La gestion stratégique de portefeuilles désigne les processus et les outils utilisés par les entreprises pour aligner les ressources disponibles afin d’atteindre leurs objectifs stratégiques.
Les entreprises sont soumises à des limites de temps, de ressources, de personnes, d’outils, de budgets, etc. Les décideurs doivent donc souvent faire un choix entre les projets, les produits, les programmes ou les initiatives (les « investissements ») qu’il convient de poursuivre et ceux auxquels il est préférable de renoncer. En général, ces décisions sont fondées sur plusieurs facteurs, dont le plus important est peut-être l’adéquation entre ces investissements et les objectifs stratégiques de l’entreprise. Si l’initiative en question ne permet pas d’atteindre le résultat business souhaité, il peut être judicieux de l’abandonner. En parallèle, il convient d’accorder la priorité aux initiatives qui s’alignent parfaitement sur les objectifs stratégiques.
La gestion stratégique de portefeuilles (SPM) couvre un large éventail de capacités business, de processus et d’assistance technologique visant à permettre aux entreprises de développer en permanence des portefeuilles de solutions et d’options stratégiques. Utilisées correctement, ces options sont capables d’améliorer la façon dont l’entreprise alloue ses ressources limitées aux stratégies business à l’échelle de l’entreprise.
Pour une SPM réussie, trois attributs clés doivent être mis en œuvre : l’alignement du portefeuille, la prise de décision axée sur la valeur et l’adaptabilité continue du portefeuille. Les entreprises qui excellent dans ces trois domaines sont deux fois plus susceptibles que leurs concurrents de voir leurs investissements digitaux et technologiques produire de meilleurs résultats professionnels.
Une approche de gestion stratégique de portefeuilles améliore l’agilité de l’entreprise en intégrant efficacement différents aspects :
- gestion de projet adaptative ;
- gestion de l’exécution de stratégie ;
- architecture business et d’entreprise.
Tout ce que fait une entreprise peut faire partie du portefeuille stratégique. Cela inclut les initiatives de changement visant à améliorer la manière dont l’entreprise interagit avec ses clients, assure la promotion de ses produits ou services, améliore la productivité de ses employés, etc.
Ensemble, ces composants du portefeuille stratégique aident à prendre des décisions business importantes concernant les actions à mener pour produire un effet positif sur l’entreprise et l’aider à atteindre ses objectifs.
Bien que les deux termes puissent sembler presque identiques et qu’ils soient parfois utilisés de manière interchangeable, la gestion stratégique de portefeuilles est un concept qu’il convient de distinguer de la gestion de projet adaptative (APM). Alors que la SPM inclut les processus et les outils permettant de compiler et de maintenir les bons investissements, l’APM reprend là où la SPM s’arrête, en définissant la façon dont les entreprises exécutent ces investissements dans le cadre du portefeuille. La SPM et l’APM sont toutes deux indispensables aux entreprises qui souhaitent optimiser leur compétitivité.
Bien que la SPM ait la capacité d’influencer chaque rôle au sein d’une entreprise, la responsabilité de la gestion stratégique de portefeuilles incombe principalement à l’équipe de direction. Correctement appliquée, la SPM aide les responsables à mieux aligner leur stratégie et leurs opérations.
La gestion stratégique de portefeuilles se distingue des solutions traditionnelles de gestion de programmes et de projets, en ce sens qu’elle ne se concentre pas principalement sur la façon dont sont gérés les projets, les programmes, les produits ou les initiatives à proprement parler. La principale préoccupation de la gestion stratégique de portefeuilles consiste plutôt à aligner la stratégie business sur le travail. Cette approche permet aux décideurs de planifier, produire et suivre la valeur à travers différentes méthodologies et structures. En d’autres termes, elle est conçue pour mener les bonnes activités afin de poursuivre les objectifs business et d’aligner l’entreprise.
Dans cette optique, une gestion stratégique de portefeuilles efficace offre plusieurs avantages précieux à l’entreprise. Ces avantages sont les suivants :
L’un des principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles est sa capacité à accélérer le délai de commercialisation des produits, des services ou des projets. En gérant et en priorisant activement les projets au sein du portefeuille, les entreprises peuvent optimiser l’allocation des ressources, rationaliser les processus et éliminer les éventuels goulots d’étranglement. Elles peuvent ainsi gagner en efficacité en alignant les projets sur leurs objectifs stratégiques et concentrer leurs efforts sur la mise en œuvre rapide de leurs initiatives les plus précieuses. Grâce à une compréhension claire des dépendances des projets et de la disponibilité des ressources, les décideurs peuvent accélérer la livraison des projets, ce qui permet à l’entreprise de saisir rapidement les opportunités du marché et d’obtenir un avantage concurrentiel.
