O que é Robotic Process Automation (RPA)?

Muitas tarefas rotineiras e repetitivas dos funcionários existem para garantir a conformidade com regras, leis e regulamentos. Infelizmente, a repetição pode gerar falta de atenção e, quando os funcionários humanos cometem erros, é frequentemente o próprio negócio que sofre. Os robôs do RPA não são complacentes; eles abordam todas as tarefas com a mesma atenção, reduzindo significativamente o risco para a organização. E, como tudo o que eles fazem é monitorado e documentado, as empresas mantêm firme controle da conformidade com as regulamentações relacionadas.

Os processos conduzidos por pessoas não só ocupam um tempo valioso dos funcionários, mas também podem ser muito caros. O RPA pode reduzir a despesa salarial desperdiçada no pagamento de tarefas simples, ao mesmo tempo em que permite que as empresas façam mais em menos tempo. Como resultado, o RPA reduz significativamente os custos de processamento, geralmente fornecendo um positivo retorno do investimento em um ano.

À medida que as empresas crescem, bots de RPA adicionais podem ser facilmente implantados em paralelo para atender às necessidades cada vez maiores. Eles podem ser implantados de forma extremamente rápida e a um custo relativamente baixo, liberando as empresas para se expandirem tanto quanto forem capazes.

Como dito anteriormente, os bots do RPA não ficam cansados e não cometem erros. Eles também são capazes de passar pelos processos muito rapidamente sem precisar de pausas. Juntos, esses fatores permitem que mais processos e tarefas sejam concluídos em um período de tempo menor.

Ao assumir as responsabilidades das atividades sem valor agregado dos funcionários, o RPA permite que funcionários talentosos apliquem suas habilidades em tarefas mais valiosas. Os funcionários têm tempo e liberdade para realizar mais, melhorando a produtividade em toda a empresa.

Como o RPA assume a posição do usuário, em vez de ter que fazer interface diretamente com back-ends do sistema, ele pode ser integrado a praticamente qualquer plataforma. Isso permite que as empresas invistam e implantem o RPA livremente, sem se preocupar se ele funcionará com seus sistemas já estabelecidos. Ao mesmo tempo, o RPA capacita as empresas a desbloquear o valor de dados legados aprisionados em sistemas que antes eram inacessíveis.

O RPA é capaz de executar tarefas simples baseadas em regras. Os robôs do RPA aprimorados por IA podem fazer ainda mais. Com a tecnologia de IA certa, o RPA pode processar dados não estruturados, reconhecer fala, aplicar modelos de aprendizado de máquina e processamento de linguagem natural, e muito mais. Isso possibilita automatizar não apenas tarefas repetitivas, mas também tarefas cognitivas de ordem superior.

Embora haja caminhos diferentes para incorporar tecnologias de RPA em uma organização, muitas das principais empresas seguem uma jornada semelhante. Essa jornada pode ser dividida nas seguintes etapas:

As organizações devem primeiro identificar e definir totalmente sua visão de incorporação do RPA. Isso envolve fazer perguntas aos funcionários e às partes interessadas para determinar quais necessidades de negócio devem ser atendidas pelo RPA. Essa fase também inclui falar com outras organizações (parceiros, fornecedores etc.) que podem já estar utilizando o RPA, no intuito de buscar uma perspectiva interna e ajudar a estabelecer um roteiro para a transformação digital. Como o RPA faz parte de um kit de ferramentas de hiperautomação mais amplo, o objetivo é saber quando aplicar o RPA ao problema de negócio correto e quando aplicar outras tecnologias de automação para maximizar o valor comercial.

O próximo passo é atribuir funções de liderança, sendo as duas mais importantes o patrocinador do RPA e o defensor do RPA. O patrocinador do RPA é o gerente de nível superior das iniciativas do RPA, que tem a maior parte da responsabilidade associada ao orçamento e estabelece a estratégia geral do RPA. O defensor do RPA assume o papel de líder do projeto, atribuindo outras posições de liderança e alinhando departamentos e unidades de negócios para ajudar a identificar processos e critérios de alto valor para o sucesso do RPA.

Tradicionalmente, os dispositivos de IoT do consumidor são mais difíceis de gerenciar. O gerenciamento de dispositivos de IoT facilita a governança eficaz dos dispositivos já implantados em campo, permitindo que as organizações enviem atualizações e patches e melhorem a funcionalidade dos dispositivos sem afetar negativamente a experiência do usuário.

Em seguida, a organização precisará desenvolver uma prova de conceito e colocá-la em teste. Isso inclui o caso de negócio do RPA, o modelo de implementação e quaisquer hipóteses relevantes. O teste de prova de conceito demonstrará, dentro de um ambiente atentamente monitorado, se as hipóteses foram precisas e se o modelo de implementação é eficaz. Embora essa seja apenas uma fase de teste, as organizações serão capazes de aprender mais se os processos de teste estiverem relacionados a uma variedade de sistemas e aplicativos. Da mesma forma, as organizações aproveitarão mais os testes se trocarem processos de baixo risco por processos que terão um impacto mais significativo no valor comercial.

Com a prova de conceito validada, a empresa em questão agora pode implantar suas soluções de RPA no mundo real das operações de negócio diárias. Avaliando o desempenho desses programas piloto do RPA e comparando-os aos critérios de sucesso estabelecidos e requisitos de saída, as organizações são capazes de determinar o benefício real de empregar o Robotic Process Automation. Elas também podem fazer revisões finais possivelmente necessárias antes da implementação completa.

As organizações que estiverem totalmente comprometidas com o RPA e com a transformação digital vão querer planejar a adoção em larga escala. Para facilitar isso, elas podem decidir criar um CoE (Center of Excellence, centro de excelência) do RPA. O CoE ajudará a estabelecer e reger práticas recomendadas, padrões, suporte, ferramentas e modelos do RPA em toda a empresa. Em poucas palavras, o CoE se torna o principal recurso para a expertise em RPA, ajudando as unidades de negócios a estabelecer e obter o máximo de suas automações. No entanto, apesar de ser essencial, o RPA é apenas uma das muitas opções de tecnologia de automação que o CoE pode considerar para casos de uso específicos. Além do RPA, as empresas podem utilizar processos de negócios inteligentes desenvolvidos com aprendizado de máquina, análise avançada e BPM (Business Process Management, gerenciamento de processos de negócios). Contando com uma combinação complementar dessas e outras ferramentas, as organizações podem adotar uma estratégia de hiperautomação para oferecer automação de ponta a ponta além dos recursos do RPA.

Nesse ponto, a organização deve estar em funcionamento com as próprias soluções de RPA. A próxima etapa, portanto, é expandir essas soluções e ajudar a força de trabalho a começar a usar o RPA por conta própria. O CoE assumirá grande parte da responsabilidade aqui, orientando os departamentos no uso de bots, monitorando o progresso e usando sua experiência para aprimorar ainda mais as soluções do RPA.

Com o RPA totalmente adotado, a etapa final e permanente é monitorá-lo e refiná-lo continuamente. À medida que as empresas se familiarizarem e se sentirem mais confortáveis com o Robotic Process Automation, elas naturalmente poderão identificar áreas de melhoria, criando uma abordagem mais eficaz para a automação.