Kanban é uma estrutura usada no desenvolvimento de software em que os itens de trabalho são representados visualmente para ajudar a garantir a comunicação e a transparência em tempo real.
O Kanban se originou no setor de produção, e o sistema controla a cadeia de valor desde onde ela começa (muito provavelmente com o fornecedor) até chegar ao consumidor. Ao fazer isso, os sistemas Kanban ajudam as empresas a evitar interrupções de fornecimento, excesso de estoque e gargalos na cadeia de suprimento. Com monitoramento constante, um sistema Kanban pode ajudar a alcançar tempos de entrega menores.
Desde sua criação, o Kanban se expandiu a partir do setor de produção para incluir outros sistemas de produção, como o desenvolvimento de software. Com o monitoramento contínuo, os desenvolvedores podem controlar a cadeia de suprimento do desenvolvimento à produção com representação visual do fluxo de trabalho. O objetivo final do Kanban no desenvolvimento de software é alcançar tempos de entrega mais eficientes e evitar interrupções na produção.
O Kanban evoluiu ao longo dos anos de uso, e seus princípios são resultado do trabalho conjunto de muitas pessoas. É possível dividir os princípios do Kanban em quatro categorias principais:
Trabalhar com processos já estabelecidos pode ser difícil, portanto, esses princípios são projetados para ajudar a mesclar e integrar a mudança de maneira não intrusiva.
Comece com o que já está acontecendo
O primeiro princípio da gestão de mudanças é começar com o que já se sabe. O Kanban foi projetado para ser integrado sem fazer uma reforma geral dos processos atuais. Em vez disso, esse princípio tem a ver com reconhecer o valor dos processos, das funções e das responsabilidades existentes e preservar o que funciona bem com cada um deles. Começar com o que se sabe também destacará quais problemas existem.
Concorde em buscar mudanças incrementais e evolutivas
A implementação do Kanban não deve ser invasiva. Para que isso aconteça, as mudanças precisam ser incrementais. As mudanças do Kanban são feitas juntamente com a coleta de feedback e com a implementação da colaboração. As mudanças e as reformas gerais grandes e radicais podem sofrer certa resistência; por isso, é ideal avançar com mudanças evolucionárias que são feitas em pequenos incrementos.
Incentive atos de liderança em todos os níveis
A liderança faz parte da implementação do Kanban e dos processos dinâmicos. Mas o ato de liderar não pode ser algo apenas para a gestão de alto nível. Incentivar a liderança em todos os níveis ajuda todos a terem uma mentalidade de melhoria contínua que funcionará junto com o Kanban para levar a empresa adiante.
Kanban é uma estrutura que ajuda as empresas a desenvolver uma abordagem orientada a serviços. Para usar efetivamente o Kanban, é necessário ter um profundo entendimento das necessidades do cliente, com processos que sempre são aprimorados para atender a essas necessidades.
Concentre-se nas necessidades e nas expectativas do cliente
O objetivo central de qualquer organização bem-sucedida é oferecer um produto ou um serviço de alta qualidade ao cliente. Entender as necessidades e as expectativas de um cliente deve estar no centro dos processos de Kanban e da empresa.
Gerencie o trabalho
Em vez de se preocupar com a microgestão, gerenciar o trabalho é garantir a organização e o processamento de uma rede de serviços e trabalhos a serem realizados. Todos sabem o que precisa ser feito e quando precisa ser feito.
Revise regularmente as redes de serviço
O Kanban incentiva o aprimoramento dos resultados que uma empresa entrega ao cliente. A revisão das redes de serviços atuais oferece uma oportunidade de melhorar os resultados e avaliar como os processos estão funcionando em direção ao objetivo final de entregar resultados de alta qualidade.
O Kanban visualiza o conceito de fluxo. Os cartões no quadro Kanban devem fluir por um sistema de maneira uniforme para que o sistema Kanban possa ajudar a destacar os bloqueios que ocorrem a fim de que eles possam ser examinados criticamente. O conceito de fluxo é crucial para aprimorar e operar de forma eficaz. Ao medir as métricas de fluxo e trabalhar para melhorá-las, as empresas podem aumentar drasticamente a velocidade dos processos de entrega. As técnicas de Kanban podem ajudar a gerar melhorias contínuas com fluxo do processo.