Avancées technologiques, évolutions du marché ou autres aléas : les entreprises doivent aujourd’hui être prêtes à faire face à toutes sortes de situations imprévues. La gestion stratégique de portefeuilles confère aux entreprises l’agilité et la flexibilité nécessaires pour réagir efficacement aux événements émergents. En évaluant en permanence le portefeuille et en examinant régulièrement les priorités des projets, les entreprises peuvent réaffecter des ressources, ajuster la portée des projets ou même introduire de nouvelles initiatives pour atténuer l’impact des disruptions, le tout de manière proactive. La capacité à réagir rapidement aux interruptions atténue les éventuelles conséquences négatives et positionne l’entreprise sur la voie d’une croissance et d’une résilience continues.
L’intégration efficace entre les objectifs stratégiques et l’exécution des projets est un défi courant que de nombreuses entreprises doivent relever. La gestion stratégique de portefeuilles résout ce problème en proposant une approche structurée et systématique pour faire en sorte que les projets soient alignés sur la stratégie business globale. La SPM permet de convertir facilement les objectifs stratégiques en projets tangibles, en définissant des objectifs, des jalons et des mesures de réussite clairs. En surveillant activement les performances des projets et en évaluant leur adéquation avec les objectifs stratégiques, les entreprises peuvent prendre des décisions éclairées pour déterminer s’il convient de poursuivre des projets, de redéfinir leur priorité ou d’y mettre un terme. Cet alignement favorise une approche plus cohérente et ciblée de l’exécution des projets, réduisant ainsi le risque de mener des initiatives qui ne contribuent pas à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’entreprise.
Les outils qui prennent en charge la gestion stratégique de portefeuilles simplifient les processus de contrôle des projets. Les entreprises peuvent facilement identifier les investissements rentables tout en évitant de gaspiller des ressources pour les initiatives qui ont moins de chances de réussir ou celles qui ne sont pas alignées sur les objectifs. Cela permet d’améliorer l’efficacité de l’entreprise non seulement en identifiant et en éliminant les mauvais investissements, mais également en rationalisant la manière dont les entreprises abordent ces investissements en premier lieu. Cela permet à l’entreprise de se concentrer sur les activités à mener pour obtenir les résultats attendus.
La priorisation des investissements en fonction de leur potentiel d’alignement sur les objectifs stratégiques n’est pas un concept nouveau : la gestion de portefeuille de programmes, la gestion financière agile, la gestion de stratégie, l’analyse de portefeuille IT intégrée et d’autres disciplines contribuent toutes à obtenir des résultats stratégiques. La SPM diffère des approches plus traditionnelles dans sa capacité à rassembler ces disciplines. Au lieu de confier chaque tâche à une équipe différente, la gestion stratégique de portefeuilles connecte de manière cohérente les disciplines associées. De cette manière, tout changement qui survient est instantanément visible et immédiatement pris en compte dans chaque activité connexe.
Le monde des affaires moderne est marqué par des changements imprévisibles et continus, car les nouvelles technologies et réglementations exercent une pression encore plus forte sur les entreprises pour qu’elles produisent rapidement des résultats. Le besoin de flexibilité organisationnelle, la compétitivité, l’innovation et la rapidité deviennent des facteurs déterminants qui aident à déjouer les disruptions. Pour suivre les changements au fur et à mesure qu’ils se produisent, les entreprises ont besoin d’agilité pour faire évoluer leurs stratégies à tout moment. La gestion stratégique de portefeuilles permet aux entreprises de définir rapidement une stratégie, de fixer des objectifs et résultats clés (OKR), d’aligner les feuilles de route, de créer des budgets et de sécuriser les ressources pour prendre en compte les nouvelles stratégies au fil du changement.
L’un des principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles réside dans sa capacité à accélérer les processus business. Cela va au-delà de la simple accélération du délai de commercialisation des projets. La SPM réduit le délai nécessaire pour faire passer les idées dans l’entonnoir d’innovation, ce qui permet de mener à bien et de lancer de nouvelles initiatives digitales dans les délais les plus stricts.
