O HAM (gerenciamento de ativos de hardware) descreve processos, ferramentas e estratégias de gerenciamento dos componentes físicos de computadores e sistemas relacionados.
Um ativo de hardware é um termo abrangente que descreve qualquer ativo físico tangível de tecnologia da empresa, incluindo aqueles atualmente em uso, aqueles em armazenamento e os equipamentos de suporte.
Com essa definição em mente, os ativos de hardware geralmente são agrupados em quatro categorias principais:
Os dispositivos de usuário final referem-se a qualquer hardware da empresa usado diretamente pelos funcionários em suas obrigações diárias. Isso inclui computadores, tablets, smartphones, cartões SIM, entre outros. Os ativos de hardware também abrangem dispositivos pessoais usados para executar tarefas empresariais em uma organização.
O hardware de rede e telecomunicação é um equipamento de suporte que ajuda a facilitar a comunicação digital e analógica. Isso inclui roteadores, balanceadores de carga, switches e sistemas de conferência por telefone e vídeo.
O equipamento do datacenter descreve todo o hardware que permite que os datacenters funcionem com eficiência, incluindo servidores, utilitários e dispositivos de segurança.
Os periféricos são os equipamentos de suporte significativos encontrados em todo o ambiente de escritório moderno. Os periféricos podem incluir scanners, impressoras, monitores, teclados, fones de ouvido, projetores e até mesmo cabos e adaptadores.
Não se esqueça que a força de trabalho moderna não se limita exclusivamente ao escritório, ela se estende aos trabalhadores remotos que operam externamente. O gerenciamento de ativos de hardware precisa ser capaz de atender às necessidades da força de trabalho remota e levar em conta o equipamento físico usado para desempenhar suas funções.
Como mencionado anteriormente, o HAM cobre toda a vida útil do ativo de hardware. Esse ciclo de vida pode ser descrito em seis partes:
As necessidades organizacionais de hardware são definidas por uma variedade de fatores, incluindo prioridades, dados de clientes e negócios, incidentes, conformidade e orçamento. Mas tudo isso realmente se resume a duas perguntas específicas: Qual hardware é necessário para atender à necessidade de negócio? E quanto financiamento está disponível?
Na fase de solicitação do HAM, essas questões são abordadas, as soluções de hardware são identificadas e as solicitações são enviadas.
Com os orçamentos finalizados e o hardware selecionado, a próxima etapa do ciclo de vida é atender às solicitações de hardware. Para isso, as organizações precisam entender quais fornecedores estão disponíveis, quais níveis de suporte técnico e de garantia eles oferecem e se o hardware é compatível com outros ativos de TI dentro da empresa.
Para empresas que operam com uma política BYOD (Bring-Your-Own-Device, traga seu próprio dispositivo), a fase de execução ajuda a garantir que todos os dispositivos pessoais que podem ser usados para o trabalho da empresa tenham acesso autorizado e seguro aos sistemas internos, sejam registrados pela empresa e contabilizados nos relatórios financeiros.
Após marcar o ativo para manutenção e organização futura do dispositivo, ele estará pronto para ser configurado e implantado. Para o hardware do usuário final, esta etapa pode incluir o “logout” de um funcionário do dispositivo, bem como a leitura e aceitação de quaisquer políticas estabelecidas de uso aceitável.
Essa fase também inclui o transporte do ativo do armazenamento para a área de trabalho designada, incluindo qualquer ambiente de trabalho remoto, a configuração e a integração do ativo com qualquer outra tecnologia relevante.
Depois que o hardware tiver sido implantado, os gerentes de ativos devem fazer o possível para reduzir os riscos e garantir o desempenho eficaz do hardware. Isso envolve criar uma visão abrangente de todo o patrimônio de ativos de hardware por meio do monitoramento contínuo.
O monitoramento do hardware implantado permite que os gerentes fiquem mais atentos aos recursos antigos, impeçam que os ativos sejam exibidos em locais inesperados na rede e eliminem os riscos de softwares desatualizados. A integração com fluxos de trabalho de operações de segurança e TI melhora as habilidades de monitoramento e a precisão.
O hardware naturalmente requer manutenção regular para garantir a eficácia contínua. Esta fase do ciclo de vida abrange qualquer manutenção programada, atualizações ou upgrades, bem como qualquer reparo de emergência não programado.
Durante esse processo, os HAMs têm a responsabilidade de revisar o estado do hardware em questão para determinar se o ativo pode precisar ser reciclado, reatribuído ou desativado.
