A gestão estratégica de portfólios descreve os processos e as ferramentas que as empresas podem usar para alinhar os recursos disponíveis e atingir as metas estratégicas.
Tempo, recursos, pessoas, ferramentas, orçamentos etc., são todos fatores limitados. Dessa forma, os tomadores de decisões muitas vezes precisam escolher quais projetos, produtos, programas ou iniciativas (“investimentos”) buscar e quais abandonar. Geralmente, essas decisões são baseadas em vários fatores; talvez o mais importante deles seja o quanto esses investimentos se alinham aos objetivos estratégicos da organização. Se a iniciativa em questão não favorecer o resultado de negócios desejado, ela pode ser uma boa candidata para eliminação. Por outro lado, as iniciativas que se alinham bem aos objetivos estratégicos devem ser priorizadas.
A SPM (Strategic portfolio management, gestão estratégica de portfólios) abrange uma variedade de capacidades de negócios, processos e suporte tecnológico para que as organizações desenvolvam continuamente portfólios de soluções e opções estratégicas. Usadas corretamente, essas opções são capazes de melhorar a forma como a organização aloca seus recursos finitos para estratégias de negócios de toda a empresa.
Para alcançar o êxito na gestão estratégica de portfólios, três atributos principais devem ser implementados: alinhamento de portfólio, tomada de decisões orientada por valor e adaptabilidade contínua de portfólio. As organizações que se destacam em todos esses três atributos têm duas vezes mais chances do que seus concorrentes de obter resultados de negócio superiores em seus investimentos digitais e relacionados à tecnologia.
A abordagem da gestão estratégica de portfólios impulsiona maior agilidade nos negócios ao integrar de maneira eficiente:
- Gestão adaptável de projetos
- Gestão de execução de estratégias
- Arquitetura comercial e empresarial
Tudo o que uma organização faz pode fazer parte do portfólio estratégico. Isso inclui iniciativas de mudança para melhorar a forma como a empresa interage com os clientes, promove produtos ou serviços, melhora a produtividade dos funcionários e muito mais.
Juntos, esses componentes do portfólio estratégico ajudam a corroborar importantes decisões de negócios sobre quais ações devem ser buscadas para afetar positivamente a empresa e ajudá-la a atingir seus objetivos.
Embora os dois termos possam parecer quase idênticos e, às vezes, sejam usados de forma intercambiável, gestão estratégica de portfólios e gestão adaptável de projetos não são a mesma coisa. Embora a SPM inclua processos e ferramentas para compilar e manter os investimentos certos, a APM entra onde a SPM sai, definindo como as organizações continuam executando esses investimentos dentro do portfólio. Tanto a SPM quanto a APM são necessárias para organizações que desejam otimizar sua capacidade de competir.
Embora a SPM tenha a capacidade de afetar todas as funções dentro de uma organização, a responsabilidade pela gestão estratégica de portfólios recai principalmente sobre a equipe de gestão sênior. Aplicada de forma adequada, a SMP ajuda os gerentes a alinhar melhor a sua estratégia e esforços operacionais.
A gestão estratégica de portfólios difere das soluções tradicionais de gestão de programas e projetos, pois não se concentra principalmente em como os projetos, programas, produtos ou iniciativas em si são gerenciados. Em vez disso, na gestão estratégica de portfólios, a principal preocupação é alinhar a estratégia de negócios ao trabalho. Isso permite que os tomadores de decisões planejem, entreguem e rastreiem o valor em diferentes metodologias e estruturas. Em outras palavras, a gestão estratégica de portfólios foi projetada para garantir que as atividades certas sejam concluídas para ampliar os objetivos do negócio e alinhar a organização.
Com isso em mente, as empresas podem desfrutar de diversas vantagens valiosas se tiverem uma eficaz gestão estratégica de portfólios. Alguns desses benefícios são:
Uma das principais vantagens da gestão estratégica de portfólios é sua capacidade de acelerar o tempo necessário para que produtos, serviços ou projetos cheguem ao mercado. Ao gerenciar e priorizar ativamente projetos no portfólio, as organizações podem otimizar a alocação de recursos, simplificar processos e eliminar possíveis gargalos. Isso resulta em maior eficiência à medida que os projetos são alinhados aos objetivos estratégicos, garantindo que os esforços estejam concentrados em entregar imediatamente as iniciativas mais valiosas. Com uma compreensão clara das dependências do projeto e da disponibilidade de recursos, os tomadores de decisões podem ajudar a acelerar a entrega do projeto, permitindo que a empresa aproveite as oportunidades de mercado rapidamente e obtenha uma vantagem competitiva.
