A gestão de recursos se refere ao planejamento, à programação e à alocação futura de recursos, com o objetivo de maximizar a eficiência e a eficácia.
Basicamente, a gestão de recursos é uma abordagem projetada para garantir que os ativos de negócios sejam aplicados quando e onde eles causarão o impacto mais positivo. Esses recursos podem ser tangíveis (como equipamentos e capital) ou intangíveis (como tempo e habilidades dos funcionários).
Independentemente do setor e da empresa, concluir projetos e entregar produtos e serviços são atividades que exigem recursos. E os recursos são finitos. A gestão de recursos existe para garantir o uso eficiente desses recursos finitos. Com a gestão de recursos adequada, as organizações podem fazer mais com menos. Ela ajuda os tomadores de decisões a entender melhor quais recursos estão disponíveis, quando e por quanto tempo para que possam aplicá-los corretamente.
A gestão eficaz de recursos traz consigo vários benefícios importantes. Alguns deles são:
A vantagem mais óbvia da gestão de recursos é a capacidade de aproveitar ao máximo os recursos disponíveis. A utilização de recursos leva em conta os recursos humanos e não humanos, comparando a disponibilidade com o uso para determinar onde os recursos estão sendo utilizados de modo insuficiente, onde estão sendo utilizados em excesso e onde podem ser mais bem equilibrados para melhorar a eficácia.
Em termos de recursos dos funcionários, as utilizações de recursos ajudam a garantir que as equipes e os indivíduos estejam sempre sendo desafiados e que tenham tarefas suficientes para mantê-los ocupados, sem sobrecarregá-los e arriscar a exaustão.
A gestão de recursos envolve a criação de um plano transparente e documentado que descreve recursos e atribuições. Com uma visão clara das tarefas e das responsabilidades atualizadas em tempo real, cada membro da equipe pode ver facilmente quem está trabalhando no que, quais recursos estão alocados e quais estão disponíveis. Isso melhora a comunicação, elimina mal-entendidos associados ao excesso de reservas e mudanças repetidas no status de tarefas e aumenta a precisão das atualizações de status.
A comunicação aprimorada por meio da maior transparência mantém todos atualizados e informados. Isso melhora o compromisso do funcionário e a confiança das partes interessadas.
Com frequência, as organizações precisam gerenciar vários projetos de diversas equipes e departamentos, tentando contabilizar possivelmente centenas de tarefas diferentes e seus recursos associados. O aumento do foco em um projeto reduz o foco nos outros, o que pode resultar em erros de gestão. A gestão de recursos permite que as organizações ampliem seu olhar com uma visão geral completa de tudo e de todos.
Uma visão geral precisa permite que os tomadores de decisões vejam exatamente onde cada projeto está, quais prazos estão se aproximando e o que precisa ser feito para garantir o sucesso do projeto. Ela torna realidade o acompanhamento em tempo real e dá à gerência mais controle sobre as ações diárias e de longo prazo. Além disso, ela oferece uma imagem mais clara do uso total de recursos, informando previsões de recursos para iniciativas posteriores.
A previsão precisa e as estimativas exatas podem significar a diferença entre o sucesso e o fracasso. A gestão de recursos melhora a capacidade de uma organização de prever com confiança as necessidades futuras e resolver problemas antes que eles possam se transformar em problemas reais. Com uma imagem clara de onde estão os recursos e do que eles estão fazendo, os gerentes de projetos desfrutam de informações realistas sobre as linhas do tempo. Isso permite que eles apliquem esse conhecimento a projetos futuros, a fim de fazer uma previsão mais precisa relacionada à programação e ao uso de recursos.
Seguindo os mesmos critérios, as linhas do tempo mais claras significam que as organizações podem se preparar melhor para os gargalos dos projetos, adotando medidas logo no início para compensar o tempo de inatividade programado, feriados e outros eventos disruptivos.
Naturalmente, as melhores estimativas e previsões resultam em mais sucesso do projeto. A gestão de recursos ajuda a atribuir custos reais aos projetos com precisão, simplificando a alocação e o acompanhamento de recursos. Juntas, essas e as outras vantagens abordadas anteriormente levam naturalmente a margens de lucro maiores.
Em outras palavras, a gestão aprimorada de recursos gera mais sucesso dos negócios.
A gestão eficaz de recursos depende da capacidade de uma organização de criar um plano de gestão de recursos, que geralmente é gerenciado ou controlado por um gerente de recursos. Os planos de gestão de recursos são usados principalmente para gerenciar recursos humanos: a equipe de projeto composta por funcionários individuais com funções e responsabilidades atribuídas. Mas eles também devem abordar outros recursos essenciais, como equipamentos, espaços, finanças e etc. De fato, a primeira etapa da criação de um plano de gestão de recursos é identificar e catalogar todos os recursos necessários para concluir o projeto.
Estes são os fatores essenciais para a criação de um plano de gestão de recursos:
Os recursos são a principal preocupação ao criar um plano de gestão de recursos. Dessa forma, é necessário passar a maior parte do tempo nas fases iniciais do planejamento de recursos criando uma lista detalhada de todas as pessoas, habilidades, ferramentas e outros recursos necessários vitais para o sucesso do projeto. O objetivo é ser completo; quanto mais precisa for essa lista, melhor ela atenderá ao plano de gestão de recursos.
