Trabalhar em um caso de processamento de fatura
Execute diferentes ações manuais para processar uma fatura.
Antes de Iniciar
Função necessária: sn_ap_apm.accounts_payable_specialist ou sn_ap_apm.admin
Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa
Um caso de fatura com uma categoria de automação de fatura e subcategoria de processamento de fatura é chamado de um caso de processamento de fatura.
Por padrão, um caso de processamento de fatura é criado automaticamente quando você recebe uma fatura por e-mail. Inteligência para documentos captura os dados da fatura e, posteriormente, cria os registros da fatura e da linha da fatura em Operações de contas a pagar. No entanto, o especialista em contas a pagar também pode criar manualmente uma fatura do Espaço de Source-to-Pay. Para obter mais informações, consulte Criar uma fatura manualmente.
Para obter uma descrição dos valores de campo e informações sobre as guias disponíveis no formulário de caso de processamento de fatura, consulte Formulário de caso de processamento de fatura.
Procedimento
- Navegar até Espaço de Source-to-Pay>Tudo > Operações de contas a pagar > Espaço de contas a pagar.
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Selecione o ícone de Lista (
).
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Siga um destes procedimentos:
- Navegar até Listas > Meus trabalhos > Meus casos de processamento de fatura em aberto.
- Navegar até Listas > Todo o trabalho > Todos os casos de processamento de fatura em aberto.
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Abra um caso de processamento de fatura.
Normalmente, o estado do caso de processamento de fatura recém-criado é Novo e o status da fatura associada a este caso é Rascunho ou Recebido, dependendo de como ele foi processado pelo Integração de Operações de contas a pagar com Document Intelligence aplicação.
Para obter mais informações sobre status da fatura, consulte Trabalhar com faturas.
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Em Atribuído a. especifique um usuário ao qual você deseja atribuir o caso de processamento de fatura.
O caso de processamento de fatura é movido para o estado Atribuído.
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Siga um destes procedimentos:
- Se você tiver a função de especialista em contas a pagar, atribua o caso de processamento de fatura a si mesmo selecionando Atribuir a mim .
- Se o caso de processamento de fatura for atribuído a você pelo especialista em contas a pagar, comece a trabalhar no caso selecionando Aceitar .
O caso de processamento de fatura passa para o estado Trabalho em andamento.
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Siga um destes procedimentos:
Tabela 1. Tarefas no caso de processamento de fatura Para Faça o seguinte Revise a fatura em Inteligência para documentos para criar a fatura Se ocorrer um erro de processamento em Inteligência para documentos, o caso de processamento de fatura exibe o seguinte erro:
A fatura tem um erro de extração de dados. Revise a fatura com automação para continuar o processamento.
Para obter mais informações, consulte Revise uma fatura em Inteligência para documentos.
Insira as informações obrigatórias ausentes na fatura Se ocorrer um erro de transformação em Inteligência para documentos, o caso de processamento de fatura exibe o seguinte erro:
As informações necessárias para a fatura têm um ou mais erros. Revise os campos obrigatórios e a moeda na guia "Detalhes" para continuar o processamento.
Para obter mais informações, consulte Insira as informações de fatura obrigatórias ausentes e envie uma fatura.
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Envie a fatura.
Depois de enviar a fatura, o status da fatura é atualizado para Recebido e o caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
O processo de verificação de duplicata automatizada é executado e, se o processo suspeitar que a fatura é uma duplicata, a fatura passa para o status Duplicada suspeita e o caso de processamento de fatura exibe o seguinte erro.
A fatura é uma possível duplicata. Revise as faturas na guia "Possíveis faturas duplicadas" para confirmar ou rejeitar duplicatas.
O especialista em contas a pagar deve confirmar manualmente se a fatura é uma duplicata.
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Confirme se a fatura é uma duplicata.
Para obter mais informações, consulte Confirme se uma fatura é uma duplicata.
