O processamento inteligente de documentos descreve o uso de IA e outras ferramentas para transformar informações não estruturadas e semiestruturadas em dados utilizáveis
Com a chegada da era digital, empresas de todos os setores iniciaram a tarefa, muitas vezes árdua, de fazer a transição de arquivos, registros e documentos analógicos baseados em papel para formatos digitais. No início, esse processo teve forçosamente de depender de especialistas em digitalização humana para transferir manualmente informações de repositórios analógicos para digitais. Por fim, os avanços tecnológicos no reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e no reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) possibilitaram uma abordagem mais simplificada. Porém, essas ferramentas eram limitadas, pois apenas transformavam imagens digitalizadas em texto digital, não sendo capazes de categorizar, analisar ou validar os dados contidos nos documentos analógicos.
Com o processamento inteligente de documentos (IDP), isso tudo mudou. As empresas podem transformar e classificar automaticamente as informações contidas em documentos não estruturados em formatos digitais pré-especificados e extrair informações valiosas e úteis no processo.
O processamento inteligente de documentos é um termo abrangente que se refere a um conjunto de soluções e ferramentas dependentes de tecnologias, como aprendizado de máquina (ML), visão computacional, automação cognitiva, automação de processos robóticos (RPA) e processamento de linguagem natural (NLP) para automatizar e acelerar o processamento de documentos. O IPD vai além do simples processamento de dados, pois permite que as ferramentas automatizadas entendam a natureza do documento e a relevância dos dados nele contidos.
O processo de IDP empresarial consiste em cinco fases:
- Coleta
A primeira fase do IDP se concentra em reunir documentos digitais e em papel de uma variedade de fontes de conteúdo disponíveis. As integrações de hardware e software permitem que as ferramentas de IDP executem processos de coleta em grande escala. - Pré-processamento
Para poderem ser totalmente analisados, os documentos devem primeiro atender a determinados padrões de qualidade. O pré-processamento de documentos aplica automaticamente uma variedade de técnicas destinadas a melhorar a qualidade do documento, dentre elas, corte, binarização, enquadramento e redução de ruído. - Classificação
Em seguida, a ferramenta IDP analisa o documento digitalizado, detecta o início e o fim dele e divide as informações apresentadas em diversas categorias com base no tipo, conteúdo, estrutura e/ou formato. Nesta fase, é possível aplicar algoritmos de visão computacional para reconhecer padrões visuais e técnicas de NLP a fim de agrupar informações com base no assunto. - Extração
Após a correta classificação das informações no documento, os dados textuais devem ser extraídos e digitalizados usando tecnologias OCR e ICR combinadas com habilidades de ML para garantir consistência e precisão. - Validação
Por fim, os dados extraídos são autenticados usando uma série de regras de validação e técnicas aprimoradas por IA e tecnologias RPA. Isso ajuda a garantir a precisão e a confiabilidade dos dados extraídos. Algumas organizações preferem incluir um autenticador humano nesta etapa para ajudar a IA a melhorar e aprender mais rapidamente.
Muitas vezes, organizações interessadas em processamento inteligente de documentos podem confundi-lo com outras tecnologias relacionadas, como captura de documentos ou automação de processos robóticos.
As tecnologias de captura de documentos, incluindo OCR e ICR, são projetadas para converter documentos físicos em formatos digitais. Essas tecnologias são parte essencial de uma solução eficaz de IDP, mas sozinhas não conseguem executar as funções mais analíticas do processamento inteligente de documentos.
A automação de processos robóticos é outra tecnologia que pode ser aplicada ao processamento inteligente de documentos. No entanto, enquanto o IDP é orientado por IA e capaz de aprender com a experiência, o RPA se baseia em regras e geralmente é usado para automatizar tarefas simples e repetitivas que, de outra forma, teriam de ser executadas por um profissional humano. O RPA dá suporte a soluções de IDP, mas não é capaz de entender o conteúdo no contexto do documento.
Poucas coisas são tão importantes para o sucesso de organizações de negócios modernas quanto dados confiáveis e práticos. Infelizmente, estima-se que a maioria dos dados corporativos disponíveis esteja contida em formatos não estruturados, inclusive na forma de documentos em papel, imagens, e-mails e PDFs. Sem a devida formatação e análise desses dados, as organizações de todos os setores podem perder informações vitais.
O IDP capacita as organizações a transformar dados não estruturados em dados estruturados, sem a necessidade de grandes investimentos de tempo e dinheiro que naturalmente acompanhariam a transferência manual de dados. Além disso, ao incorporar soluções avançadas de IA, essas organizações podem também automatizar a classificação e a análise dos referidos dados, transformando as informações brutas em uma compreensão mais clara dos negócios, do setor e dos clientes.
Os principais benefícios do processamento inteligente de dados incluem:
Teoricamente, cerca de 80% dos dados de negócios se encontram atualmente em formatos não estruturados. Isso representa grandes volumes de informações. Para um único funcionário, ou até mesmo uma grande equipe de funcionários, reformatar esses dados manualmente levaria tempo significativo.
O IDP, por outro lado, pode digitalizar, classificar, extrair e analisar grandes volumes de dados em microssegundos, sem jamais ter de se preocupar com o cansaço. Isso não só permite que as empresas façam rapidamente a transição de dados não estruturados para formatos mais utilizáveis, como também libera funcionários valiosos para executar tarefas mais relevantes para a estratégia.
