Qu’est-ce que l’automatisation des processus robotisés (RPA) ?

L’automatisation des processus robotisés (RPA) est la création et le déploiement de « bots » logiciels conçus pour apprendre, imiter et exécuter les processus business.

Dans tous les secteurs, l’automatisation a permis aux entreprises d’en faire plus avec moins, réduisant ainsi les dépenses tout en améliorant la précision et la qualité. Mais l’automatisation traditionnelle repose généralement sur la programmation, en utilisant des applications high-code pour s’intégrer aux systèmes pertinents. La RPA adopte une approche différente, en exécutant des tâches au niveau de l’interface utilisateur. De plus, comme les bots RPA sont conçus pour copier et apprendre des actions des utilisateurs, il n’est pas nécessaire d’apporter des modifications à l’infrastructure IT sous-jacente. Les robots RPA peuvent être surveillés ou laissés sans surveillance, selon qu’ils ont besoin de l’aide ou de la supervision d’opérateurs humains.

En substance, la RPA automatise des types spécifiques d’activités humaines et de déplacement de données à grande échelle et elle est capable de gérer des tâches répétitives, monotones et basées sur des règles, rapidement et avec précision.

Dans de nombreuses entreprises, il n’est pas rare que les employés consacrent la majeure partie de leur temps à des tâches répétitives et fastidieuses. Bien qu’elles soient essentielles pour l’entreprise, ces tâches tendent à éloigner les employés des autres missions qui nécessitent réflexion et pensée créative. La RPA peut prendre en charge un grand nombre de tâches courantes qui, sans cela, monopoliseraient le temps des employés.

Comme les robots RPA sont capables d’apprendre des utilisateurs humains, ils sont également capables de recréer toute une série d’actions des utilisateurs. Cela inclut notamment les éléments suivants :

  • Connexion aux applications
  • Remplissage des formulaires
  • Exploration des navigateurs
  • Collecte de données à partir d’applications
  • Extraction de contenu à partir d’e-mails, de PDF et de formulaires
  • Copier-coller d’informations
  • Réalisation de calculs
  • Ouverture des e-mails et des pièces jointes
  • Transfert de documents et de fichiers
  • Nombreuses autres tâches basées sur des règles ou des calendriers

Là encore, les bots RPA jouent le rôle de l’utilisateur humain dans l’exécution de tâches basées sur des règles. Ainsi, ils peuvent être utilisés pour interagir avec presque toutes les applications ou sites Web.

L’automatisation traditionnelle a permis d’améliorer l’efficacité des processus organisationnels structurés à grande échelle. La RPA est appliquée à moindre échelle, plus individuelle et, surtout, orientée tâches, plutôt qu’orientée processus. Plus précisément, l’intégration de la RPA offre les avantages suivants :

Exactitude améliorée

Bien que les robots RPA soient conçus pour imiter le comportement humain, il y a un domaine où ce n’est pas le cas : ils ne commettent jamais d’erreur. Les RPA sont entièrement basés sur des règles et ne dévient jamais de leurs tâches. Si les règles sont correctement définies, les bots sont parfaitement précis dans tout leur travail.

Avantages de l’automatisation des processus robotisés - ServiceNow

Conformité garantie

La mise en conformité avec les règles, les lois et les réglementations repose sur de nombreuses tâches répétitives et fastidieuses. Malheureusement, le caractère répétitif des tâches peut engendrer des erreurs d’inattention, et lorsque des employés font des erreurs, c’est souvent l’entreprise elle-même qui en pâtit. Les robots RPA ne se lassent jamais : ils abordent chaque tâche avec la même attention, ce qui réduit considérablement les risques pour l’entreprise. Et comme toutes leurs actions sont surveillées et documentées, les entreprises sont tenues informées de la conformité réglementaire.

Coûts réduits

Les processus manuels accaparent non seulement le temps précieux des employés, mais peuvent également entraîner des coûts élevés. La RPA peut réduire la masse salariale dépensée pour des tâches simples, tout en permettant aux entreprises d’en faire plus en moins de temps. Par conséquent, la RPA réduit considérablement les coûts de traitement et enregistre généralement un retour sur investissement en l’espace d’une année.

Meilleure évolutivité

À mesure que les entreprises se développent, de nouveaux bots RPA peuvent facilement être intégrés pour répondre à l’évolution des besoins. Ils peuvent être déployés extrêmement rapidement à moindre coût, ce qui permet aux entreprises de se développer aussi vite et aussi largement que souhaité.

Vitesse accrue

Comme indiqué précédemment, les bots RPA ne se fatiguent pas et ne commettent pas d’erreurs. Ils sont également capables de passer d’un processus à l’autre très rapidement, sans s’arrêter. Ensemble, ces facteurs permettent de mener à bien plus de processus et de tâches en moins de temps.

Gain de productivité

En prenant en charge les activités sans valeur ajoutée des employés, la RPA permet aux talents d’appliquer leurs compétences à des tâches plus importantes. Les employés ont le temps et la liberté d’en faire plus, ce qui améliore la productivité de toute l’entreprise.

Intégration illimitée

Comme la RPA prend la position de l’utilisateur plutôt que d’interagir directement avec les back-ends du système, elle peut être intégrée à presque n’importe quelle plateforme. Cela permet aux entreprises d’investir librement dans la RPA et de l’utiliser sans avoir à se soucier de sa comptabilité avec les systèmes existants. Dans le même temps, la RPA aide les entreprises à libérer la valeur des données héritées piégées dans des systèmes auparavant inaccessibles.

