PPM (Project Portfolio Management, gerenciamento de portfólios de projetos) é uma estratégia para alinhar e gerenciar projetos e programas conectados, inter-relacionados e dependentes.
Os portfólios dos projetos são compostos por programas, processos, operações e projetos agrupados com base em sua importância estratégica para uma organização e seus objetivos. Mas, embora esses projetos possam estar alinhados estrategicamente, entendê-los como um grupo pode ser uma tarefa difícil e complexa. O PPM ajuda a simplificar essa iniciativa, criando uma visão geral dos projetos como uma só entidade e ajudando as organizações a priorizá-los e sequenciá-los para obter retornos de negócios ideais.
Devido à semelhança na convenção de nomenclatura, às vezes, os termos "gestão de portfólios dos projetos" e "gestão de projetos" são usados como sinônimos. No entanto, eles descrevem duas estratégias diferentes, cada uma com seus próprios casos de uso e objetivos associados.
Gestão de projetos é um termo amplo que descreve as estratégias, as ferramentas e as técnicas usadas na gestão de um projeto. Os projetos são temporários; eles existem por um período específico e, idealmente, resultam em um produto ou um serviço acabado. Os PMOs (Project Management Offices, escritórios de gestão de projetos) e os gerentes de projetos usam a gestão de projetos para ajudar na conclusão de projetos, definindo custos e orçamentos, alocando recursos, atribuindo responsabilidades e emitindo relatórios às partes interessadas.
A gestão de portfólios dos projetos coordena e analisa o possível valor das coleções (portfólios) de projetos, demandas e programas relacionados. O PPM é uma abordagem de nível mais alto que vincula a gestão de projetos à gestão empresarial, ajudando as empresas a selecionar projetos com base na forma como eles se alinham aos objetivos da empresa ou dão suporte a eles.
O PPM oferece uma visão abrangente e em tempo real do status e da integridade dos grupos de projetos, bem como de suas interdependências e seus recursos associados. Quando usada com eficácia, ela oferece alguns benefícios importantes.
O sucesso dos negócios depende de as organizações escolherem os projetos certos com base em objetivos, riscos, recursos e etc. Infelizmente, o processo de seleção nem sempre é claro, muitas vezes levando as empresas a assumir projetos que não se alinham aos objetivos estratégicos. Em outras ocasiões, os tomadores de decisões individuais ou, até mesmo, departamentos inteiros podem ficar muito concentrados em projetos preferidos, usando tempo e recursos valiosos buscando projetos à custa de outras opções mais valiosas.
O PPM facilita um processo aprimorado de seleção de projetos, incorporando dados confiáveis, modelos de pontuação e outras abordagens quantitativas e qualitativas para garantir que os projetos sejam selecionados com base em critérios relevantes. Ao mesmo tempo, é possível identificar e remover do portfólio, de modo fácil e objetivo, os projetos atuais que não estão contribuindo para os objetivos da organização.
Os riscos do projeto não existem em um vácuo; eles estão intimamente relacionados ao potencial de retorno, tornando certos riscos justificáveis, enquanto outros não são. O PPM apresenta às empresas uma visão clara dos riscos em relação aos retornos de portfólios inteiros de projetos, revelando quais riscos valem a pena assumir e quais não valem.
As ferramentas de estimativa do PPM oferecem análise dos custos do projeto e os comparam com possíveis benefícios. Já os alertas internos ajudam os PMOs e os gerentes de projetos a identificar e resolver rapidamente atrasos, estouros de orçamento e problemas técnicos antes que eles possam criar problemas maiores. Implementada corretamente, a gestão de portfólios dos projetos minimiza o risco dos projetos, permitindo que as organizações refinem seus portfólios para incluir apenas os projetos que oferecem valor suficiente para compensar o possível risco.
Quando os projetos são avaliados e gerenciados individualmente, isso pode criar silos entre indivíduos, departamentos e tomadores de decisões. O PPM reúne essas partes interessadas, permitindo que elas se coordenem de modo abrangente para todo o portfólio de projetos e criem uma equipe mais coesa.
