Em todos os setores, a automação possibilitou que as organizações façam mais com menos, reduzam despesas e melhorem a precisão e a produção. Mas a automação tradicional geralmente é baseada em programação e usa aplicações high code para se integrar a sistemas relevantes. A RPA adota uma abordagem diferente, executando tarefas no nível da interface do usuário. E, como os bots da RPA são projetados para copiar e aprender com as ações do usuário, não há necessidade de fazer alterações na infraestrutura de TI subjacente. Os robôs da RPA podem ser assistidos ou autônomos, dependendo se precisam de alguma assistência ou supervisão dos operadores humanos.

Em essência, o RPA automatiza tipos específicos de atividades humanas reais e atividades de movimentação de dados em grande escala, capazes de lidar com tarefas repetitivas, monótonas e baseadas em regras, de forma rápida e precisa.

Em muitas organizações, não é incomum que os funcionários passem a maior parte do tempo envolvidos em tarefas repetitivas e monótonas. Embora sejam essenciais para os negócios, essas tarefas tendem a desviar o foco do funcionário de outros trabalhos que exigem inteligência e pensamento criativo. A RPA pode assumir a responsabilidade por muitas das tarefas rotineiras que estariam monopolizando o tempo dos funcionários.

Como os robôs da RPA são capazes de aprender com usuários humanos, eles também são capazes de recriar diversas ações do usuário. Isso inclui:

• Registro em log em aplicativos
• Preenchimento de formulários
• Captura de navegadores
• Coleta de dados de aplicativos
• Extração de conteúdo de e-mails, PDFs e formulários
• Cópia e colagem de informações
• Processamento de arquivos
• Cálculos
• Abertura de e-mails e anexos
• Movimentação de documentos e arquivos
• Muitas outras tarefas baseadas em regras ou programações

Os bots da RPA desempenham o papel do usuário humano na execução de tarefas baseadas em regras. Dessa forma, eles podem ser empregados para interagir com praticamente qualquer aplicação ou site.

A automação tradicional trouxe eficiência para processos organizacionais estruturados e de grande escala. A RPA opera em uma escala menor e mais individual e – a diferença mais importante – é orientada a tarefas, não orientada a processos. Mais especificamente, a integração da RPA oferece as seguintes vantagens:

Maior precisão

Embora os robôs da RPA sejam projetados para imitar o comportamento humano, uma área eles não imitam: nunca cometem erros. As RPAs são totalmente baseadas em regras e nunca se desviam delas ao executar suas tarefas. E se as regras forem sólidas, os bots farão com total precisão todo o seu trabalho.

Conformidade confiável

Muitas tarefas rotineiras e repetitivas que os funcionários realizam existem para garantir a conformidade com regras, leis e regulamentos. Infelizmente, a repetição pode gerar falta de atenção e, quando os funcionários humanos cometem erros, muitas vezes é a própria empresa quem sofre as consequências. Os robôs da RPA não são complacentes; eles abordam todas as tarefas com a mesma atenção, o que reduz significativamente o risco para a organização. E, como tudo o que eles fazem é monitorado e documentado, as empresas mantêm firme controle da conformidade com as regulamentações relacionadas.

Redução de custos

Os processos conduzidos por pessoas não só ocupam um tempo valioso dos funcionários, mas também podem ser muito caros. A RPA pode reduzir a despesa salarial desperdiçada no pagamento de tarefas simples, ao mesmo tempo em que permite que as empresas façam mais em menos tempo. Como resultado, a RPA reduz significativamente os custos de processamento, geralmente trazendo um positivo retorno do investimento em um ano.

Escalabilidade aprimorada

À medida que as empresas crescem, bots de RPA adicionais podem ser facilmente implantados em paralelo para atender às necessidades cada vez maiores. Eles podem ser implantados de forma extremamente rápida e a um custo relativamente baixo, liberando as empresas para se expandirem tanto quanto forem capazes.

Maior velocidade

Como dito anteriormente, os bots da RPA não ficam cansados e não cometem erros. Eles também são capazes de passar pelos processos muito rapidamente sem precisar de pausas. Juntos, esses fatores permitem que mais processos e tarefas sejam concluídos em um período de tempo menor.