As organizações de hoje devem estar preparadas para enfrentar interrupções inesperadas, como avanços tecnológicos, mudanças de mercado ou eventos imprevistos. A gestão estratégica de portfólios capacita as empresas com a agilidade e a flexibilidade necessárias para responder de forma eficaz a eventos emergentes. Ao avaliar continuamente o portfólio e analisar regularmente as prioridades do projeto, as organizações podem realocar recursos proativamente, ajustar os escopos do projeto ou até mesmo introduzir novas iniciativas para mitigar o impacto das interrupções. A capacidade de responder prontamente às interrupções minimiza potenciais consequências negativas e posiciona a organização para crescimento e resiliência contínuos.
Alcançar uma integração eficaz entre objetivos estratégicos e execução de projetos é um desafio comum para muitas organizações. A gestão estratégica de portfólios resolve esse problema com uma abordagem estruturada e sistemática para garantir que os projetos estejam alinhados à estratégia geral de negócios. A SPM facilita a tradução de metas estratégicas em projetos tangíveis, definindo objetivos claros, marcos e métricas de sucesso. Ao monitorar ativamente o desempenho do projeto e avaliar o alinhamento dele aos objetivos estratégicos, as organizações podem tomar decisões informadas sobre a continuação, a priorização ou a rescisão do projeto. Esse alinhamento promove uma abordagem mais coesa e focada na execução de projetos, reduzindo o risco de a empresa implantar iniciativas que não contribuam para os objetivos estratégicos da organização.
As ferramentas que dão suporte à gestão estratégica de portfólios ajudam a simplificar os processos de verificação de projetos. As empresas podem identificar facilmente investimentos lucrativos e evitar desperdiçar recursos em iniciativas com menos probabilidade de sucesso ou que não estejam alinhadas aos objetivos da organização. Isso ajuda a aumentar a eficiência dos negócios não apenas identificando e eliminando investimentos ruins, mas também, em primeiro lugar, simplificando a maneira como as organizações abordam esses investimentos. Essa abordagem permite que a organização se concentre no trabalho certo para alcançar os resultados certos.
Priorizar investimentos com base em seu potencial de alinhamento com metas estratégicas não é um conceito novo: gestão de portfólios de programas, gestão financeira ágil, gestão de estratégias, análise integrada de portfólio de TI e outras disciplinas contribuem para alcançar resultados estratégicos. A diferença entre a SPM e as abordagens mais tradicionais é a sua capacidade de reunir essas disciplinas. Em vez de cada tarefa ser executada por uma equipe diferente, a gestão estratégica de portfólios vincula de forma coesa as disciplinas relacionadas, de forma que qualquer mudança seja instantaneamente visível e imediatamente considerada em todas as atividades relacionadas.
O mundo dos negócios modernos é repleto de mudanças imprevisíveis e contínuas, à medida que novas tecnologias e normas regulatórias exercem uma pressão ainda maior sobre as organizações, forçando-as a entregar com rapidez. A necessidade de flexibilidade organizacional, competitividade, inovação e velocidade é um fator antagônico à interrupção. Para acompanhar as mudanças à medida que elas ocorrem, as empresas precisam da agilidade para articular suas estratégias imediatamente. A gestão estratégica de portfólios capacita as organizações a estabelecer rapidamente estratégias, definir OKRs (objectives and key results, objetivos e resultados principais), alinhar roadmaps, criar orçamentos e proteger recursos para considerar novas estratégias à medida que a mudança ocorre.
Uma grande vantagem da gestão estratégica de portfólios é sua capacidade de acelerar os processos de negócios. Isso vai além de simplesmente lançar os projetos mais rapidamente no mercado; a SPM reduz o tempo necessário para impulsionar as ideias através do funil de inovação, possibilitando a conclusão e o lançamento de novas iniciativas digitais, mesmo dentro dos prazos mais rigorosos.
