inclus dans le portefeuille. Ce portefeuille n’est pas gravé dans le marbre ; il devra ensuite être discuté, examiné et surveillé. L’étape de hiérarchisation du projet permet simplement d’établir des références et de fournir des données pour éclairer la prise de décision ultérieure.
Les premières étapes de la gestion de portefeuille de projets s’appuient sur des estimations de ressources et de coûts pour créer une estimation abstraite de haut niveau de la valeur et des rendements du projet. Mais à mesure que le portefeuille approche de son achèvement, ces estimations doivent être validées. Travaillez avec ceux qui gèrent les projets et qui peuvent fournir des chiffres plus concrets. Tenez compte des goulets d’étranglement possibles, de la disponibilité des compétences, des dépendances et de tout autre facteur susceptible d’avoir un impact sur la faisabilité du projet.
Bien qu’il y ait toujours des variations non prises en compte, un examen plus approfondi et plus éclairé de la faisabilité permettra de s’assurer que seuls les projets ayant les meilleures chances de réussite sont inclus dans le portefeuille.
Une fois que le portefeuille proposé a été affiné et approuvé, et que les projets individuels ont été validés de manière adéquate, l’étape finale consiste à mettre le portefeuille en exécution. Lancez les projets et commencez à mesurer les performances, à surveiller l’avancement de chaque projet et à les gérer en continu pour vous assurer qu’ils atteignent les objectifs établis.
Le PMO et les chefs de projet doivent travailler en étroite collaboration à cette étape et s’aligner sur le gestionnaire de portefeuille pour recueillir les données de performance pertinentes, allouer et réaffecter les ressources, planifier et lancer des examens. Ces parties prenantes doivent également être prêtes et capables d’apporter des changements au portefeuille et à ses projets constitutifs si nécessaire. Cette dernière étape est continue et durera tout au long de la vie du portefeuille.
Un portefeuille correctement géré peut offrir des avantages significatifs à toute entreprise, mais la complexité de l’évolution des besoins et de l’évolutivité des projets peut faire de la gestion de portefeuille de projets une perspective très difficile. ServiceNow, le leader de la gestion IT, offre une solution à ce problème.
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La planification de la feuille de route permet d’aligner les équipes et les investissements sur les objectifs business établis. La planification de scénarios utilise une analyse de scénarios pour évaluer les projets en fonction de l’évolution des possibilités. La gestion de l’innovation facilite la collaboration entre les équipes, ce qui accélère la collecte et l’évaluation efficaces des idées. Le financement des investissements permet d’allouer des ressources essentielles à l’aide d’objectifs stratégiques, de portefeuilles et de services aux entreprises. La gestion de la demande centralise les demandes business et IT, ce qui améliore le processus d’investissement pour les nouveaux produits et services le mieux alignés sur les initiatives business clés. Résultat ? Une visibilité optimale sur les projets et les portefeuilles, ainsi qu’une adaptabilité, une flexibilité, une rapidité et un alignement stratégique améliorés.
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