Melhor utilização dos funcionários humanos

Ao assumir as responsabilidades pelas atividades sem valor agregado dos funcionários, a RPA permite que funcionários talentosos apliquem suas habilidades em tarefas mais valiosas. Os funcionários têm tempo e liberdade para realizar mais, melhorando a produtividade em toda a empresa.

Integração com sistemas legados

Como a RPA assume a posição do usuário, em vez de ter que interagir diretamente com back-ends do sistema, ela se integra facilmente à maioria dos sistemas legados. Essa integração perfeita permite que as empresas invistam e empreguem a RPA livremente, sem se preocupar em ter de atualizar tudo de uma só vez. Ao mesmo tempo, a RPA capacita as empresas a desbloquear o valor de dados legados aprisionados em sistemas que antes eram inacessíveis.

Compatibilidade com IA

A RPA padrão é capaz de executar tarefas simples e baseadas em regras. Os robôs de RPA aprimorados por IA podem fazer ainda mais. Com a tecnologia de IA certa, a RPA pode processar dados não estruturados, reconhecer fala, aplicar modelos de ML (machine learning, aprendizado de máquina) e processamento de linguagem natural, e muito mais. Essa inteligência aprimorada possibilita automatizar não apenas tarefas repetitivas, mas também tarefas cognitivas de ordem superior.

A Robotic Process Automation não é simplesmente mais uma ferramenta do kit de ferramentas de automação: é uma tecnologia transformadora que tem o potencial de revolucionar a forma como as organizações alcançam seus objetivos estratégicos. Suas caraterísticas únicas capacitam as organizações com flexibilidade e agilidade para resolver problemas e se adaptar às mudanças do mercado, de maneira inédita. O poder transformador da RPA está diretamente relacionado aos seguintes fatores:

A RPA permite que as organizações enfrentem desafios operacionais extensos

A versatilidade da RPA se estende da automação de tarefas simples à integração com IA para operações complexas, como análise de dados, atendimento ao cliente e várias tarefas essenciais de back-office. Essa adaptabilidade elimina as barreiras referentes ao que pode ser automatizado, permitindo que as organizações enfrentem diversos desafios operacionais sem interromper os sistemas existentes.

A análise de big data da RPA fornece informações sobre padrões e fluxos de trabalho de negócios

A RPA, especialmente quando aprimorada pela IA, é capaz de coletar, organizar e analisar big data em escala e velocidade sem precedentes. Esse recurso analítico em tempo real transforma as organizações de reativas em proativas, moldando as estratégias de negócios delas com base em informações orientadas por dados. A compreensão resultante dos padrões de negócios e do desempenho do fluxo de trabalho possibilita que as empresas otimizem seus processos e operações atuais e até mesmo descubram novos fluxos de receita.

A RPA agiliza e simplifica o alcance da transformação

A RPA minimiza desafios comuns na transformação digital, como compatibilidade de sistemas e treinamento de funcionários, pois opera no nível da interface do usuário. A implantação rápida e a flexibilidade de dimensionamento a tornam uma solução de baixo risco e alta recompensa, muitas vezes com retorno completo do investimento em apenas um ano. Essa combinação permite que as organizações se adaptem rapidamente às mudanças do mercado, implementem novos processos e mantenham a competitividade sem os contratempos típicos dos caminhos tradicionais de transformação digital.

A RPA oferece uma vantagem competitiva graças ao aumento da eficiência e à redução de custos

Usada corretamente, a RPA não só aumenta a produtividade geral, mas também reduz significativamente os custos operacionais. Com as tarefas concluídas de forma mais rápida e precisa, as organizações podem oferecer melhores serviços e produtos aos seus clientes, ganhando uma vantagem competitiva.

