L’automatisation des processus par la robotique (RPA) est la création et le déploiement de robots logiciels, également appelés « bots », conçus pour apprendre, imiter et exécuter les processus business.
Dans tous les secteurs, l’automatisation permet aux entreprises d’en faire plus avec moins, en réduisant leurs dépenses tout en améliorant la précision et la production. Mais l’automatisation traditionnelle repose généralement sur la programmation, en utilisant des applications high-code pour s’intégrer aux systèmes pertinents. La RPA adopte une approche différente, en effectuant des tâches au niveau de l’interface utilisateur. De plus, comme les bots RPA sont conçus pour reproduire les actions des utilisateurs et apprendre d’elles, il n’est pas nécessaire de modifier l’infrastructure IT sous-jacente. Les robots RPA peuvent être surveillés ou non, selon qu’ils ont besoin d’une assistance ou d’une supervision de la part d’opérateurs humains.
En substance, la RPA automatise des types spécifiques d’activités humaines et de déplacement de données à grande échelle et elle est capable de gérer des tâches répétitives, monotones et basées sur des règles, rapidement et avec précision.
Dans de nombreuses entreprises, il n’est pas rare que les employés consacrent la majeure partie de leur temps à des tâches répétitives et fastidieuses. Bien qu’elles soient essentielles pour l’entreprise, ces tâches tendent à éloigner les employés des autres missions qui nécessitent réflexion et pensée créative. La RPA peut prendre en charge de nombreuses tâches courantes qui, autrement, monopoliseraient le temps des employés.
Comme les robots RPA sont capables d’apprendre des utilisateurs, ils sont également capables de recréer une série d’actions utilisateur. Cette dernière inclut les éléments suivants :
- Connexion aux applications
- Remplissage des formulaires
- Exploration des navigateurs
- Collecte de données à partir d’applications
- Extraction de contenu à partir d’e-mails, de PDF et de formulaires
- Copier-coller d’informations
- Traitement des fichiers
- Réalisation de calculs
- Ouverture des e-mails et des pièces jointes
- Transfert de documents et de fichiers
- Nombreuses autres tâches basées sur des règles ou des calendriers
Là encore, les bots RPA jouent le rôle de l’utilisateur humain dans l’exécution de tâches basées sur des règles. Ainsi, ils peuvent être utilisés pour interagir avec presque toutes les applications ou tous les sites Web.
L’automatisation traditionnelle a permis d’améliorer l’efficacité des processus organisationnels structurés et à grande échelle. La RPA est appliquée à moindre échelle, plus individuelle et, surtout, orientée tâches, plutôt qu’orientée processus. Plus précisément, l’intégration de la RPA offre les avantages suivants :
Bien que les robots RPA soient conçus pour imiter le comportement humain, il y a un domaine où ce n’est pas le cas : ils ne commettent jamais d’erreur. Les RPA sont entièrement basés sur des règles et ne dévient jamais de leurs tâches. Si les règles sont correctement définies, les bots sont parfaitement précis dans leur travail.
La mise en conformité avec les règles, les lois et les réglementations repose sur de nombreuses tâches répétitives et fastidieuses. Malheureusement, le caractère répétitif des tâches peut engendrer des erreurs d’inattention, et lorsque des employés font des erreurs, c’est souvent l’entreprise elle-même qui en pâtit. Les robots RPA ne se lassent jamais : ils abordent chaque tâche avec la même attention, ce qui réduit considérablement les risques pour l’entreprise. Et comme toutes leurs actions sont surveillées et documentées, les entreprises sont tenues informées de la conformité réglementaire.
Les processus manuels accaparent non seulement le temps précieux des employés, mais peuvent également entraîner des coûts élevés. La RPA peut réduire la masse salariale dépensée pour des tâches simples, tout en permettant aux entreprises d’en faire plus en moins de temps. Par conséquent, la RPA réduit considérablement les coûts de traitement et enregistre généralement un retour sur investissement en l’espace d’une année.
À mesure que les entreprises se développent, de nouveaux bots RPA peuvent facilement être intégrés pour répondre à l’évolution des besoins. Ils peuvent être déployés extrêmement rapidement à moindre coût, ce qui permet aux entreprises de se développer à la vitesse et à l’échelle souhaitée.