À medida que o ativo chega ao fim de sua vida útil, não pode ser reparado ou inclui vulnerabilidades de segurança não corrigidas, a etapa final é descomissioná-lo do uso ativo. Como alternativa, no caso de equipamentos BYOD, o hardware precisará ser desativado caso o funcionário proprietário deixe a empresa.
O status do ativo precisará ser atualizado nos sistemas da empresa e todas as informações corporativas precisarão ser apagadas do dispositivo. Depois disso, o dispositivo pode ser devolvido, vendido, doado, reciclado ou descartado adequadamente.
O hardware de negócio nem sempre parece ser um investimento muito seguro, ele se desvaloriza rapidamente, sofre desgaste contínuo e exige manutenção regular e reparos ocasionais. O gerenciamento eficiente de ativos de hardware ajuda a combater essas desvantagens. As vantagens do HAM incluem:
A manutenção de um catálogo preciso de todo o hardware da empresa, tanto em uso quanto em armazenamento, facilita o rastreamento de equipamentos e a identificação de hardwares ausentes. A marcação de ativos, a atribuição de propriedade e o rastreamento do local do ativo fornecem às organizações as informações necessárias para atenuar os riscos associados ao conhecimento incompleto sobre os ativos. Esses processos também permitem que os HAMs identifiquem quais ativos estão ociosos e, portanto, mais propensos a serem alvos de roubo.
Sem uma estratégia de gerenciamento de ativos de hardware estabelecida, a responsabilidade de rastrear e monitorar equipamentos geralmente recai sobre os funcionários. Sem as práticas recomendadas estabelecidas do HAM, esses funcionários podem confiar em processos ineficientes, ineficazes ou demorados. O adequado gerenciamento de ativos não só garante a catalogação e a distribuição precisas de equipamentos essenciais, como também libera os funcionários para usar o próprio tempo com mais eficiência, prevendo problemas de ativos antes que eles ocorram e permitindo que as organizações automatizem muitos processos de gerenciamento de ativos.
Práticas recomendadas de gerenciamento de hardware e cronogramas de manutenção e atualização bem organizados ajudam a garantir que os funcionários estejam usando os equipamentos da empresa adequadamente e obtendo o máximo deles. Ao mesmo tempo, inventários precisos de ativos protegem as organizações contra gastos excessivos, reduzindo a despesa geral e obtendo mais retorno dos investimentos em hardware.
É difícil para as equipes de segurança proteger o que não conseguem ver. O HAM eficiente fornece uma lista completa de todos os ativos de hardware, além de informações relevantes sobre a versão. Isso permite que as equipes de segurança criem estratégias de cobertura completa, ao mesmo tempo em que identificam ativos que podem estar vulneráveis a ameaças emergentes. Trabalhando em conjunto com o ITAM, o gerenciamento de ativos de hardware também pode identificar ativos de hardware não aprovados e garantir a conformidade com políticas e regulamentos estabelecidos.
Talvez o fato mais importante seja que o HAM oferece às empresas total visibilidade e controle sobre o ciclo de vida dos ativos. Para cada equipamento, os gerentes de ativos têm acesso fácil a dados do produto e do fornecedor, histórico de uso, propriedade atual e tarefas e muito mais. Com base nesses dados, os HAMs podem tomar decisões mais informadas sobre contratos de fornecedores, serviços, substituições etc.
Juntos, esses benefícios proporcionam uma clara vantagem para as organizações que investem em gerenciamento eficaz de ativos de hardware. Sistemas e estratégias de HAM de alta qualidade trazem rápido retorno em termos de tempo e dinheiro.
A economia de custos é parte essencial de todos os benefícios associados ao gerenciamento de ativos de hardware. Aqui estão várias maneiras do HAM ajudar a reduzir os gastos da empresa:
- Custos de manutenção reduzidos
- Orçamentos de hardware mais precisos
- Menos gastos com hardware
- Processos de descarte mais eficientes
- Trabalho manual mínimo
O gerenciamento de hardware é um componente essencial, mas tantas vezes ignorado, para o sucesso dos negócios. Agora, as empresas podem colocar o HAM em destaque, com o Hardware Asset Management da ServiceNow. Com tecnologias avançadas de automação, dashboards fáceis de usar e ferramentas avançadas de auditoria e análise, qualquer organização pode ganhar visibilidade e controle profundos sobre seus ativos físicos para melhorar a eficiência e a produtividade.
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