A Robotic Process Automation é uma ferramenta inestimável que ajuda as empresas a se livrar dos processos redundantes e ineficientes que consomem grandes quantidades de tempo e recursos de uma organização. Ao automatizar essas tarefas, as empresas podem recuperar esses recursos valiosos e retornar seu foco para esforços em competências essenciais e iniciativas estratégicas. Isso é possível graças a uma série de recursos e capacidades intrínsecos à tecnologia de RPA. Eles incluem:

• Segurança
  A segurança é fundamental ao automatizar processos de negócios, especialmente aqueles que lidam com dados confidenciais. As plataformas de RPA são projetadas com medidas de segurança rigorosas, como criptografia e controles de acesso baseados em funções, para garantir que a integridade e a confidencialidade dos dados sejam mantidas, mesmo com o acesso de vários usuários em diferentes níveis.
• Gestão do ciclo de vida da automação
  Gerenciar todo o ciclo de vida da automação, desde a criação de bots até a implantação e a manutenção, fica mais fácil com recursos internos e especificamente projetados para a gestão do ciclo de vida da automação. Isso garante que os projetos de automação permaneçam alinhados às metas organizacionais e se adaptem com eficiência às mudanças no ambiente de negócios.
• Parâmetro de comparação entre automação e objetivos do negócio
  As plataformas avançadas de RPA oferecem recursos de parâmetro de comparação para que as organizações comparem suas iniciativas de automação a objetivos do negócio específicos. Esse recurso ajuda a alinhar os objetivos de automação às estratégias gerais de negócios, garantindo um maior retorno do investimento.
• Criação de bots
  A facilidade de criar bots é um fator significativo da popularidade da RPA. Com interfaces amigáveis e funcionalidades de arrastar e soltar, até mesmo os profissionais não programadores conseguem criar bots para uma variedade de tarefas. Algumas plataformas avançadas também oferecem recursos de IA para criar bots inteligentes que são capazes de executar operações complexas.
• Visão computacional nativa
  Os recursos de visão computacional nativa nas plataformas de RPA permitem que os bots interajam mais naturalmente com as aplicações, da mesma forma como um ser humano faria, o que os torna mais eficazes em ambientes complexos. Esse recurso aumenta a gama de tarefas que podem ser automatizadas, elevando ainda mais a eficiência.
• Controle de código-fonte
  O controle de código-fonte (também chamado de controle de versões) é vital para grandes empresas que desejam dimensionar a automação em toda a organização. Ele garante que vários desenvolvedores possam trabalhar simultaneamente em diferentes partes de um projeto de RPA, sem conflitos. Isso resulta em melhor controle de mudanças, capacidade de recarregar versões anteriores e atualizações perfeitas.
• Opções de hospedagem e implantação
  As soluções de RPA geralmente oferecem diversas opções de hospedagem e implantação, de servidores no local a soluções baseadas na nuvem. Essa flexibilidade dá às empresas o poder de selecionar a opção mais adequada às suas necessidades orçamentárias, regulatórias e de dimensionamento.
• Tratamento de erros e exceções
  A RPA é capaz de lidar eficientemente com exceções e erros durante a automação. Quando um bot encontra um problema que não pode resolver, os recursos proativos de tratamento de exceções garantem que o bot repita a tarefa, atribua a tarefa a outro bot ou emita um alerta e relate o problema para que um operador humano o resolva.
• Reconhecimento óptico de caracteres
  Na RPA, a tecnologia de OCR (Optical Character Recognition, reconhecimento óptico de caracteres) permite que os bots leiam e interpretem texto de documentos e imagens não estruturados. Essa funcionalidade possibilita a automação em áreas como extração de dados de faturas, formulários e e-mails, ampliando o escopo das tarefas que a RPA é capaz de lidar.
• Automação sem script
  Um dos recursos mais amigáveis da RPA é a capacidade de criar fluxos de trabalho automatizados sem escrever uma única linha de código. Esse recurso torna a automação acessível a um público mais amplo dentro da organização, pois até mesmo aqueles que não têm habilidades técnicas podem contribuir com as iniciativas de automação.

A Robotic Process Automation e a automação inteligente estão intimamente relacionadas, mas, estritamente falando, não são a mesma coisa. Cada uma desempenha uma função diferente no cenário da automação. A RPA se destaca na execução de tarefas repetitivas e baseadas em regras, como entrada de dados e cálculos básicos. Como consegue imitar ações humanas, ela é uma ferramenta valiosa para automatizar processos rotineiros. No entanto, sua funcionalidade geralmente é limitada a tarefas simples e que não exigem tomada de decisões complexas ou entendimento de contexto.