Comme indiqué précédemment, les bots RPA ne se fatiguent pas et ne commettent pas d’erreurs. Ils sont également capables de passer d’un processus à l’autre très rapidement, sans s’interrompre. Ensemble, ces facteurs permettent de mener à bien plus de processus et de tâches en moins de temps.
En prenant en charge les activités sans valeur ajoutée des employés, la RPA permet aux talents d’appliquer leurs compétences à des tâches plus importantes. Les employés ont le temps et la liberté d’en faire plus, ce qui améliore la productivité de toute l’entreprise.
Comme la RPA endosse le rôle de l’utilisateur, plutôt que d’avoir à interagir directement avec les back-ends du système, elle s’intègre facilement à la plupart des systèmes hérités. Cela permet aux entreprises d’investir librement dans la RPA et de l’utiliser sans avoir à se soucier de sa compatibilité avec les systèmes existants. Dans le même temps, la RPA leur permet d’exploiter la valeur des données héritées piégées dans des systèmes auparavant inaccessibles.
Tandis que la RPA standard peut réaliser les tâches simples basées sur des règles, les robots RPA optimisés par l’IA vont plus loin. Avec la technologie d’IA appropriée, la RPA peut traiter des données non structurées, utiliser la reconnaissance vocale, appliquer des modèles d’apprentissage machine (ML), exécuter le traitement du langage naturel, etc. Résultat : à l’automatisation des tâches répétitives s’ajoute l’automatisation des tâches cognitives plus complexes.
L’automatisation des processus par la robotique va au-delà du simple outil de la boîte à outils d’automatisation : il s’agit d’une technologie transformatrice qui a le potentiel de révolutionner la façon dont les entreprises atteignent leurs objectifs stratégiques. Ses caractéristiques uniques offrent aux entreprises la flexibilité et l’agilité nécessaires pour résoudre les problèmes et s’adapter aux changements du marché comme jamais auparavant. Le pouvoir de transformation de la RPA est directement lié aux éléments suivants :
La polyvalence de la RPA s’étend de l’automatisation des tâches simples à l’intégration avec l’IA pour des opérations complexes, telles que l’analyse des données, le service client et diverses tâches essentielles de back-office. Cette adaptabilité élimine les obstacles à l’automatisation, ce qui permet aux entreprises de relever un large éventail de défis opérationnels sans perturber les systèmes existants.
La RPA, notamment lorsqu’elle est optimisée grâce à l’IA, peut collecter, organiser et analyser les données volumineuses à une échelle et à une vitesse sans précédent. Cette capacité d’analyse en temps réel permet aux entreprises de passer d’une attitude réactive à une approche proactive, en façonnant leurs stratégies business en fonction des informations basées sur les données. Résultat : une compréhension claire des modèles business et des performances des workflows qui permet aux entreprises d’optimiser leurs processus et opérations actuels, et même de découvrir de nouvelles sources de revenus.
La RPA réduit les défis courants de la transformation digitale, tels que la compatibilité des systèmes et la formation des employés, en opérant au niveau de l’interface utilisateur. Son déploiement rapide et sa capacité d’adaptation flexible en font une solution à faible risque et extrêmement rentable, qui affiche souvent un retour sur investissement intégral en seulement un an. Cela permet aux entreprises de s’adapter rapidement aux changements du marché, de mettre en œuvre de nouveaux processus et de rester compétitives sans subir les revers typiques des processus traditionnels de transformation digitale.
Bien utilisée, la RPA booste non seulement la productivité globale, mais réduit également considérablement les coûts opérationnels. En exécutant des tâches plus rapidement et plus précisément, les entreprises peuvent fournir de meilleurs services et produits à leurs clients, et ainsi gagner un avantage concurrentiel.
