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O que é gestão de prestadores de serviços?

A gestão de prestadores de serviços é um sistema de controles que garante que o trabalho contratado e os serviços contratados apoiem os objetivos da empresa, se alinhem aos cronogramas planejados e cumpram os objetivos de segurança.

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Fatos importantes sobre gestão de prestadores de serviços

Muitos setores dependem de serviços contratados para fazer tudo. Os prestadores de serviços podem fornecer trabalho adicional quando necessário. Os serviços contratados também permitem que as empresas contratem indivíduos temporariamente para um projeto específico que tenham habilidades e conhecimentos muito necessários. Muitas organizações usam prestadores de serviços de várias maneiras. O desafio vem com a gestão de prestadores de serviços e seus serviços.  

É aí que entra a gestão de prestadores de serviços. A gestão de prestadores de serviços é o sistema que ajuda as empresas a gerenciar seus prestadores de serviços e contratados. Ele aborda a seleção, aquisição, uso e monitoramento dos serviços contratados. A gestão de prestadores de serviços não aborda a aquisição de bens ou suprimentos.

O trabalho contratado deve ser vinculado por um contrato predefinido e cumprir as regulamentações de todos os países envolvidos. Para criar este contrato, há cinco etapas gerais.
Etapas do processo de gestão de prestadores

Planejamento

O primeiro passo é definir os requisitos e os objetivos em um contrato. O contrato deve definir os fundamentos de todas as intervenções necessárias e monitoramento dos empreiteiros no local. Antes de contratar um contratante, o empregador deve definir o contrato detalhando as tarefas e a estrutura. Estes são alguns elementos que podem ser incluídos no contrato

  • A localização do local de trabalho
  • O objetivo dos serviços contratados
  • Informações de capacidade do prestador
  • Os procedimentos e processos
  • As principais responsabilidades
  • O equipamento necessário
  • Taxas e custos
  • As habilidades e qualificações necessárias
  • As autorizações de trabalho
  • Cumprimento de Acordos de nível de serviço (ANS)
  • Cumprimento dos requisitos de Saúde e Segurança durante toda a intervenção
  • Fornecer os PPEs (equipamento de proteção individual) apropriados, se necessário
  • As datas de entrega

Em outras palavras, todos os requisitos e expetativa devem ser explicitamente mencionados e claros no contrato. Ele serve como base para sua abordagem de prevenção com prestadores de serviços. O planejamento com antecedência pode tornar a gestão de prestadores mais simples e eficaz.

Fornecimento e seleção

A próxima etapa é escolher os prestadores de serviços certos para um projeto ou organização. O fornecimento e a seleção exigem equilibrar as habilidades desejadas com o orçamento para o trabalho do prestador. Considere o uso de uma matriz de avaliação para ponderar todos os custos com as habilidades necessárias para o trabalho. O objetivo é escolher o melhor contratado para o trabalho.

Integração e conformidade

Uma vez que um contratado é selecionado, é hora de integrar. A integração envolve a assinatura de contratos e o estabelecimento de responsabilidades, cadeias de comunicação e pagamento. Nessa fase, também é importante garantir que tudo esteja em conformidade com os regulamentos da empresa, do setor e do trabalho de contratação.

Monitoramento de desempenho

É importante supervisionar e monitorar o trabalho dos contratados no local para garantir que os requisitos do contrato sejam atendidos e que os projetos estejam progredindo adequadamente. Durante essa fase, é importante priorizar a comunicação contínua entre a empresa, os funcionários que estão trabalhando com o contratado e o pessoal do contratado.

Encerramento do contrato

No final do contrato, a empresa pode avaliar o trabalho do contratante e fechar o contrato oficialmente. 
Analistas revisando o relatório Forrester Wave

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O software de gestão de contratados é uma ferramenta digital que ajuda as organizações a gerenciar e organizar o trabalho terceirizado para funcionários contratados. O software avançado pode gerenciar uma força de trabalho combinada que contém funcionários e prestadores de serviços terceirizados. O software de gestão de prestadores de serviços é uma ferramenta fundamental que muitas organizações usam para gerenciar melhor os serviços contratados no mundo moderno.