O PPM rompe as barreiras entre os projetos, apresentando aos líderes comerciais uma visão ampla do impacto geral dos projetos relacionados, em vez de forçá-los a avaliar e escolher apenas um número limitado de projetos específicos. Isso significa um fluxo de comunicações aprimorado que inclui todos os envolvidos, bem como uma tomada de decisões mais embasada.
Realizar um projeto desde a concepção até a entrega envolve um conjunto complexo de ações. Fatores imprevistos podem criar e criarão complicações, muitas vezes resultando em atrasos nos projetos e forçando os gerentes de projeto a ajustar os prazos e, ao mesmo tempo, aumentando os gastos. Infelizmente, à medida que os projetos ultrapassam o orçamento e o cronograma, seus possíveis retornos começam a se esgotar. Os projetos travados também desviam recursos de outras tarefas essenciais, afetando a empresa para além do escopo do próprio projeto.
O PPM incorpora relatórios intuitivos e em tempo real para que os gerentes possam identificar desvios, gargalos e outros problemas que podem retardar ou atrapalhar os projetos. Assim, eles podem realizar ações corretivas imediatamente, recolocando o projeto no caminho certo antes que ele fique atrasado demais para ser recuperado.
O objetivo final de quase todos os projetos é gerar mais receita do que o que é gasto na criação e na entrega do projeto. O ROI (Return on Investment, retorno do investimento) sempre foi uma métrica confiável pela qual é possível avaliar o sucesso do projeto, e o PPM foi projetado para garantir que os projetos realizados pelas empresas e inclusos em seus portfólios gerem um retorno positivo e significativo sobre o dinheiro e os recursos investidos.
Por meio de processos aprimorados de seleção, de uma comunicação mais eficiente entre os níveis, da redução dos riscos de projeto e da maior probabilidade de conclusão de projetos dentro do prazo e do orçamento, o PPM ajuda a garantir que o valor dos investimentos nos projetos sejam recuperados e ajuda a expandir os negócios que o oferecem.
Embora, basicamente, seja possível usar o termo gestão de portfólios dos projetos para descrever qualquer estratégia de gestão de grupos de projetos, o PPM bem-sucedido tende a seguir uma série de cinco etapas estabelecidas. Essas etapas permitem que as organizações refinem toda a variedade completa de possíveis projetos que elas querem realizar até que só restem opções que atendem a critérios de seleção predefinidos com base no ROI, na eficiência, no risco, no alinhamento estratégico e muito mais.
Em outras palavras, as cinco etapas do PPM ajudam as empresas a estabelecer prioridades, descontinuar projetos não lucrativos e concentrar seu tempo e seus recursos apenas nos projetos de maior impacto. Elas também garantem que todos os projetos aprovados estejam trabalhando conforme a estratégia da empresa e que o portfólio esteja corretamente equilibrado em termos de riscos e resultados.
Com isso em mente, estas são as cinco etapas:
A gestão de portfólios dos projetos é uma ferramenta essencial para ajudar os projetos a contribuir positivamente para o sucesso da empresa. Mas, antes que eles possam fazer isso, é necessário definir o que é o sucesso em si. Antes de começar a usar o PPM, é necessário descrever claramente os objetivos estratégicos de uma organização e, da mesma forma, decidir as métricas para avaliar projetos. Os critérios de avaliação podem assumir muitas formas; mas, geralmente, são baseados em objetivos financeiros ou outras métricas de pontuação, como alinhamento estratégico, viabilidade técnica ou atratividade para o mercado.
Sem definições claras de sucesso e valor, os negócios são forçados a fazer seleções de projetos com base em critérios menos concretos, o que gera um portfólio desequilibrado em termos de riscos, recompensas ou relevância estratégica.
Depois de identificar os objetivos estratégicos e definir o sucesso e o valor, as organizações podem começar a usar isso como base para criar portfólios de projetos.