L’automatisation des processus par la robotique est un outil précieux qui aide les entreprises à se libérer des processus redondants et inefficaces, chronophages en temps et en ressources. En automatisant ces tâches, les entreprises peuvent récupérer ces précieuses ressources et recentrer leurs efforts sur les compétences de base et les initiatives stratégiques. La multitude de fonctionnalités et de capacités intrinsèques à la technologie RPA permet d’atteindre cet objectif. Il s’agit notamment de :
- Sécurité
La sécurité est primordiale lors de l’automatisation des processus business, en particulier ceux qui traitent des données sensibles. Les plateformes RPA sont conçues avec des mesures de sécurité strictes, telles que le chiffrement et les contrôles d’accès basés sur les rôles, pour garantir que l’intégrité et la confidentialité des données sont préservées, même lorsqu’il s’agit de prendre en compte plusieurs utilisateurs à différents niveaux. - Gestion du cycle de vie de l’automatisation
La gestion de l’ensemble du cycle de vie de l’automatisation, de la création de bots au déploiement et à la maintenance, devient plus facile grâce à des fonctionnalités intégrées spécialement conçues à cet effet. Ces fonctionnalités garantissent l’alignement des projets d’automatisation sur les objectifs organisationnels ainsi qu’une adaptation efficace aux changements de l’environnement business. - Benchmarking de l’automatisation/des objectifs business
Les plateformes RPA avancées offrent des fonctionnalités qui permettent aux entreprises de comparer leurs initiatives d’automatisation par rapport à des objectifs business spécifiques. Cette fonctionnalité permet d’aligner les objectifs d’automatisation sur les stratégies business globales et de garantir ainsi un meilleur retour sur investissement. - Création de bots
Sa capacité à créer facilement des bots est un facteur important de la popularité de la RPA. Grâce à des interfaces conviviales et à des fonctionnalités de glisser-déplacer, même les non-programmeurs peuvent créer des bots pour diverses tâches. Certaines plateformes avancées offrent également des options d’IA permettant de créer des bots intelligents capables d’effectuer des opérations complexes. - Vision par ordinateur native
Les options de vision par ordinateur native des plateformes RPA permettent aux bots d’interagir plus naturellement avec les applications, comme le ferait un humain, ce qui les rend plus efficaces dans des environnements complexes. Cette fonctionnalité améliore l’éventail des tâches pouvant être automatisées, ce qui augmente encore l’efficacité. - Contrôle de source
Le contrôle de source (également appelé contrôle de version) est essentiel pour les grandes entreprises qui souhaitent faire évoluer l’automatisation à tous les niveaux de leur entreprise. Il garantit que plusieurs développeurs peuvent travailler simultanément sur différentes parties d’un projet RPA sans conflits, ce qui permet un meilleur suivi des modifications, la possibilité de recharger les versions précédentes et une mise à jour transparente. - Options d’hébergement et de déploiement
Les solutions RPA sont généralement fournies avec une variété d’options d’hébergement et de déploiement, allant des serveurs sur site aux solutions basées sur le cloud. Cette flexibilité permet aux entreprises de choisir l’option qui correspond le mieux à leurs besoins budgétaires, réglementaires et d’évolutivité. - Gestion des erreurs et des exceptions
La RPA est capable de gérer efficacement les exceptions et les erreurs pendant l’automatisation. Lorsqu’un bot rencontre un problème qu’il ne peut pas résoudre, les fonctionnalités de gestion proactive des exceptions s’assurent que le bot exécute à nouveau la tâche, l’affecte à un autre bot ou déclenche une alerte et signale le problème à un opérateur humain afin qu’il puisse être résolu. - Reconnaissance optique des caractères
La technologie de reconnaissance optique des caractères (OCR) de la RPA permet aux bots de lire et d’interpréter du texte à partir de documents et d’images non structurés. Cette fonctionnalité permet l’automatisation dans des domaines tels que l’extraction de données à partir de factures, de formulaires et d’e-mails, et élargit ainsi l’étendue des tâches que la RPA peut gérer. - Automatisation sans script
Parmi les fonctionnalités les plus conviviales de la RPA figure la possibilité de créer des workflows automatisés sans écrire une seule ligne de code. Cette fonctionnalité permet de rendre l’automatisation accessible à un public plus large au sein d’une entreprise, et ainsi même les utilisateurs qui n’ont pas de compétences techniques peuvent contribuer aux initiatives d’automatisation.
L’automatisation des processus par la robotique et l’automatisation intelligente sont étroitement liées, mais elles ne sont pas, à proprement parler, identiques. Chaque technologie remplit une fonction différente dans l’environnement de l’automatisation. En soi, la RPA excelle dans la gestion des tâches répétitives basées sur des règles, telles que la saisie de données et les calculs de base. Elle peut imiter les actions humaines, ce qui en fait un outil précieux pour automatiser les processus courants. Cependant, ses fonctionnalités sont généralement limitées à des tâches simples qui ne nécessitent pas de prise de décision complexe ou de compréhension du contexte.
