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O que é o gerenciamento de inventário?

O gerenciamento de inventário descreve todos os processos e ferramentas para fornecimento, armazenamento e uso do inventário de uma empresa, incluindo matérias-primas e mercadorias.

Demonstração do ITAM

Resumidamente, o gerenciamento de inventário existe para garantir que uma empresa sempre tenha os itens certos, nos locais certos, nas quantidades certas, no momento certo e no custo e preço corretos.

O controle de inventário é um subconjunto do gerenciamento de inventário, com foco específico no gerenciamento do estoque que está armazenado atualmente. O controle de inventário foi projetado para garantir a organização e o armazenamento eficientes desse estoque, reduzindo o tempo e o investimento de custo associados ao controle do inventário.

O gerenciamento de inventário vem muito antes do controle de inventário, incorporando cada aspecto do inventário, incluindo fabricação, cadeias de suprimento, execução, vendas e geração de relatórios. Dessa forma, ter um gerenciamento de inventário confiável em vigor é, essencialmente, um pré-requisito para um controle de inventário eficaz.

  • Mercadorias acabadas e para venda
    Produtos que estão prontos para serem vendidos aos clientes.
  • Mercadorias para MRO
    Mercadorias para MRO (Maintenance, Repair and Operating, manutenção, reparo e operação), isto é, inventário que não está à venda, mas dá suporte ao processo de fabricação.
  • Matérias-primas
    Inventário essencial que serve de base para as mercadorias acabadas.
  • Estoque de segurança
    Inventário acabado adicional mantido para acomodar casos de escassez do fornecedor ou aumentos inesperados na demanda.
  • Trabalho em andamento
    Produtos ainda não acabados; mercadorias à venda que não concluíram o processo de fabricação.

Em muitos casos, o inventário de uma organização é sua identidade. Mais do que apenas ser um ativo valioso, o inventário pode ser a principal conexão que uma empresa tem com seus clientes. Se o inventário não estiver disponível quando e onde for necessário, os clientes podem ficar facilmente insatisfeitos. Ao mesmo tempo, o excesso de estoque e as devoluções resultam em uma enorme drenagem dos recursos de negócio. E isso é apenas a ponta do iceberg.

Simplificação do negócio

Atender à demanda do cliente por inventário sem causar excesso de estoque é uma linha extremamente tênue. Por um lado, as empresas que têm muito pouco inventário correm o risco de afastar seus clientes, mas também há o perigo de manter excesso de estoque. As organizações que têm muito mais inventário do que precisam provavelmente terão de pagar para armazenar o excesso, dar grandes descontos no inventário para incentivar os clientes a comprar mais, ou até mesmo destruir o inventário indesejado, como perda total.

Inventário é um assunto complexo, que requer observação atenta, análise e adaptabilidade. Com um eficiente gerenciamento de inventário, as organizações podem reduzir custos e melhorar processos importantes, simplificando o negócio e possibilitando retornos maiores.

Aumento da satisfação dos clientes

A capacidade de uma organização de atender aos pedidos e obter produtos para os clientes tem um grande impacto em seu sucesso geral. Isso vai além de compras individuais e pedidos pontuais. Quando uma empresa não consegue entregar, entrega os produtos errados ou não consegue entregar no prazo, a satisfação do cliente cai. Clientes decepcionados têm menos probabilidade de voltar a essa organização no futuro, independentemente de a empresa tomar ou não medidas para resolver os problemas.

E embora o gerenciamento de inventário seja importante nos setores B2C, ele pode ser ainda mais essencial no B2B. As empresas têm seus próprios prazos e metas para gerenciar, e se o inventário do qual dependem não estiver disponível quando precisarem, elas poderão acabar perdendo em termos de vendas, lucros e produtividade.

Crescimento das organizações

As pequenas empresas com apenas uma sala de inventário têm mais chances de conseguir gerenciar seus produtos e componentes manualmente. Mas à medida que essa empresa cresce, também aumentam o tamanho e a complexidade do inventário. Uma crescente base de clientes pode necessitar de novas linhas de produção que, por sua vez, exigem novas instalações de produção, e assim por diante.

A instituição de um sistema de gerenciamento de inventário eficaz antes que a empresa comece a expandir pode ajudar a eliminar muitos dos problemas de crescimento de inventário resultantes do rápido dimensionamento. À medida que a empresa cresce, ela pode continuar gerenciando com eficiência seu inventário para atender às necessidades dos clientes.

