O que é software de programação e distribuição?

O software de programação e distribuição é um recurso de negócio usado para gerenciar trabalhos de serviço de campo e se comunicar com técnicos de campo em tempo real.

Técnicos de campo e outras equipes de serviço de campo são os embaixadores de setores relacionados a serviços. Quando se deslocam ao local do cliente, eles carregam a marca da empresa consigo e são responsáveis não só por executar suas tarefas de manutenção ou reparo atribuídas, mas também por garantir que o cliente tenha uma experiência positiva. Infelizmente, quando os compromissos são perdidos, os técnicos de campo chegam atrasados ou despreparados, ou os detalhes da tarefa são comunicados incorretamente, há um reflexo negativo sobre o próprio negócio.

O software de programação e distribuição (também chamado de software de distribuição de serviço) foi projetado para garantir que os técnicos de campo tenham o suporte de que precisam para fornecer um serviço excepcional, ao mesmo tempo em que otimizam o gerenciamento de tempo para uma abordagem mais eficaz. Como uma ferramenta essencial para o gerenciamento de serviços de campo, o software de programação e distribuição capacita as organizações a fornecer aos clientes uma experiência de serviço de campo simples e eficiente.

O software de programação e distribuição centraliza aspectos vitais do gerenciamento de serviços de campo. Como tal, as empresas que integram soluções eficazes de distribuição de serviços à sua estratégia de serviço de campo têm muitas vantagens, listadas a seguir.

Aumento na eficiência

Gerenciar vários técnicos pode ser difícil, demorado e impreciso. Atrasos e tempo de inatividade custam às organizações perdas de receita significativas, sendo que até mesmo pequenas alterações na programação (por parte do cliente ou do provedor de serviços) podem forçar a redefinição de calendários inteiros. O software de programação e distribuição permite que os gerentes atribuam e reatribuam os pedidos de trabalho com o clique de um botão e se comuniquem com técnicos em campo em tempo real. Isso significa menos tempo de inatividade, menos atrasos e uso mais eficiente de recursos valiosos.

Gráfico descrevendo os benefícios do software de programação e distribuição.

Visibilidade ideal

O software de programação e distribuição fornece visibilidade completa de pedidos de trabalho, programações e engenheiros de campo. Saber exatamente onde cada técnico de campo está no momento, no que está trabalhando e quais tarefas futuras podem ser agendadas permite que as empresas avaliem melhor as cargas de trabalho e o desempenho. Os gerentes podem receber notificações sempre que uma solicitação de serviço for concluída ou outra ação for necessária, e a equipe de campo pode acessar facilmente o histórico de trabalho do cliente, a documentação do trabalho e outros recursos relevantes no local, tudo por meio de seus dispositivos móveis.

Qualidade melhorada

Nem todos os técnicos são adequados para cada pedido de trabalho. Com o software de programação e distribuição, os gerentes podem ver rapidamente a equipe de campo disponível e suas habilidades e, em seguida, combinar esses especialistas às tarefas para as quais são mais adequados. O resultado final é melhor desempenho e melhor qualidade de trabalho, pois as pessoas certas são alocadas aos trabalhos que precisam delas.

Flexibilidade aprimorada

Algumas tarefas são mais urgentes do que outras e devem ter prioridade sobre aquelas que já podem estar programadas. O software de programação e distribuição pode identificar solicitações de alta urgência e revisar automaticamente as agendas para que as tarefas prioritárias possam ser resolvidas rapidamente.

Em sua essência, o software de programação e distribuição existe para ajudar as empresas e seus técnicos de campo a coordenarem os esforços de trabalho para proporcionar a melhor experiência do cliente. As principais soluções de distribuição de software de serviço tendem a compartilhar os recursos a seguir.

Programação

As habilidades automatizadas no software de programação e distribuição levam em conta vários pedidos de trabalho e técnicos para criar cronogramas de trabalho para equipes inteiras. Da mesma forma, o software pode ser configurado para enviar notificações às partes relevantes caso sejam feitas alterações na agenda.

Distribuição

Incorporando a visualização de dados, o software de programação e distribuição auxilia no planejamento e atribuição de técnicos de campo a pedidos de trabalho específicos. O software também pode atribuir automaticamente pessoal a tarefas específicas com base em sua experiência e conjuntos de habilidades.

Gerenciamento de pedidos de trabalho

O software de programação e distribuição elimina a necessidade de grandes quantidades de documentos. Todos os detalhes do pedido de trabalho, juntamente com as informações do cliente e do técnico de campo, são registrados automaticamente, e quaisquer observações, informações ou arquivos adicionais podem ser adicionados diretamente. Além disso, as soluções de programação e distribuição controlam o progresso e o status do pedido de trabalho.

Faturamento

O software de distribuição de serviço fornece ao pessoal de campo a habilidade de criar cotações e faturas no local. O software também pode ser integrado aos sistemas e aplicativos contábeis existentes.

Otimização do roteamento

O serviço de campo efetivo depende da capacidade dos técnicos de encontrar locais de serviço e chegar para lidar com pedidos de trabalho quando agendados. O software de programação e distribuição ajuda a fornecer assistência à navegação e atualizações de tráfego, orientando os técnicos de campo para seus destinos por meio da rota mais curta.

Rastreamento de localização

O software de programação e distribuição incorpora o rastreamento por GPS. Isso não só facilita para os técnicos a localização e verificação de locais de clientes, mas também oferece aos gerentes uma visão atualizada de onde os funcionários de campo estão localizados naquele momento.

Gerenciamento técnico

As habilidades automatizadas no software de programação e distribuição garantem que as solicitações de serviço sejam atribuídas aos técnicos mais adequados para trabalhos individuais, criando programações que permitem que as organizações executem mais e realizem trabalhos de maior qualidade.

Ao escolher uma solução de software de programação e distribuição, há várias considerações a serem lembradas:

Disponibilidade do aplicativo para celular

Os aplicativos para celular nativos para software de programação e distribuição fornecem aos técnicos de campo os recursos, os dados e a orientação de que precisam, tudo ao alcance de seus dedos. Mas isso também deve ir mais longe, permitindo que o pessoal de campo também faça alterações e atualizações.

Opções de implantação

Há várias opções de implantação a serem consideradas ao avaliar o software de distribuição de serviço. O software implantado no local dá aos usuários mais controle sobre os próprios dados, mas geralmente inclui custos iniciais mais altos. Como alternativa, as soluções baseadas na nuvem tendem a exigir um investimento inicial mais baixo, mas são mais acessíveis e escaláveis. Entender as necessidades da empresa e as vantagens de cada opção é fundamental para escolher a melhor opção.

Facilidade de instalação

O software de programação e distribuição deve simplificar o gerenciamento de serviços de campo, não torná-lo mais complexo. As principais opções de software de distribuição de serviço são fáceis de instalar e configurar e estão prontas para serem usadas imediatamente.

Capacidade de integração

A programação e distribuição são uma parte importante do gerenciamento de serviços de campo, mas ainda é apenas uma parte. Qualquer solução de programação e distribuição deve conseguir se integrar aos sistemas existentes e permitir que os usuários continuem usando as várias outras ferramentas das quais dependem.

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