L’automatisation intelligente va plus loin que ces limites. En intégrant des sous-disciplines de l’intelligence artificielle telles que l’apprentissage machine, le traitement du langage naturel et la vision par ordinateur, les systèmes d’automatisation intelligente sont ainsi capables de gérer des tâches plus nuancées qui exigent des capacités cognitives, telles que la compréhension du langage humain ou la prise de décisions basées sur l’analyse des données. En résumé, l’automatisation intelligente ressemble à la RPA mais est dotée de capacités supplémentaires, offrant une solution plus complète pour automatiser un plus large éventail de processus business. Cette fonctionnalité avancée fait de l’automatisation intelligente un composant idéal de la boîte à outils RPA, offrant aux entreprises une solution d’automatisation plus polyvalente.
Tout comme la relation entre la RPA et l’automatisation intelligente, la RPA et l’IA jouent également des rôles différents mais complémentaires en termes d’automatisation. Bien que l’IA puisse aider la RPA à gérer des tâches plus complexes et que la RPA puisse améliorer l’efficacité de l’IA en implémentant automatiquement des informations sur l’IA, la principale distinction est que l’IA est basée sur des données tandis que la RPA est orientée processus. Les bots RPA doivent respecter des processus prédéfinis, tandis que l’IA peut utiliser l’apprentissage machine pour affiner ses connaissances avec l’expérience.
Lorsqu’elles doivent choisir la meilleure solution RPA possible, les entreprises doivent prendre en compte plusieurs facteurs pouvant affecter l’efficacité de l’outil et déterminer le type de retour sur investissement auquel l’entreprise peut s’attendre. Les questions suivantes peuvent vous aider à vous assurer que le parcours RPA prend un bon départ :
- Est-il facile à mettre en œuvre ?
Optez pour une solution RPA facile à déployer au sein d’une infrastructure IT existante. Des efforts d’adaptation soutenus peuvent retarder le retour sur investissement et compliquer l’adoption. - Quel est le délai de rentabilité prévu ?
Chaque outil est un investissement ; les meilleurs outils sont ceux qui permettent de rentabiliser rapidement cet investissement et de commencer ensuite à générer des revenus. Étudiez avec quelle rapidité la solution RPA est susceptible de fournir des résultats mesurables et de contribuer ainsi à un retour sur investissement plus rapide. - Est-il intuitif ?
L’outil doit être convivial et permettre au personnel technique et non technique de concevoir et de gérer des bots avec un minimum de formation. - Le tarif proposé est-il compétitif ?
Même si le coût ne doit jamais être le seul facteur déterminant, une solution qui offre des prix compétitifs sans compromettre la qualité est toujours un choix judicieux. - La solution offre-t-elle un ensemble complet de fonctionnalités ?
Des fonctionnalités telles que les protocoles de sécurité, l’analyse et les options de création de bots sont essentielles. Plus l’ensemble de fonctionnalités est complet, plus la solution RPA est polyvalente. - À quel point la solution est-elle rapide ?
La capacité des bots à exécuter des tâches rapidement peut avoir une influence directe sur l’efficacité opérationnelle. Évaluez donc la vitesse à laquelle les bots peuvent être développés et exécutés. - La solution peut-elle évoluer avec l’entreprise ?
À mesure que l’entreprise se développe, la solution RPA sera également de plus en plus sollicitée. Choisissez une solution qui peut facilement évoluer pour répondre à la demande croissante. - La solution peut-elle tirer parti des technologies API et IdP si nécessaire ?
Assurez-vous que l’outil RPA dispose de la flexibilité nécessaire pour s’intégrer aux interfaces de programmation d’applications (API) et aux technologies IdP (fournisseur d’identité), car elles peuvent être essentielles à l’automatisation avancée et à la gestion sécurisée des accès. - La solution offre-t-elle un processus de gestion fluide ?
L’outil RPA doit être capable de gérer les erreurs ou les exceptions sans accrocs et d’alerter les opérateurs humains si nécessaire. - Le fournisseur de la solution propose-t-il une assistance appropriée ?