Por último, e mais importante, a gestão estratégica de portfólios oferece às equipes uma visão completa de seus recursos disponíveis, mantendo o foco na estratégia de longo prazo e nos objetivos vitais, mesmo diante de situações emergentes. A SPM ajuda a garantir que as empresas possam operar sem distrações, alinhando todos os processos e equipes de forma a apoiar as metas gerais da empresa.
As organizações investem muito em iniciativas digitais para aprimorar as experiências do cliente, impulsionar a inovação e aumentar a eficiência operacional. No entanto, muitas empresas têm dificuldade de obter integralmente o valor que esses investimentos podem gerar. A gestão estratégica de portfólios traz uma estrutura que permite avaliar e priorizar iniciativas digitais com base em alinhamento com a estratégia de negócios, geração de valor potencial e requisitos de recursos. Ao se concentrar em iniciativas que oferecem os mais altos retornos e gerenciar efetivamente sua execução, as organizações podem maximizar o valor gerado pelos investimentos digitais, obtendo os resultados de negócios desejados.
Diferentes organizações em diferentes setores provavelmente seguirão abordagens exclusivas no processo de criação e implementação de um portfólio estratégico. Dito isso, esse processo abrange quatro fases básicas que a maioria das empresas deve conhecer.
Antes que qualquer organização possa começar a alinhar seus recursos, ela precisa entender o que é que está tentando alcançar, isto é, quais são os resultados de negócios desejados. Primeiro, avalie e entenda as metas estratégicas da organização, incluindo objetivos de curto e longo prazo. Em segundo lugar, faça o inventário de todos os recursos disponíveis, incluindo orçamentos e pessoal. Por fim, revise as prioridades estabelecidas. Em seguida, planejadores e PMOs (project management offices, escritórios de gestão de projetos) com gerentes de recursos podem priorizar e categorizar os investimentos. Essa etapa também inclui a identificação de tarefas e projetos que não estão contribuindo para o sucesso estratégico. Dessa forma, seus recursos podem ser redirecionados para melhor utilização em outros lugares.
Com uma imagem clara do estado atual do portfólio, a próxima etapa é a organização selecionar as principais métricas de negócios que usará para avaliar o sucesso. Ao monitorar o desempenho do processo, a organização pode identificar áreas que necessitam de correção de curso para manter as operações alinhadas à estratégia atual. Uma abordagem possível é estabelecer um processo de fases para dividir projetos tradicionais em etapas menores e mais gerenciáveis. Analise essas etapas para confirmar se elas estão alinhadas a metas estratégicas maiores e ajuste-as quando necessário. Além disso, as organizações podem incorporar métodos de trabalho da gestão ágil de projetos ou da gestão híbrida de projetos.
Nesta fase do processo, as organizações desenvolvem um plano de portfólio estratégico que descreve as iniciativas e os projetos ou programas específicos que serão incluídos no portfólio. O plano deve definir claramente as metas e os objetivos do portfólio, juntamente com os KPIs (key performance indicators, principais indicadores de desempenho) que serão usados para medir o progresso. Além disso, o plano deve considerar a alocação de recursos, incluindo orçamento, pessoal e outros ativos, para garantir que as iniciativas selecionadas possam ser executadas de forma eficaz. Da mesma forma, é importante considerar questões emergentes ou outros riscos potenciais que podem causar problemas.
Assim que o plano estratégico de portfólio estiver em vigor, é hora de executar as iniciativas selecionadas. Esta fase envolve a implementação de projetos e programas de acordo com as prioridades e as alocações de recursos estabelecidas. Após a execução, a gestão contínua é essencial para garantir que o portfólio permaneça alinhado aos objetivos estratégicos da organização e se adapte às mudanças de circunstâncias. Isso envolve o acompanhamento do portfólio e de todos os itens relacionados e a realização de mudanças onde necessário para manter as prioridades e continuar o progresso em direção aos objetivos do negócio. Isso também pode incluir a revisão de orçamentos, a reatribuição de recursos ou até mesmo o adiamento ou o cancelamento de projetos. Como qualquer portfólio ativo exigirá uma gestão de encerramento, essa fase tem duração indefinida.
