O ITPM (IT Project Management, gerenciamento de projetos de TI) descreve o planejamento, a programação, a entrega, o monitoramento e os relatórios envolvidos na orientação dos projetos de TI até a conclusão.
Antes, a tecnologia da informação e os projetos que a incorporavam ou davam suporte a ela eram responsabilidade exclusiva das empresas e dos setores específicos de TI. Hoje, o panorama de negócios moderno é digital, e os projetos e programas baseados em tecnologia não são mais relegados apenas aos departamentos de TI. O escritório de transformação de negócios, por exemplo (que está fora da TI), é responsável por muitos projetos e programas concentrados em TI. Dessa forma, organizações e departamentos de todos os tipos incluem pelo menos alguma forma de componente de tecnologia da informação. O gerenciamento de projetos de TI deve poder lidar com projetos de TI grandes e complexos, abrangendo vários objetivos, campos, tecnologias e muito mais.
O gerenciamento de projetos de TI é orientado pelo PMO e pelos gerentes de projetos de TI. Esses gerentes assumem as responsabilidades de conceituar, organizar, orçar, atribuir e executar tarefas projetadas para ajudar a alcançar os objetivos de TI específicos da empresa. Essa missão envolve algumas responsabilidades importantes, que incluem as seguintes:
Antes que as tarefas ou os produtos finais associados possam ser abordados, o PMO ou o gerente de projetos de TI deve criar uma estratégia para o projeto, incluindo orçamento, escopo, ferramentas, recursos e linha do tempo.
Os gerentes de projetos de TI não trabalham isolados, eles dependem das equipes de TI para garantir a conclusão bem-sucedida do projeto. O gerente de projetos de TI precisará reunir os profissionais certos, especialistas no assunto e funcionários que possam atender às necessidades da iniciativa de TI.
É responsabilidade do gerente de projetos de TI atribuir tarefas aos membros da equipe, fornecer orientações claras relacionadas ao escopo e aos objetivos, trabalhar com os membros da equipe para estabelecer programações e prazos realistas e ajudar a facilitar a colaboração entre os membros internos e externos da equipe, quando necessário.
Embora o gerente de projetos de TI provavelmente não seja o que está realizando tarefas específicas do projeto, é responsabilidade dele garantir que as tarefas estejam sendo concluídas com eficácia. Isso inclui identificar e eliminar obstruções, analisar riscos, mitigar problemas, coletar relatórios, fornecer treinamento e muito mais.
Os gerentes de projetos de TI precisam definir orçamentos claros e realistas para seus projetos. Isso inclui a criação de estimativas fundamentadas sobre despesas e o ajuste de planos quando necessário para garantir a adesão ao orçamento.
Gerenciando vários membros da equipe com vários objetivos, os gerentes de projetos de TI são responsáveis por definir e comunicar programações e gerenciar linhas do tempo durante toda a vida do projeto.
Embora o gerente de projetos assuma a maior parte da responsabilidade na liderança, é provável que ele não seja o único dedicado ao projeto. Os gerentes de projetos de TI também devem agir como a ponte entre suas equipes e outros líderes, os tomadores de decisões, os patrocinadores e as partes interessadas. O gerente de projetos é responsável por enviar relatórios de status para mostrar o progresso e destacar problemas.
Documentar o progresso do projeto, além de identificar problemas inesperados e outras lições aprendidas, pode ajudar a garantir que projetos futuros tenham maior probabilidade de alcançar os objetivos. Os gerentes de projetos de TI devem manter um registro detalhado de quaisquer obstáculos, desafios, atalhos ou outras informações que adquiriram durante o projeto.
Cada projeto de TI é exclusivo. Sendo assim, a maioria segue um ciclo de vida semelhante. O gerenciamento de projetos de TI divide os projetos de TI em cinco fases distintas:
A primeira fase do gerenciamento de projetos se concentra na definição do projeto e na obtenção das aprovações necessárias para torná-lo realidade. Durante essa fase, o gerente de projetos de TI deve criar um claro caso de negócio para o projeto, estabelecer metas e objetivos e desenvolver uma compreensão básica dos riscos e requisitos do projeto.
Incorporando os objetivos e outros detalhes identificados na fase anterior, a fase de planejamento é onde o gerente de projetos de TI cria um roteiro para que suas equipes sigam durante o andamento do projeto. A fase de planejamento envolve identificação de objetivos, estabelecimento de produtos finais, atribuição de responsabilidades e tarefas, criação de um esboço do projeto, determinação de métricas importantes de sucesso, programação de relatórios de progresso, estabelecimento de canais e critérios de comunicação, escolha de metodologias e garantia de acesso da equipe às ferramentas e aos recursos necessários.
A fase de execução é provavelmente a fase de maior duração e é onde ocorre a maioria do trabalho relacionado ao projeto. A fase de execução começa com uma reunião inicial com todos os membros da equipe e partes interessadas relevantes. A reunião deve apresentar os indivíduos, as funções, as responsabilidades, o escopo e o plano geral do projeto. Ela também deve estabelecer como a comunicação e os relatórios serão manipulados, quais ferramentas serão usadas e quais próximas etapas imediatas precisam ocorrer para que tudo comece.
Embora seja separado da fase anterior, na verdade, o monitoramento ocorre simultaneamente à execução, o que permite que o gerente de projetos de TI revise e avalie constantemente a direção do projeto. Quando surgem questões ou os problemas se tornam aparentes, o monitoramento contínuo permite que os gerentes de projetos façam correções de curso para manter o projeto no caminho certo em termos de escopo, orçamentos, prazos ou objetivos. Essa fase pode incluir o gerenciamento de recursos, a identificação e a mitigação de riscos, a atualização de orçamentos e programações, a modificação de planos, a realização de reuniões, a coleta de relatórios e muito mais. Ao concluir o monitoramento e a fase de execução, todos os produtos finais do projeto devem estar concluídos.