Outra importante vantagem paralela ao processamento mais rápido de documentos são as economias associadas ao IDP. Ao reduzir os tempos de processamento, as empresas podem começar a colocar os dados recém-estruturados em operação quase que imediatamente e, desse modo, fundamentar suas decisões e melhorar os retornos. Ao mesmo tempo, as ferramentas de IDP ajudam as organizações a reduzir os custos relacionados a processos operacionais e possibilitam fazer mais contratando menos. No todo, isso representa um retorno sobre o investimento em termos de IDP superior ao tradicionalmente possível com outras soluções de processamento de documentos.
Os especialistas em digitalização humana de dados estão limitados não apenas em termos do quanto podem realizar dentro do tempo que têm disponível, mas também são prejudicados pelo erro humano. Um pequeno engano na digitação pode acabar inutilizando dados valiosos ou transformá-los em informações totalmente equivocadas.
O IDP elimina a necessidade de entrada manual de dados. Isso significa que os erros são praticamente eliminados, e a revisão humana só será necessária se surgirem problemas ou anomalias nos dados. Com o aprimoramento da qualidade dos dados proporcionado pelo IDP, as organizações podem agir a partir das informações contidas nos dados, sem nenhuma preocupação.
A segurança dos dados é uma séria preocupação, não apenas para empresas modernas e seus clientes, mas também para órgãos reguladores encarregados de garantir que as práticas recomendadas de segurança dos dados sejam seguidas. O IDP simplifica a segurança e a conformidade aplicando automação para garantir que os regulamentos de proteção de dados sejam implementados corretamente em todas as situações.
Além disso, os registros digitais associados aos processos de IDP tornam a auditoria de conformidade uma tarefa menos complexa pelo fato de fornecer uma “trilha” clara que os auditores podem seguir ao verificar se o sistema digital e os dados nele contidos incluem as proteções corretas para atender aos padrões normativos.
As ferramentas e soluções de IDP mais eficazes são projetadas para fácil integração com os programas e hardware existentes. Assim, as empresas não precisam fazer ajustes dispendiosos e demorados na pilha de tecnologia existente, mas, em vez disso, usar o IDP sem dificuldades por meio de uma conexão perfeita com os sistemas atualmente em uso.
Essa integração perfeita elimina um grande obstáculo à adoção do IDP e torna mais fácil do que nunca começar a desfrutar dos benefícios do processamento e da digitalização inteligentes de documentos.
Diferentemente das equipes humanas, que precisam se expandir e contratar novos talentos para atender ao aumento no volume de trabalho, o IDP é capaz de operar em grande escala sem elevar significativamente os custos. Ao aplicar a automação aos processos vitais em toda a organização, o IDP se expande para atender às necessidades dos negócios e continua comprovando seu valor, independentemente da quantidade de dados enviada.
O processamento inteligente de documentos é capaz de melhorar qualquer negócio que normalmente opere usando dados não estruturados. Em outras palavras, a maioria das organizações em grande parte dos setores poderá constatar vantagens em investir em soluções de IDP. Exemplos de setores claramente adequados ao processamento inteligente de documentos incluem:
- Governo
Muitos órgãos governamentais em todo o mundo dependem de sistemas legados e processos manuais de documentação. O IDP pode ajudar essas entidades a alcançar a transformação digital, extrair facilmente dados importantes de registros analógicos e classificá-los para uso e análise posteriores. - Saúde
Manter prontuários precisos e atualizados dos pacientes é uma grande preocupação do setor de saúde. Com o uso da tecnologia de IDP, hospitais e outras organizações de saúde poderão obter automaticamente esses prontuários de fontes não estruturadas e exportar os dados relevantes para outros sistemas. - Serviços financeiros
Sobra pouco espaço para erros quando há dinheiro envolvido. Por isso, serviços financeiros, como bancos e instituições de crédito hipotecário, dependem grandemente de documentação para garantir o devido tratamento de cada detalhe. O IDP pode ajudar no processamento de um número considerável de documentos associados a contas de pré-processamento, abertura e serviços hipotecários, e muito mais. - Seguro
Aberturas e pagamentos de sinistros dependem de páginas e mais páginas de formulários, documentos de suporte e dados não estruturados em uma variedade de formatos. Da mesma forma, a inscrição e a contratação de seguros dependem tradicionalmente do processamento e da classificação manual de dados. Em cada caso, as soluções de IDP oferecem maneiras mais rápidas e precisas de simplificar o processo de transformação desses dados não estruturados em algo mais facilmente disponível para revisão e análise. - Transporte e logística
O transporte de mercadorias de um local para outro gera enormes quantidades de documentos não estruturados, geralmente em formatos inconsistentes. As organizações de transporte e logística podem aumentar a agilidade operacional e economizar custos aplicando soluções de IDP para dinamizar e padronizar automaticamente essa documentação.
À medida que as empresas modernas se tornam cada vez mais dependentes de informações críticas sobre dados, os dados não estruturados representam um ponto cego crítico para muitas organizações. O IDP oferece uma solução e capacita empresas de todos os setores a converter esses recursos de dados inexplorados em algo prático. Para isso, é preciso uma ferramenta IDP confiável, capaz de extrair dados de forma inteligente e aplicar soluções de automação a uma variedade de formatos de documentos, sem a necessidade da experiência dos usuários em codificação. A ServiceNow oferece a solução.
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