Enfin, et surtout, la gestion stratégique de portefeuilles offre aux équipes une vue d’ensemble complète de leurs ressources disponibles, en se concentrant sur la stratégie à long terme et les objectifs essentiels, même en cas de situations émergentes. Avec la SPM, les entreprises peuvent continuer à avancer sans distraction, en alignant chaque processus et chaque équipe de manière à soutenir leurs objectifs globaux.
Les entreprises investissent massivement dans des initiatives digitales visant à améliorer l’expérience client, à stimuler l’innovation et à améliorer l’efficacité opérationnelle. Nombreuses sont celles, cependant, qui peinent à tirer pleinement parti de la valeur attendue de ces investissements. La gestion stratégique de portefeuilles fournit un cadre qui permet d’évaluer et prioriser les initiatives digitales en fonction de leur alignement sur la stratégie business, de la génération de valeur potentielle et des besoins en ressources. En se concentrant sur les initiatives qui offrent les meilleurs retours sur investissement et en gérant efficacement leur exécution, les entreprises peuvent maximiser la valeur obtenue de leurs investissements digitaux et atteindre les résultats business souhaités.
Selon leur secteur d’activité, les entreprises auront probablement tendance à adopter des approches uniques pour créer et mettre en œuvre un portefeuille stratégique. Cela dit, ce processus comporte quatre étapes fondamentales que la plupart des entreprises devraient connaître.
Avant de commencer à aligner ses ressources, l’entreprise doit comprendre ce qu’elle cherche à accomplir, autrement dit les résultats business visés. Commencez par évaluer et comprendre les objectifs stratégiques de l’entreprise, en vous intéressant aux objectifs à court et long terme. Dressez ensuite l’inventaire de toutes les ressources disponibles, y compris les budgets et les personnes. Pour finir, passez en revue les priorités établies. Les planificateurs et les bureaux de gestion de projets (PMO) qui disposent de gestionnaires de ressources peuvent ensuite hiérarchiser et classer les investissements. Cette étape inclut également l’identification des tâches et des projets qui ne contribuent pas à la réussite stratégique, de manière à réorienter les ressources vers d’autres domaines afin de mieux les utiliser.
Avec une vision claire de l’état actuel du portefeuille, l’étape suivante consiste pour l’entreprise à sélectionner les principales mesures business qui lui permettront d’évaluer la réussite. En surveillant les performances des processus, l’entreprise peut identifier les domaines qui peuvent nécessiter un changement de cap afin de maintenir l’alignement des opérations sur la stratégie actuelle. L’une des approches consiste à établir un processus par phases pour diviser les projets traditionnels en étapes plus petites et plus faciles à gérer. Analysez ces étapes pour vous assurer qu’elles viennent à l’appui de vos objectifs stratégiques plus larges et ajustez-les si nécessaire. Les entreprises peuvent également intégrer des méthodes de gestion de projet Agile ou hybride.
À cette étape du processus, les entreprises élaborent un plan de portefeuille stratégique qui décrit les projets, programmes ou initiatives spécifiques qui seront inclus dans le portefeuille. Le plan doit définir clairement les objectifs du portefeuille, ainsi que les indicateurs clés de performance (KPI) qui seront utilisés pour mesurer les progrès. En outre, le plan doit prendre en compte l’allocation des ressources (budget, personnel et autres actifs) pour pouvoir exécuter efficacement les initiatives choisies. Il est également important de prendre en compte les problèmes émergents ou d’autres risques potentiels susceptibles de poser problème.
Une fois le plan de portefeuille stratégique en place, le moment est venu d’exécuter les initiatives retenues. Cette étape implique la mise en œuvre des projets et des programmes en fonction des priorités établies et des ressources allouées. Après l’exécution, il est essentiel de maintenir une gestion continue pour s’assurer que le portefeuille reste aligné sur les objectifs stratégiques de l’entreprise et s’adapte à l’évolution des circonstances. Cela implique de suivre le portefeuille et tous les éléments connexes, d’apporter des changements si nécessaire pour maintenir les priorités et poursuivre la progression vers les objectifs business. Cela peut également supposer de réviser les budgets, de réaffecter des ressources ou même de reporter ou d’annuler certains projets. Étant donné que tout portefeuille actif nécessite une gestion rigoureuse, cette étape se poursuit indéfiniment.