Assurez-vous que le fournisseur fournit une assistance clientèle fiable et des services post-implémentation pour aider à résoudre les problèmes et optimiser l’utilité de l’outil. - Ses fonctionnalités de gouvernance sont-elles efficaces ?
Des fonctionnalités de gouvernance appropriées doivent être mises en place pour la conformité, l’audit et la gestion des équipes digitales, en veillant à ce que les bots respectent à la fois les politiques internes et les réglementations externes.
Bien qu’il existe différentes façons d’intégrer les technologies RPA dans une entreprise, les grandes entreprises tendent à suivre le même parcours, qui peut être divisé en plusieurs étapes :
Les entreprises doivent d’abord identifier et définir pleinement leur vision de l’intégration de la RPA. Cet exercice implique de poser des questions aux employés et aux personnes concernées afin de déterminer quels besoins professionnels doivent être satisfaits par la RPA. Cela inclut également de discuter avec d’autres entreprises (partenaires, fournisseurs, etc.) qui utilisent peut-être déjà la RPA, pour avoir un point de vue d’initié et contribuer à établir une feuille de route vers la transformation digitale. Comme la RPA fait partie d’une boîte à outils d’hyperautomatisation plus vaste, l’objectif est de savoir quand appliquer la RPA au problème business approprié et quand appliquer d’autres technologies d’automatisation pour optimiser la valeur business.
L’étape suivante consiste à attribuer des rôles de leadership, les deux plus importants étant le sponsor de la RPA et l’ambassadeur de la RPA. Le sponsor de la RPA est le plus haut responsable des initiatives de RPA. Il gère la majeure partie des responsabilités associées à la budgétisation et établit la stratégie globale de RPA. L’ambassadeur de la RPA joue le rôle de chef de projet, attribue d’autres postes de leadership et aligne les départements et les unités business pour identifier les processus à forte valeur ajoutée qui répondent aux critères de réussite de la RPA.
Généralement, les appareils IoT grand public sont plus difficiles à gérer. La gestion des appareils IoT favorise une gouvernance efficace des appareils déjà déployés sur le terrain, ce qui permet aux entreprises d'envoyer des mises à jour et des correctifs, et d'améliorer le fonctionnement des appareils sans dégrader l'expérience utilisateur.
L’entreprise devra ensuite développer une validation de principe et la tester. Cela inclut l’analyse de rentabilisation RPA, le modèle de mise en oeuvre et toutes les hypothèses pertinentes. Le test de validation fonctionnelle démontre dans un environnement étroitement surveillé si les hypothèses étaient justes et si le modèle de mise en oeuvre est efficace. Bien qu’il ne s’agisse que d’une phase de test, les entreprises sont en mesure d’en apprendre davantage si les processus de test sont liés à une gamme de systèmes et d’applications. De même, les entreprises pourront tirer le meilleur parti de leurs tests si elles délaissent les processus à faible risque au profit de ceux qui auront un impact plus important sur la valeur commerciale.
Une fois la fonctionnalité validée, l’entreprise en question peut désormais déployer ses solutions RPA dans les conditions réelles de se opérations business quotidiennes. En évaluant les performances des programmes pilotes de RPA et en les comparant aux critères de réussite établis et aux exigences de sortie, les entreprises peuvent déterminer les avantages réels de l’utilisation de l’automatisation des processus par la robotique. Elles peuvent également apporter les dernières révisions nécessaires avant le lancement complet.
Les entreprises entièrement engagées dans la RPA et la transformation digitale voudront ensuite planifier une adoption à grande échelle. Pour ce faire, elles peuvent décider de créer un centre d’excellence (CoE) RPA. Le centre d’excellence aidera à établir et à gouverner les bonnes pratiques, les normes, l’assistance et les outils et modèles de RPA dans toute l’entreprise. En d’autres termes, le centre d’excellence devient la principale ressource pour l’expertise en matière de RPA et aide les unités business à mettre en place et à tirer le meilleur parti de leurs automatisations. Cependant, aussi essentielle qu’elle soit, la RPA n’est que l’une des nombreuses options de technologie d’automatisation que le COE peut envisager dans le cadre de cas d’utilisation spécifiques. En plus de la RPA, les entreprises peuvent utiliser des processus business intelligents optimisés par l’apprentissage machine, l’analyse avancée et la gestion des processus business (BPM). En s’appuyant sur une combinaison complémentaire de ces outils et d’autres outils, les entreprises peuvent adopter une qui assurera une automatisation de bout en bout qui dépasse les capacités de la RPA.
