O gerenciamento de portfólio Agile é uma abordagem para gerenciar projetos e programas conectados, inter-relacionados e dependentes, aplicando metodologias ágeis.
A metodologia Agile foi criada como uma resposta aos problemas inerentes à abordagem tradicional Waterfall para o desenvolvimento de software. Enquanto as metodologias Waterfall são lineares e sequenciais, dividindo o ciclo de vida de desenvolvimento em fases distintas que só podem começar depois que a fase anterior foi concluída, o Agile criou uma metodologia de entrega na qual várias equipes podem operar de forma colaborativa e simultânea. Ao executar tarefas relevantes simultaneamente usando ciclos ou iterações repetidos, as equipes agora podem agregar mais valor aos usuários finais muito mais rapidamente. Isso ocorre porque o Agile se baseia nos conceitos de entrega contínua e melhoria contínua.
O gerenciamento de portfólio Agile utiliza esses princípios Agile e os aplica ao gerenciamento de portfólios de projetos. Em vez de seguir uma abordagem mais tradicional, de cima para baixo, com o trabalho planejado em estágios durante longos períodos de tempo, o gerenciamento de portfólio Agile permite que as organizações respondam rapidamente a feedbacks inesperados sobre projetos, produtos, programas ou investimentos e mudem de forma abrupta sempre que necessário.
Como o gerenciamento de portfólio Agile é baseado na metodologia de desenvolvimento de software Agile, ele mantém uma estrutura semelhante e compartilha muitos componentes essenciais. Os fatores essenciais do gerenciamento de portfólio Agile são listados a seguir.
Feedback constante e lançamentos menores e mais frequentes direcionados a problemas ou mudanças específicos permitem que as organizações operem com maior flexibilidade. Em vez de trabalhar apenas em subconjuntos de funcionalidades específicas e apenas liberar mudanças de forma incremental, a abordagem iterativa transforma projetos em trabalhos em andamento, nos quais o próprio projeto está em constante melhoria em cada versão.
A metodologia Agile coloca o gerenciamento de mudanças nas mãos das próprias equipes de desenvolvimento, o que aumenta a velocidade do projeto e permite um aumento no número de ciclos em um tempo menor. Isso também libera as equipes de gerenciamento de mudanças para se concentrarem mais em problemas inesperados que possam surgir.
As organizações que adotam metodologias Agile podem fazer experimentos pequenos e econômicos constantemente para determinar a viabilidade de projetos individuais. Esses experimentos monitoram e testam os elementos do projeto durante todo o ciclo de vida do projeto, dando às equipes as informações necessárias para se ajustarem a problemas emergentes, articularem-se para atender às metas em constante mudança ou mesmo descontinuarem qualquer projeto que possa não ser mais viável.
As metodologias Agile permitem que os gerentes de portfólio realoquem fundos à medida que as prioridades do projeto mudam. A experimentação contínua, como mencionado acima, ajuda as equipes a determinar quais projetos são mais valiosos para a empresa e, assim, quais devem ser priorizados.
Em sua essência, o Agile tem a ver com a maximização da quantidade de trabalho não realizado. Em outras palavras, maximizar os resultados do trabalho realizado. Eliminando o planejamento desnecessário, determinando quais métricas são importantes e quais não são e, em seguida, validando o projeto e seus recursos com base nessas métricas, o Agile permite que as equipes identifiquem e eliminem recursos estranhos e complexidades desnecessárias, resultando em uma abordagem mais simplificada.
O Agile é eficaz somente quando as equipes podem colaborar com perfeição, e isso só é possível quando metas relevantes, progresso e possíveis problemas estão prontamente aparentes para todos os envolvidos. A transparência no gerenciamento de portfólio Agile garante que as equipes saibam o que estão fazendo, o que os outros estão fazendo e como os projetos estão progredindo em geral.
Ao descentralizar e não mais sequenciar o gerenciamento de portfólio, as empresas veem muitas vantagens, sendo que esses benefícios são listados a seguir.
A melhoria contínua na metodologia Agile significa que um feedback valioso não precisa esperar por futuros ciclos de revisão. Em vez disso, ideias inovadoras podem ser aplicadas a qualquer momento. Ao mesmo tempo, as empresas que adotam o gerenciamento de projetos Agile desfrutam de um processo aprimorado para experimentação e validação, permitindo que elas tomem decisões mais bem informadas sobre quais projetos devem ser realizados e quais não são prioridade.
O resultado são projetos e produtos mais valiosos que são mais bem colocados para gerar retornos positivos sobre os investimentos iniciais.
A transparência sempre foi um componente essencial no gerenciamento de projetos. Tradicionalmente, essa transparência custava tempo e esforço valiosos para o gerente de projetos, com os gerentes precisando gerar pessoalmente relatórios de status detalhados sempre que atualizações fossem necessárias. O gerenciamento de projetos Agile liberta os gerentes disso para que possam aproveitar melhor seu tempo, dando também a todos os membros da equipe uma visualização do propósito compartilhado e do progresso em tempo real.
Os painéis de gerenciamento de projetos Agile fornecem às organizações quadros visuais que exibem com clareza o estado atual de vários projetos e outros dados relevantes para o portfólio. Previsões e estimativas de alto nível também podem ser refinadas com base em dados reais, para aprimorar as estimativas e considerar todas as informações disponíveis. Isso permite manter total transparência nos portfólios das empresas, mesmo quando há um número crescente de projetos.