Um aspecto fundamental da SPM é ter uma visão única e integrada que mostre todo o trabalho (pendente, em andamento e concluído) no contexto de suas iniciativas estratégicas, permitindo que as organizações vejam o progresso real em relação aos principais objetivos, identifiquem tendências que podem indicar desafios ou oportunidades e analisem o impacto de possíveis mudanças.
Conforme abordamos anteriormente, a gestão estratégica de portfólios reúne várias disciplinas. Aqui, identificamos vários componentes importantes da SPM moderna:
Os modelos operacionais são usados pelas empresas para visualizar e organizar como a organização opera, reunindo a oferta de clientes, a capacidade empresarial e a estrutura corporativa para oferecer valor aos clientes de forma alinhada com a estratégia organizacional.
O gerenciamento de portfólio permite que equipes e líderes de negócios tenham uma visão holística de toda a tecnologia da informação em toda a empresa, supervisionando, controlando e mantendo os recursos em toda a organização.
A gestão financeira ajuda a alinhar os custos com a estratégia de negócios, com ênfase na previsão precisa do impacto do corte de custos em diferentes áreas.
A gestão de riscos e segurança é usada para identificar possíveis perigos e proteger melhor quaisquer áreas que possam apresentar pontos fracos de segurança ou problemas de não conformidade. Esse componente mostra informações sobre quais sistemas podem apresentar maior risco, quais são esses riscos e qual a melhor forma de responder a esses riscos.
A governança de arquitetura empresarial descreve as camadas estruturais de sistemas de negócios complexos e permite que as organizações alinhem melhor seus recursos e ferramentas com o restante do negócio.
A gestão estratégica de portfólios é uma abordagem versátil que pode ser adotada em várias áreas de uma organização para melhorar a tomada de decisões, a alocação de recursos e o alinhamento estratégico. Veja abaixo vários casos de uso que detalham como a SPM pode causar um impacto positivo:
- Obtenção de informações em tempo real
A gestão estratégica de portfólios oferece às organizações visibilidade em tempo real de seus orçamentos de capital e investimentos. Isso permite uma tomada de decisões baseada em informações precisas e atualizadas. - Otimização do retorno do investimento
Ao utilizar a gestão estratégica de portfólios, as organizações podem desenvolver planos de capital que otimizem seu ROI. Isso envolve avaliar e priorizar projetos de capital com base no valor potencial deles e alinhá-los à estratégia geral de negócios. - Simplificação do portfólio de capital
A gestão estratégica de portfólios ajuda a simplificar o portfólio de capital, identificando projetos redundantes ou de baixo valor agregado e realocando recursos para iniciativas com maior impacto estratégico. Isso maximiza a eficiência e garante que os recursos sejam utilizados com eficiência.
- Reavaliação estratégica periódica
A gestão estratégica de portfólios permite que as organizações reavaliem periodicamente seu direcionamento estratégico. Isso garante que o portfólio permaneça alinhado às condições de mercado em constante mudança, às necessidades do cliente e aos recursos internos. - Alocação flexível de recursos
Com a gestão estratégica de portfólios, as organizações podem alocar fundos com base nas mudanças de prioridades. Isso permite que elas ajustem investimentos e alocação de recursos em resposta a oportunidades emergentes ou a mudanças nas prioridades de negócios. - Repriorização de investimentos
À medida que as circunstâncias mudam, a gestão estratégica de portfólios capacita as organizações a repriorizar os investimentos. Os projetos podem ser ajustados, pausados ou acelerados para garantir que os recursos sejam direcionados para as iniciativas mais impactantes. - Avaliação frequente de desempenho
A gestão estratégica de portfólios incentiva a avaliação frequente do desempenho do projeto. Isso permite que as organizações usem métricas predefinidas para identificar projetos com baixo desempenho e, em seguida, adotem ações corretivas para melhorar o desempenho geral do portfólio de forma eficaz.