L’un des aspects essentiels de la SPM est de disposer d’une vue unique et intégrée qui montre tous les travaux (en attente, en cours et terminés) dans le contexte de vos initiatives stratégiques, afin de permettre aux entreprises de visualiser les progrès réels vers la réalisation des objectifs clés, d’identifier les tendances susceptibles d’indiquer des défis ou des opportunités et d’analyser l’impact des changements de cap potentiels.
Comme indiqué précédemment, la gestion stratégique de portefeuilles rassemble un certain nombre de disciplines différentes. Nous allons ici identifier plusieurs composants importants d’une SPM moderne :
Les modèles d’exploitation sont utilisés par les entreprises pour visualiser et organiser le fonctionnement de l’organisation, en réunissant l’offre client, les options business et la structure de l’entreprise afin de fournir de la valeur aux clients, en accord avec la stratégie organisationnelle.
La gestion de portefeuille permet aux équipes et aux responsables gestionnaires d’adopter une vue globale de toutes les technologies de l’information de l’entreprise, en supervisant, contrôlant et maintenant les ressources dans l’ensemble de l’organisation.
La gestion financière permet d’aligner les coûts sur la stratégie business, en mettant l’accent sur l’estimation précise des bénéfices associés à la réduction des coûts dans différents domaines.
La gestion des risques et de la sécurité permet d’identifier les dangers potentiels et de mieux sécuriser les domaines susceptibles de présenter des failles de sécurité ou des problèmes de non-conformité. Ce composant fournit des informations sur les systèmes susceptibles de comporter des risques accrus, sur la nature de ces risques et sur la meilleure façon de les traiter.
La gouvernance de l’architecture d’entreprise désigne les couches structurelles des systèmes business complexes et permet aux organisations de mieux aligner leurs ressources et outils avec le reste de l’entreprise.
La gestion stratégique de portefeuilles est une approche polyvalente qui peut être appliquée dans divers domaines au sein d’une entreprise pour améliorer la prise de décision, l’allocation des ressources et l’alignement stratégique. Voici plusieurs cas d’usage illustrant la manière dont la SPM peut avoir une incidence positive :
- Bénéficier d’une visibilité en temps réel
La gestion stratégique de portefeuilles offre aux entreprises une visibilité en temps réel sur leurs investissements et leurs budgets d’investissement. Cela favorise une prise de décision éclairée, fondée sur des informations précises et à jour. - Optimiser le retour sur investissement
La gestion stratégique de portefeuilles permet aux entreprises d’élaborer des plans d’investissement qui optimisent leur retour sur investissement. Cela implique d’évaluer et de hiérarchiser les projets d’investissement en fonction de leur valeur potentielle et de les aligner sur la stratégie business globale. - Rationaliser le portefeuille de capitaux
La gestion stratégique de portefeuilles permet de rationaliser le portefeuille de capitaux en identifiant les projets redondants ou à faible valeur ajoutée et en réaffectant les ressources aux initiatives ayant une incidence stratégique plus importante. Cette approche optimise l’efficacité et garantit une utilisation efficace des ressources.
- Réévaluation stratégique périodique
La gestion stratégique de portefeuilles permet aux entreprises de réévaluer périodiquement leur orientation stratégique. Elles peuvent ainsi s’assurer que le portefeuille restera aligné sur l’évolution des conditions du marché, des besoins des clients et des capacités internes. - Allocation flexible des ressources
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les entreprises peuvent allouer des fonds en fonction de l’évolution de leurs priorités. Cela leur permet d’ajuster les investissements et l’allocation des ressources en fonction des opportunités émergentes ou de l’évolution des priorités business. - Redéfinir les priorités d’investissement
À mesure que les circonstances changent, la gestion stratégique de portefeuilles permet aux entreprises de redéfinir les priorités d’investissement. Les projets peuvent être ajustés, suspendus ou accélérés pour faire en sorte que les ressources soient orientées vers les initiatives qui ont l’incidence la plus forte. - Évaluation régulière des performances
La gestion stratégique de portefeuilles encourage une évaluation régulière des performances du projet. Cela permet aux entreprises d’utiliser des mesures prédéfinies pour identifier les projets peu performants, puis de prendre des mesures correctives pour améliorer efficacement les performances globales du portefeuille.