O gerenciamento de portfólio Agile coloca as responsabilidades das tarefas nas mãos das equipes, e não dos indivíduos. Essas equipes devem entender as metas do projeto, bem como os objetivos globais da organização. Entretanto, o Agile faz mais do que apenas colocar todos em sintonia, ele permite que as equipes criem sua própria cultura e, ao mesmo tempo, alinhem-se com o restante da organização na visão estratégica. Com as metas e o valor comercial definidos adequadamente, as equipes podem definir o melhor caminho para atingir essas metas. Se os objetivos estratégicos mudam, o Agile dá às equipes a flexibilidade de concentrarem seus esforços em novas prioridades.
O Agile é exatamente isso: ágil. Ele dá às equipes e organizações o poder de responder rapidamente e mudar o caminho imediatamente para atender às necessidades em constante mudança. Com tempos de resposta mais rápidos, os projetos podem ser atualizados com novos dados obtidos das respostas dos clientes. Os resultados podem ser impulsionados pelo valor, e as metas podem ser criadas a partir da demanda do mercado, em vez de simplesmente serem baseados na entrega do projeto. Tempos de resposta mais rápidos também permitem que as organizações minimizem muitos dos riscos associados à entrega de projetos. O feedback constante do cliente mantém os projetos alinhados às necessidades e expectativas do cliente, com solicitações de mudança incorporadas automaticamente às listas de pendências do projeto. Se for decidido redirecionar ou até mesmo eliminar um projeto, essas alterações poderão ser implementadas rapidamente, antes que muitos recursos tenham sido usados para objetivos que não são mais relevantes.
A abordagem Agile para gerenciamento de portfólio pode ajudar empresas de quase todos os setores a atingir suas metas de projeto com mais eficiência. Contudo, para isso, elas devem abordar o gerenciamento de portfólio Agile corretamente e tomar cuidado para estabelecer a infraestrutura certa para dar suporte a essa nova metodologia de projeto. As práticas recomendadas para o gerenciamento de portfólio Agile são listadas a seguir.
As vantagens da transparência Agile em projetos específicos são bem reconhecidas, mas elas vão além. As metodologias Agile também podem ser adotadas para se comunicar entre os portfólios, permitindo que organizações inteiras coordenem melhor questões como objetivos e direção do negócio. Ao dividir os silos organizacionais, o gerenciamento de portfólio Agile ajuda a criar uma empresa mais unificada.
Embora o gerenciamento de portfólio Agile seja uma abordagem que permita que as empresas atuem em vários projetos de uma só vez, ainda é uma prática recomendada se concentrar apenas em um número relativamente pequeno de projetos em qualquer período. Isso ajuda a evitar o esgotamento da equipe e aproxima melhor capacidade e demanda. O Agile pode ajudar as organizações a priorizar melhor quais projetos valem a pena dedicar mais tempo e esforço.
O gerenciamento de portfólio Agile não é uma abordagem para aqueles que acreditam precisar acompanhar todas as solicitações. Na verdade, é uma metodologia que força as equipes a usarem seu tempo de forma estratégica e priorizar os recursos adequadamente. Usuários de sucesso do gerenciamento de portfólio Agile são aqueles que simplificam o máximo possível os projetos e as cargas de trabalho.
Pode parecer óbvio, mas ao priorizar projetos no gerenciamento Agile, o fator determinante que as empresas precisam considerar é o valor do projeto. A experimentação rápida possibilita que as equipes examinem projetos e coletem dados relevantes logo no início e determinem quais projetos têm mais possibilidade de trazer retornos positivos antes de se comprometerem totalmente com qualquer um que possa se mostrar sem valor.
Assim como a metodologia Agile melhorou a forma como as empresas abordam o desenvolvimento de software, seus princípios podem ser aplicados ao gerenciamento de portfólio para oferecer às organizações um caminho mais rápido, simples e transparente para o sucesso do projeto. Chegar lá significa trabalhar com as ferramentas e os recursos certos. A ServiceNow, líder em gerenciamento de TI, tem a solução.
O ServiceNow Strategic Portfolio Management (SPM) foi criado tendo como base a revolucionária Now Platform® e dá às empresas o suporte necessário para orquestrarem seus portfólios Agile. O SPM da ServiceNow é um conjunto de filosofias, habilidades e processos, todos compatíveis com tecnologias integradas. Trabalhando em conjunto, essas ferramentas dão às organizações habilidades aprimoradas para desenvolver e implementar estratégias essenciais de portfólio, gerando resultados de negócio ao alinhar totalmente a estratégia com o trabalho diário.
Rastreie todos os dados e versões relevantes em uma única visualização em tempo real. Simplifique processos e aplique soluções de automação avançadas para eliminar gargalos. Oriente os investimentos. Comunique planos. Veja o trabalho no contexto estratégico correto. Aumente a velocidade do projeto e acelere o tempo de valorização como nunca antes. Com tudo isso, aproveite a coordenação, colaboração e transparência incomparáveis que a operação em uma plataforma unificada proporciona. A ServiceNow torna tudo possível.
Otimize o valor comercial do seu portfólio. Experimente o Strategic Portfolio Management da ServiceNow e tenha sucesso em sua transformação Agile.
Veja como a ServiceNow está liderando a revolução de KPIs e prepare-se para orientar seu negócio rumo ao sucesso.