A estrutura de detalhamento de trabalho é um método do gerenciamento de projetos para desconstruir projetos complexos em tarefas gerenciáveis e rastreáveis.
Também conhecida como WBS, o objetivo da estrutura de detalhamento de trabalho é facilitar o gerenciamento de grandes projetos de várias etapas. Ela faz isso dividindo os projetos em tarefas e processos menores. Essas tarefas individuais podem ser abordadas e concluídas simultaneamente por diferentes equipes ou membros da equipe, o que permite uma reestruturação mais rápida e mais eficiente do projeto.
Uma estrutura de detalhamento de trabalho assume a forma de um diagrama detalhado, identificando e dividindo os produtos finais e as atividades associadas necessárias para a conclusão. O produto final e primário está localizado na parte superior do diagrama, com subtarefas organizadas abaixo dele. Muitas vezes, a WBS é usada em conjunto com um gráfico de Gantt e um software de gerenciamento de projetos de TI para melhorar o planejamento e a execução de projetos que, de outro modo, seriam intimidantes.
Geralmente, a estrutura de detalhamento de trabalho é dividida em três tipos distintos: WBS baseada em produtos finais, WBS baseada em fases e WBS baseada em responsabilidades.
Essa abordagem identifica as conexões entre o escopo do projeto e seus produtos finais. Ela decompõe o escopo em produtos finais menores e mais gerenciáveis, geralmente algo específico que deve ser produzido, fornecido ou obtido executando tarefas de projeto para atender aos requisitos do projeto.
A WBS baseada em fases divide o projeto em cinco fases distintas: início, planejamento, execução, controle e encerramento. Em cada uma dessas fases há produtos finais exclusivos.
Um detalhamento baseado em responsabilidades define a estrutura do projeto com base nas equipes, nos indivíduos e nas unidades organizacionais que trabalharão no projeto. Embora o segundo nível da estrutura identifique quem é responsável por concluir as tarefas, os níveis subsequentes seguem um formato semelhante a outros tipos de WBS, identificando os produtos finais que devem ser concluídos para levar o projeto geral adiante.
Além disso, há várias abordagens menos comuns de WBS. São elas:
- Orientada a verbos
Usa ações para definir produtos finais. - Orientada a substantivos
Usa componentes para definir produtos finais. - Por tempo
Divide os projetos em períodos ou fases separados.
Como mencionado anteriormente, a WBS assume a forma de um diagrama com o produto final na parte superior e todos os subitens organizados abaixo dele. Geralmente, esses subitens são divididos em quatro categorias ou níveis distintos. Isso permite que as equipes visualizem mais facilmente as etapas necessárias para concluir o projeto. Os quatro níveis de uma estrutura de detalhamento de trabalho são nível superior, conta de controles, pacotes de trabalho e atividades.
Na parte superior do diagrama, fica o produto final. O nível superior também pode ser o título do projeto.
O segundo nível consiste nas diferentes fases principais do projeto. Esses são os produtos finais secundários que devem ser concluídos para garantir um projeto de sucesso.
Os pacotes de trabalho ficam abaixo do nível de conta de controles, identificando as tarefas necessárias que fazem parte dos produtos finais secundários.
Esse nível também aborda riscos e incertezas usando marcos. Todo o nível final consiste nas atividades que facilitam os pacotes de trabalho.
Basicamente, cada nível é apoiado pelo nível que o segue. Em um diagrama tradicional de detalhamento, isso resulta em um gráfico de ramificação que flui para baixo a partir do produto final, considerando todas as tarefas, atividades e resultados essenciais que precisam ser realizados para concluir o projeto.
Embora a abordagem mencionada anteriormente possa ser a mais amplamente usada dos diagramas de WBS, ela não é a única opção. Há diversas variações diferentes do diagrama clássico de WBS, como as seguintes:
Conforme descrito anteriormente, a WBS de diagrama em árvore representa o fluxo de trabalho como elementos de ramificação que seguem para baixo a partir do produto final primário do projeto. Cada nível é composto de tarefas que dão suporte ao nível acima dele. Essa é a abordagem mais comum de diagramação de WBS.
Embora não seja tão detalhada quanto algumas das outras opções, a lista de WBS pode ser a opção mais simples e fácil para as organizações que precisam apenas de uma visão geral rápida dos produtos finais e das subtarefas. Ela consiste em pouco mais que uma lista que identifica e divide tarefas importantes.