- Conversion en initiatives exploitables
La gestion stratégique de portefeuilles permet de convertir les programmes stratégiques en initiatives exploitables. Elle garantit des initiatives claires, associées à des objectifs, des calendriers et des besoins en ressources bien définis. - Innovation et transformation
En favorisant un environnement propice à l’innovation et à la transformation, la gestion stratégique de portefeuilles aide les entreprises à favoriser le changement et à garder une longueur d’avance sur la concurrence. Elle encourage l’inclusion de projets innovants susceptibles de créer une valeur significative. - Automatisation des processus
La gestion stratégique de portefeuilles facilite l’automatisation des processus par phases dans le cadre de la gestion de programmes et de portefeuilles. Cela contribue à rationaliser les workflows, à réduire les efforts manuels et à améliorer l’efficacité opérationnelle globale. - Atténuation des risques et visibilité
Grâce à une meilleure visibilité, la gestion stratégique de portefeuilles améliore l’atténuation des risques. La SPM permet aux entreprises d’identifier et de traiter les risques et les dépendances en amont, pour veiller à ce que les problèmes potentiels soient gérés de manière proactive. - Tableaux de bord exécutifs
La gestion stratégique de portefeuilles fournit des tableaux de bord exécutifs qui communiquent les progrès et les indicateurs clés de performance aux personnes concernées. Ces tableaux de bord offrent une vue complète de l’état du portefeuille, ce qui permet à l’équipe de direction de prendre des décisions éclairées.
- Stimulation de l’innovation et de la transformation
La gestion stratégique de portefeuilles au sein de l’IT permet aux entreprises de stimuler l’innovation et la transformation en alignant les initiatives IT sur leurs objectifs stratégiques. Elle permet de hiérarchiser les investissements IT de manière stratégique et de faire en sorte que ces investissements apportent de la valeur à l’ensemble de l’entreprise. - Gestion du portefeuille IT intégré
La gestion stratégique de portefeuilles aide les entreprises à gérer un portefeuille intégré d’initiatives IT. Elle permet d’allouer efficacement les ressources, de réduire les doublons et d’aligner la stratégie IT sur les objectifs business. - Réduction des risques dans les opérations IT
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les entreprises peuvent atténuer les risques associés aux opérations IT. Elle permet d’identifier et de gérer les risques de manière proactive, afin de garantir des opérations IT à la fois fluides et sécurisées. - Visualisation des interdépendances
La gestion stratégique de portefeuilles fournit une représentation visuelle des interdépendances entre la stratégie, la technologie et les résultats. Cette visualisation aide les entreprises à comprendre en quoi les initiatives IT contribuent à la réalisation des objectifs stratégiques et à prendre des décisions éclairées en conséquence. - Modernisation du portefeuille des applications
La gestion stratégique de portefeuilles soutient la modernisation du portefeuille des applications. Elle facilite l’identification des systèmes hérités qu’il peut être nécessaire de remplacer ou de mettre à niveau pour répondre aux besoins professionnels actuels. En analysant le portefeuille des applications dans le cadre de gestion stratégique des portefeuilles, les entreprises peuvent hiérarchiser leurs efforts de modernisation et allouer efficacement les ressources.
- Exécution efficace des initiatives stratégiques
La gestion stratégique de portefeuilles joue un rôle essentiel dans l’exécution des initiatives stratégiques. En alignant les projets sur la stratégie business globale et en allouant les ressources en conséquence, les entreprises peuvent exécuter efficacement leurs plans stratégiques et atteindre les résultats souhaités. - Alignement des projets sur les objectifs stratégiques
La gestion stratégique de portefeuilles permet d’aligner les projets du portefeuille sur les objectifs stratégiques. Cet alignement réduit le risque de mener des projets qui ne contribuent pas aux objectifs stratégiques de l’entreprise, ce qui lui permet d’allouer et hiérarchiser plus efficacement les ressources. - Suivi de la progression et ajustement du parcours
Grâce à la gestion stratégique de portefeuilles, les entreprises peuvent surveiller en permanence la progression des projets et changer de cap si nécessaire. Une évaluation régulière permet d’identifier les goulots d’étranglement, les risques ou les écarts par rapport à l’orientation stratégique, ce qui permet d’adopter des mesures correctives au bon moment. - Amélioration de la collaboration et de la communication
La gestion stratégique de portefeuilles favorise la collaboration et la communication entre les personnes impliquées dans l’exécution de la stratégie. Elle fournit un cadre structuré pour partager les informations, aligner les efforts et faciliter une prise de décision efficace entre les équipes et les départements.
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