Pensioni prive di rischi

L'unico obiettivo di Pension Insurance Corporation (PIC) è pagare le pensioni ai suoi assicurati, attuali e futuri.

PIC gestisce circa 400.000 pensioni di titolari di polizze nel Regno Unito. Investendo in modo costante nelle persone, PIC ha raggiunto un tasso di soddisfazione dei clienti del 99,3%. Per PIC i titolari di polizze hanno la massima priorità.

Dal 2017, PIC ha collaborato con ServiceNow come partner strategico. La ServiceNow AI Platform e le soluzioni relative ai workflow consentono ai team di dedicare tempo ed energie a garantire che le famiglie di tutto il Regno Unito godano della pensione in sicurezza e serenità.

Un'opportunità unica nel cuore pulsante di Londra

Circa il 99% dei dipendenti di PIC utilizza ServiceNow ogni giorno, per accedere in autonomia a una funzionalità IT o a una delle numerose applicazioni ServiceNow adottate in tutta l'azienda, incluse diverse applicazioni personalizzate. ServiceNow consente ai vari team di PIC di lavorare in modo rapido ed efficiente e di collaborare senza problemi con i colleghi.

Nel 2022, PIC ha esteso l'uso di ServiceNow aggiungendo Fornitura servizi sul posto di lavoro (WSD). L'obiettivo era creare un'esperienza moderna e connessa per dipendenti e visitatori, al fine di semplificare e ottimizzare il valore dell'ambiente di lavoro favorendo risparmi ed efficienze.

Poco dopo l'implementazione di WSD, l'azienda ha deciso di trasferirsi in un nuovo ufficio nella città di Londra per migliorare l'esperienza dei dipendenti e fornire una base di lancio alla fase di crescita successiva di PIC. 

L'edificio per gli uffici appositamente costruito al civico 22 di Ropemaker Street, con ingresso, reception e vista panoramica su Londra, ha offerto l'opportunità perfetta per creare un luogo di lavoro nuovo ed esclusivo, in grado di soddisfare ogni esigenza dell'azienda senza perdere di vista i suoi obiettivi. Si è rivelato inoltre la piattaforma ideale per sfruttare al meglio tutti i vantaggi che WSD offre.

"È stata un'enorme opportunità per ridefinire completamente ciò che dovrebbe essere un ambiente di lavoro, non solo mera tecnologia, ma una soluzione in grado di soddisfare tutti gli aspetti dell'esperienza", spiega Philip Conroy, Head of IT Operations di PIC.

"WSD si allinea perfettamente alle nostre strategie ServiceNow e IT. Ha già soddisfatto l'80% dei nostri requisiti e abbiamo fiducia in ServiceNow come piattaforma enterprise in costante sviluppo. In termini di strategia siamo assolutamente allineati con ServiceNow e abbiamo lavorato al progetto insieme ai suoi team interni. I team Impact ed Expert Services hanno svolto un lavoro straordinario per aiutarci a realizzare i nostri obiettivi."

Creare un'esperienza unica per dipendenti e visitatori

La decisione di PIC di avvalersi di WSD affonda le sue radici nel retaggio di ServiceNow e nella sua lunga esperienza di ottimizzazione dei vantaggi di una piattaforma AI unificata per la trasformazione digitale e un'esperienza utente coerente eppure infinitamente flessibile.

"Volevamo una piattaforma all'avanguardia ma facile da usare, che ci consentisse di mantenere lo stile PIC e renderlo davvero nostro", spiega Paul Lockwood, Senior IT Operations Manager in PIC. "Con WSD potevamo offrire un unico punto di contatto, un modo esclusivo di interagire con l'edificio e la possibilità di prendere decisioni automatizzate basate sui dati."

PIC ha deciso di implementare una nuova istanza di WSD che riflettesse la composizione del nuovo edificio e il modo in cui era cambiato il suo utilizzo. Al civico 22 di Ropemaker Street infatti sono presenti 66 sale riunioni di varie dimensioni, mentre in precedenza PIC ne contava solo 14. Il nuovo edificio contiene inoltre uno spazio per eventi e un ristorante.