Compatibilité avec l’IA

Tandis que la RPA standard peut réaliser les tâches simples basées sur des règles, les robots RPA optimisés par l’IA vont plus loin. Avec la technologie d’IA appropriée, la RPA peut traiter des données non structurées, utiliser la reconnaissance vocale, appliquer des modèles d’apprentissage machine, exécuter le traitement du langage naturel, etc. Résultat : à l’automatisation des tâches répétitives s’ajoute l’automatisation des tâches cognitives plus complexes.

Bien qu’il existe différentes façons d’intégrer les technologies RPA dans une entreprise, les grandes entreprises tendent à suivre le même parcours, qui peut être divisé en plusieurs étapes :

1. Conceptualisation

Les entreprises doivent d’abord identifier et définir pleinement leur vision de l’intégration de la RPA. Cela implique de poser des questions aux employés et aux parties prenantes afin de déterminer quels besoins professionnels doivent être satisfaits par la RPA. Cela inclut également de discuter avec d’autres organisations (partenaires, fournisseurs, etc.) qui utilisent peut-être déjà la RPA, pour avoir un point de vue d’initié et contribuer à établir une feuille de route vers la transformation digitale. Comme la RPA fait partie d’une boîte à outils d’hyperautomatisation plus vaste, l’objectif est de savoir quand appliquer la RPA au problème business approprié et quand appliquer d’autres technologies d’automatisation pour optimiser la valeur commerciale.

2. Organisation du leadership

L’étape suivante consiste à attribuer des rôles de leadership, les deux plus importants étant le sponsor de la RPA et l’ambassadeur de la RPA. Le sponsor de la RPA est le plus haut responsable des initiatives de RPA. Il gère la majeure partie des responsabilités associées à la budgétisation et établit la stratégie globale de RPA. L’ambassadeur de la RPA joue le rôle de chef de projet, attribue d’autres postes de leadership et aligne les services et les unités business pour identifier les processus à forte valeur ajoutée qui répondent aux critères de réussite de la RPA.

3. Évaluation et sélection

Généralement, les périphériques IoT clients sont plus difficiles à gérer. La gestion des périphériques IoT favorise une gouvernance efficace des périphériques déjà déployés sur le terrain, ce qui permet aux entreprises d’envoyer des mises à jour et des correctifs, et d’améliorer les fonctionnalités des périphériques sans nuire à l’expérience client.

4. Tests de validation fonctionnelle

L’entreprise devra ensuite développer une validation de principe et la tester. Cela inclut le dossier métier RPA, le modèle de mise en œuvre et toutes les hypothèses pertinentes. Le test de validation fonctionnelle démontre dans un environnement étroitement surveillé si les hypothèses étaient exactes et si le modèle de mise en œuvre est efficace. Bien qu’il ne s’agisse que d’une phase de test, les entreprises sont en mesure d’en apprendre davantage si les processus de test sont liés à une gamme de systèmes et d’applications. De même, les entreprises pourront tirer le meilleur parti de leurs tests si elles délaissent les processus à faible risque au profit de ceux qui auront un impact plus important sur la valeur commerciale.

5. Tests en conditions réelles

Une fois la fonctionnalité validée, l’entreprise en question peut désormais déployer ses solutions RPA dans les conditions réelles de ses opérations business quotidiennes. En évaluant les performances des programmes pilotes de RPA et en les comparant aux critères de réussite établis et aux exigences de sortie, les entreprises peuvent déterminer les avantages réels de l’utilisation de l’automatisation des processus robotisés. Elles peuvent également apporter les dernières révisions nécessaires avant le lancement complet.

6. Centre d’excellence RPA

Les entreprises entièrement engagées dans la RPA et la transformation digitale voudront ensuite planifier une adoption à grande échelle. Pour ce faire, elles peuvent décider de créer un centre d’excellence (CoE) RPA. Le centre d’excellence aidera à établir et à gouverner les bonnes pratiques, les normes, l’assistance et les outils et modèles de RPA dans toute l’entreprise. En d’autres termes, le centre d’excellence devient la principale ressource pour l’expertise en matière de RPA et aide les unités business à mettre en place et à optimiser les automatisations. Cependant, aussi essentielle qu’elle soit, la RPA n’est que de l’une des nombreuses options de technologie d’automatisation que le COE peut envisager dans le cadre de cas d’utilisation spécifiques. En plus de la RPA, les entreprises peuvent utiliser des processus business intelligents optimisés par l’apprentissage machine, l’analyse avancée et la gestion des processus business (BPM). En s’appuyant sur une combinaison complémentaire de ces outils et d’autres outils, les entreprises peuvent adopter une stratégie d’hyperautomatisation qui assurera une automatisation de bout en bout qui dépasse les capacités de la RPA.

7. Expansion et adoption

À ce stade, l’entreprise doit être opérationnelle avec ses propres solutions de RPA. L’étape suivante consiste donc à développer ces solutions et à aider les employés à commencer à utiliser eux-mêmes la RPA. Le centre d’excellence aura pour cela une grande responsabilité, en guidant les services dans l’utilisation des bots, en suivant les progrès et en utilisant son expertise pour améliorer davantage les solutions de RPA.

8. Surveillance et amélioration

Une fois la RPA entièrement adoptée, la dernière étape consiste à surveiller et à affiner les processus en continu. À mesure que les entreprises se familiarisent avec l’automatisation des processus robotisés, elles seront naturellement en mesure d’identifier les domaines d’amélioration, optimisant ainsi la stratégie d’automatisation au fil de l’eau.

Facile à utiliser et déployée pour de nombreuses tâches, la RPA a été mise en œuvre avec succès dans de nombreux secteurs, notamment les suivants :

  • Assurance
  • Télécommunications
  • Gestion bancaire
  • Santé
  • Gestion des processus business
  • Finances
  • Production industrielle
  • Sciences de la vie

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