A verdade é que a forma como uma empresa gerencia seu inventário pode afetar aspectos diferentes do negócio, como armazenamento e planejamento, experiência do cliente, segurança e conformidade, até o importante resultado final.

Em sua maioria rudimentar, o gerenciamento de inventário é essencialmente uma estratégia para rastrear produtos e componentes à medida que eles passam pela produção, fornecedores, estoque disponível, vendas etc. Muitas organizações optam por incorporar análise ou previsão adicionais em sua abordagem, mas a essência e o foco do gerenciamento de inventário sempre serão o inventário em si.

O modo como o gerenciamento de inventário funciona depende em grande parte do tamanho da empresa e do tipo de produto que está sendo gerenciado. Por exemplo, as organizações que lidam com produtos não perecíveis, que provavelmente não se tornarão obsoletos, podem simplesmente armazenar suas mercadorias por longos períodos e aguardar períodos de baixa demanda. No entanto, para a maioria das empresas, manter produtos no inventário não é uma opção: alimentos, roupas, dispositivos eletrônicos e muitos outros têm diferentes prazos de vida útil prevista, após os quais o valor do item cai significativamente.

O gerenciamento de inventário funciona catalogando e simplificando a compra ou a produção desses produtos. Ele ajuda as organizações a calcular melhor o tamanho ideal do inventário, bem como a determinar qual estoque deve estar em qual local em um determinado momento. O gerenciamento de inventário também ajuda a gerenciar qualquer mercadoria armazenada e controla a quantidade do produto para venda, retirando mercadorias para atender aos pedidos e garantindo que as remessas dos clientes sejam tratadas corretamente.

Existem diversas técnicas para ajudar as organizações a gerenciar melhor seu estoque. Dentre elas:

  • Análise de inventário ABC
    Classifique os produtos em diferentes níveis, com base em quais produtos estão fornecendo o maior retorno em termos de lucro.
  • Pedidos pendentes
    Permita que os clientes façam pedidos de estoque ainda não disponível.
  • Remessas em massa
    Fornecem grandes quantidades de um item a um preço com desconto.
  • Consignação
    Tenha mercadorias sem comprá-las de um fornecedor; pague pelas mercadorias apenas quando elas forem vendidas.
  • Cross-docking
    Reduza a necessidade de armazenamento a longo prazo; os produtos são entregues a um armazém e imediatamente preparados para envio até um local de vendas.
  • Contagem cíclica
    Conte regularmente pequenas quantidades de inventário sem realizar uma análise completa.
  • Dropship
    Terceirize o gerenciamento de estoque.
  • Inventário JIT
    Mantenha o mínimo possível de estoque disponível para evitar os perigos do excesso de estoque.

O rastreamento e controle do estoque à medida que ele passa da produção e dos fornecedores para o armazenamento e, finalmente, chega às mãos dos clientes, é um processo de cinco fases essenciais:

Compra

A fase de compra descreve as etapas associadas à compra de produtos concluídos de fabricantes para venda aos clientes, ou à compra de matérias-primas usadas na elaboração de produtos.

Produção

Essa etapa se aplica somente às empresas que produzem seus próprios bens; a produção gerencia a fabricação de produtos a partir de matérias-primas.

Estoque reserva

Matérias-primas e mercadorias pré-vendidas precisam ser armazenadas com eficiência. O estoque reserva gerencia o armazenamento e garante um inventário preciso.

Vendas

A etapa de vendas faz referência ao processo de troca de mercadorias e produtos aos clientes em troca de pagamento.

Reporting

Por fim, a geração de relatórios é uma etapa essencial para determinar quanto inventário está sendo vendido, quanto lucro o inventário está gerando e onde os processos podem ser aprimorados.

Assim como há muitos tipos diferentes de inventário, também há muitas maneiras diferentes de melhorar o gerenciamento de inventário em toda a organização. As práticas recomendadas a seguir são comumente utilizadas para o gerenciamento de inventário:

Priorize o inventário com base na demanda

Idealmente, todos os produtos devem ser gerenciados para garantir eficiência e precisão ideais. No entanto, à medida que as organizações começam a implementar o gerenciamento de inventário, pode ser benéfico concentrar esforços primeiro nos bens de maior demanda. Com os itens mais vendidos sendo todos contabilizados, as organizações podem então se concentrar no inventário menos importante.