A automação inteligente vai além dessas limitações. Ao integrar subdisciplinas de inteligência artificial, como aprendizado de máquina, processamento de linguagem natural e visão computacional, os sistemas de automação inteligente são capazes de lidar com tarefas mais sutis que exigem habilidades cognitivas, como entender a linguagem humana ou tomar decisões com base na análise de dados. Essencialmente, a automação inteligente seria a RPA com uma camada adicional de inteligência, oferecendo uma solução mais abrangente para automatizar uma variedade maior de processos de negócios. Esse recurso avançado torna a automação inteligente um elemento ideal no kit de ferramentas da RPA, oferecendo às organizações uma solução de automação mais versátil.

Assim como a relação entre a RPA e a automação inteligente, a RPA e a IA também atendem a funções diferentes, mas complementares, em termos de automação. Embora a IA possa ajudar a RPA a lidar com tarefas mais complexas, e a RPA possa melhorar a eficácia da IA, implementando automaticamente informações de IA, a principal distinção é que a IA é orientada por dados, enquanto a RPA é orientada por processos. Os bots de RPA devem cumprir processos predefinidos, enquanto a IA pode empregar o aprendizado de máquina para se tornar mais inteligente com a experiência.

Quando se trata de escolher a melhor solução possível de RPA, as organizações precisam considerar vários fatores que podem afetar a eficácia da ferramenta e determinar que tipo de ROI a empresa pode esperar. As perguntas a seguir podem ajudar a garantir que a empresa inicie a jornada da RPA com o pé direito:

• Qual é a facilidade de implementação?
  Opte por uma solução de RPA que seja fácil de implantar em uma infraestrutura de TI existente. Uma curva de aprendizado acentuada pode atrasar o ROI e dificultar a adoção.
• Qual é o tempo de retorno esperado?
  Toda ferramenta é um investimento. As melhores ferramentas são aquelas que retornam esse investimento rapidamente e começam a gerar receita. Pesquise a rapidez com que a solução de RPA provavelmente terá resultados mensuráveis, contribuindo para um ROI mais rápido.
• Qual é o nível de intuitividade?
  A ferramenta deve ser amigável, permitindo que as equipes técnicas e não técnicas projetem e gerenciem bots com treinamento mínimo.
• O preço é competitivo?
  Embora o custo nunca deva ser o único fator determinante, uma solução que oferece preços competitivos sem comprometer a qualidade é sempre uma escolha inteligente.
• A solução oferece um conjunto abrangente de recursos?
  Recursos como protocolos de segurança, análise e capacidade de criação de bots são vitais. Quanto mais abrangente for o conjunto de recursos, mais versátil será a solução de RPA.
• Qual nível de velocidade a solução oferece?
  A capacidade dos bots de executar tarefas rapidamente pode ter um impacto direto na eficiência operacional, portanto, avalie a velocidade de desenvolvimento e execução dos bots.
• A solução pode ser expandida junto com os negócios?
  À medida que a empresa cresce, as demandas da solução de RPA também crescerão. Escolha uma solução que possa ser facilmente dimensionada para atender à maior demanda.
• A solução pode aproveitar as tecnologias de API e IDP quando necessário?
  Verifique se a ferramenta RPA tem a flexibilidade de se integrar às tecnologias de APIs (Application Programming Interfaces, interfaces de programação de aplicações) e IDP (Identity Provider, provedor de identidade), pois elas podem ser essenciais para automação avançada e gestão de acesso seguro.
• A solução oferece um processo descomplicado?
  A ferramenta de RPA deve ser capaz de gerenciar erros ou exceções sem problemas, alertando os operadores humanos quando necessário.
• A solução tem o suporte adequado do fornecedor?
  Certifique-se de que o fornecedor ofereça suporte confiável ao cliente e serviços pós-implementação para ajudar a resolver quaisquer problemas e maximizar a utilidade da ferramenta.
• Qual é a eficácia dos recursos de governança?
  Recursos adequados de governança devem estar em vigor para fins de conformidade, auditoria e gestão da força de trabalho digital, garantindo que os bots cumpram políticas internas e normas externas.