Há vários recursos importantes a serem buscados no software de gestão de prestadores de serviços. Estes são alguns dos recursos cruciais que devem ser incluídos para uma gestão ideal:

  • Banco de dados de prestadores
    Esse banco de dados rastreia quais prestadores de serviços foram usados antes e todas as informações de contrato associadas a eles. Um banco de dados central é importante para a gestão de prestadores de serviços.
  • Os serviços de contratados fornecerão às empresas uma riqueza de dados e informações, mas isso só será valioso se a empresa puder coletar informações a partir deles. A análise e os relatórios podem visualizar dados para ajudar as organizações a aprender com a experiência e lucrar com a contratação.
  • Ter recursos que permitem a comunicação e a colaboração pode ser poderoso para manter as linhas de comunicação abertas durante o processo.
  • Um local centralizado para documentos é importante, pois permite que as empresas acompanhem os documentos e encontrem contratos passados facilmente.
  • Monitoramento de desempenho e KPIs
    O monitoramento de desempenho é uma parte importante do processo de gestão de contratos, e o software com esse recurso pode facilitar todo o processo.
  • As empresas de integração e gestão de conformidade
    economizam tempo valioso quando o software ajuda no processo de integração e na gestão da conformidade.

Há vários benefícios importantes da gestão de prestadores que as organizações podem colher. Alguns desses benefícios incluem:

  • Os prestadores de serviços podem fornecer trabalho e recursos, às vezes, a um custo menor do que fazer isso internamente.
  • Os serviços contratados podem oferecer um ótimo trabalho e aumentar a produtividade. Em seguida, a gestão aumenta a produtividade dos prestadores de serviços.
  • Há um nível de risco com a contratação de prestadores de serviços, mas a gestão de prestadores de serviços pode mitigar esse risco.
  • Garante que os prestadores de serviços estejam trabalhando em conformidade com políticas e procedimentos
    A conformidade é crucial e a gestão de prestadores de serviços ajuda as empresas a garantir que toda a conformidade seja atendida.
  • Monitorar o progresso e o desempenho pode ajudar a garantir o nível certo de qualidade.
  • A gestão (especialmente a gestão com software avançado) pode ajudar a melhorar a eficiência, especialmente no nível organizacional.
  • A gestão de prestadores de serviços pode ajudar o processo a decorrer sem problemas, o que, em seguida, ajuda as empresas a criar relacionamentos lucrativos nos quais elas podem confiar novamente no futuro.

Estas são algumas das práticas recomendadas para a gestão de contratos.

Otimizar a rede do fornecedor

Uma prática recomendada é otimizar a rede do fornecedor. As ferramentas de análise podem ajudar as equipes a acessar dados e informações essenciais para determinar os fornecedores de melhor desempenho com mais facilidade. Que permite que suas empresas otimizem o diretório de provedores de serviços. Essencialmente, utilizar dados para determinar quais prestadores de serviço têm melhor desempenho pode ajudar as empresas a escolher os melhores prestadores de serviços no futuro.

Implementar a automação

A automação é para onde a maioria dos setores está indo. A automação do envio de pedidos de trabalho por meio de plataformas centralizadas de automação de serviços móveis e da Web pode levar a vantagens significativas em relação aos métodos legados. Isso aumenta os tempos de resposta do provedor de serviços a um problema. Em última análise, isso também reduzirá o tempo de resolução de pedidos de trabalho críticos. A automação economiza tempo e recursos.

Implementar controles de custo

As organizações podem implementar controles de custo estabelecendo limites para trabalhos recorrentes ou rotineiros, bem como para novos contratados em potencial. As empresas de melhor desempenho também podem personalizar seus dados para mostrar análises específicas de custo e desempenho de prestadores de serviços anteriores, o que pode permitir que eles identifiquem facilmente o melhor provedor de serviços em cada negócio.

Garanta a conformidade do prestador

As ferramentas de automação de serviços podem oferecer às organizações a capacidade de gerenciar a conformidade usando um único painel (que pode ser atualizado posteriormente) que apresenta à organização uma visão abrangente de onde cada fornecedor está em termos de conformidade. Com essa capacidade de monitorar, as empresas não serão pegos de surpresa.

Iniciar revisões de desempenho orientadas por dados

A gestão de prestadores de serviços pode fornecer dados às empresas. As empresas podem usar esses dados para iniciar revisões de desempenho orientadas por dados. As organizações hoje podem contar com painéis quantitativos, tabelas de classificação e análises como base da gestão de desempenho recorrente e orientada por dados para impor a responsabilidade e manter a transparência.

Estabelecer KPIs

A definição de KPIs e o acompanhamento deles com a ferramenta certa pode ajudar as empresas a tomar as medidas necessárias para garantir a eficácia de seu sistema de gestão de prestadores de serviços. Os KPIs podem incluir início de contratos, tempos de ciclo de criação e conformidade de processos.