Avendo in mente l'esperienza utente di WSD, PIC ha lanciato un nuovo portale ServiceNow con un Centro dipendenti a marchio "PIC Now", disponibile su desktop, tablet e sulla nuova app per dispositivi mobili ServiceNow a marchio PIC.

Man mano che i livelli della soluzione prendevano forma, la capacità di WSD di integrarsi con più sistemi proprietari di alto livello, selezionati per requisiti specifici, si è rilevata un fattore determinante.

Mentre Outlook è rimasto il sistema di riferimento per le prenotazioni delle sale, le altre funzionalità sono state integrate con WSD, inclusi i requisiti di gestione dei visitatori e di catering. Tutte le sale riunioni sono state allestite con pannelli di prenotazione e apparecchiature audiovisive Poly, con connessione integrata a WSD per la funzionalità di gestione e l'uso di un sistema a semaforo per visualizzare la disponibilità della sala. È stata scelta poi la segnaletica digitale, per le sue tecniche di comunicazione coinvolgenti e la sua facilità di integrazione con WSD.

Analogamente, la tecnologia dei sensori per il monitoraggio di spazi, movimenti delle persone e ambiente circostante ha contribuito a creare l'esperienza utente ideale, grazie alla capacità dei fornitori XY Sense e Kaiterra di condividere istantaneamente i dati con WSD.

Ad esempio, se i sensori rilevano uno spazio vuoto anche se la sala risulta prenotata, liberano automaticamente lo spazio e lo rendono di nuovo disponibile. Il servizio di prenotazione delle postazioni di lavoro di WSD, "PIC-a-Desk", è stato un elemento decisivo per soddisfare le aspirazioni dell'azienda in termini di flessibilità. I sensori implementati segnalano inoltre, in modo accurato e in tempo reale, l'utilizzo e la disponibilità delle postazioni. Sono state prenotate più di 28.000 postazioni da quando PIC si è trasferita in Ropemaker Street.

Il livello dati integrato favorisce un miglioramento continuo

È stato aggiunto anche il livello di gestione dei dati dell'edificio, KODE Labs, con un'API in grado di integrare elevati volumi di dati, relativi all'edificio e ai sensori, in tempo reale tra il sistema di gestione dell'edificio di PIC e WSD. A completare la filiera estesa è stato adottato SwiftConnect, che ha consentito l'accesso sicuro all'edificio e ai piani tramite l'utilizzo di credenziali digitali immesse su smartphone iPhone e Android.

Per estendere i principi del punto di contatto singolo di WSD, sono stati utilizzati gli stessi pass digitali per accedere ai dispositivi di blocco dei dipendenti e alle stampanti multifunzione. Ciò ha permesso di eseguire analisi dettagliate sull'utilizzo per fornire dati alle procedure di lavoro in linea con gli standard di sicurezza e sostenibilità di PIC.

La filosofia di PIC in tema di esperienza dei dipendenti si estende anche ai visitatori che partecipano alle riunioni nella sua nuova dimora. La funzionalità di gestione dei visitatori di WSD consente agli ospiti di organizzare in modo accurato l'intera visita, iniziando con un benvenuto personalizzato del team di accoglienza di PIC, cordiale e professionale.

Dalla complessità alla semplicità

"Ci siamo trasferiti nel nostro splendido nuovo ufficio a dicembre 2024 ed è stato un successo incredibile", dichiara Paul.

"WSD viene ora utilizzato quotidianamente dai dipendenti di PIC, soprattutto per la prenotazione delle postazioni di lavoro e delle sale riunioni. Le prenotazioni delle postazioni sono aumentate del 550% a settimana in tutta l'azienda e abbiamo registrato un aumento del 240% nella risoluzione dei casi sul luogo di lavoro. Nel complesso, il nostro edificio intelligente ha trasformato la nostra esperienza utente rendendola semplice, con WSD al centro."

"Il miglioramento continuo è uno dei nostri principi cardine e stiamo già affrontando temi interessanti con i nostri partner ServiceNow e la nostra filiera per sviluppare caratteristiche e funzionalità aggiuntive. È stato incredibile lavorare a fianco del team di prodotto WSD con l'obiettivo di sviluppare miglioramenti e idee: ServiceNow ha ripagato la fiducia che riponevamo in loro."