La gestion des ressources fait référence à la planification, à la programmation et à l’allocation future des ressources, dans le but d’optimiser le rendement et l’efficacité.
La gestion des ressources est essentiellement une approche conçue pour s’assurer que les actifs de l’entreprise sont utilisés au moment et à l’endroit où ils auront le plus d’effets positifs. Ces ressources peuvent être tangibles, comme les équipements et le capital, ou intangibles, comme le temps et les compétences des employés.
Quel que soit le secteur, quelle que soit l’entreprise, la réalisation de projets et la fourniture de produits et de services nécessitent des ressources. Mais les ressources sont limitées. La gestion des ressources vise à garantir que ces ressources limitées sont utilisées efficacement. Avec une bonne gestion des ressources, les entreprises peuvent faire plus avec moins. Elle aide les décideurs à mieux comprendre quelles ressources sont disponibles, quand et pour combien de temps, afin qu’ils puissent les utiliser à bon escient.
Une gestion efficace des ressources apporte plusieurs avantages clés. Citons notamment :
L’avantage le plus évident de la gestion des ressources est la capacité à tirer le meilleur parti des ressources disponibles. L’utilisation des ressources prend en compte les ressources humaines et non humaines, en comparant la disponibilité et l’utilisation pour déterminer où les ressources sont sous-employées, où elles sont suremployées et où elles pourraient être mieux réparties pour une meilleure efficacité.
S’agissant des ressources humaines, les différentes utilisations des ressources permettent de s’assurer que les équipes et les personnes sont constamment mises au défi et qu’elles ont suffisamment de tâches pour les occuper, sans les surcharger et risquer un épuisement professionnel.
La gestion des ressources implique la création d’un plan transparent et documenté décrivant les ressources et les affectations. Avec une vue claire des tâches et des responsabilités, mise à jour en temps réel, chaque membre de l’équipe peut facilement voir qui travaille sur quoi, quelles ressources sont allouées, et lesquelles sont disponibles. Cela améliore la communication, élimine les malentendus liés à la surcharge des ressources ainsi qu’aux changements répétés du statut des tâches, et augmente la précision des mises à jour de statut.
Une meilleure communication, grâce à une transparence accrue, permet de tenir tout le monde au courant. Cela renforce l’implication des employés et la confiance des personnes concernées.
Le plus souvent, les entreprises doivent gérer de nombreux projets impliquant divers départements et équipes, en tenant compte de centaines de tâches différentes et des ressources qui y sont associées. Le fait de se concentrer sur un seul projet détourne l’attention des autres projets, ce qui peut nuire à leur gestion. La gestion des ressources permet aux entreprises d’élargir leur vision, grâce à une vue complète de chaque élément et de chaque personne impliquée.
Une vue d’ensemble précise permet aux décideurs de voir exactement où en est chaque projet, quelles sont les échéances qui approchent et ce qu’il convient de faire pour assurer la réussite du projet. Ce système permet d’effectuer un suivi en temps réel et aide la direction à mieux contrôler les actions quotidiennes et à long terme. Il fournit également une idée plus précise de l’utilisation de l’ensemble des ressources, ce qui permet d’établir des prévisions pour les initiatives ultérieures.
Bénéficier de prévisions exactes au lieu de faire des estimations à l’emporte-pièce peut faire toute la différence entre le succès et l’échec. La gestion des ressources améliore la capacité de l’entreprise à prévoir les besoins de manière fiable et à résoudre les difficultés avant qu’elles ne se transforment en véritables problèmes. Lorsque les chefs de projet savent précisément où se trouvent leurs ressources et ce qu’elles font, ils peuvent avoir une vue précise des plannings réels. Ils peuvent ensuite exploiter ces connaissances pour les projets suivants et obtenir des prévisions plus précises pour la planification et l’utilisation des ressources.
Dans le même sens, les entreprises peuvent mieux se préparer aux goulots d’étranglement des projets grâce à des chronologies plus claires, et prendre des mesures anticipées pour compenser les temps d’arrêt prévus, les vacances et autres événements perturbateurs.
Des estimations et des prévisions plus précises permettent naturellement d’améliorer les résultats des projets. La gestion des ressources permet de calculer avec précision les coûts réels des projets, ce qui simplifie l’allocation et le suivi des ressources. Ensemble, ces avantages et ceux abordés précédemment se traduisent en toute logique par une augmentation des marges bénéficiaires.
En d’autres termes, l’amélioration de la gestion des ressources conduit à une meilleure réussite de l’entreprise.
Pour être efficace, la gestion des ressources dépend de la capacité de l’entreprise à créer un plan de gestion des ressources (en général, géré ou détenu par un gestionnaire de ressources). Le plan de gestion des ressources est principalement utilisé pour gérer les ressources humaines, c’est-à-dire l’équipe de projet, composée d’employés ayant des rôles et des responsabilités définis. Mais les plans de gestion des ressources doivent également tenir compte d’autres ressources essentielles, notamment les équipements, les espaces et les finances. La première étape de la création d’un plan de gestion des ressources consiste donc à identifier et à répertorier toutes les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
Les facteurs essentiels de la création d’un plan de gestion des ressources sont les suivants :
La création d’un plan de gestion des ressources se concentre naturellement sur les ressources. La plupart du temps, les premières phases de la planification des ressources sont consacrées à la création d’une liste détaillée de toutes les personnes, compétences, outils et autres ressources nécessaires à la réussite du projet. Soyez minutieux : plus cette liste sera précise, plus elle sera utile pour établir votre plan de gestion des ressources.