Crie um repositório de contratos

Normalmente, uma vez que os contratos são assinados, eles são salvos em um sistema de algum tipo, que geralmente compreende uma pilha de tecnologia empresarial. Que podem dificultar a gestão de contratos ou a consulta de informações. Isso também pode aumentar os custos e correr o risco de violações de terceiros. Em vez disso, as empresas que criam um repositório de contratos na nuvem criam um banco de dados no qual os contratos podem ser acessados a qualquer momento e em qualquer lugar com custos e riscos mais baixos.

Padronize o processo de criação de contratos

Os contratos geralmente são criados em silos por unidades de negócios discretas, sem informações sobre relacionamentos contratuais ou fatores de risco existentes. Que podem levar a complicações mais tarde. Em vez disso, pode ser útil criar um processo padrão para a criação de contratos. Que podem incluir uma biblioteca de modelos ou cláusulas padrão a serem incluídas. Os contratos padronizados também podem economizar tempo das organizações ao criar contratos.

A gestão de prestadores de serviços é algo que continuará evoluindo à medida que as práticas e a tecnologia mudam. Essas são algumas das tendências que estão começando na gestão de prestadores e que provavelmente continuarão se tornando cada vez mais populares.

Emprego baseado em projetos

O emprego baseado em projetos é um tipo de acordo de trabalho em que um indivíduo é contratado para trabalhar em um projeto específico ou conjunto de projetos por um período específico de tempo. Eles não são contratados de forma permanente. Muitas vezes, é útil quando há um aumento temporário na carga de trabalho. Esse tipo de emprego também oferece flexibilidade para a organização, pois as forças de trabalho só aumentam quando necessário e não perdem dinheiro geral com a contratação de funcionários permanentes.

Maior foco em dados e análises de contratos

Os dados são poderosos. Ele permite que as empresas obtenham informações sobre o que está funcionando e o que não está. Para conseguir obter essas informações, muitas empresas estão se concentrando cada vez mais na coleta e análise de dados de contratos. Essa tendência ajuda a capacitar as empresas a saber mais sobre como a gestão de prestadores de serviços está trabalhando para elas.

Surgimento da IA

A inteligência artificial está se tornando parte de quase todos os setores, incluindo contratos. A IA pode ser incorporada ao software de gestão de prestadores para ajudar a automatizar determinados processos. Por exemplo, a IA pode ser usada para automatizar o processo de análise de dados de desempenho, certificações e registros de conformidade anteriores dos prestadores.

Maior importância nos processos de pré-qualificação e pré-aprovação

Em anos futuros, provavelmente haverá uma ênfase na pré-qualificação ou na avaliação da experiência, qualificações e capacidades de um contratado antes de conceder um contrato. A pré-qualificação e a pré-aprovação podem ajudar as organizações a encontrar prestadores de serviços que concluirão os projetos no prazo e dentro do orçamento.

Gestão colaborativa de contratos

CCM (Collaborative Contract Management, gestão colaborativa de contratos) é o processo de gerenciar contratos com todas as partes interessadas necessárias. Com o CCM, os departamentos jurídico, de compras, financeiro e outros podem ajudar a criar e gerenciar contratos. Muitas empresas estão adotando esse processo de gestão de contratos.

Blockchain baseados em contratos inteligentes

A blockchain pode ajudar na criação de contratos inteligentes. Os contratos inteligentes podem ser programados para serem executados automaticamente quando determinadas condições são atendidas. Isso reduz a necessidade de intervenção humana e simplifica o processo de gestão de contratos, e é por isso que ele está se tornando cada vez mais popular na gestão de contratos.
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Ao oferecer uma variedade de recursos avançados e soluções de automação inteligentes, o FSM facilita o gerenciamento até mesmo do complexo grupo de prestadores de serviços. A ferramenta integrada "Gestão de prestadores de serviço de campo" capacita as organizações a rastrear e gerenciar com eficiência atribuições de trabalho de terceiros, garantindo uma colaboração perfeita entre equipes internas e prestadores de serviços externos e, ao mesmo tempo, otimizando a alocação de tarefas e recursos. Além disso, o FSM consolida informações vitais sobre atividades de prestadores de serviços, fornecendo visibilidade em tempo real do trabalho e permitindo que as empresas monitorem e acessem o desempenho.

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