Muitas vezes, os funcionários de uma empresa terão muitos WIPs (Works-in-Progress, trabalhos em andamento). Um princípio básico do Kanban é limitar isso e, em vez disso, fazer com que os funcionários se concentrem em um WIP de cada vez e o concluam antes de avançar para a próxima tarefa. Esse princípio ajuda a reduzir as multitarefas e mantém os processos funcionando sem problemas.
Há muitos benefícios em usar o Kanban com qualquer tipo de desenvolvimento de produto ou de software. O Kanban pode gerar:
- Maior visibilidade do fluxo
Kanban é um método visual que ajuda os desenvolvedores a visualizar o fluxo de um processo. Um quadro Kanban se torna um hub de informações que todos podem ver (o que também ajuda a reduzir o número de tarefas perdidas). - Mais velocidade de entrega
Já que o Kanban apresenta uma visualização clara do projeto e do fluxo de trabalho atuais, ele permite identificar gargalos e reduzi-los rapidamente. Se uma parte do projeto ficar retida, será fácil notá-la e corrigi-la. A melhoria do fluxo de trabalho e a correção de gargalos pode, então, melhorar a velocidade de entrega de um projeto. - Alinhamento entre objetivos do negócio e execução
Às vezes, pode haver uma lacuna entre os objetivos de um projeto e como ele realmente avança. O Kanban pode ajudar a unir esses dois elementos. As práticas Kanban foram projetadas para ajudar a alinhar o trabalho diário aos objetivos estratégicos. Alinhar objetivos com execução ajuda uma empresa a permanecer ágil e pronta para se adaptar às mudanças no setor ou com os clientes. - Maior previsibilidade
A previsibilidade ajuda as empresas a tomar melhores decisões de negócios e a planejar calendários com mais precisão. Com o Kanban, as empresas podem ter uma imagem clara do fluxo de trabalho de um processo e, assim, prever melhor as linhas do tempo e os resultados. - Maior capacidade de gerenciar escalas e dependências
A gestão de dependências pode apresentar informações sobre o fluxo de trabalho e o processo de desenvolvimento. O aprimoramento da gestão da escala e das dependências ajuda as empresas a entender melhor seus próprios processos e como crescer. - Maior satisfação dos clientes
O Kanban reduz o tempo perdido e o desperdício de energia para produzir um resultado final melhor para os clientes. O objetivo é atender ou superar as expectativas dos clientes, e quaisquer problemas no processo devem ser resolvidos para aumentar continuamente a satisfação do cliente.
Kanban é um sistema de gestão de mudanças que pode ajudar as equipes a fazer melhorias incrementais que podem resultar em melhores experiências do cliente. O segredo do Kanban é que ele deve ser recebido com pouca ou nenhuma resistência devido à perfeição com que é possível integrar as mudanças incrementais.
A primeira etapa do Kanban é visualizar o fluxo de trabalho. A maioria das pessoas visualiza o fluxo de trabalho com um quadro Kanban. O quadro pode ser um quadro branco ou um quadro de avisos de algum tipo (ou até mesmo um quadro digital) com notas adesivas ou cartões que representam cada tarefa que precisa ser feita. Normalmente, o quadro é dividido em três categorias: a fazer, em andamento e concluído. A coluna "a fazer" mostra o que ainda não foi iniciado; a coluna "em andamento" mostra em que os membros da equipe estão trabalhando ativamente; e a coluna "concluído" mostra todas as tarefas finalizadas.
A visualização simples ajuda a aumentar a transparência, bem como a distribuição do trabalho. Os Quadros Kanban podem mostrar fluxos de trabalho elaborados, se necessário, e o fluxo de trabalho Kanban visualizado pode ajudar a tornar os gargalos aparentes e ajudar as equipes a eliminá-los.