Les délais de chaque ressource aident à établir les calendriers. Estimez aussi précisément que possible le temps qui sera nécessaire pour chaque ressource, et utilisez ces informations lorsque vous fixez les délais et les chronologies.
Planifier efficacement la gestion des ressources ne se limite pas à identifier les contraintes liées à la portée, aux calendriers et aux coûts. Vous devez aussi formuler des hypothèses pertinentes et éclairées. Ces hypothèses peuvent concerner les ressources qui seront disponibles et à quel moment, mais doivent être clairement identifiées comme hypothèses dans le plan. Cela permettra de les distinguer des contraintes plus avérées qui serviront de base au plan.
Enfin, un plan de gestion des ressources efficace attribue clairement les rôles et responsabilités de toutes les ressources humaines incluses dans la stratégie. Établir des affectations sans ambiguïté permet de s’assurer que toutes les personnes impliquées savent qui est responsable de quoi et quand les tâches devront être terminées.
La création d’un plan de gestion des ressources est un processus simple. Généralement, il se compose de six étapes, et tout comme les facteurs essentiels énumérés ci-dessus, il commence par l’identification des ressources essentielles.
La première phase de la gestion des ressources consiste à identifier et à allouer les ressources, à prendre en compte les frais et autres coûts, et à obtenir l’approbation de tous les clients ou décideurs concernés. En utilisant des projets antérieurs similaires comme références, les chefs de projet peuvent améliorer la précision de leurs estimations de ressources.
Dans la deuxième phase de la planification des ressources, le chef de projet examine les tâches nécessaires pour réaliser le projet et les associe aux ressources identifiées dans la phase précédente. Assurez-vous que les tâches sont attribuées en fonction de la disponibilité des ressources humaines, et de leurs compétences et capacités.
Une fois les ressources affectées, l’étape suivante consiste à déterminer le temps que chaque tâche exigera et à créer des calendriers en conséquence. Lorsque vous budgétisez le temps, veillez à ne pas surestimer ou sous-estimer les tâches : trop peu de travail démotive les employés, tandis que trop de travail peut mener au burn-out.
En tenant compte des autres obligations et demandes de ressources ainsi que des objectifs du projet en cours, le chef de projet s’emploie ensuite à programmer officiellement les ressources pour des tâches spécifiques. La planification des ressources permet de créer des estimations précises des dates d’achèvement.
On dit qu’aucun plan ne survit au contact de la réalité. Le suivi des projets est donc un aspect essentiel de la planification de la gestion des ressources. Faites régulièrement le point avec l’outil de gestion des ressources et comparez les performances réelles avec les estimations d’allocation des ressources établies. S’il y a des goulots d’étranglement, un mauvais alignement des ressources, des zones où le projet est au point mort ou d’autres problèmes, ce suivi constant permettra au chef de projet d’identifier et de résoudre les problèmes avant qu’ils impactent le projet.
Une fois le projet terminé, l’étape finale de la création d’un plan de gestion des ressources est celle de la rétrospective. Passez en revue les estimations établies au cours des premières étapes de la planification et comparez-les aux ressources réelles qui ont été utilisées. Identifiez les points sur lesquels les estimations auraient pu être améliorées, et ceux sur lesquels les ressources ont peut-être fonctionné différemment de ce qui était prévu. C’est à ce stade que les chefs de projet peuvent affiner leur approche pour les projets futurs, il est donc important d’examiner et de prendre en compte tous les facteurs.
Une gestion de projet efficace dépend de la capacité de l’entreprise à allouer, affecter et orienter correctement les ressources. Cependant, plus les projets sont complexes, plus la gestion des ressources peut être difficile et exigeante. L’application Gestion des ressources de ServiceNow organise et simplifie cet aspect de la gestion de projet. Résultat ? Des prévisions de ressources précises, une véritable transparence, en temps réel, et une meilleure allocation de toutes les ressources et de tous les projets.
La solution Gestion des ressources de ServiceNow comprend les fonctionnalités suivantes :
- Console d’allocation des ressources
La console fournit des aperçus visuels détaillant les demandes et les allocations de ressources. - Plan de ressource
Grâce au plan de ressource, les chefs de projet peuvent utiliser les données pertinentes pour créer des plans de gestion des ressources détaillés pour tous leurs projets. - Plans de ressources opérationnels
Les gestionnaires de ressources disposent d’une seule interface utilisateur pour gérer tous les plans de ressources, qu’ils soient basés sur des tâches ou des opérations. - Rapports sur les ressources
Des rapports fiables, axés sur les données, permettent de partager des mises à jour en temps réel sur l’utilisation des ressources. - Portail de feuilles de temps
Grâce au portail de feuilles de temps, les ressources humaines peuvent enregistrer quotidiennement le temps consacré aux tâches, même sur des équipements mobiles, et soumettre leurs feuilles de temps en cliquant sur un bouton.
Ces fonctionnalités, entre autres, permettent aux chefs de projet de bénéficier de nombreux avantages, notamment :
ServiceNow Resource Management fournit des informations en temps réel sur toutes les ressources disponibles.
En travaillant au sein d’une application unique et centralisée offrant une gestion cohérente des ressources à l’ensemble des personnes, des projets et des systèmes concernés, les organisations bénéficient de résultats plus précis et d’informations plus claires.
ServiceNow Resource Management fait correspondre les ressources avec les besoins de l’entreprise en utilisant des calendriers, des plannings, une allocation flexible et d’autres outils et intégrations.
Découvrez ServiceNow Resource Management et voyez comment allouer les bonnes ressources au bon moment peut révolutionner votre entreprise.