- Transformação de iniciativas acionáveis
A gestão estratégica de portfólios ajuda a transformar programas estratégicos em iniciativas acionáveis. Ela garante que essas iniciativas sejam claras e tenham objetivos, cronogramas e requisitos de recursos bem definidos. - Inovação e transformação
Ao promover um ambiente de inovação e transformação, a gestão estratégica de portfólios apoia as organizações na condução da mudança e na liderança entre a concorrência. Ela incentiva a inclusão de projetos inovadores que têm potencial de gerar valor significativo. - Automação de processos
A gestão estratégica de portfólios facilita a automação de processos em fases envolvidos na gestão de portfólios e programas. Isso simplifica os fluxos de trabalho, reduz o esforço manual e melhora a eficiência geral de operações. - Visibilidade e redução de riscos
Por meio de maior visibilidade, a gestão estratégica de portfólios melhora a mitigação de riscos. A SPM permite que as organizações identifiquem e resolvam riscos e dependências antecipadamente, garantindo que possíveis problemas sejam gerenciados de forma proativa. - Painéis executivos
A gestão estratégica de portfólios oferece painéis executivos que comunicam o progresso e os principais indicadores de desempenho às partes interessadas. Esses painéis mostram uma visão abrangente do status do portfólio, permitindo uma tomada de decisões bem fundamentada no nível da liderança.
- Promoção da inovação e transformação
A gestão estratégica de portfólios na TI permite que as organizações impulsionem a inovação e a transformação, alinhando as iniciativas de TI aos objetivos estratégicos. Ela garante que os investimentos em TI sejam priorizados estrategicamente e agreguem valor para os negócios em geral. - Gestão de portfólios integrados de TI
A gestão estratégica de portfólios ajuda as organizações a gerenciar um portfólio integrado de iniciativas de TI. Ela permite a alocação eficaz de recursos, minimiza a duplicação e garante o alinhamento com a estratégia de TI e os objetivos do negócio. - Redução de riscos nas operações de TI
Com a gestão estratégica de portfólios, as organizações podem reduzir os riscos associados às operações de TI. Ela permite a identificação e a gestão proativas de riscos, garantindo operações de TI tranquilas e seguras. - Visualização de interdependências
A gestão estratégica de portfólios oferece uma representação visual das interdependências entre estratégia, tecnologia e resultados. Isso permite que as organizações compreendam como as iniciativas de TI contribuem para o cumprimento de metas estratégicas e tomem decisões bem fundamentadas de acordo com esse entendimento. - Modernização do portfólio de aplicações
A gestão estratégica de portfólios apoia a modernização do portfólio de aplicações. Ela facilita a identificação de sistemas legados que podem precisar ser substituídos ou atualizados para atender às necessidades de negócio atuais. Ao analisar o portfólio de aplicações na estrutura da gestão estratégica de portfólios, as organizações podem priorizar os esforços de modernização e alocar recursos de forma eficaz.
- Execução eficaz de iniciativas estratégicas
A gestão estratégica de portfólios desempenha um papel vital na execução de iniciativas estratégicas. Ao alinhar projetos à estratégia geral de negócios e alocar recursos conforme necessário, as organizações podem executar seus planos estratégicos com eficiência e alcançar os resultados desejados. - Alinhamento de projetos às metas estratégicas
A gestão estratégica de portfólios garante que os projetos dentro do portfólio estejam alinhados aos objetivos estratégicos. Esse alinhamento minimiza o risco de iniciar projetos que não contribuem para os objetivos estratégicos da organização, permitindo melhor alocação e priorização de recursos. - Monitoramento do progresso e ajuste de curso
Com a gestão estratégica de portfólios, as organizações podem monitorar continuamente o progresso dos projetos e ajustar o curso deles, conforme necessário. A análise e a avaliação frequentes ajudam a identificar gargalos, riscos ou desvios da direção estratégica, possibilitando ações corretivas oportunas. - Colaboração e comunicação aprimoradas
A gestão estratégica de portfólios promove a colaboração e a comunicação entre as partes interessadas envolvidas na execução da estratégia. Ela traz um modelo estruturado para compartilhar informações, alinhar esforços e facilitar a tomada de decisões eficaz entre equipes e departamentos.
Nos negócios modernos, trabalhar com recursos limitados é um fato. Para garantir que esses recursos estejam sendo usados da melhor maneira possível na condução dos objetivos de negócio, as organizações precisam de ferramentas avançadas de gestão estratégica de portfólios, respaldadas por dados confiáveis e fluxos de trabalho digitais eficientes. A ServiceNow, líder em soluções de gestão de TI, tem a resposta.
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