Crie uma única fonte de dados em tempo real

O gerenciamento de inventário eficaz depende de dados precisos e atualizados. As soluções de software de gerenciamento de inventário são capazes de atualizar constantemente e fornecer informações em tempo real sobre o inventário. Mantenha essas informações em um único local baseado na nuvem, para que permaneçam consistentes em toda a organização. A agregação permanente de dados também permite melhor análise de inventário.

Aplique automação sempre que possível

Outro benefício possibilitado pelo software de gerenciamento de inventário é a capacidade de automatizar parcial ou integralmente a cadeia de suprimento. O gerenciamento automatizado de inventário melhora a precisão dos dados e libera os funcionários para se concentrarem em outras tarefas. Além disso, a análise automatizada ajuda a melhorar a previsão de demanda, permitindo que as organizações prevejam melhor de quanto inventário precisarão a qualquer momento.

Use os métodos FIFO ou LIFO

FIFO significa “primeiro a entrar, primeiro a sair” e garante que os itens mais antigos sejam entregues e vendidos antes dos itens mais novos. LIFO significa “último a entrar, primeiro a sair” e prioriza itens mais novos em relação aos mais antigos. Os itens perecíveis naturalmente precisarão seguir uma abordagem FIFO, para que os itens mais antigos possam ser vendidos antes que não sejam mais viáveis. No entanto, os vendedores de itens não perecíveis devem considerar o LIFO, para minimizar o custo de reorganizar constantemente os produtos mantidos em armazenamento.

Confie em soluções móveis

Um sistema de inventário com código de barras pode tornar o inventário um processo mais simples e mais rápido. As soluções móveis vão além, não apenas permitindo que os funcionários do armazém digitalizem e façam upload das quantidades de inventário para um banco de dados central, mas também fornecendo dados essenciais aos vendedores e à gerência em qualquer lugar do mundo.

Construa o relacionamento com o fornecedor

O gerenciamento eficaz de inventário depende muito de fornecedores confiáveis. Ao mesmo tempo, os fornecedores podem ser uma boa fonte de dados sobre tendências emergentes. Por fim, fornecedores amigáveis também podem estar mais dispostos a oferecer melhores opções de preços para organizações que transportam e vendem seus produtos. Em cada caso, uma sólida relação com o fornecedor é essencial.

Mantenha algum estoque de segurança

Estoque de segurança refere-se a mercadorias que são mantidas disponíveis para serem usadas no caso de escassez de produção. Quando a demanda aumenta, mas o abastecimento não, o estoque de segurança pode ajudar as empresas a atender a pedidos que, de outra forma, poderiam ser perdidos.

Pacotes e kits

Pacotes de produtos (também chamados de kits de inventário) são o agrupamento de itens individuais a serem vendidos juntos. Os pacotes podem ajudar a eliminar problemas associados a inventário antigo ou indesejado, simplificam o rastreamento e o gerenciamento de estoque e aumentam o valor geral dos pedidos, além de reduzir os custos de envio.

Invista no gerenciamento de inventário

Sem soluções precisas e digitais de gerenciamento de inventário, as organizações correm o risco de sofrer com erros humanos que causam grandes problemas. Plataformas confiáveis de gerenciamento de inventário ajudam a garantir a precisão dos dados e a análise em tempo real.

Isso permite que as organizações gastem menos tempo e esforços no rastreamento de mercadorias e, em vez disso, concentrem-se na conexão com os clientes.

O gerenciamento de inventário envolve muito mais do que apenas levar mercadorias de um local para outro. Para garantir a disponibilidade ideal com os custos corretos, as organizações dependem de ferramentas, máquinas e hardwares essenciais. O Hardware Asset Management (HAM) da ServiceNow automatiza os processos de ciclo de vida desses ativos usando fluxos de trabalho multifuncionais. Controle e gerencie ativos e hardwares vitais, atualize ou desative recursos mais antigos e garanta que equipamentos e máquinas em uso sejam mantidos em condições ideais, para que seus serviços de negócios possam continuar fluindo sem problemas. O HAM fornece visibilidade e suporte, para que você possa fornecer aos seus funcionários as mercadorias e os produtos de que eles precisam.

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