Se você confirmar que a fatura é uma duplicata, ela será movida para o status Duplicada confirmada e o caso de processamento de fatura será movido para o estado Encerrado incompleto.Nota:Quando a fatura está no status Duplicado confirmado, o. Redefina como Recebido a opção se torna disponível. Se você confirmou uma fatura como duplicada por engano, poderá redefinir o status de volta para o status Recebido. Para obter mais informações, consulte Redefina uma fatura para o status Recebido.Se você confirmar que a fatura não é uma duplicata, ela será movida para o status Aceito e o caso de processamento de fatura permanecerá no estado Trabalho em andamento.
Depois que a fatura passa para o status Aceito, o processo automatizado de correspondência de OC é executado e ocorre uma das seguintes situações:
- Se a fatura corresponder à OC, a fatura será movida para o status Correspondência de OC concluída.
- Se a fatura não corresponder à OC, a fatura será movida para o status de erro de correspondência da OC e o caso de processamento da fatura exibirá o seguinte erro:
A fatura precisa corresponder à ordem de compra. Corresponda "linhas de fatura" a "Linhas de ordem de compra" para continuar o processamento.
O especialista em contas a pagar deve corresponder manualmente as linhas de fatura e fatura com a OC e as linhas da OC, respectivamente. A fatura passa para o status Correspondência de OC concluída somente depois que todas as linhas de fatura passam para o status Correspondência de OC concluída.O caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nota:Depois que a fatura passa para o status Correspondência de OC concluída, o mecanismo de exceção é executado por meio de um trabalho agendado em um horário específico de forma recorrente. O mecanismo de exceção é executado em todas as faturas que estão no status de OC correspondente à OC concluída.Neste estágio, no entanto, você também pode executar manualmente o mecanismo de exceção para identificar exceções de fatura na fatura.
Nota:. Verifique se há exceções A opção permite que você execute instantaneamente o mecanismo de exceção em uma única fatura selecionada que está no status de correspondência de OC concluída, enquanto o trabalho agendado executa periodicamente o mecanismo de exceção em todas as faturas que estão no status de correspondência de OC concluída. -
Verifique se há exceções na fatura.
Para obter mais informações, consulte Verifique se há exceções de fatura em uma única fatura.
Se nenhuma exceção for encontrada, a fatura será movida para o status Nenhuma exceção encontrada.
Se forem encontradas exceções na fatura, a fatura será movida para o status Exceções encontradas e o caso de processamento da fatura exibirá o seguinte erro:
A fatura tem uma ou mais exceções. Resolva todos os problemas em "Exceções de fatura" para continuar o processamento.
O especialista em contas a pagar pode trabalhar nas exceções ou criar tarefas de exceção e atribuí-las a outros usuários para resolver as exceções. Para obter mais informações, consulte Exceções de fatura.
Depois que todas as tarefas de exceção forem concluídas e as exceções resolvidas, a fatura será movida para o status Nenhuma exceção encontrada. O caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nesta fase, o processo automatizado de aprovação de fatura é executado e envia a fatura para aprovação.
A fatura passa para o status Aprovação pendente e o caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Normalmente, uma fatura que está no status Nenhuma exceção encontrada é selecionada automaticamente pelo mecanismo de aprovação e enviada para aprovação. No entanto, em alguns cenários, pode ser necessário enviar manualmente uma fatura para aprovação. Para obter mais informações, consulte Aprovações de fatura.
Depois de enviar a fatura, ela passa para o status Aprovação pendente e o caso de processamento de fatura permanece no estado Trabalho em andamento.
Nesta fase, ocorre um dos seguintes:- Se a fatura for rejeitada, ela passará para o status Rejeitada e os comentários de rejeição serão copiados para o caso de processamento de fatura.
Para reenviar a fatura, você deve cancelar a fatura rejeitada usando Cancelar fatura e enviar uma nova fatura.
- Se a fatura for aprovada, ela será movida para o status Aprovado e o caso de processamento de fatura será movido para o estado Encerrado concluído.
- Se a fatura for rejeitada, ela passará para o status Rejeitada e os comentários de rejeição serão copiados para o caso de processamento de fatura.