- Visualização do fluxo de trabalho
Para começar, a equipe precisa de um quadro Kanban para visualizar o fluxo de trabalho e alguns tipos de cartões para representar as tarefas. Para criar o quadro de maneira eficaz, é importante compreender o que é necessário para ir do ponto A ao ponto B. Assim que o fluxo de trabalho é criado, os membros da equipe podem mover as tarefas pelas três colunas para ajudar a representar o andamento do projeto. Um quadro Kanban pode parecer diferente, dependendo das necessidades da empresa. - Limitação do WIP
Um objetivo do Kanban é ter apenas uma quantidade gerenciável de trabalho em andamento para evitar multitarefas. Limite a quantidade de tarefas em que os membros da equipe podem trabalhar para que nunca haja muitas tarefas que acabaram de começar. Se não houver limites para a quantidade de tarefas que podem estar na coluna "em andamento", então esse não será considerado um sistema Kanban. As restrições também podem ajudar a esclarecer problemas que, de outro modo, podem passar despercebidos. - Gestão do fluxo
A gestão do fluxo tem a ver com a gestão do trabalho em si, sem precisar gerenciar as pessoas envolvidas. Em vez de microgerenciar, o foco está em entender como mover o trabalho pelo processo rapidamente. - Explicitação das políticas dos processos
Só é possível aprimorar algo que é conhecido. O processo deve ser claramente definido, publicado e compartilhado. As pessoas não participariam de algo que não acreditam que seria útil. Quando todos estiverem familiarizados com o objetivo do projeto, todos poderão usar o processo Kanban e levar o projeto adiante. - Loops de feedback
Para empresas que querem ser mais ágeis, os loops de feedback são uma etapa obrigatória. Os loops de feedback ajudam a garantir que as organizações estejam respondendo corretamente às mudanças e que as partes interessadas estejam cientes de tudo o que precisam ser. - Aprimoramentos com colaboração
A implementação colaborativa de mudanças pode ajudar a criar uma cultura de melhorias contínuas. Também é importante implementar mudanças com base em métodos, feedbacks e métricas cientificamente comprovados.
A principal diferença entre Kanban e Scrum é que Kanban é um processo, enquanto Scrum é uma estrutura. O Kanban cria um modelo de entrega concentrado no crescimento contínuo, enquanto a estrutura Scrum se concentra na organização do trabalho em "sprints". O Kanban usa uma abordagem personalizada, e o Scrum usa regras predeterminadas. A escolha de um ou de outro depende da natureza do processo, mas o Kanban é ajustável a vários processos.
O Kanban é adaptável, e o Scrum é uma abordagem prescritiva.
O Kanban inclui estes princípios:
- Começar com o que você faz agora
- Concordar em buscar mudanças evolucionárias
- Incentivar atos de liderança em todos os níveis
- Concentrar-se nas necessidades do cliente
- Gerenciar o trabalho
- Analisar regularmente a rede de serviços
Enquanto o Scrum inclui estes princípios:
- Empirismo
- Transparência
- Inspeção
- Adaptação
O processo Kanban possui cadências no nível da equipe e cadências orientadas por serviço, enquanto o Scrum tem:
- Sprint com comprimento fixo
- Planejamento de sprint
- Scrum diário
- Análise do sprint
- Retrospectiva do sprint
O Kanban não requer funções predeterminadas, mas algumas empresas usam o gerente de entrega de serviços e o gerente de solicitação de serviço. O Scrum tem três funções predefinidas:
- Responsável pelo produto
- Gestor de scrum
- Equipe de desenvolvimento
O Kanban se concentra em medir o tempo de ciclo de quanto tempo um processo leva para ser concluído, como as coisas mudam do WIP para concluído e o rendimento. As métricas de Scrum são velocidade e capacidade planejada. Cada uma mede ideias diferentes.
Para usar o método Kanban, as empresas precisam de um quadro para visualizar o fluxo de trabalho. O ServiceNow Visual Task Board é uma maneira fácil de visualizar os processos com os quais você trabalha para identificar e corrigir gargalos, mover itens de trabalho pelo processo e mostrar o trabalho de forma transparente.
Um quadro digital como esse foi projetado para ajudar as organizações a usar o Kanban em um ambiente moderno e acelerado. Como o trabalho remoto traz consigo mais mudanças do que nunca, as empresas precisam de um quadro de tarefas digital para aproveitar ao máximo o Kanban. O Visual Task Board oferece o poder da visualização de projetos para que você possa facilmente começar a implementar o Kanban em sua organização sem ter que se preocupar com a configuração. Saiba mais sobre o Visual Task Board da ServiceNow para começar a usar o método Kanban.