Embora haja caminhos diferentes para incorporar tecnologias de RPA em uma organização, muitas grandes empresas seguem uma jornada semelhante. Essa jornada pode ser dividida nas seguintes etapas:

1. Conceitualização

As organizações devem primeiro identificar e definir totalmente sua visão de incorporação da RPA. Este exercício envolve fazer perguntas aos funcionários e às partes interessadas, a fim de determinar quais necessidades de negócio devem ser atendidas pela RPA. Ele também inclui conversar com outras organizações (parceiros, fornecedores etc.) que possam já estar utilizando a RPA, para obter uma perspectiva interna e ajudar a estabelecer um roadmap para a transformação digital. Como a RPA está dentro de um kit de ferramentas de hiperautomação mais amplo, o objetivo é saber quando aplicar a RPA ao problema de negócios certo e quando aplicar outras tecnologias de automação para maximizar o valor comercial.

2. Organização da liderança

O próximo passo é atribuir funções de liderança, sendo as duas mais importantes o patrocinador da RPA e o defensor da RPA. O patrocinador da RPA é o gerente de nível superior das iniciativas de RPA, que tem a maior parte da responsabilidade associada ao orçamento e estabelece a estratégia geral da RPA. O defensor da RPA assume o papel de líder do projeto, atribuindo outras posições de liderança e alinhando departamentos e unidades de negócios para ajudar a identificar processos e critérios de alto valor para o sucesso da RPA.

3. Avaliação e seleção

Tradicionalmente, os dispositivos de IoT do consumidor são mais difíceis de gerenciar. O gerenciamento de dispositivos de IoT facilita a governança eficaz dos dispositivos já implantados em campo, permitindo que as organizações enviem atualizações e patches e melhorem a funcionalidade dos dispositivos sem afetar negativamente a experiência do usuário.

4. Testes de prova de conceito

Em seguida, a organização precisará desenvolver uma prova de conceito e colocá-la em teste. Isso inclui o caso de negócio da RPA, o modelo de implementação e quaisquer hipóteses relevantes. O teste de prova de conceito demonstrará, dentro de um ambiente atentamente monitorado, se as hipóteses foram precisas e se o modelo de implementação é eficaz. Embora essa seja apenas uma fase de teste, as organizações serão capazes de aprender mais se os processos de teste estiverem relacionados a uma variedade de sistemas e aplicações. Da mesma forma, as organizações aproveitarão mais os testes se trocarem processos de baixo risco por processos que terão um impacto mais significativo no valor comercial.

5. Testes reais

Com a prova de conceito validada, a empresa em questão agora pode implantar suas soluções de RPA no mundo real das operações de negócio diárias. Avaliando o desempenho desses programas piloto do RPA e comparando-os aos critérios de sucesso estabelecidos e requisitos de saída, as organizações são capazes de determinar o benefício real de empregar a Robotic Process Automation. Elas também podem fazer revisões finais possivelmente necessárias antes da implementação completa.

6. Centro de excelência de RPA

As organizações que estiverem totalmente comprometidas com a RPA e com a transformação digital vão querer planejar a adoção em larga escala. Para facilitar isso, elas podem decidir criar um CoE (Center of Excellence, Centro de excelência) de RPA. O CoE ajudará a estabelecer e reger práticas recomendadas, padrões, suporte, ferramentas e modelos de RPA em toda a empresa. Em poucas palavras, o CoE torna-se o principal recurso para a expertise em RPA, ajudando as unidades de negócios a estabelecer e obter o máximo de suas automações. No entanto, apesar de ser essencial, a RPA é apenas uma das muitas opções de tecnologia de automação que o CoE pode considerar para casos de uso específicos. Além da RPA, as empresas podem utilizar processos de negócios inteligentes desenvolvidos com aprendizado de máquina, análise avançada e BPM (Business Process Management, gestão de processos de negócios). Contando com uma combinação complementar dessas e de outras ferramentas, as organizações podem adotar uma estratégia de hiperautomação para oferecer automação de ponta a ponta além dos recursos da RPA.

7. Expansão e adoção

Nesse ponto, a organização deve estar em funcionamento com as próprias soluções de RPA. A próxima etapa, portanto, é expandir essas soluções e ajudar a força de trabalho a começar a usar a RPA por conta própria. O CoE assumirá grande parte da responsabilidade aqui, orientando os departamentos no uso de bots, monitorando o progresso e usando sua experiência para aprimorar ainda mais as soluções de RPA.