À ce stade, l’entreprise doit être opérationnelle et fonctionner avec ses propres solutions de RPA. L’étape suivante consiste donc à développer ces solutions et à aider les employés à commencer à utiliser eux-mêmes la RPA. Le centre d’excellence aura pour cela une grande responsabilité, en guidant les départements dans l’utilisation des bots, en suivant les progrès et en utilisant son expertise pour améliorer davantage les solutions de RPA.
Une fois la RPA entièrement adoptée, la dernière étape consiste à surveiller et à affiner les processus en continu. À mesure que les entreprises se familiarisent avec l’automatisation des processus par la robotique, elles seront naturellement en mesure d’identifier ce qui peut être amélioré, optimisant ainsi la stratégie d’automatisation au fil de l’eau.
Facile à utiliser et déployée pour de nombreuses tâches, la RPA a été mise en œuvre avec succès dans de nombreux secteurs, notamment les suivants :
- Assurance
- Télécommunications
- Banque
- Santé
- Externalisation des processus business
- Finances
- Production industrielle
- Sciences de la vie
Bien que la RPA offre de nombreux avantages pour automatiser les tâches répétitives et améliorer l’efficacité opérationnelle, elle présente également ses propres défis. Voici comment résoudre certains des problèmes les plus courants :
- Le défi : faire évoluer la RPA entre différents départements peut s’avérer long et difficile.
La solution : optez pour des plateformes RPA qui offrent des fonctionnalités d’adaptation efficaces, notamment la possibilité d’ajouter facilement de nouveaux bots et de s’intégrer aux systèmes existants. - Le défi : les outils RPA de base ne peuvent traiter que des données structurées et des tâches simples.
La solution : pour gérer des processus plus complexes, choisissez un outil RPA qui prend en charge des fonctionnalités d’automatisation intelligentes, telles que l’apprentissage machine et le traitement du langage naturel. - Le défi : la RPA peut présenter certains problèmes de sécurité, notamment des accès non autorisés et des violations de données.
La solution : assurez-vous que l’outil RPA dispose de protocoles de sécurité solides et qu’il s’intègre bien à votre architecture de sécurité existante. - Le défi : les bots peuvent s’interrompre en cas de changements dans les applications sous-jacentes avec lesquelles ils interagissent.
La solution : choisissez une plateforme RPA qui offre une gestion fiable des exceptions et une adaptabilité rapide aux changements de l’environnement applicatif. - Le défi : implémenter la RPA peut engendrer de nouveaux défis en matière d’assurance qualité.
La solution : des tests rigoureux de pré-implémentation et une surveillance continue peuvent contribuer à maintenir la qualité. - Le défi : la gestion des données sensibles présente un risque lié à la confidentialité.
La solution : assurez-vous que votre outil RPA est conforme aux réglementations sur la protection des données telles que le RGPD et dispose de fonctionnalités permettant d’anonymiser et de sécuriser les informations sensibles. - Le défi : la RPA peut parfois entraîner une sur-automatisation, ce qui complique la maintenance des bots.
La solution : auditez et évaluez régulièrement vos implémentations de RPA pour supprimer les bots redondants et rationaliser les processus. - Le défi : les membres de l’équipe peuvent être réticents à adopter la nouvelle technologie.
La solution : assurez une formation complète et une assistance continue pour faciliter la transition. Recueillez régulièrement des commentaires en vue d’une amélioration continue.
L’automatisation des processus par la robotique est une technologie transformatrice qui permet aux entreprises d’automatiser les tâches répétitives, de rationaliser les opérations et de libérer du capital humain pour accomplir un travail à valeur ajoutée plus stratégique. Qu’il s’agisse de renforcer la sécurité, de proposer une analyse riche ou de gérer les exceptions, la RPA fournit une gamme de fonctionnalités qui peuvent aider les entreprises à éliminer les inefficacités. Malheureusement, certains obstacles peuvent entraver la mise en œuvre efficace de la RPA.
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