Comece reunindo todos os possíveis projetos, usando informações de funcionários, gerentes, do planejamento estratégico, do feedback dos clientes e dos requisitos regulamentares e de conformidade. Em seguida, adicione os projetos atuais e em andamento ao inventário de projetos para que seja possível avaliá-los e justificá-los ou descontinuá-los. Reúna todos os dados sobre esses projetos que permitirão que eles sejam classificados de acordo com os critérios estabelecidos na etapa 1. Inclua estimativas sobre dependências e recursos necessários para garantir que cada projeto candidato chegue até a conclusão. Esses números não precisam ser totalmente precisos neste momento; aproximações de alto nível são suficientes para identificar possíveis projetos nesta fase, com a compreensão de que mais projetos exigirão uma validação mais precisa antes da execução.
A próxima etapa do processo é determinar qual combinação de projetos agregará o maior valor total possível para o portfólio. Usando os critérios de avaliação estabelecidos anteriormente, crie um gráfico que compara e classifica os projetos candidatos. É possível estabelecer as classificações com base no valor financeiro estimado ou em outras pontuações de valor. Ordene os projetos no gráfico do valor mais alto ao mais baixo.
Depois de classificar todos os projetos candidatos, comece a alocar os recursos disponíveis, priorizando os projetos de maior valor. Quando esgotarem todos os recursos, elimine os projetos que não tinham valor alto o suficiente para receber recursos, criando uma linha de corte e estabelecendo provisoriamente quais projetos serão ou não incluídos no portfólio. Esse portfólio não é rígido; em seguida, ele precisará ser discutido, analisado e monitorado. A etapa de priorização de projetos simplesmente ajuda a estabelecer linhas de base e apresenta dados para embasar a tomada de decisões posterior.
As etapas iniciais da gestão de portfólios dos projetos dependem de estimativas de recursos e de custos para criar uma estimativa abstrata e de alto nível do valor e dos retornos do projeto. Mas, à medida que o portfólio vai se aproximando da conclusão, é necessário validar essas estimativas. Consulte as pessoas que executam os projetos e que podem apresentar números mais concretos. Considere possíveis gargalos, disponibilidade de habilidades, dependências e quaisquer outros fatores que possam causar impactos sobre a viabilidade do projeto.
Embora sempre haja variações não contabilizadas, fazer uma análise mais próxima e mais informada sobre a viabilidade ajudará a garantir que apenas os projetos com a melhor chance de sucesso sejam incluídos no portfólio.
Depois de refinar e acordar o portfólio, e após a devida validação dos projetos individuais, a etapa final é colocar o portfólio em execução. Inicie os projetos e comece a medir o desempenho, monitorar o andamento de cada projeto e gerenciá-los continuamente para garantir que estejam atendendo aos objetivos estabelecidos.
O PMO e os gerentes de projetos precisam trabalhar juntos nesta etapa e se alinhar ao gerente de portfólio para coletar dados de desempenho relevantes, alocar e realocar recursos e agendar e iniciar revisões. Essas partes interessadas também devem estar prontas e aptas para fazer mudanças no portfólio e em seus projetos constituintes, quando necessário. Essa etapa final é contínua e durará por toda a vida útil do portfólio.
Um portfólio devidamente gerenciado pode oferecer benefícios significativos para qualquer organização, mas as complexidades das mudanças dinâmicas e dos projetos em expansão podem tornar a gestão de portfólios dos projetos uma tarefa muito difícil. A ServiceNow, líder mundial em gestão de TI, oferece a solução.
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O planejamento de roadmap ajuda a alinhar as equipes e os investimentos aos objetivos de negócios estabelecidos. O planejamento de cenários usa as análises hipotéticas para avaliar projetos com base em possibilidades variáveis. A gestão de inovação promove a colaboração entre as equipes, acelerando a coleta e a avaliação eficientes de ideias. O financiamento de investimentos ajuda a alocar recursos vitais usando objetivos estratégicos, portfólios e serviços de negócios. A gestão de demandas centraliza as solicitações de negócios e de TI, aprimorando o processo de investimento dos novos produtos e serviços e o deixando mais bem alinhado às principais iniciativas de negócios. O resultado final? Visibilidade ideal sobre projetos e portfólios, além de maior adaptabilidade, flexibilidade, velocidade e alinhamento estratégico.
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