8. Monitoramento e melhoria

Após a adoção total da RPA, a etapa final e permanente é monitorá-la e refiná-la continuamente. À medida que as empresas se familiarizarem e se sentirem mais confortáveis com a Robotic Process Automation, elas naturalmente poderão identificar áreas de melhoria, criando uma abordagem mais eficaz para a automação ao longo do caminho.

Como a RPA é tão fácil de empregar e pode ser usada em uma variedade de tarefas, existem histórias de sucesso da RPA em todos os setores. Os setores que têm obtido as vantagens mais significativas com a RPA incluem:

• Seguros
• Telecom
• Bancário
• Saúde
• Terceirização do processo de negócios
• Finanças
• Produção
• Ciências da vida

Embora a RPA ofereça inúmeros benefícios para automatizar tarefas repetitivas e melhorar a eficiência operacional, ela também traz seu próprio conjunto de desafios. Veja como lidar com alguns dos problemas mais comuns:

• Desafio: o dimensionamento da RPA em diferentes departamentos pode ser um processo difícil e demorado.
  Solução: opte por plataformas de RPA que oferecem recursos eficazes de escalabilidade, incluindo a capacidade de adicionar facilmente novos bots e integrá-los aos sistemas existentes.
• Desafio: as ferramentas básicas de RPA são capazes de lidar apenas com dados estruturados e tarefas simples.
  Solução: para lidar com processos mais complexos, escolha uma ferramenta de RPA que dê suporte a recursos de automação inteligente, como aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural.
• Desafio: a RPA pode envolver certas preocupações com a segurança, incluindo acesso não autorizado e violações de dados.
  Solução: certifique-se de que a ferramenta de RPA tenha protocolos de segurança fortes e se integre bem à sua arquitetura de segurança existente.
• Desafio: os bots podem falhar se houver mudanças nas aplicações subjacentes com as quais eles interagem.
  Solução: escolha uma plataforma de RPA que ofereça um tratamento de exceções confiável e rápida capacidade de adaptação a mudanças no cenário de aplicações.
• Desafio: a implementação da RPA pode introduzir novos desafios à garantia de qualidade.
  Solução: testes rigorosos de pré-implementação e monitoramento contínuo podem ajudar a manter a qualidade.
• Desafio: lidar com dados confidenciais representa um risco de privacidade.
  Solução: certifique-se de que sua ferramenta de RPA esteja em conformidade com as normas de proteção de dados, como o GDPR, e tenha recursos para anonimizar e proteger informações confidenciais.
• Desafio: ocasionalmente, a RPA pode levar à superautomação, situação em que a manutenção de bots se torna complicada.
  Solução: audite e avalie regularmente suas implementações de RPA para remover bots redundantes e simplificar processos.
• Desafio: os membros da equipe podem estar relutantes em adotar a nova tecnologia.
  Solução: ofereça treinamento abrangente e suporte contínuo para facilitar a transição. Colete feedback regularmente para fins de melhoria contínua.

A Robotic Process Automation é uma tecnologia transformadora que permite que as empresas automatizem tarefas repetitivas, simplifiquem as operações e liberem o capital humano para um trabalho mais estratégico e com mais valor agregado. Desde o fortalecimento da segurança até a oferta de análise avançada e o tratamento de exceções, a RPA oferece uma variedade de recursos que podem ajudar as empresas a se livrar dos obstáculos da ineficiência. Infelizmente, existem obstáculos que podem atrapalhar a implementação eficaz da RPA.

A ServiceNow, líder em gestão de TI, oferece a solução: o RPA Hub.

Projetado para acelerar a automação e simplificar os fluxos de trabalho, o RPA Hub é um hub de gestão centralizada para orquestrar e gerenciar seus bots. O RPA Hub oferece:

• Um amigável estúdio de design para desktop
• Fluxos robóticos facilmente configuráveis
• Integração nativa para uma automação de tarefas descomplicada
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Quer você esteja procurando automatizar integrações de sistemas legados ou simplificar a entrada de dados, o RPA Hub tem os bots, os recursos e o suporte certos para atender às suas necessidades.

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