Retenção de e-mail

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 3 min. de leitura

    • Você pode arquivar e, eventualmente, destruir mensagens de e-mail de que não precisa mais ou se a tabela E-mail for excessivamente grande.

    A retenção de e-mail está disponível a partir da versão Helsinki.

    Plug-ins de arquivamento e destruição de e-mail

    O recurso de arquivamento e destruição de e-mail usa os plug-ins Arquivamento de dados e Retenção de e-mail. O plug-in de arquivamento de dados deve estar ativo para arquivar e destruir registros de e-mail. O plug-in Retenção de e-mail fornece um conjunto de regras que especificam quando o sistema arquiva e destrói registros de e-mail.
    Nota:
    O plug-in Retenção de e-mail também impede que o sistema exclua marcas d'água, que são necessárias para que as ações de e-mail de entrada continuem funcionando.

    O plug-in de retenção de e-mail e as regras de arquivamento e destruição associadas estão ativos por padrão em novas instâncias. Em instâncias atualizadas, você deve ativar manualmente o plug-in e as regras de arquivamento e destruição. ServiceNow recomenda que você revise e aprove essas regras antes de ativá-las.

    Se sua instância já tiver um processo para gerenciar registros de e-mail, você não precisará ativar o plug-in Email Retention. Se você quiser substituir o processo atual pela Retenção de e-mail, certifique-se de desativar o processo atual antes de ativar as regras de arquivamento e destruição.

    Arquivamento e destruição de registros de e-mail

    Arquivar significa mover registros da tabela E-mail [sys_email] para a tabela Arquivar e-mail [ar_sys_email] quando eles excederem o limite de tempo da regra de arquivamento. Destruir significa excluir registros na tabela Arquivar e-mail quando eles excederem o limite de tempo da regra de destruição.

    Nota:
    Quando uma regra de destruição exclui registros de e-mail, as marcas d'água associadas não são excluídas. Eles são preservados para garantir que suas ações de e-mail de entrada continuem funcionando.

    Regras padrão de arquivamento e destruição

    A Retenção de e-mail fornece estas regras de arquivamento de e-mail:
    • E-mails - Ignorados e com mais de 90 dias: arquiva registros de mensagens de e-mail que foram criados mais de 90 dias antes da data atual e são do tipo recebido-ignorado ou enviado-ignorado.
    • E-mails - com mais de um ano: arquiva registros de mensagens de e-mail que foram criados mais de 365 dias antes da data atual.

    A Retenção de e-mail também fornece esta regra de destruição de e-mail:

    Arquivo de e-mail - Mais de um ano: destrói registros de e-mail que foram arquivados por mais de 365 dias antes da data atual.

    Com essas configurações padrão, suas mensagens de e-mail são mantidas na instância por um total de dois anos: um ano na tabela E-mail e um ano na tabela de arquivamento de e-mail. No final deste período, o sistema exclui os registros de e-mail expirados da tabela de arquivamento de e-mail.

    Nota:
    Por padrão, essas regras estão ativas em novas instâncias e inativas em upgrades. O sistema executa as regras de arquivamento e destruição quando você as ativa.

    Compatibilidade com outras implementações de gestão de registros

    Se você já estiver usando outro método para gerenciar registros de e-mail, como limpadores de tabela, não precisará usar o recurso de retenção de e-mail. Para evitar a exclusão inesperada de registros, ServiceNow recomenda que você evite usar vários processos de gerenciamento de e-mail na mesma instância ao mesmo tempo.

    Nota:
    Para obter assistência na substituição da implementação de gestão de registros existente pela Retenção de e-mail, entre em contato com seu representante de vendas ou serviços profissionais.

    Efeitos do arquivamento e da exclusão de registros de e-mail

    As ações de e-mail de entrada copiam o corpo de um e-mail para as anotações de trabalho do registro relacionado. Se o registro de e-mail de entrada for excluído posteriormente, a seção E-mail recebido não ficará mais visível nas anotações de trabalho, embora ainda contenha uma cópia de texto do e-mail.

    Quando o sistema envia uma mensagem de e-mail sobre um registro, o formatador de atividades exibe uma seção E- mail enviado com um link para a mensagem de e-mail. Se o sistema arquivar a mensagem de e-mail, o formatador de atividades removerá a seção E- mail enviado. Quando o sistema exclui a mensagem de e-mail, ela não fica mais visível no formatador de atividades nem nas anotações de trabalho.
    Nota:
    Defina o tempo de arquivamento por tempo suficiente para que os usuários possam acessar os e-mails enviados por meio do formatador de atividades.

    O arquivamento de registros de e-mail muda os métodos disponíveis para o sistema identificar e-mails de entrada como uma resposta. Depois de arquivar um registro de e-mail, o sistema não pode mais usar o campo Em resposta a para corresponder um e-mail de entrada a um registro de e-mail. No entanto, o sistema ainda pode corresponder e-mails de entrada a um registro existente a partir de um número de registro ou marca d'água.