Depois que o projeto é concluído e os produtos finais estiverem nas mãos do cliente ou consumidor, as etapas finais serão revisar o sucesso geral do projeto e planejar a melhoria de projetos semelhantes no futuro. Isso inclui identificar e discutir informações aprendidas, fazer o inventário dos produtos finais, organizar documentos e torná-los acessíveis, retransmitir o sucesso do projeto para as partes interessadas relevantes e reconhecer as contribuições dos membros da equipe.
O gerenciamento de projetos de TI não é uma solução única e simples para o sucesso da TI, ele é uma variedade de estratégias diferentes projetadas para atender a objetivos organizacionais e departamentais específicos. Abaixo, há dicas e práticas recomendadas para o gerenciamento de projetos de TI:
Antes de adotar quaisquer outras medidas oficiais, avalie o projeto para determinar se os objetivos dele estão alinhados aos objetivos e à estratégia organizacionais. Da mesma forma, pondere os potenciais benefícios em relação aos possíveis riscos e determine se o projeto é um uso eficaz dos recursos disponíveis.
Os projetos de TI exigem uma documentação detalhada. Antes da execução do projeto, determine de quais documentos você precisa e crie um local central onde esses documentos eletrônicos possam ser armazenados e acessados por partes interessadas autorizadas e membros da equipe.
Quando os membros da equipe trabalham isoladamente, os projetos perdem direção rapidamente. Priorize o cuidado e estabeleça reuniões diárias para ajudar a manter todos no rumo certo e totalmente coordenados. A supercomunicação pode ser a abordagem mais eficaz para identificar e resolver bloqueadores de projeto antes que eles possam causar danos.
Um gráfico de Gantt é uma ferramenta amplamente usada para estabelecer tarefas, responsabilidades e prazos ao longo de todo o projeto. O uso de um gráfico de Gantt pode ajudar a apresentar aos membros da equipe e às partes interessadas uma clara visão geral do status atual do projeto e exatamente o que precisa acontecer para continuar avançando o projeto dentro dos prazos estabelecidos.
Os fluxos de trabalho digitais modernos podem incorporar tecnologias avançadas de automação para garantir que as etapas corretas estejam sendo seguidas e que os projetos não estejam sendo desacelerados por processos manuais. Os fluxos de trabalho automatizados podem simplificar e otimizar radicalmente tarefas, como preencher formulários, solicitar aprovações, realizar ações etc.
Ferramentas e softwares eficazes de gerenciamento de projetos de TI facilitarão a comunicação direta com os membros relevantes da equipe, monitorarão o progresso dos projetos em tempo real e acessarão documentos relevantes e outros recursos em um só local.
Na conclusão do projeto, dedique um tempo para revisar quais aspectos foram eficazes, quais desafios foram encontrados, para quais ocorrências ou variáveis inesperadas você pode precisar se planejar no futuro e quais informações adicionais podem afetar a forma como a equipe abordará projetos semelhantes no futuro.
O gerenciamento de projetos de TI apresenta vários desafios específicos. Alguns deles são:
Muitas vezes, os projetos de TI incluem partes interessadas de toda a organização. Obter a adesão dessas partes interessadas, atender às necessidades delas e mantê-las a par do progresso dos projetos podem ser tarefas difíceis, especialmente quando essas partes interessadas talvez não sejam especialistas em TI.
Comunicar informações relevantes para as pessoas que precisam delas, quando precisam delas e nos termos e na linguagem que elas entendam requer ferramentas avançadas de comunicação capazes de compartilhar dados e informações essenciais de uma maneira facilmente acessível.
Projetos de TI complexos dependem de que todos os membros da equipe possam entender todo o escopo do projeto, bem como seu status atual, quando as tarefas precisam ser concluídas e quem é responsável por quais ações.
Há maneiras quase infinitas de concluir qualquer projeto. Deixados com seus próprios dispositivos, os membros da equipe podem utilizar metodologias conflitantes, o que reduz a eficiência e cria gargalos.
O software de gerenciamento de projetos de TI foi projetado para fornecer suporte e recursos a fim de ajudar a facilitar o gerenciamento de projetos preciso e concentrado em dados. Obviamente, o objetivo final é facilitar o trabalho do gerente de projetos de TI, manter as partes interessadas e os membros da equipe em sintonia, melhorar a comunicação e a precisão para todos os envolvidos e enfrentar os desafios mencionados acima.
Estes são os benefícios do software de gerenciamento de projetos de TI:
- Visualização de tarefas de projeto, prazos, dependências e responsabilidades usando gráficos de Gantt e estruturas de detalhamento de trabalho, o que facilita a compreensão de relacionamentos complexos e divide grandes trabalhos em tarefas menores e mais simples.
- Painéis em tempo real que mostram o status atual e atualizado de todos os projetos de TI em andamento.
- Integração ao Project Portfolio Management para facilitar processos melhores de seções de projetos.
- Alertas e notificações para chamar a atenção dos responsáveis por resolver problemas ou seguir as próximas etapas.
- Habilidades de relatórios ricas em dados, compiladas automaticamente e entregues com o clique de um botão.
- Ferramentas de rastreamento e monitoramento para determinar quais tarefas estão levando mais tempo e quais membros da equipe estão se saindo de acordo com as expectativas.
- Fluxos de trabalho personalizáveis para garantir próximas etapas eficazes e progresso eficiente do projeto.
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