Os cronogramas de cada recurso ajudam a informar as programações. Da forma mais precisa possível, estime quanto tempo será necessário para cada recurso e use essas informações ao definir prazos e linhas do tempo.
O planejamento eficaz da gestão de recursos não inclui apenas restrições concretas relacionadas ao escopo, às programações e ao custo; ele também deve incorporar suposições inteligentes e informadas. Essas suposições podem ser sobre quais recursos estarão disponíveis e quando, mas devem ser claramente identificadas como suposições no plano. Isso ajudará a distingui-las das restrições mais confiáveis que devem servir como parte da base do plano.
Por fim, um plano eficaz de gestão de recursos atribuirá funções e responsabilidades claramente para todos os recursos humanos incluídos na estratégia. Atribuições claras ajudam a garantir que todos os envolvidos saibam quem é responsável pelo que e quando podem esperar que as tarefas sejam concluídas.
A criação de um plano de gestão de recursos é um processo simples. Geralmente, ela consiste em seis etapas e, assim como os fatores essenciais listados acima, começa com a identificação de recursos fundamentais.
A primeira fase da gestão de recursos envolve a identificação e alocação de recursos, a consideração de taxas e outros custos e a obtenção de aprovação de quaisquer clientes ou tomadores de decisões relevantes. Usando projetos passados semelhantes como guia, os gerentes de projetos podem melhorar a precisão de suas estimativas de recursos.
Na segunda fase do planejamento de recursos, o gerente de projetos começa a analisar as tarefas necessárias do projeto e a emparelhá-las com os recursos identificados na fase anterior. Em termos de recursos humanos, certifique-se de que as tarefas estejam sendo atribuídas com base não apenas na disponibilidade, mas também nos conjuntos de habilidades e na capacidade.
Com os recursos atribuídos, a próxima etapa é determinar quanto tempo cada tarefa exigirá e criar programações de acordo. Ao alocar o tempo, tome cuidado para não fazer programações insuficientes ou excessivas; pouco trabalho cria funcionários descomprometidos, enquanto muito pode levar à exaustão.
Considerando outros compromissos e demandas dos recursos junto com os objetivos do projeto atual, o gerente de projetos trabalha para programar oficialmente os recursos para tarefas específicas. A programação de recursos ajuda a criar estimativas precisas das datas de conclusão.
Dizem que nenhum plano sobrevive ao contato com a realidade. Com isso em mente, o monitoramento de projetos é um aspecto essencial do planejamento da gestão de recursos. Verifique regularmente a ferramenta de gestão de recursos e compare o desempenho real com as estimativas estabelecidas de alocação de recursos. Se houver gargalos, desalinhamento de recursos, áreas em que o projeto parou ou outros problemas, o monitoramento constante permitirá que o gerente do projeto identifique e resolva esses problemas antes que eles possam atrapalhar o projeto.
Após a conclusão do projeto, a etapa final na criação de um plano de gestão de recursos é a retrospectiva. Analise as estimativas estabelecidas durante as fases iniciais de planejamento e compare-as com os recursos reais que foram usados. Identifique onde é possível aprimorar as estimativas e onde os recursos poderiam ter apresentado um desempenho diferente do esperado. É aqui que os gerentes de projeto podem refinar sua abordagem para projetos futuros. Portanto, é importante analisar e considerar todos os fatores.
A gestão eficaz de projetos depende da capacidade de uma organização de alocar, atribuir e orientar recursos corretamente. No entanto, quanto mais complexos forem os projetos, mais difícil e exigente poderá ser a gestão de recursos. A aplicação Gestão de recursos da ServiceNow organiza e simplifica esse aspecto da gestão de recursos. O resultado final? Previsões precisas de recursos, transparência em tempo real e alocação aprimorada em todos os recursos e projetos.
A Gestão de recursos da ServiceNow inclui os seguintes recursos:
- Workbench de alocação de recursos
O workbench apresenta informações visuais que detalham as solicitações e as alocações de recursos. - Plano de recursos
Usando o recurso de plano de recursos, os gerentes de projetos podem usar dados relevantes para criar planos detalhados de gestão de recursos para qualquer projeto. - Planos de recursos operacionais
Os gerentes de recursos têm uma só interface do usuário para gerenciar todos os planos de recursos, sejam eles baseados em tarefas ou operacionais. - Relatórios de recursos
Relatórios de recursos confiáveis e concentrados em dados compartilham atualizações em tempo real relacionadas à utilização de recursos. - Portal de planilha de horas
Com o recurso de portal de planilha de horas, o departamento de recursos humanos pode registrar o tempo gasto com tarefas diariamente, até mesmo em dispositivos móveis, enviando essas planilhas com o clique de um botão.
Esses e outros recursos permitem que os gerentes de projetos desfrutem de vários benefícios, como:
O Resource Management da ServiceNow apresenta informações em tempo real sobre todos os recursos disponíveis.
Ao trabalhar em um só aplicativo centralizado que entrega gestão de recursos consistente a todas as pessoas, projetos e sistemas relevantes, as organizações desfrutam de resultados mais precisos e informações mais claras.
O Resource Management da ServiceNow corresponde os recursos às necessidades de negócios, usando calendários, programações, alocação flexível e outras ferramentas e integrações.
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