Todas as informações apresentadas no diagrama em árvore podem ser facilmente representadas e organizadas usando uma planilha. A abordagem de planilha usa colunas e linhas para detalhar os vários níveis, tarefas e produtos finais. Muitas vezes, as planilhas são documentos compartilhados e dinâmicos que podem ser atualizados em tempo real para levar em conta quaisquer mudanças no projeto.
Usando o software de gerenciamento de projetos, as organizações podem criar gráficos de Gantt que conseguem vincular informações relevantes, aplicar discrepâncias, definir marcos e muito mais. Esses gráficos são semelhantes às planilhas, pois permitem atualizações dinâmicas, mas também funcionam como uma linha do tempo para o próprio projeto.
Independentemente do formato do diagrama, a criação de uma estrutura de detalhamento de trabalho consiste em cinco etapas.
Determine o escopo e os objetivos do projeto e quem estará envolvido nele. Descreva o projeto geral e o propósito para o qual ele foi criado.
Determine quais etapas, tarefas, atividades e produtos finais guiarão o projeto até a conclusão. Organize esses elementos em uma série de fases.
Identifique os produtos finais específicos associados a cada fase. Liste-os e identifique as condições pelas quais cada produto final será concluído com sucesso.
Divida ainda mais os produtos finais da etapa anterior em suas próprias tarefas e subtarefas constituintes. Liste essas tarefas sequencialmente.
Depois que todas as tarefas relevantes forem identificadas e organizadas de acordo com a fase, atribua-as às equipes e aos indivíduos que serão responsáveis por realizá-las. Autorize as equipes a agir em relação ao projeto e forneça todos os recursos e ferramentas de que elas possam precisar.
A WBS existe para tornar projetos complexos e de várias etapas mais gerenciáveis. Mas, muitas vezes, simplesmente tentar dividir esses projetos pode ser um processo complexo e difícil por si só. O software de WBS é um tipo de ferramenta criada para simplificar e automatizar vários aspectos da WBS.
Uma WBS bem projetada deve usar técnicas de visualização para descrever claramente os vários elementos que compõem um projeto e detalhar como esses elementos ajudam uns aos outros a alcançar um objetivo desejado. Com isso em mente, apresentamos várias práticas recomendadas para criar uma estrutura de detalhamento de trabalho.
A WBS não deve omitir nenhuma tarefa, independentemente do tamanho dela. Em cada nível, o produto final deve consistir na soma total do trabalho detalhado no nível abaixo dele.
O propósito da WBS é facilitar a compreensão de projetos complexos. A WBS deve ser fácil para que todos os participantes a entendam, sem necessidade de explicações detalhadas.
Não se preocupe em criar tarefas separadas para um trabalho que já foi abordado em uma tarefa diferente. Mantenha as tarefas mutuamente exclusivas.
As tarefas devem ser divididas o bastante para que possam ser concluídas por um indivíduo em um período razoável.
Embora seja importante considerar todas as tarefas que fazem parte de um projeto, não se aprofunde demais. Criar muitas camadas de subtarefas pode tornar o projeto confuso e desgastante. Cinco níveis ou menos devem ser suficientes para simplificar até mesmo os projetos mais complexos.
As tarefas individuais devem ser rastreáveis, consistir em produtos finais concretos e ser apoiadas por marcos e datas de conclusão. Isso permite a mensurabilidade e torna possível melhorar a eficácia da WBS.
A WBS deve apresentar uma representação precisa do escopo do projeto. Se o projeto em si mudar, ou se ficar claro que a WBS está incompleta de alguma forma, os gerentes precisarão estar dispostos a revisar a estrutura em qualquer nível.
O ServiceNow ITBM (IT Business Management) oferece às organizações o poder de planejar, priorizar e rastrear facilmente as tarefas associadas a objetivos de negócios. Integrado à ServiceNow AI Platform, o ITBM incorpora atualizações em tempo real, oferece um só modelo de dados, é totalmente compatível com dispositivos móveis e dá suporte a soluções Agile, de PPM e de APM. Em outras palavras, o ITBM é um recurso essencial para a criação de estruturas eficazes de detalhamento de trabalho.
Saiba mais sobre WBS no ITBM e transforme até mesmo seus projetos mais complexos em processos gerenciáveis e simplificados.
Gere valor com uma estratégia alinhada de negócios e de TI usando nossa solução escalável de ITBM.